加強(qiáng)企業(yè)科研檔案管理之我見

孫麗云

摘 要：科研檔案是企業(yè)在科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)中形成的，經(jīng)過系統(tǒng)管理，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等原始記錄。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的出現(xiàn)，科技手段對(duì)社會(huì)生產(chǎn)力發(fā)展和企業(yè)獲得市場競爭優(yōu)勢越來越具有決定性作用，科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力逐漸成為社會(huì)共識(shí)。企業(yè)科研檔案作為科學(xué)技術(shù)研究創(chuàng)新的載體，其對(duì)科學(xué)技術(shù)的傳承作用越來越被人們認(rèn)同，加強(qiáng)科研檔案的管理，更好地發(fā)揮智慧結(jié)晶的作用，也越來越得到企業(yè)的重視。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；科研檔案；管理與規(guī)范；人員素質(zhì)

一是企業(yè)科研檔案與科研工作必須和諧發(fā)展

企業(yè)科研工作是完成科學(xué)研究工作計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)研究成果預(yù)期的推廣目標(biāo)，在研究過程中形成科研檔案。作為技術(shù)儲(chǔ)備的手段，科研檔案是轉(zhuǎn)化研究成果的原始材料。科研工作的目的是創(chuàng)造出最好的成果，并使其盡快轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，取得最大化的效益?？蒲泄ぷ骱涂蒲袡n案相互依存，為了共同的目標(biāo)走到一起來了，和諧發(fā)展，相輔相成，彼此促進(jìn)，可以創(chuàng)造出1+1大于2的管理效益，實(shí)現(xiàn)效益最大化的客觀發(fā)展要求。和諧發(fā)展要求在科研工作中放準(zhǔn)科研檔案的位置，營造有利于科研檔案正常開展的氛圍；要求科研檔案發(fā)揮好完整記錄、真實(shí)描述和依據(jù)參考作用，為科學(xué)研究夯實(shí)基礎(chǔ)，兩者相得益彰，在和諧發(fā)展中有新的突破。

二是企業(yè)科研檔案管理必須加強(qiáng)過程控制

企業(yè)科研檔案的形成貫穿于科研工作的全過程，每一個(gè)工作階段之間的檔案互為依據(jù)和結(jié)果，因此，要加強(qiáng)對(duì)科研文件材料形成到歸檔全過程的跟蹤指導(dǎo)和檢查，進(jìn)行過程控制。針對(duì)科研工作分階段進(jìn)行，科研檔案階段性強(qiáng)的特點(diǎn)，對(duì)科研項(xiàng)目不同階段產(chǎn)生的文件材料，從形成到流向都要有清晰的了解，以掌握檔案的形成規(guī)律和科研活動(dòng)之間的有機(jī)聯(lián)系，將科研檔案的收集和整理與科研工作的進(jìn)展程度相結(jié)合。企業(yè)檔案人員要根據(jù)科研項(xiàng)目計(jì)劃，與科研管理部門密切配合，共同進(jìn)行階段性檢查，及時(shí)掌握科研項(xiàng)目進(jìn)度和文件材料形成情況，對(duì)合格的項(xiàng)目歸檔材料進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，不合格的及時(shí)提出整改要求，保證歸檔工作與科研項(xiàng)目活動(dòng)緊密結(jié)合，環(huán)環(huán)相扣，掌控項(xiàng)目進(jìn)行的全過程?？蒲泄ぷ鞯拿恳粋€(gè)環(huán)節(jié)既是下一個(gè)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)，又制約、控制前一個(gè)環(huán)節(jié)，產(chǎn)生的歸檔文件材料也是這樣，每個(gè)階段產(chǎn)生的文件材料與上下環(huán)節(jié)都有千絲萬縷的聯(lián)系，某一環(huán)節(jié)的疏忽，會(huì)帶來一系列的影響。因此，要做到歸檔工作層層有落實(shí)，環(huán)環(huán)不脫節(jié)，達(dá)到科研項(xiàng)目歸檔材料形成準(zhǔn)確、收集完整、歸檔及時(shí)的預(yù)期目的。

三是企業(yè)科研檔案管理必須做到“四同步”

