淺談事業(yè)單位如何做好檔案管理工作

摘要：檔案管理工作是事業(yè)單位各項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)和前提，但是由于種種原因，檔案管理工作的重要性在事業(yè)單位往往被忽視。本文結(jié)合檔案工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，就當(dāng)前形勢(shì)下如何做好事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理

隨著事業(yè)單位改革提上日程，檔案管理作為一個(gè)重要部門也日漸被重視。檔案管理工作是事業(yè)單位各項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)和前提，那么事業(yè)單位如何做好檔案管理工作呢？我從以下幾個(gè)方面論述一下：

一、現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

（一）對(duì)檔案管理工作重視程度不夠

在事業(yè)單位，很多領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理重視不夠，缺乏檔案意識(shí)，不明白檔案管理是怎么回事，甚至有人認(rèn)為檔案就是各種紙質(zhì)材料的集合，沒有必要存在專門部門管理檔案。這種認(rèn)識(shí)上的偏差，導(dǎo)致很多事業(yè)單位檔案管理工作混亂，甚至有的事業(yè)單位根本就未設(shè)立檔案室，沒有專門人員管理檔案。其實(shí)檔案是各種具有保存價(jià)值的歷史記錄，它具有保密性、機(jī)要性，它是單位領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)，是社會(huì)了解一個(gè)單位的重要窗口，對(duì)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展都起到指導(dǎo)作用。

（二）缺乏規(guī)范的制度化管理

當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案管理人員素質(zhì)不高。檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)參差不齊，造成歸檔工作不按規(guī)范進(jìn)行，更有的檔案管理人員政治素質(zhì)不高，造成保密檔案資料的泄露；二是沒能規(guī)范檔案收集工作。在收集過程中，時(shí)有漏交、虛報(bào)現(xiàn)象發(fā)生，給檔案工作的進(jìn)一步開展造成困難；三是沒有對(duì)檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，即綜合管理。很多單位各部門內(nèi)部設(shè)立資料庫(kù)，依然進(jìn)行分散管理，沒有對(duì)檔案進(jìn)行綜合管理，造成檔案工作的混亂。四是沒有規(guī)范檔案利用工作。有的單位沒處理好利用與保密的關(guān)系，該提供利用的不能提供利用，該保密的卻沒能嚴(yán)格限制使用范圍，造成檔案資料的泄密。

（三）檔案管理技術(shù)落后

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，很多檔案本身已經(jīng)發(fā)生了變化，由原來紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，而很多事業(yè)單位的檔案管理技術(shù)落后，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，影響著檔案工作的開展，導(dǎo)致檔案工作滿足不了日益增長(zhǎng)的檔案利用的需求。

二、對(duì)做好檔案管理工作的建議

（一）制定規(guī)范的檔案管理相關(guān)制度

沒有規(guī)矩不成方圓，行之有效的制度規(guī)范，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提。在日常工作中，要依據(jù)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，從公文處理程序的全過程入手，加強(qiáng)對(duì)各部門文書立卷工作的檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)，以保證歸檔文件的齊全、完整。還要結(jié)合實(shí)際工作，制定本單位的公文處理辦法、文書檔案管理辦法、聲像檔案管理辦法等規(guī)章，做到有章可循，用制度約束工作行為。

（二）培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍

檔案管理工作是政治性、業(yè)務(wù)性極強(qiáng)的工作，檔案管理工作的不斷發(fā)展，對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。檔案人員必須具有堅(jiān)定的政治立場(chǎng)和高度的政治責(zé)任感，具有良好的檔案管理職業(yè)道德，嚴(yán)格按照檔案的規(guī)章制度辦事，遵守檔案法，做到依法治檔。同時(shí)要有較高的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，熟知檔案管理專業(yè)知識(shí)，并熟練掌握新技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。

