淺談做好高校辦公室主任工作的思考

湯茂買

摘 要：辦公室是單位溝通上下、聯(lián)絡(luò)內(nèi)外的橋梁和紐帶。特別是高校的辦公室主任崗位更是特殊，要求更高，責(zé)任更大。作為高校辦公室主任，既要認(rèn)清形勢，擺正位置，又要講究行為藝術(shù)和行為方法，創(chuàng)造性地運(yùn)用各種知識和方法，妥善解決工作中的實際問題。一名合格而優(yōu)秀的高校辦公室主任，必須將服務(wù)師生作為一切工作的出發(fā)點和落腳點，才能確保高校辦公室工作順利有效開展，推動高等教育事業(yè)全面、協(xié)調(diào)和可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：辦公室主任；素養(yǎng)；高校

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1002-2589（2014）18-0239-02

辦公室是一個為單位領(lǐng)導(dǎo)直接服務(wù)的部門，作為單位、部門的綜合辦事機(jī)構(gòu)，是溝通上下左右，是上情下達(dá)、下情上傳聯(lián)系四面八方的橋梁和紐帶，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。辦公室的形象代表著單位、部門的“門面”、“窗口”的地位形象。辦公室主任作為辦公室工作的領(lǐng)導(dǎo)者、組織者和實施者，在單位中扮演著重要的角色。特別是在工作協(xié)調(diào)、人員安排、文件處理等方面的工作更是千頭萬緒，困難重重。我認(rèn)為要當(dāng)好一名辦公室主任應(yīng)具備以下基本能力，以適應(yīng)新時期辦公室工作的要求。

一、辦公室工作的職能和性質(zhì)

（一）辦公室的職能

通俗來講，辦公室擔(dān)負(fù)著上情下達(dá)、下情上報、對外交往和后勤服務(wù)等繁重工作，處于協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)各部門、連接領(lǐng)導(dǎo)和基層的樞紐地位，是機(jī)關(guān)的信息中心、服務(wù)中心、參謀中心、運(yùn)轉(zhuǎn)中心和指揮中心。

1.要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)了解和掌握黨的路線、方針、政策及相關(guān)的法律法規(guī)；并組織制定單位各項規(guī)章制度并加強(qiáng)建設(shè)、落實；

2.要經(jīng)常組織和參與調(diào)查研究，抓好信息工作，及時向領(lǐng)導(dǎo)傳遞和反饋綜合信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠依據(jù)；

3.要根據(jù)上級指示、中心工作和領(lǐng)導(dǎo)安排制訂年度工作計劃和任期目標(biāo)等發(fā)展規(guī)劃工作，并對照檢查督促和總結(jié)；

4.要組織起草、審核通知、報告、總結(jié)、紀(jì)要、報道、規(guī)劃等各種文稿，做好文字處理、文件扭轉(zhuǎn)工作，把好政策關(guān)；

5.要做好各種會議的組織準(zhǔn)備和會議議定事項的催辦和落實工作；

6.要承上啟下，溝通上下左右各方面的關(guān)系，安排好領(lǐng)導(dǎo)出行、各種公務(wù)接待和單位各項活動；

7.要認(rèn)真做好單位宣傳、財務(wù)、資產(chǎn)、安全、衛(wèi)生、保密、勞動紀(jì)律、考核、用章、開介紹信、慰問和綜合檔案管理工作；

8.要認(rèn)真做好信訪和政務(wù)公開工作，積極開展機(jī)關(guān)建設(shè)管理和單位各項后勤服務(wù)工作；

9.要協(xié)助單位黨委開展黨建和精神文明建設(shè)相關(guān)工作；

10.要認(rèn)真完成好領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的工作任務(wù)。

歸納起來有：參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)、管理、督辦六大職能。

（二）辦公室工作的性質(zhì)

1.辦公室是領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀助手。辦公室作為機(jī)關(guān)的綜合協(xié)調(diào)部門，是機(jī)關(guān)的總管，直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。辦公室主任每天都要給主要領(lǐng)導(dǎo)同志匯報、請示工作，在匯報、請示工作的同時，必然要提出處理的建議。這就是參謀助手作用。辦公室主任也有條件給領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀助手。一是了解領(lǐng)導(dǎo)意圖，這點很重要。二是情況掌握全面。機(jī)關(guān)所有文件都經(jīng)過辦公室，辦公室領(lǐng)導(dǎo)同志有條件多了解情況。三是行政程序熟悉。辦公室主任是各級單位、部門領(lǐng)導(dǎo)的參謀長，是第一助手，責(zé)任重大，身份特殊。

