淺談檔案管理的信息化建設(shè)

張運(yùn)玉

摘要：檔案管理工作是中專學(xué)校教育事業(yè)的重要組成部分，檔案管理信息化是中專學(xué)校信息化建設(shè)的重要組成部分。該文探討中專學(xué)校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，提出中專學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的具體措施。

關(guān)鍵詞：中專學(xué)校；檔案管理；信息化；建設(shè)

中圖分類號(hào)：G632 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2014）18-4126-02

1 概述

隨著網(wǎng)絡(luò)的普及和信息技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)進(jìn)入信息化時(shí)代。檔案是企業(yè)或單位的寶貴的財(cái)富，檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，然而傳統(tǒng)人工式的管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。檔案管理信息化是利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行存儲(chǔ)、管理、開(kāi)發(fā)的過(guò)程，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的保管和利用，是檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)。在信息時(shí)代，檔案管理信息化在我國(guó)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中的作用越來(lái)越大。在信息化發(fā)展的時(shí)代背景下，中專學(xué)校的各項(xiàng)工作也開(kāi)始邁向數(shù)字化和自動(dòng)化，學(xué)校的檔案管理也不例外。該文探討中專學(xué)校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，并結(jié)合自己的工作實(shí)踐，提出相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。

2 中專學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

學(xué)校檔案是學(xué)校教育的第一手資料，也是研究教學(xué)改革，提高教育事業(yè)的寶貴史料。隨著中專學(xué)校的發(fā)展，檔案信息量不斷增長(zhǎng)，人們對(duì)中專學(xué)校檔案信息獲取的需求也越來(lái)越大，利用的速度要求越發(fā)準(zhǔn)確和迅速。大量的檔案信息、公文信函只有通過(guò)信息技術(shù)的處理，才能迅速、高效地為中專教育科研和教學(xué)服務(wù)。

中專學(xué)校檔案室是伴隨著中等專業(yè)技術(shù)教育的發(fā)展需要而發(fā)展起來(lái)的，它的服務(wù)對(duì)象主要是中專學(xué)校的老師、學(xué)生以及教務(wù)管理人員。中專學(xué)校的檔案室與其他單位的檔案管理有著相似之處，但它也有自己的特色，中專學(xué)校的檔案室除了要管理和存儲(chǔ)單位的歷史資料、學(xué)校的學(xué)科建設(shè)資料，還是存放和管理學(xué)生的學(xué)籍檔案、畢業(yè)生檔案等。大多數(shù)中專院校的檔案室管理方式落后、技術(shù)設(shè)備老化、規(guī)模小，總體的信息資源建設(shè)狀況尚存在較多問(wèn)題。

2.1經(jīng)費(fèi)投入不足

隨著我國(guó)高等教育的普及，中專學(xué)校面臨著招生難的問(wèn)題，生源也在逐年減少，與其他本科院校相比，國(guó)家及當(dāng)?shù)卣畬?duì)中專學(xué)校的投入較少。近年來(lái)，中專學(xué)校的招生情況不太樂(lè)觀，所以學(xué)校以招生和教學(xué)工作為重點(diǎn)，對(duì)檔案管理工作重視不夠。學(xué)校的大部分資金都用在了學(xué)校的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、教學(xué)科研和教師隊(duì)伍建設(shè)上，而對(duì)檔案信息化建設(shè)方面的投入較少。經(jīng)費(fèi)投入不足，是各個(gè)中專學(xué)校在信息化建設(shè)方面面臨的主要問(wèn)題。

2.2缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

由于目前國(guó)內(nèi)還沒(méi)有統(tǒng)一的中專學(xué)校檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，中專學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀是，各學(xué)校使用的硬件設(shè)備型號(hào)不統(tǒng)一，檔案信息的存儲(chǔ)格式也不一樣，無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息的共享；檔案管理軟件的功能和實(shí)現(xiàn)技術(shù)也是千差萬(wàn)別，在適用性和通用性方面存在著嚴(yán)重的不足。另外，沒(méi)有制定統(tǒng)一的檔案分類和編碼規(guī)范，各個(gè)學(xué)校對(duì)檔案的分類方法各不相同。這些都嚴(yán)重影響著中專學(xué)校檔案信息化建設(shè)的步伐，制約著檔案信息交流的程度和范圍。

2.3檔案信息資源匱乏

檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，需要大量的資金來(lái)購(gòu)買相應(yīng)的設(shè)備和處理軟件，由于中專學(xué)校資金緊張，用于信息化建設(shè)方面的資金更是少之又少。因此，中專學(xué)校的檔案館中的信息化程度還比較低，沒(méi)有精力和資金將全部紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和掃描，可利用的信息化資源有限。很多檔案信息長(zhǎng)年存放在學(xué)校的檔案館內(nèi)，管理部門也只起到保管的作用，并沒(méi)有開(kāi)發(fā)檔案信息資源的價(jià)值，信息資源的利用率非常低。

2.4安全性差

檔案信息屬于學(xué)校的機(jī)密資料，不能隨意的透露和外傳，因此安全性非常重要。然而由于檔案信息化管理采用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，這使得檔案信息泄密的風(fēng)險(xiǎn)加大，另外黑客、電腦病毒等也在威脅著信息的安全。

