信息系統(tǒng)工程技術(shù)資料的歸檔與管理

陳鎮(zhèn)根

【摘要】 現(xiàn)階段，以信息技術(shù)為主要手段建立的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、資源系統(tǒng)、應(yīng)用系統(tǒng)等信息系統(tǒng)已在迅速改變社會面貌與人類生活方式，這些系統(tǒng)的正常和穩(wěn)定運行對人類社會的意義是重大的。本文將為大家介紹對信息系統(tǒng)工程技術(shù)資料歸檔和管理在系統(tǒng)建設(shè)中的重要性，和在這一過程中遇到的問題及解決建議。

【關(guān)鍵詞】 信息系統(tǒng)工程 工程技術(shù)資料 資料歸檔 資料管理

信息系統(tǒng)工程技術(shù)資料指的是從項目立項前準備階段到項目竣工投產(chǎn)驗收期間形成的相關(guān)信息?？梢愿鶕?jù)信息系統(tǒng)工程的各個階段的劃分而將其技術(shù)資料劃分為立項文件、合同與規(guī)劃文書、實施文件、竣工文件、維護文件、技術(shù)文件等六部分文檔[1]。

一、信息系統(tǒng)工程技術(shù)資料的作用和影響

信息系統(tǒng)工程技術(shù)資料的準確性和完整性，會在某種程度上影響到信息系統(tǒng)工程的建設(shè)質(zhì)量，也會影響到系統(tǒng)的后期維護工作[2]。

（1）工程檔案的基礎(chǔ)，履行合同的行為。信息系統(tǒng)工程建設(shè)的各階段所產(chǎn)生的工程信息，經(jīng)收集、傳輸、加工、儲存、維護、使用和管理所形成的工程技術(shù)資料是工程檔案的基礎(chǔ)。對于投資方來說，判斷一個信息系統(tǒng)工程成功的標準，必然通過檔案驗收。同時信息系統(tǒng)工程合同簽訂時一般會列出需交付的文檔清單，對工程技術(shù)資料規(guī)范化的歸檔和管理是合同履行能力的重要表現(xiàn)。（2）工程質(zhì)量的見證。信息系統(tǒng)工程具有系統(tǒng)新、科技含量高、涉及范圍廣以及從業(yè)人員素質(zhì)高、年輕化、流動快等工程自身特點。這就反映信息系統(tǒng)工程的質(zhì)量控制比其它工程更加的困難復(fù)雜，它不僅包括物理平臺的建設(shè)，而且包括軟件系統(tǒng)的集成等，一套完善的技術(shù)資料文檔將是工程施工質(zhì)量及完成程度的重要憑證。此外，及時將技術(shù)資料歸檔，還可以防止發(fā)生因人員變動而造成工程技術(shù)實施中斷等麻煩，確保了工程檔案資料的系統(tǒng)性。（3）系統(tǒng)運維的原始信息及持續(xù)改進的依據(jù)。信息系統(tǒng)建成后的運維支持工作將是左右信息工程建設(shè)成敗的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。工程技術(shù)資料是運維工程的重要參考指南，在建立運行維護組織、理清維護對象及資源的運維管理起到良好支撐，而且此資料也是為系統(tǒng)進行改進和功能拓展時的技術(shù)依據(jù)。（4）有利于信息系統(tǒng)安全管理。信息系統(tǒng)安全管理原則中的應(yīng)急原則和災(zāi)難恢復(fù)原則指出，信息系統(tǒng)工程中要有安全管理的應(yīng)急預(yù)案，并需進行必要的演練，同時越重要的信息系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)越重視災(zāi)難恢復(fù)。在對不可預(yù)見性事件進行處理時，對工程信息的掌握會使處理的難度降低，而如果信息不全，或是在事件中遭到損毀，這就會為系統(tǒng)的重建、恢復(fù)工作帶來阻力。所以，信息系統(tǒng)工程技術(shù)資料的管理與維護同等重要。

二、技術(shù)資料管理中現(xiàn)存的問題

在信息系統(tǒng)工程技術(shù)資料管理方面主要存在的問題有：（1）相關(guān)負責(zé)人對技術(shù)資料的管理不夠重視，如有些資料員認為對技術(shù)資料的采集和儲存是不重要的，而采取不作為行為，這樣就會造成技術(shù)資料不完整；（2）已收集的技術(shù)資料借閱、保存、移交等程序不科學(xué)，在對資料進行管理的各個環(huán)節(jié)中，都應(yīng)按照一定標準進行；（3）資料記錄不及時、不準確，影響對項目實時情況的掌握；（4）各部門對技術(shù)資料的管理不統(tǒng)一、不協(xié)調(diào)，造成資料統(tǒng)一歸檔時出現(xiàn)問題，或是使得技術(shù)資料移交后，接受方無法利用其真正價值等。

三、對技術(shù)資料管理的建議

（1）正視工程技術(shù)資料管理。 在工作動員會議、部門會議和工作檢查過程中，管理部門應(yīng)向從基層到高層的相關(guān)人員告知技術(shù)資料管理的重要性，達成共識[3]。（2）規(guī)范技術(shù)資料管理制度。首先確定工程技術(shù)資料檔案管理層次，繪制簡明的層次圖表，明確各部門的技術(shù)資料管理職責(zé)，且指定專人管理資料，明確崗位職責(zé)。其次，工程部應(yīng)督促參建各單位嚴格遵守工程技術(shù)資料管理辦法。第三，在管理制度中，應(yīng)明確工程技術(shù)資料的歸檔范圍，同時應(yīng)明確對資料的收集、分類、組卷、編號，及案卷的整理、編目、排架和保管等職責(zé)。（3）建立技術(shù)資料審核機制。在工程項目的開始實施前，應(yīng)建立技術(shù)資料審核機制，檔案管理部門應(yīng)編制工程技術(shù)檔案歸案責(zé)任劃分表，工程部應(yīng)不定期組織有關(guān)人員對參建單位工程技術(shù)資料管理情況進行抽查，并采取考核或經(jīng)濟懲罰手段，確保技術(shù)資料歸檔的規(guī)范性、系統(tǒng)性和完整性。

總結(jié)：在信息系統(tǒng)工程項目中，技術(shù)資料對于項目的交付使用與運行維護都具有重要意義，還能夠為后續(xù)項目的決策提供依據(jù)。在對技術(shù)資料的管理上，不但要提高相關(guān)人員對技術(shù)資料的重視，還要在組織制度上加強規(guī)范化管理，使資料管理真正轉(zhuǎn)化為企業(yè)效益。

參 考 文 獻

[1] 黃藝. 建筑工程技術(shù)資料歸檔管理工作的思考[J]. 城建檔案，2010，12（15）：7-8

[2] 晉彥杰. 公共信息系統(tǒng)工程監(jiān)理檔案管理[J]. 科技檔案，2012，12（30）：89-90

[3] 廖俊. 湘桂鐵路站后工程項目管理信息系統(tǒng)應(yīng)用研究[D]. 重慶：西南交通大學(xué)，2013，6（1）：72-73