檔案工作在圖書(shū)館信息化建設(shè)中的作用

聶慧

近年來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，各種信息化手段已經(jīng)廣泛應(yīng)用到人們的日常生活與生產(chǎn)實(shí)踐中。當(dāng)前，各圖書(shū)館的發(fā)展正處于由紙質(zhì)資料向電子資料轉(zhuǎn)變的交替時(shí)期，為全面提高圖書(shū)館的管理水平，展開(kāi)信息化建設(shè)就顯得非常重要。而檔案工作作為圖書(shū)館信息管理的重要組成部分，與圖書(shū)館信息化建設(shè)有著不可分割的關(guān)系。它不僅是圖書(shū)館實(shí)現(xiàn)信息化管理的基礎(chǔ)性工作，而且也是有效保證圖書(shū)館信息化實(shí)現(xiàn)的重要環(huán)節(jié)。因此，圖書(shū)館的信息化建設(shè)離不開(kāi)檔案工作的開(kāi)展，只有積極做好檔案工作，才能逐漸提高圖書(shū)館的信息化建設(shè)的水平。

1 檔案工作在圖書(shū)館中的地位

圖書(shū)館是各個(gè)行業(yè)書(shū)刊情報(bào)資料中心，是為社會(huì)研究服務(wù)的機(jī)構(gòu)，圖書(shū)館工作必須貫徹國(guó)家的教育方針，利用書(shū)刊資料對(duì)社會(huì)各界進(jìn)行政治、思想品德、文化、科學(xué)、知識(shí)等方面的教育；圖書(shū)館是信息資源的中心，是人們查找文獻(xiàn)的重要途徑；圖書(shū)館是學(xué)校進(jìn)行教學(xué)及科研的重要機(jī)構(gòu)，同時(shí)也是社會(huì)信息化的重要基地。而檔案工作在圖書(shū)館建設(shè)中也有著不可取代的地位。

1.1 檔案工作是圖書(shū)館的科學(xué)管理以及健康穩(wěn)定發(fā)展的保障。檔案資料是圖書(shū)館各項(xiàng)日常工作中的詳細(xì)記錄，具有真實(shí)性以及可靠性的特點(diǎn)。其表現(xiàn)形式是圖書(shū)館中的各種組織結(jié)構(gòu)模式、人員編排和圖書(shū)館各種工作開(kāi)展過(guò)程、結(jié)果等的記錄，也是各種工作最原始的記錄反映。借助圖書(shū)館檔案資料內(nèi)容，能夠?qū)D書(shū)館中各種真實(shí)的情況、工作開(kāi)展、讀者服務(wù)等信息資源的組織結(jié)構(gòu)有較全面的了解。檔案資料的豐富程度和圖書(shū)館工作情形之間的關(guān)系是正相關(guān)的。如果對(duì)圖書(shū)館中各項(xiàng)資料觀察和研究，能夠在最短的時(shí)間內(nèi)發(fā)現(xiàn)工作過(guò)程中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，并且找尋合適的方式將問(wèn)題解決，進(jìn)而做出良好的計(jì)劃為圖書(shū)館當(dāng)前以及以后的工作提供參照。

1.2 工作人員考評(píng)的參照資料。圖書(shū)館檔案資料中包括的主要內(nèi)容有自身檔案以及圖書(shū)館管理人員工作下的各種文件內(nèi)容，該單位的日常黨政工作、讀者的服務(wù)工作和人力資源管理以及資產(chǎn)管理等各種工作資料，其中包括的資料有本單位各個(gè)工作過(guò)程中的各個(gè)方面的工作內(nèi)容。一項(xiàng)完整全面的檔案資料能夠讓本單位的各種工作都有參照。而這些資料并不單純是圖書(shū)館檔案資料管理工作人員日常考查的參照，而且也是上級(jí)單位對(duì)圖書(shū)館運(yùn)營(yíng)情況考評(píng)的內(nèi)容。檔案資料內(nèi)容越是詳細(xì)，那么需要考查的工作內(nèi)容就需要越公正越詳盡。

1.3 圖書(shū)館情報(bào)理論建設(shè)的參照。一項(xiàng)完整全面的圖書(shū)館檔案資料屬于圖書(shū)館開(kāi)展建設(shè)與研究工作的重要依據(jù)，圖書(shū)館檔案資料不但是圖書(shū)館開(kāi)展本身建設(shè)工作的首要基礎(chǔ)保證，同時(shí)也是后來(lái)人做資料收集與研究的基礎(chǔ)。一套系統(tǒng)全面的圖書(shū)館檔案資料對(duì)圖書(shū)館情報(bào)工作理論建設(shè)發(fā)展具有較大的裨益，對(duì)圖書(shū)館自身的研究對(duì)發(fā)展也是十分有利的物質(zhì)保障。