3 中專學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的具體措施

3.1改變管理觀念

中專學(xué)校傳統(tǒng)的檔案管理方式受到技術(shù)條件的制約，主要以人工操作為主，檔案也是以紙質(zhì)的形式來(lái)保存和存儲(chǔ)的。隨著中專學(xué)校信息化進(jìn)程的加快，學(xué)校的檔案也開(kāi)始向電子化和信息化的方向轉(zhuǎn)變，相應(yīng)的管理模式也發(fā)生了較大的變化。中專學(xué)校的檔案管理人員必須改變傳統(tǒng)的管理理念，跟上時(shí)代的步伐。在過(guò)去檔案實(shí)體只是作為保管部門進(jìn)行簡(jiǎn)單的組合，實(shí)際上，檔案信息是中專學(xué)校檔案管理的載體和對(duì)象，只有將檔案數(shù)字化才能進(jìn)一步的加工處理和存儲(chǔ)，從而實(shí)現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)上的傳輸、共享以及在計(jì)算機(jī)上的檢索。

中專學(xué)校的檔案管理工作者要結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況，根據(jù)學(xué)校的總體發(fā)展規(guī)劃進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，充分利用現(xiàn)代信息處理技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、信息化和自動(dòng)化。在管理理念上，要打破傳統(tǒng)的管理模式和理念，更新觀念，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。

3.2 注重標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

標(biāo)準(zhǔn)化是信息化的基礎(chǔ)，也是實(shí)現(xiàn)檔上共享的首要條件，檔案管理具有跨部門、跨地域的特點(diǎn)，因此，必須加強(qiáng)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理。在具體的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中應(yīng)遵循以下原則：一是盡量考慮采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，再考慮采用國(guó)家、行業(yè)及地方標(biāo)準(zhǔn)；二是以標(biāo)準(zhǔn)化管理為主，制度管理為輔。

首先要規(guī)范案卷管理，盡可能將存在某種聯(lián)系的文件組合在一起，對(duì)于無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)頁(yè)碼要重新整理；其次要統(tǒng)一分類號(hào)，根據(jù)《中國(guó)檔案分類法》將檔案信息進(jìn)行分類；最后要規(guī)范題名，在進(jìn)行著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名，避免文不對(duì)題和含糊不清等情況的發(fā)生。

3.3豐富檔案資源

檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵和重要組成部分。在信息資源建設(shè)中，要檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，不僅要把現(xiàn)成的檔案資料數(shù)字化加工，還要收集分散的檔案信息。信息資源建設(shè)的好壞直接關(guān)系到中層水蜜桃檔案館建設(shè)質(zhì)量的好壞，如果沒(méi)有完善的檔案信息資源，建設(shè)信息化的檔案管理系統(tǒng)也就失去了意義。

中專學(xué)校的專業(yè)設(shè)置不同于高等學(xué)校，它注重對(duì)職業(yè)技術(shù)的培養(yǎng)，因此，專業(yè)性很強(qiáng)，同時(shí)具有行業(yè)特色，因此中專學(xué)校要盡快建立學(xué)校重點(diǎn)學(xué)科、重點(diǎn)專業(yè)的特色數(shù)據(jù)庫(kù)檔案。

中專學(xué)校要建立師資檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，為每一位要校老師建立信息檔案，全面準(zhǔn)確地記錄老師的基本信息、教學(xué)信息、科研信息等，能夠?yàn)閷W(xué)校的教學(xué)工作提供各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，以幫助制定教學(xué)策略，提高學(xué)校的教學(xué)水平。

中專學(xué)校的學(xué)生畢業(yè)后將走向不同的工作崗位，檔案資料中應(yīng)該建立畢業(yè)生信息檔案，記錄學(xué)生畢業(yè)后的去向，包括姓名、性別、專業(yè)、工作單位、工作地點(diǎn)、城市、從事的職業(yè)、聯(lián)系方式等。這些檔案信息可以跟蹤中專學(xué)校畢業(yè)生的工作動(dòng)態(tài)，通過(guò)他們的反饋更好地改進(jìn)學(xué)校畢業(yè)生檔案管理工作。

3.4加強(qiáng)專業(yè)人才的培養(yǎng)

由于檔案信息化建設(shè)對(duì)人才的要求較高，既需要精通計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又需要精通檔案管理業(yè)務(wù)，因此，這樣的人才目前還比較短缺，如果系統(tǒng)出現(xiàn)故障，本單位的人員無(wú)法解決，只能等待廠家的技術(shù)支持人員服務(wù)，影響正常的管理工作。

對(duì)于中專學(xué)校來(lái)說(shuō)，在信息化建設(shè)的同時(shí)，還需要加大對(duì)專業(yè)人才的培養(yǎng)和培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)，滿足現(xiàn)代檔案管理的需要。在人才培養(yǎng)方面可以采取多種渠道，一是加大對(duì)高級(jí)人才的引進(jìn)，通過(guò)薪酬、福利等方面的優(yōu)惠政策，來(lái)吸引高級(jí)專業(yè)人才的加入；二是加大對(duì)現(xiàn)在檔案工作者的技術(shù)培訓(xùn)，使其成為能夠熟練掌握并運(yùn)用先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的檔案管理復(fù)合型人才，以更好的適應(yīng)檔案管理信息化的工作需要。

4 總結(jié)

檔案信息化是中專學(xué)校信息化建設(shè)的重要組成部分，建設(shè)并利用好這樣一個(gè)管理信息系統(tǒng)，不僅需要檔案管理者更新觀念，還需要充分利用信息技術(shù)，發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì)，整合檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)中專學(xué)校檔案信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展。

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