2.辦公室是機(jī)關(guān)辦公的橋梁樞紐。辦公室是機(jī)關(guān)文件運(yùn)轉(zhuǎn)中心、事務(wù)處理中心、信息傳遞中心。辦公室的運(yùn)轉(zhuǎn)影響到機(jī)關(guān)辦公效率，關(guān)系到機(jī)關(guān)的工作水平。只有辦公室運(yùn)轉(zhuǎn)正常，才能保障整個機(jī)關(guān)的運(yùn)轉(zhuǎn)正常；辦公室的工作節(jié)奏加快，督促檢查得力，才能帶動整個機(jī)關(guān)效率的提高。

3.辦公室是機(jī)關(guān)對外的窗口。辦公室是機(jī)關(guān)對外形象的窗口，辦公室不僅是機(jī)關(guān)內(nèi)部辦公的總管，而且還發(fā)揮著聯(lián)系上下、溝通左右的橋梁紐帶的重要作用。中央的方針政策、上級的指示，要靠辦公室傳達(dá)貫徹；下面的情況、基層的呼聲，要靠辦公室向上反映。辦公室每天都要收發(fā)大量的文件，處理各種會談接洽。各系所、各部門到機(jī)關(guān)辦事，首先接觸的是辦公室。在很大程度上，學(xué)校各方面是通過辦公室來評價機(jī)關(guān)的工作。辦公室工作作風(fēng)、工作質(zhì)量如何，直接關(guān)系到機(jī)關(guān)的整體形象。

二、辦公室主任應(yīng)該具備的素質(zhì)和能力

（一）著力提高五種素質(zhì)：政治素質(zhì)、道德素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、文化素質(zhì)和身體素質(zhì)

1.政治素質(zhì)：是指辦公室主任在政治方面所表現(xiàn)出的素質(zhì)，辦公室主任只有具備了良好的政治素質(zhì)，才能凝聚人心，領(lǐng)導(dǎo)下屬，才能保證各項工作沿著正確的路線健康發(fā)展，不斷取得進(jìn)步。

2.道德素質(zhì)：辦公室主任的道德水準(zhǔn)應(yīng)該表現(xiàn)為正直誠實、謙虛謹(jǐn)慎、嚴(yán)于律己、公正無私。其道德的優(yōu)劣，直接關(guān)系到能力的發(fā)揮、威信的建立。

3.業(yè)務(wù)素質(zhì)：是指一個人在工作中表現(xiàn)出的業(yè)務(wù)能力。作為辦公室主任，一要熟悉本單位的業(yè)務(wù)范圍和工作區(qū)間；二要對自己的分管工作了如指掌，熟悉每項工作的細(xì)節(jié)及標(biāo)準(zhǔn)，以便于加強(qiáng)指導(dǎo)。

4.文化素質(zhì)：是指辦公室主任應(yīng)具備的文化知識素質(zhì)。辦公室主任的文化素質(zhì)涉及方方面面，最基本的應(yīng)該具備較豐富的管理知識、寫作業(yè)務(wù)知識、心理學(xué)知識、經(jīng)濟(jì)知識和相關(guān)法律知識。有了豐富的文化知識，管理起來才能得心應(yīng)手。

5.身體素質(zhì)：身體是革命的本錢，身體是載智之車，寓才之本。辦公室主任的工作任務(wù)常常是繁重和緊張的。無論是體力還是腦力都消耗較大。因此，辦公室主任必須加強(qiáng)身體鍛煉，只有良好的身體素質(zhì)，才能更好地勝任本職工作。

（二）注重培養(yǎng)五種能力：處世能力、寫作與表達(dá)能力、組織管理能力、溝通協(xié)調(diào)能力和開拓創(chuàng)新能力

1.處世能力：一是要處事豁達(dá)，不要求全責(zé)備、斤斤計較。二是處事謹(jǐn)慎，不要隨心所欲、粗心大意。三是待人真誠，不要欺上瞞下、互不信任。上下之間、部門之間、同事之間都要講真誠，既不能欺騙上級部門和領(lǐng)導(dǎo)，更也不能愚弄師生。

2.寫作與表達(dá)能力：口頭表達(dá)和書面表達(dá)能力，是辦公室主任的基本功。特別是文字水平，是一個合格辦公室主任素質(zhì)的綜合反映，是最基本要求。辦公室的工作與文字材料分不開。所以，辦公室主任必須具備一定文字功底和寫作水平。充分掌握常用公文的運(yùn)用與寫作，才能做好文字材料報送的審核把關(guān)。