2 檔案工作在圖書(shū)館信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

2.1 信息化建設(shè)進(jìn)程慢：目前，很多圖書(shū)館檔案工作的管理水平盡管有一定的提高，圖書(shū)資源以及檔案的信息化有顯著的提升，但是很多地方的圖書(shū)館檔案工作的信息化建設(shè)還比較落后，大多數(shù)還是依賴于原來(lái)的手工管理的方法，這就和目前的圖書(shū)館檔案工作信息化嚴(yán)重脫節(jié)，導(dǎo)致檔案工作在圖書(shū)館信息化建設(shè)中存在一定的不適應(yīng)性。

2.2 檔案工作重視不夠：檔案工作是圖書(shū)館信息化管理中的一個(gè)重要部分，也是圖書(shū)館日常工作中的一個(gè)部分。但是，目前一些工作人員對(duì)檔案工作信息化建設(shè)的重視不夠。在日常的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)中工作人員還缺乏保管的意識(shí)，很多工作人員認(rèn)為檔案工作信息化建設(shè)的意義不大，在建設(shè)檔案工作中用心不足，沒(méi)有意識(shí)到檔案工作對(duì)圖書(shū)館信息化建設(shè)的重要性。

2.3 檔案工作不夠規(guī)范：圖書(shū)館檔案工作沒(méi)有具體的管理制度，而且檔案的分類和保存都不科學(xué)，也不規(guī)范。圖書(shū)館中的業(yè)務(wù)部門基本上都是要根據(jù)日常的工作進(jìn)行歸檔，從檔案資料的命名到編號(hào)等環(huán)節(jié)在實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)中還沒(méi)有完善的規(guī)章制度加以規(guī)范。

2.4 缺乏優(yōu)秀的人才：部分圖書(shū)館在設(shè)立部門和聘請(qǐng)工作人員時(shí)，因?yàn)闆](méi)有足夠重視，而且認(rèn)為檔案工作無(wú)足輕重，技術(shù)含量不高，在設(shè)置人員的時(shí)候沒(méi)有過(guò)多考慮，專職人員的設(shè)置不多，很多工作人員素質(zhì)水平普遍較低。圖書(shū)館要想加強(qiáng)信息化建設(shè)，就必須培養(yǎng)出具有高素質(zhì)、高能力的檔案管理人才。高級(jí)檔案管理專業(yè)人員應(yīng)該具備較高的政治理論水平、較高的文化素養(yǎng)以及現(xiàn)代化管理技術(shù)。必須精通檔案管理業(yè)務(wù)，能制定出科學(xué)的管理政策及檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，并且具有很強(qiáng)組織協(xié)調(diào)及決策能力。

2.5 基礎(chǔ)設(shè)施落后：圖書(shū)館在實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)中檔案資料管理最基本的工作就是要把握好檔案工作的各項(xiàng)基礎(chǔ)性的任務(wù)工作。這些工作包括對(duì)檔案資料的管理和收集，包括對(duì)檔案資料的歸檔，等等。這類基礎(chǔ)性的工作是在圖書(shū)館信息化建設(shè)中做好檔案資料管理的前提，也是檔案工作信息化建設(shè)的必要工作。但是我們發(fā)現(xiàn)，目前一些圖書(shū)館的檔案工作中還沒(méi)有科學(xué)完善而且和圖書(shū)館的實(shí)際情況相符合的制度，這樣就導(dǎo)致檔案工作在實(shí)際進(jìn)行的過(guò)程中沒(méi)有規(guī)章制度可以遵循。在目前的這個(gè)階段，圖書(shū)館應(yīng)該致力于檔案工作的信息化，這個(gè)階段卻存在這樣的問(wèn)題：檔案工作對(duì)檔案的分類不清楚，資料不全面。這些問(wèn)題在一定程度上限制了圖書(shū)館檔案工作信息化建設(shè)的進(jìn)程，圖書(shū)館檔案信息化在今后的發(fā)展中就比較困難。到現(xiàn)在，很多圖書(shū)館的檔案資料還比較單一，在信息化時(shí)代，這種單一的管理不僅和圖書(shū)館本身發(fā)展需求不適應(yīng)，而且不能滿足圖書(shū)館用書(shū)需求。

3 檔案工作在圖書(shū)館信息化建設(shè)中的作用

3.1 提高圖書(shū)館對(duì)檔案信息的管理效率。當(dāng)前，各大圖書(shū)館中，其信息資源的載體多種多樣，特別是以數(shù)字形式資源居多，已逐漸成為圖書(shū)館信息資源的主要載體。而檔案作為眾多信息資源中的基礎(chǔ)性信息源，主要來(lái)源于人們生活中的各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)，并產(chǎn)生于各個(gè)領(lǐng)域，如，社會(huì)管理、經(jīng)濟(jì)管理、科學(xué)技術(shù)、生產(chǎn)建設(shè)、文化等，詳細(xì)地記錄了我國(guó)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的漫長(zhǎng)歷史，是人類的寶貴財(cái)富。在傳統(tǒng)的檔案管理觀念影響下，檔案部門展開(kāi)檔案工作主要是“為保管而保管”，而隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案工作的開(kāi)展面臨著巨大的挑戰(zhàn)。因此，強(qiáng)化檔案工作的信息化管理，不僅滿足了時(shí)代對(duì)檔案工作提出的新標(biāo)準(zhǔn)，而且也順應(yīng)了圖書(shū)館信息化建設(shè)的發(fā)展需求。

