事業(yè)單位人事檔案管理面臨機(jī)遇與挑戰(zhàn)

馮向陽

1 事業(yè)單位人事檔案信息化管理現(xiàn)狀

1.1 事業(yè)單位人事檔案的管理方式。在調(diào)查過程中，所有被調(diào)查的事業(yè)單位人事檔案管理部門都配備有計(jì)算機(jī)設(shè)備，說明河南省事業(yè)單位人事檔案管理工作都已經(jīng)為信息化管理工作提供了最基本的硬件，也為河南省事業(yè)單位人事檔案管理信息化奠定了基礎(chǔ)。

在河南省事業(yè)單位人事檔案管理方式中，通過調(diào)查顯示，如圖1所示，只依靠人工管理的占3.3%；以人工管理為主，計(jì)算機(jī)管理為輔的占96.7%；而以計(jì)算機(jī)管理為主，人工管理為輔以及純粹計(jì)算機(jī)管理的單位幾乎沒有?？梢园l(fā)現(xiàn)，目前河南省事業(yè)單位人事檔案管理方式還是以人工管理為主，雖然每個(gè)被調(diào)查的對(duì)象都配備有計(jì)算機(jī)，但是在調(diào)查走訪中得知，部分單位配備的計(jì)算機(jī)只是應(yīng)付上級(jí)部門的要求而配備的，在日常管理中沒有真正投入使用。同時(shí)一些單位的檔案管理軟件還未完善，檔案信息內(nèi)容不完整。

圖1 河南省事業(yè)單位人事檔案管理方式統(tǒng)計(jì)

1.2 檔案被利用情況。現(xiàn)實(shí)的事業(yè)單位人事檔案管理方式是面向管理，而不是面向服務(wù)，檔案利用主體受到限制。通過調(diào)查顯示，單位的職能部門是單位人事檔案查閱最多的人群，占總?cè)藬?shù)的75%。查閱本人檔案的占11%，單位內(nèi)部員工占到10%，社會(huì)上有關(guān)機(jī)構(gòu)占到總查閱人數(shù)的4%，如圖2所示。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大部分的查閱是在職稱評(píng)審、工資調(diào)整、福利房分配等方面，同時(shí)在干部任免時(shí)所需要的材料也都是通過單位人事檔案查閱。在進(jìn)行查閱時(shí)，主要是檔案管理人員幫助通過查閱原始資料獲得。可以看出，在事業(yè)單位人事檔案的利用率還具有一定的局限性，利用面比較狹窄。

圖2 事業(yè)單位人事檔案被利用情況

對(duì)于查詢者采用的方式進(jìn)行調(diào)查，結(jié)果顯示有21%的通過電話查詢，其他79%的查詢者都是通過直接到人事檔案管理部門查詢。今年來，許多事業(yè)單位已經(jīng)建立了檔案數(shù)據(jù)庫，可實(shí)現(xiàn)短時(shí)間信息查詢，但數(shù)據(jù)庫內(nèi)容并不全面，許多的檔案查詢還是要通過去管理部門查閱原始資料。目前大部分事業(yè)單位已具備建設(shè)檔案信息化的硬件設(shè)備，但是由于軟件開發(fā)、互聯(lián)網(wǎng)利用等方面原因還不能實(shí)現(xiàn)檔案信息的信息化。

1.3 事業(yè)單位人事檔案計(jì)算機(jī)應(yīng)用情況。在信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)的運(yùn)用已經(jīng)逐漸滲透到各行各業(yè)中，但通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，如圖3所示，在河南省事業(yè)單位人事檔案部門計(jì)算機(jī)應(yīng)用中，有9.8%的設(shè)備處于閑置狀態(tài)，主要是因?yàn)椴糠衷O(shè)備只為上級(jí)檢查達(dá)標(biāo)而設(shè)，部分管理人員年齡過大，對(duì)計(jì)算機(jī)操作水平不高；62.4%的計(jì)算機(jī)用于處理日常工作中的文檔，27.8%的計(jì)算機(jī)作為保存保密文件，由此可見，在信息化管理時(shí)代，除了配置完善的硬件以外，還要對(duì)管理人員的技術(shù)水平進(jìn)行培訓(xùn)提高。在調(diào)查中還發(fā)現(xiàn)，有60.7%的事業(yè)單位人事檔案管理部門建立有相關(guān)主頁或網(wǎng)站，但是大多數(shù)不能進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)檢索，用戶從建立的網(wǎng)站中很難獲取到想要的信息?？梢?，目前河南省事業(yè)單位人事檔案的管理和利用還處于傳統(tǒng)階段，沒有充分地應(yīng)用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行檔案管理，從而影響了檔案的利用效率，很難發(fā)揮檔案的社會(huì)效益。

