淺析高校辦公室文秘的工作

張純娜

(大連科技學(xué)院，遼寧大連116052)

一、高校文秘工作的主要職責(zé)與任務(wù)

高校辦公室是學(xué)校的一個(gè)綜合性部門,參謀、協(xié)調(diào)、服務(wù)是這一部門的主要職能,圍繞學(xué)校的中心工作和常規(guī)管理工作做好自己的本職工作是這一部門的主要責(zé)任。在這個(gè)機(jī)構(gòu)里工作的文秘人員主要負(fù)責(zé)公文處理、信息收集、稿件草擬、調(diào)查研究、協(xié)調(diào)關(guān)系等職責(zé)。

近年來,隨著我國(guó)高等教育改革的逐步深入,高校內(nèi)外管理事務(wù)日益增多,高校辦公室工作發(fā)生了較大的轉(zhuǎn)變:從單純的任務(wù)執(zhí)行轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€(gè)主要發(fā)揮參謀助手職能的智囊型機(jī)構(gòu),從注重內(nèi)部建設(shè)轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€(gè)協(xié)調(diào)學(xué)校各部門各方面發(fā)展的綜合型機(jī)構(gòu),從側(cè)重行政化管理轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€(gè)滿足師生和教學(xué)需求的服務(wù)型機(jī)構(gòu),從偏重經(jīng)驗(yàn)式辦公轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€(gè)程序化運(yùn)行的專業(yè)型機(jī)構(gòu),辦公室工作表現(xiàn)出越來越強(qiáng)的政策性、綜合性、服務(wù)性和專業(yè)性,這對(duì)辦公室人員尤其是文秘人員提出了新的更高的要求。

二、高校院系行政文秘的工作現(xiàn)狀

高校院系行政文秘是一個(gè)平凡的工作崗位，涉及教育學(xué)、管理學(xué)、語言學(xué)、社會(huì)學(xué)等多種學(xué)科。由此，院系行政文秘的工作現(xiàn)狀為事務(wù)繁雜，專業(yè)知識(shí)綜合性強(qiáng)，職業(yè)規(guī)劃不清晰，執(zhí)行力不強(qiáng)。

1.工作繁雜，專業(yè)知識(shí)綜合性強(qiáng)

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，高校人才濟(jì)濟(jì)，只有具備全面、良好、合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，才能勝任門類眾多、事務(wù)繁瑣的行政文秘工作。行政文秘隊(duì)伍中，包括文秘、計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)、等各類專業(yè)畢業(yè)的人員。非科班出身的行政文秘缺乏普通語言學(xué)、檔案管理學(xué)、行政管理、心理學(xué)、教育管理學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等綜合性理論知識(shí)。行政文秘必須熟悉學(xué)院規(guī)章制度、工作流程；掌握院系管理工作的基本理論和實(shí)務(wù)知識(shí)；拓展與工作緊密聯(lián)系的學(xué)科知識(shí)。理論聯(lián)系實(shí)際，從實(shí)踐中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，逐步做好院系管理、協(xié)調(diào)等工作。

2.職業(yè)規(guī)劃不清晰，執(zhí)行力不強(qiáng)

細(xì)致繁忙的行政工作，縮短了行政文秘參加教學(xué)和科研活動(dòng)的時(shí)間。高校行政文秘對(duì)自己的職業(yè)前景充滿困惑，職業(yè)倦怠等消極情緒悠然而生。高校必須制定嚴(yán)格的信息素質(zhì)培訓(xùn)制度，針對(duì)全校行政文秘，策劃高水平的、系統(tǒng)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)項(xiàng)目，開放更廣闊的學(xué)術(shù)交流平臺(tái)，堅(jiān)定院系行政文秘的信心，為高校教育和諧發(fā)展提供精神動(dòng)力。

三、高校文秘人員要有專業(yè)化的職業(yè)技能和心理素養(yǎng)