同時(shí)，檔案記錄了圖書(shū)館的工作歷程、工作思路以及工作方法，它是圖書(shū)館信息資源的重要組成部分，是深化圖書(shū)館工作的重要保證。通過(guò)對(duì)檔案工作進(jìn)行有效的管理，圖書(shū)館不僅可滿足各圖書(shū)館間的相互借閱以及網(wǎng)上的檢索，真正實(shí)現(xiàn)各種資源的網(wǎng)絡(luò)共享，全面提高圖書(shū)館資源的利用率，而且也可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的日常管理、分類、查詢等，并將其統(tǒng)一輸入到計(jì)算機(jī)的編目中，進(jìn)而建立科學(xué)的檔案信息檢索體系，從整體上提高圖書(shū)館對(duì)檔案信息的管理效率。

3.2 提升圖書(shū)館信息化建設(shè)的服務(wù)水平。目前，圖書(shū)館正朝著信息化、現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展，從整體上實(shí)現(xiàn)了信息資源的多樣化與電子化。眾所周知，圖書(shū)館信息資源的儲(chǔ)存方式多種多樣，有紙質(zhì)、聲音、視頻等各種形式，那么，圖書(shū)館為全面提高其信息化建設(shè)的水平，就必然需要逐漸提高其有關(guān)信息資源的服務(wù)形式與服務(wù)的水平，使其信息服務(wù)方式逐漸朝著現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。當(dāng)前，社會(huì)在發(fā)展，傳統(tǒng)的圖書(shū)館組織結(jié)構(gòu)已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需要，必須通過(guò)逐步加強(qiáng)檔案管理的信息化，廣泛應(yīng)用各種信息技術(shù)，促進(jìn)圖書(shū)館在組織結(jié)構(gòu)上的優(yōu)化整合，在提高圖書(shū)館檔案管理工作效率的基礎(chǔ)上，提高圖書(shū)館的服務(wù)水平，從而實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館的信息化建設(shè)。

同時(shí)，圖書(shū)館作為各行各業(yè)書(shū)刊情報(bào)的資料中心，是一個(gè)為社會(huì)研究提供各種服務(wù)的機(jī)構(gòu)組織，其工作的開(kāi)展必須貫徹國(guó)家的教育方針，通過(guò)各種書(shū)刊資料從政治、文化、科學(xué)等方面對(duì)社會(huì)展開(kāi)全民教育。如今，隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)，各種信息逐漸增長(zhǎng)，并呈現(xiàn)出暴漲的趨勢(shì)，直接推動(dòng)了數(shù)字化形式信息的形成與傳播，并對(duì)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展發(fā)揮著重要的作用。而圖書(shū)館就是一個(gè)信息資源的中心，在這里人們可以找到自己所需的各種信息，為人們提供各種服務(wù)。因此，在圖書(shū)館信息化建設(shè)的過(guò)程中，全面展開(kāi)檔案工作，不僅有利于圖書(shū)館內(nèi)各種信息資源的分類、保存與管理，而且在信息化技術(shù)的幫助下，人們隨時(shí)隨地都可進(jìn)行信息資源查詢，從整體上提升圖書(shū)館信息化建設(shè)的服務(wù)水平，真正發(fā)揮出圖書(shū)館價(jià)值。

3.3 加快圖書(shū)館實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的步伐。在圖書(shū)館的日常管理中，通過(guò)運(yùn)用現(xiàn)代化的管理方法與手段，采用先進(jìn)的管理技術(shù)與設(shè)備，充分發(fā)揮出檔案管理人員的主動(dòng)性、積極性與創(chuàng)造性，對(duì)檔案管理的傳統(tǒng)方式進(jìn)行改革，加快對(duì)各種檔案的系統(tǒng)化、定量化、信息化、智能化管理，從而實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化管理，進(jìn)而加快圖書(shū)館信息化建設(shè)的步伐。同時(shí)，由于檔案管理工作在圖書(shū)館各種工作中處于基礎(chǔ)性地位，是圖書(shū)館信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。因此，通過(guò)采用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)圖書(shū)館檔案工作的管理與執(zhí)行的力度，將能在實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)上，推動(dòng)圖書(shū)館信息化建設(shè)的步伐。

檔案信息化作為圖書(shū)館工作的重要組成部分，直接影響到圖書(shū)館信息化建設(shè)的水平，因此，圖書(shū)館在今后的發(fā)展中，需運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)以實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)化，并提高檔案信息的管理水平，從而全面提高圖書(shū)館的工作效率。同時(shí)，信息化是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展大趨勢(shì)，面對(duì)信息化帶來(lái)的發(fā)展機(jī)會(huì)，圖書(shū)館應(yīng)抓住機(jī)會(huì)，不斷加強(qiáng)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案工作信息化管理。因此，圖書(shū)館在實(shí)際的檔案管理工作中，就需以數(shù)字化建設(shè)為核心，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)與管理，從而在實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館檔案的數(shù)字化基礎(chǔ)上，為社會(huì)各界人士提供更多的信息服務(wù)。