圖3 事業(yè)單位人事檔案計(jì)算機(jī)應(yīng)用情況

2 信息化社會(huì)對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理的影響

隨著信息化時(shí)代的到來，社會(huì)競爭也逐漸激烈，為適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，事業(yè)單位人事制度的改革也在所難免，運(yùn)用逐漸成熟的計(jì)算機(jī)技術(shù)，逐漸建立事業(yè)單位人事檔案信息化管理平臺(tái)，使人事檔案成為可以利用的社會(huì)資源。而目前河南省事業(yè)單位人事檔案管理基本還處于傳統(tǒng)管理模式，人事檔案的利用率過低，應(yīng)用面狹窄。新形勢下，事業(yè)單位人事檔案的管理工作既有機(jī)遇，又面臨挑戰(zhàn)，面對(duì)機(jī)遇和挑戰(zhàn)要敢于更新觀念、抓住機(jī)遇，使人才信息資源發(fā)揮最大的價(jià)值，從而為事業(yè)單位的發(fā)展、人才的發(fā)展、社會(huì)的發(fā)展提供更好的服務(wù)。

2.1 信息化社會(huì)為事業(yè)單位人事檔案管理帶來新機(jī)遇

2.1.1 事業(yè)單位管理工作的效率不斷提高。在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，管理人員主要針對(duì)實(shí)體檔案，要花費(fèi)大量的精力對(duì)檔案進(jìn)行整編和收集，查閱時(shí)還要按照變換進(jìn)行繁瑣的查找，整個(gè)查閱過程需要大量的時(shí)間和精力；同時(shí)在查閱過程中很容易造成原始資料的損壞和丟失。如果人事檔案的管理模式實(shí)行了信息化管理，使檔案管理自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化和網(wǎng)絡(luò)化后，一次錄入數(shù)據(jù)就能被多次利用，并能夠在人事管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享。建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，設(shè)置信息數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，查閱者就可自行通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行實(shí)時(shí)便捷查閱，可極大地提高檔案信息利用率和管理人員勞動(dòng)效率。人事檔案管理變得極為方便和快捷。

2.1.2 檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不斷提高。信息化的到來，對(duì)掌握信息者的管理水平和業(yè)務(wù)水平也提出了更高的要求。檔案管理人員必須參加相關(guān)的培訓(xùn)，掌握相應(yīng)的管理知識(shí)。伴隨著信息化的不斷提高，管理人員可以節(jié)省下大量的時(shí)間來進(jìn)行學(xué)習(xí)，也有大量的精力進(jìn)行管理工作的創(chuàng)新，從而使管理人員的業(yè)務(wù)水平不斷得到提高。

2.1.3 事業(yè)單位人事制度改革不斷深入。隨著人事制度改革的深入，事業(yè)單位的用人制度也不斷發(fā)生變化，逐步實(shí)行聘用合同制，打破了終身制，人事制度的改革勢必導(dǎo)致人才流動(dòng)頻繁，制度解決了以往人檔不分，檔隨人走的被動(dòng)局面，人事檔案交至人才服務(wù)機(jī)構(gòu)專門管理。通過高效人事檔案信息化的發(fā)展，工作人員的人事檔案關(guān)系的調(diào)動(dòng)，將不會(huì)受到新進(jìn)單位履行聘用簽約及離開單位進(jìn)行的解聘解除合同的影響。事業(yè)單位招聘人才時(shí)，也只需要通過人才信息平臺(tái)，從人才信息服務(wù)機(jī)構(gòu)直接通過網(wǎng)絡(luò)下載所需人才的基本情況就可以了。實(shí)行人事檔案信息管理后可以取代人事檔案的實(shí)體管理，減少在招聘人才時(shí)因?yàn)闆]有人事檔案可以查詢而帶來的不便。伴隨整個(gè)社會(huì)的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，事業(yè)單位可直接從專業(yè)網(wǎng)站查詢獲得人才的基本信息，這樣通過網(wǎng)絡(luò)的管理既健全了聘用人員的人事信息，也可以提高對(duì)聘用人員的監(jiān)督。