完善企業(yè)科研檔案的管理，必須實(shí)現(xiàn)科研和檔案同步發(fā)展，建立“四同步”的良好機(jī)制。一是企業(yè)下達(dá)科研項(xiàng)目任務(wù)要同時(shí)提出科研文件材料歸檔要求。明確歸檔范圍，落實(shí)相關(guān)人員責(zé)任，規(guī)定歸檔材料移交時(shí)限，奠定歸檔工作的基礎(chǔ)。二是檢查科研項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度時(shí)，要同時(shí)檢查科研文件材料形成情況。重點(diǎn)關(guān)注原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、計(jì)算材料、專利申請(qǐng)的形成積累，敦促技術(shù)圖紙、工藝文件及重要往來技術(shù)文件的收集，維護(hù)其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。三是驗(yàn)收、鑒定科研成果時(shí)，要先期驗(yàn)收、鑒定該項(xiàng)目科研檔案。企業(yè)對(duì)批準(zhǔn)結(jié)束的科研項(xiàng)目，要及時(shí)整理各種載體的歸檔文件材料，按照規(guī)定進(jìn)行項(xiàng)目科研檔案的驗(yàn)收鑒定，對(duì)不符合歸檔要求的，要及時(shí)整改。企業(yè)必須建立科研項(xiàng)目文件材料不歸檔或者檔案驗(yàn)收鑒定不合格，不予進(jìn)行項(xiàng)目鑒定和申報(bào)成果的制度。

四是科研檔案管理必須加快現(xiàn)代化步伐

社會(huì)進(jìn)步和企業(yè)的發(fā)展，給管理工作帶來日新月異的面貌，由此產(chǎn)生的各種檔案材料也日益豐富。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，科研檔案日積月累，數(shù)量龐大，保管和提供利用的壓力也不斷增加，傳統(tǒng)的手工管理手段已不能適應(yīng)信息社會(huì)對(duì)科研信息的利用需求，管理技術(shù)落后將直接影響工作的效率和質(zhì)量。因此，科研檔案管理必須加快現(xiàn)代化建設(shè)的步伐，以適應(yīng)不斷進(jìn)步的現(xiàn)代化管理手段和日益增漲的利用科技信息的需求。科研檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，一要推行計(jì)算機(jī)整理檔案，改變手工整理繁瑣、低效的做法，通過文檔一體化和計(jì)算機(jī)輔助立卷，提高辦文及歸檔的質(zhì)量和效率。二要提高科研檔案數(shù)字化比例，在辦公自動(dòng)化陸續(xù)普及、電子文件日益增多的條件下，及時(shí)做好歸檔文件的傳遞、匯總和銜接轉(zhuǎn)換工作，對(duì)少量的紙質(zhì)文本材料也盡量做好數(shù)字化處理。三要建立科研信息數(shù)字庫，在科研檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上，建立企業(yè)科研信息數(shù)據(jù)庫，既保存本企業(yè)的全部科研信息，同時(shí)也收集同行業(yè)其他相關(guān)的科研參考信息，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)提供利用，滿足企業(yè)生產(chǎn)和科研的需求。

五是企業(yè)科研檔案管理必須全面提高人員素質(zhì)

科技創(chuàng)新在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中的地位決定了科研檔案重要性，不斷加強(qiáng)的科研檔案管理對(duì)企業(yè)各類人員提出適應(yīng)事業(yè)發(fā)展、技術(shù)進(jìn)步對(duì)人員素質(zhì)的要求。企業(yè)法人和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部，要有較強(qiáng)的科研檔案意識(shí)，把科研檔案工作放上正確的位置，給予必要的重視，提供必備的條件，敦促各項(xiàng)管理制度的實(shí)施，保證科研檔案管理正常開展。企業(yè)科研人員要增強(qiáng)歸檔意識(shí)，作為科研工作的主體，絕大部分科研文件材料產(chǎn)生于他們手中，必須嚴(yán)格按照歸檔范圍的規(guī)定，認(rèn)真履行檔案法律法規(guī)規(guī)定的歸檔義務(wù)，杜絕擅自留存和拒絕歸檔的行為，把科研活動(dòng)中應(yīng)當(dāng)歸檔的各種文件材料收集整理好，按時(shí)移交檔案部門。企業(yè)檔案管理人員要強(qiáng)化敬業(yè)意識(shí)，要有無私奉獻(xiàn)，甘為人梯的精神，忠于職守，以服務(wù)為己任，以高度的責(zé)任心，處理好科研活動(dòng)中文件材料收集歸檔和保管利用的關(guān)系。特別要增強(qiáng)企業(yè)科研檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)，以不斷創(chuàng)新的理念研究當(dāng)前企業(yè)科研檔案的特點(diǎn)和規(guī)律，研究企業(yè)科研工作對(duì)檔案管理的新需求，在實(shí)踐中探索更好地發(fā)揮科研檔案價(jià)值的新方法、新機(jī)制，為企業(yè)發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。endprint