河南省醫(yī)學(xué)會(huì)檔案管理芻議

張曉偉

河南省醫(yī)學(xué)會(huì)是全省醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)工作者自愿組成、依法登記成立的學(xué)術(shù)性、公益性法人社團(tuán)。每年組織上百次醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)會(huì)議，形成大量檔案資料。醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)會(huì)議資料檔案是在開(kāi)展醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)交流的籌備、組織和實(shí)施活動(dòng)中形成的，對(duì)醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)會(huì)議信息管理系統(tǒng)的建立，提高醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)水平、科研水平具有重要的參考價(jià)值。加強(qiáng)這些檔案資料管理利用勢(shì)在必行。

1 檔案管理存在的主要問(wèn)題

1.1 管理人員不到位。我部主要負(fù)責(zé)醫(yī)療系統(tǒng)各個(gè)專(zhuān)科分會(huì)學(xué)術(shù)交流活動(dòng)的舉辦，每年舉辦百余次學(xué)術(shù)交流會(huì)議，每個(gè)專(zhuān)科分會(huì)每四年進(jìn)行一次換屆改選，每次會(huì)議產(chǎn)生大量各類(lèi)檔案資料，但目前還沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，檔案主要由會(huì)議負(fù)責(zé)人整理保管。

1.2 規(guī)章制度不完善。對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，未形成足夠完善的管理制度。現(xiàn)有關(guān)于檔案管理的規(guī)章制度對(duì)許多細(xì)節(jié)沒(méi)有明確要求，只是籠統(tǒng)提出一些模糊概念，實(shí)際歸檔時(shí)，大部分工作人員都只做到對(duì)紙質(zhì)文件的歸檔。電子文檔及電子照片類(lèi)沒(méi)有明確的歸檔制度，以致某些工作人員忽視了這方面文件的保存，需要查詢(xún)時(shí)，所需文件缺失現(xiàn)象嚴(yán)重。

1.3 管理?xiàng)l件較簡(jiǎn)陋。檔案室比較簡(jiǎn)陋，僅有一個(gè)10平方米左右的房間，且缺乏必需的檔案管理設(shè)備，導(dǎo)致檔案存管有亂堆亂放現(xiàn)象。大多數(shù)檔案材料屬于紙質(zhì)檔案，長(zhǎng)時(shí)間無(wú)人管理，容易出現(xiàn)蟲(chóng)蛀或霉變情況，導(dǎo)致檔案受損，也影響檔案整潔與外觀(guān)，且不方便查找。特別是電子檔案管理方面，軟硬件缺失嚴(yán)重，根本沒(méi)有形成一個(gè)專(zhuān)業(yè)的電子檔案系統(tǒng)。很多會(huì)議內(nèi)容的電子文件都無(wú)規(guī)范化存檔，且有些存檔是以較老的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)格式保存，新的電腦設(shè)備更新后無(wú)法識(shí)別舊的、較低版本的文檔而造成文檔丟失。還有一些以光盤(pán)形式保留的文檔，因光盤(pán)的保存不當(dāng)，被劃、刻、折等而導(dǎo)致保存內(nèi)容失讀。

1.4 檔案保密存隱患。主要存在著保密意識(shí)不夠、保密措施不當(dāng)?shù)膯?wèn)題，導(dǎo)致檔案資料丟失泄露。特別是電子檔案流通性強(qiáng)，更容易導(dǎo)致失密、泄密。同時(shí)，在處理、銷(xiāo)毀一些檔案的過(guò)程中，存在鑒定不規(guī)范，甚至沒(méi)有鑒定的問(wèn)題，也容易發(fā)生泄密事故。

2 解決問(wèn)題主要的應(yīng)對(duì)措施

2.1 增加檔案人員配置。必須配置專(zhuān)門(mén)檔案管理人員，并著力提高檔案管理人員素質(zhì)。主要是選擇聘用具有較強(qiáng)政治覺(jué)悟、良好工作作風(fēng)、高度熱情負(fù)責(zé)的職工來(lái)從事這項(xiàng)工作，并對(duì)其進(jìn)行相關(guān)專(zhuān)業(yè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其具備檔案管理工作知識(shí)和技能。作為檔案員，也必須具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力。檔案管理人員若有調(diào)動(dòng)，應(yīng)給出一定銜接期，以便做好交接工作。

2.2 建立健全規(guī)章制度?！皥?zhí)法必嚴(yán)”首先得“有法可依”，有一套相應(yīng)科學(xué)的檔案管理制度，尤其是歸檔制度和保管制度。建立檔案管理制度應(yīng)該遵循幾個(gè)基本原則，即科學(xué)化、合理化、簡(jiǎn)明化、實(shí)用化，也要具有嚴(yán)肅性、開(kāi)放性和雙向性。收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)檔案的主要目的就是為了方便將來(lái)提供閱覽、復(fù)制、咨詢(xún)、函調(diào)、外借、參考甚至出版、展覽等多項(xiàng)活動(dòng)而服務(wù)。要形成一套管理科學(xué)、結(jié)合實(shí)際、規(guī)范整齊、查找方便的管理制度。不管是歸檔，還是利用，各個(gè)方面都要正規(guī)有序，科學(xué)實(shí)用。

2.3 及時(shí)完善硬件設(shè)施。必須適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展，按照檔案管理要求，盡快完善硬件設(shè)施，配備合適的檔案室、檔案柜等，并嚴(yán)格按照檔案安全“十防”的標(biāo)準(zhǔn)確保檔案安全無(wú)虞。特別是要配備內(nèi)存容量較大的電腦及電子設(shè)備以便儲(chǔ)備越來(lái)越多的電子檔案。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，對(duì)于大量的電子檔案也可以考慮采用云數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行儲(chǔ)存。

2.4 強(qiáng)化電子檔案管理。加強(qiáng)電子檔案正規(guī)化管理迫在眉睫。一是要對(duì)電子檔案的生成、儲(chǔ)存和傳輸設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)；二是盡量將入檔存儲(chǔ)的電子文檔設(shè)為只讀模式，只有經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)的修改系統(tǒng)才能進(jìn)行修改，避免文檔被隨意刪改；三是在電子檔案進(jìn)行儲(chǔ)存時(shí)盡量選用通用的儲(chǔ)存格式，當(dāng)電腦系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)時(shí)，對(duì)不能兼容的老的格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換重新保存，保持其長(zhǎng)期可讀性；四是做好文件的備份工作，加強(qiáng)安全防護(hù)措施，避免病毒及黑客的入侵。

2.5 努力杜絕失密泄密。針對(duì)醫(yī)學(xué)會(huì)的工作，檔案的保密性主要體現(xiàn)在：對(duì)各個(gè)專(zhuān)家個(gè)人信息保密；對(duì)專(zhuān)家的尚未公開(kāi)發(fā)表的論文及研究成果保密。那么，如何才能杜絕檔案的失泄密呢？提高檔案管理人員的保密意識(shí)是前提；嚴(yán)格檔案的鑒定銷(xiāo)毀程序是保障；加強(qiáng)電子檔案的存儲(chǔ)與使用是關(guān)鍵。

檔案工作不但對(duì)單位有重要作用，而且和個(gè)人的過(guò)去和將來(lái)都息息相關(guān)，關(guān)心檔案工作、重視檔案工作、配合檔案工作是每個(gè)人應(yīng)盡的職責(zé)。