2.1.4 人事檔案紙質(zhì)載體得到保護(hù)。當(dāng)下河南省事業(yè)單位人事檔案管理人員在查閱所需檔案時(shí)，要到檔案室進(jìn)行紙質(zhì)翻閱，從其中摘錄相關(guān)信息或復(fù)印相關(guān)內(nèi)容。但是由于長時(shí)間對(duì)同一信息的經(jīng)常重復(fù)查閱，不僅浪費(fèi)人力和時(shí)間，影響效率，也加快了對(duì)實(shí)體檔案紙張的損壞。人事檔案紙質(zhì)載體是最原始的證據(jù)材料，它的客觀性是毋庸置疑的。因此，對(duì)人事檔案紙質(zhì)載體的保護(hù)就顯得很重要。如果實(shí)行人事檔案管理的信息化，所有人員的人事信息就都可以從數(shù)據(jù)庫中獲得，從而將會(huì)極大地減少工作人員與原始紙質(zhì)材料的接觸，從而降低了人事檔案原件的使用率和損壞空間，既有效地延長人事檔案材料的壽命，又有利于人事檔案紙質(zhì)載體的保護(hù)。

2.1.5 事業(yè)單位人事檔案的社會(huì)價(jià)值不斷提升。信息的公開是計(jì)算機(jī)信息化管理的特點(diǎn)之一，封閉的人事檔案管理模式限制了人才的合理流動(dòng)，阻礙了整個(gè)社會(huì)的人力資源的合理配置與使用，影響了社會(huì)財(cái)富的創(chuàng)造，其結(jié)果是在我國政治和經(jīng)濟(jì)環(huán)境不斷開放的條件下，人事檔案越來越不受重視。目前，封閉的人事檔案由于利用率過低，已經(jīng)很難發(fā)揮其真正的價(jià)值，其管理模式也很難適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。隨著信息化時(shí)代的不斷發(fā)展，只有將傳統(tǒng)的檔案管理理論與信息化技術(shù)以及社會(huì)發(fā)展的要求結(jié)合，不斷豐富和拓展服務(wù)領(lǐng)域，才能真正實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的充分利用，發(fā)掘事業(yè)單位人事檔案蘊(yùn)含的知識(shí)價(jià)值。

2.2 信息化對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理提出新挑戰(zhàn)

2.2.1 對(duì)管理觀念和管理制度的挑戰(zhàn)。人事檔案包含大量個(gè)人數(shù)據(jù)，以及不宜公開的政治、學(xué)術(shù)、業(yè)務(wù)信息和反映著各單位組織的體系結(jié)構(gòu)、活動(dòng)情況等的信息。人事信息的公開程度和內(nèi)容是提高人事信息利用效率的關(guān)鍵，在信息化時(shí)代，我們應(yīng)解放思想，實(shí)事求是地對(duì)待客觀信息，遵守人事檔案保密性，在日常檔案管理工作中，按照人事檔案管理客觀規(guī)律和特點(diǎn)，建立完善的工作流程，制定科學(xué)的管理模式，促進(jìn)檔案的開發(fā)和利用。同時(shí)樹立現(xiàn)代化、信息化管理理念，以更好提高人事檔案的服務(wù)質(zhì)量和利用效率。

2.2.2 對(duì)管理技術(shù)的挑戰(zhàn)。目前在我國，黨和國家的各項(xiàng)工作方針和政策是事業(yè)單位人事檔案管理的靈魂，工作中必須遵守法律法規(guī)，否則檔案管理工作就會(huì)失去基礎(chǔ)和原則。人事檔案管理工作的保密性特點(diǎn)體現(xiàn)了它是一項(xiàng)政治性較強(qiáng)的工作，在保證檔案資料的完好、真實(shí)、安全基礎(chǔ)上還要確保檔案的保密性。在信息化檔案管理過程中，傳統(tǒng)的管理模式雖然能確保檔案的完整和保密工作，但是已經(jīng)很難適應(yīng)信息化背景下的管理。在信息化時(shí)代，對(duì)事業(yè)單位的人事檔案的管理技術(shù)提出了很高的挑戰(zhàn)，不僅要制定完善的各項(xiàng)法律法規(guī)以及各項(xiàng)管理制度，而且還要增強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的開發(fā)，包括管理軟件的開發(fā)、安全技術(shù)的保障等都要及時(shí)跟上時(shí)代的發(fā)展。以防止檔案信息的破壞和盜竊。

2.2.3 對(duì)管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能的挑戰(zhàn)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，各個(gè)學(xué)科之間的互相融合和嫁接，促進(jìn)越來越多的新技術(shù)逐漸地應(yīng)用于檔案管理工作中，如通訊技術(shù)、微縮技術(shù)、自動(dòng)化技術(shù)、聲像技術(shù)等，而以往的手工勞動(dòng)很難滿足現(xiàn)代信息化的管理工作，這就要求管理工作人員不斷地提高自己的管理和業(yè)務(wù)素質(zhì)，以及各項(xiàng)技術(shù)操作能力。從而不斷地提高自己的管理能力、業(yè)務(wù)能力，使事業(yè)單位人事檔案管理在信息化時(shí)代下更具有活力和生機(jī)。