當(dāng)前，社會(huì)在飛速發(fā)展，各項(xiàng)辦公技術(shù)也緊隨社會(huì)發(fā)展的腳步，想要與現(xiàn)代辦公文秘工作實(shí)現(xiàn)有效接軌，高校辦公室文秘人員需要積累自身專業(yè)的職業(yè)技能，要將傳統(tǒng)的“筆桿子”式辦公手段改為全能手，以求跟隨信息化發(fā)展的更新更快的要求，實(shí)現(xiàn)真正意義的高效率、高精度的文秘工作。

高校辦公文秘人員還要在實(shí)際的工作當(dāng)中不斷地積累和學(xué)習(xí)，在網(wǎng)絡(luò)上搜集信息、學(xué)會(huì)電腦軟硬件的日常維護(hù)以及現(xiàn)代辦公自動(dòng)化所要求的綜合知識(shí)，這樣也會(huì)成功有效的解決工作拖延，提高工作效率，更有效的避免了機(jī)密文件、文字信息的泄露。而地處大連等沿海城市地區(qū)的我們，具有較大優(yōu)勢(shì)，科技發(fā)展與文化傳播速度均較內(nèi)陸地區(qū)快的多，在日常的學(xué)習(xí)生活當(dāng)中，也無形的在提高著我們自身的競(jìng)爭(zhēng)力。

同時(shí)高校辦公室文秘工作繁雜，與社會(huì)各階層及校內(nèi)多部門工作往來頻繁，期中需要處理非常復(fù)雜、廣泛的人際關(guān)系，如何能夠以平和的心態(tài)、積極的態(tài)度去面對(duì)，成為專業(yè)發(fā)展路上的重要挑戰(zhàn)，因此，文秘人員需要正視，始終要保持著樂觀、熱情的工作和生活態(tài)度，去面對(duì)工作和生活中所遇見的委屈，不公平等，要承受的起嘉獎(jiǎng)，也要經(jīng)受的住考驗(yàn)，確保本質(zhì)工作得以順利完成。

四、不斷提高禮儀修養(yǎng)

當(dāng)下環(huán)境來說，各高校與社會(huì)的往來愈加密切，高校辦公室秘書，身為領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，必須肩負(fù)起幫助領(lǐng)導(dǎo)管理、決策等的工作，不可避免地在社會(huì)中的公務(wù)行為中大量的接觸形色的人，處理多重復(fù)雜的關(guān)系，甚至要安排和組織各種活動(dòng)，因此作為領(lǐng)導(dǎo)的輔助者，必須要有幫助領(lǐng)導(dǎo)處理各種紛繁事宜的能力，禮儀、修養(yǎng)則貫穿在整個(gè)秘書工作的全過程當(dāng)中，具有相當(dāng)重要的意義。

高校辦公室文秘的姿勢(shì)、儀容儀表、談吐會(huì)直接影響到高校人員和社會(huì)人員對(duì)其所處學(xué)校的態(tài)度和印象，甚至?xí)蔀殛P(guān)鍵性、決定性的。秘書人員的高素質(zhì)、精專業(yè)務(wù)體現(xiàn)在飽滿的精神狀態(tài)、真誠(chéng)熱情的待人、積極健康的態(tài)度、得體大方的舉止等。秘書工作的崗位要求，要與多種類型的對(duì)象打交道，如果素質(zhì)禮儀修養(yǎng)不達(dá)標(biāo)，則會(huì)直接影響到訪客對(duì)學(xué)校的印象。使其具備有專業(yè)的知識(shí)和足夠的能力，高校辦公室文秘要加強(qiáng)服飾禮儀、辦公室禮儀、飲食禮儀、社交禮儀等的學(xué)習(xí)。同時(shí)在工作當(dāng)中要分清主次、把握分寸，能夠?qū)⑵饺辗e累的民族、宗教、各地域等的相關(guān)知識(shí)，運(yùn)用到實(shí)際工作中。

結(jié)束語

高校辦公室文秘人員的職業(yè)發(fā)展不是一蹴而就的，面臨當(dāng)前社會(huì)的快速發(fā)展以及高等教育改革的內(nèi)在要求，高校辦公室文秘人員的專業(yè)化素養(yǎng)需要不斷提升，同時(shí)也需要從實(shí)踐中探索出一條適合本地區(qū)以及本學(xué)校的發(fā)展路線。這也需要廣大高校文秘工作人員深入思考，共同努力。

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