（三）作好收集、分類、存檔工作

1、做好檔案的收集工作。在日常工作中，收發(fā)文要坐好記錄，可避免因記憶失誤而產(chǎn)生的漏記、漏發(fā)問題。在進(jìn)行檔案資料收集時(shí)，可以按照收發(fā)文登記薄收集。同時(shí)還要注意對(duì)“帳外”文件（比如會(huì)議記錄、大事記、調(diào)查報(bào)告、規(guī)章制度等）、電子文件和聲像文件的收集。

2、做好檔案材料的分類工作。一般采用年度-機(jī)構(gòu)-保管期限分類法。即先將歸檔文件按年度分類，每個(gè)年度下再按機(jī)構(gòu)（問題）分類，不同保管期限的檔案集中排列，便于實(shí)體的查閱。

3、做好存檔工作。在實(shí)際工作中，可以每季度或半年做一次備案表，根據(jù)記錄內(nèi)容進(jìn)行打印。年終時(shí)，將做好的備案表裝訂成冊(cè)，形成檔案明細(xì)。

歸檔文件排列可按事由排列和最低一級(jí)類目排列的原則。事由原則，即同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一起的原則。按事由原則來排序反映了文件之間的有機(jī)聯(lián)系。事由可指一件事，或一個(gè)具體的問題，或一段較緊密的工作過程。例如：一次請(qǐng)示或報(bào)告，批復(fù)收到后，就可以視為一個(gè)事由辦理完畢；一項(xiàng)工程、一次活動(dòng)或一次會(huì)議，可以視為一個(gè)事由。最低一級(jí)類目原則是指分類時(shí)所確定的類目體系中設(shè)在最后的類目。如按照“年度—機(jī)構(gòu)—保管期限”分類時(shí)，“保管期限”就是最低一級(jí)類目。按照“保管期限—年度—機(jī)構(gòu)或問題”分類時(shí)，“機(jī)構(gòu)或問題”為最低一級(jí)類目。

（四）著力推進(jìn)電子檔案建設(shè)

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)。在檔案管理中，要充分利用微機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)整理輸入檔案資料，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)格式，實(shí)現(xiàn)檔案資料紙質(zhì)和數(shù)據(jù)格式并存。要充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理模式，將不屬于保密范圍的檔案信息共享，為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案管理信息。計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備的引入，也大大簡(jiǎn)化了繁瑣的檔案管理工作，起到了事半功倍的效果。電子檔案的建設(shè)，提高了檔案查閱的便捷性，保障資料及時(shí)利用到位，提高了檔案工作服務(wù)水平。

（五）做好檔案利用工作

檔案利用是檔案工作的最終目的，是否便于各方面利用檔案是檢驗(yàn)檔案工作做得好壞的重要依據(jù)。

要做好檔案利用工作，一是要求檔案管理人員做好基礎(chǔ)檔案管理工作，要著重做好編目、檢索、編研工作，編制適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料；二是要求檔案管理人員必須熟悉檔案，對(duì)檔案的相關(guān)情況了如指掌，這樣才能減少查閱時(shí)間，提高工作效率。三是要求檔案管理人員必須樹立積極的服務(wù)意識(shí)，端正服務(wù)態(tài)度，不斷改進(jìn)服務(wù)方式，提高服務(wù)質(zhì)量；四是要求檔案管理人員處理好檔案利用與檔案保密的關(guān)系，嚴(yán)格遵守《保密法》，對(duì)涉密檔案嚴(yán)格貫徹執(zhí)行涉密文件要求，做好保密工作。

綜上所述，檔案管理工作是事業(yè)單位各項(xiàng)工作的重要組成部分，從業(yè)人員必須具有精湛的專業(yè)知識(shí)、高度的責(zé)任感和求真務(wù)實(shí)的態(tài)度，為單位各項(xiàng)工作的開展服好務(wù)。

作者簡(jiǎn)介：崔偉娜（1981.10—），女，山東臨沂人，臨沂市城市排水維護(hù)管理處館員，研究方向：檔案管理endprint