3.組織管理能力：辦公室主任的管理能力是基本功，必須過硬，否則就不可能很好地完成任務(wù)。組織管理能力包括知人善用(人的管理)、物的管理和組織指揮（為了特定管理目標(biāo)）三大方面。知人善用就是不僅要善于發(fā)現(xiàn)人才，還要善于用人，要用其所長，避其所短。在物的管理方面，要科學(xué)掌握一定的管理方法和技巧，才能將單位、部門資產(chǎn)、物資發(fā)揮出最大效益。組織指揮就是要運(yùn)用各種手段、制度協(xié)調(diào)各方的力量，使其在動態(tài)上平衡，按照自己的意圖，沿著指定的方向運(yùn)作，達(dá)到預(yù)期結(jié)果。

4.溝通協(xié)調(diào)能力：辦公室工作是一個單位、部門直接為民服務(wù)和辦事的形象窗口、承上啟下的橋梁和紐帶。溝通能力是作為一名合格的辦公室主任不可或缺的基本能力。辦公室主任必須掌握一定的溝通能力、交流技巧，才能進(jìn)行有效的溝通、交流，了解單位人員狀況，做到有的放矢地做好人員安排，了解服務(wù)對象、辦事人員的意愿，掌握世態(tài)變化，更好地開展工作。

5.開拓創(chuàng)新能力：現(xiàn)在社會發(fā)展日新月異，知識更新瞬息萬變，辦公室的工作具有綜合性、復(fù)雜性和多變性的特點，這種工作環(huán)境要求辦公室主任必須創(chuàng)造性地開展工作，要有開拓創(chuàng)新能力。

（三）牢固樹立四種意識：大局意識、責(zé)任意識、公仆意識和服務(wù)意識

1.大局意識：辦公室主任要胸懷全局，善于站在全局的高度，把注意力集中在那些牽動全局、涉及長遠(yuǎn)的大事上，放在情況復(fù)雜、矛盾突出的熱點、難點問題上，做到知上、知下，知左、知右，知內(nèi)、知外。要善于從紛繁復(fù)雜的事務(wù)性工作中解脫出來，理清思路，明確目標(biāo)，建言獻(xiàn)策。

2.責(zé)任意識：辦公室主任要盡自己的努力，多干一點，多累一點，為領(lǐng)導(dǎo)減少一些事務(wù)性工作，讓領(lǐng)導(dǎo)從日常事務(wù)性工作中解脫出來，去從事更重要的工作。服務(wù)工作盡管平凡、瑣碎，但非常重要，直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)和單位的形象，辦公室主任必須切實做到大事不誤、小事不漏，服務(wù)要實事求是、周到細(xì)致。

3.公仆意識：辦公室主任的工作，既辛苦又枯燥，要懷著強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感，全身心投入進(jìn)去，努力把工作干好，要有敬業(yè)精神。要樹立公仆意識。滿腔熱情地服務(wù)，自覺自愿地服務(wù)，盡心盡力地服務(wù)。

4.服務(wù)意識：服務(wù)是辦公室工作的出發(fā)點和落腳點，把參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)三大職能統(tǒng)籌兼顧。要具有不為名、不為利、任勞任怨、甘當(dāng)無名英雄的思想品德，經(jīng)受得起各種誤解、委曲和挫折，胸懷要寬，肚量要大，努力為領(lǐng)導(dǎo)分憂解難，把工作搞好。

三、提高辦公室主任的素質(zhì)和能力的有效途徑

（一）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，豐富知識

學(xué)習(xí)是提高業(yè)務(wù)理論的必然途徑。辦公室主任需要及時了解新思想，熟悉新知識，廣泛涉獵管理、政治等各方面的最新知識，力爭成為一名雜家。同時，還要不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，努力成為一名專家。在任何時候?qū)τ趯W(xué)習(xí)都應(yīng)該有一種緊迫感和饑餓感，對知識永遠(yuǎn)保持一種旺盛的好奇心、新鮮感和求知欲。要養(yǎng)成一種坐得下來、靜得下心、鉆得進(jìn)去的學(xué)習(xí)習(xí)慣，做到與書為友。

（二）投身實踐，增長才干

只有積極投身到實踐中去，通過實實在在的努力，把實實在在的成績擺在大家面前，才最有說服力，人格魅力也才能真正塑造起來。辦公室要為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)，當(dāng)好參謀助手，這就要求我們把調(diào)研工作作為一個重要任務(wù)來抓。離開實踐，辦公室工作就會成為無源之水、無本之木。因此，辦公室主任要深入到師生中去，與方方面面的同志交朋友，建立工作友情，不放過每一個調(diào)查對象、線索、數(shù)據(jù)、情節(jié)，真正從實踐中獲取新知，鍛煉能力，干出成績。

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