淺論婚姻檔案信息化管理存在的問題及建議

蘇濤

【摘要】文章從對婚姻檔案信息化管理存在的問題入手，提出了合理化建議，完善檔案信息化管理工作，以適應當前社會的發(fā)展需要。

【關(guān)鍵詞】婚姻；檔案；信息化管理；建議

1、婚姻檔案信息化管理存在的問題

1.1認識水平有待提高?；橐鰴n案信息化管理是對現(xiàn)代婚姻信息資源的有效管理和合理分配。因此，婚姻檔案信息化管理工作的方式和內(nèi)容應不斷的創(chuàng)新，不斷發(fā)展。但現(xiàn)實工作中，很多領(lǐng)導對婚姻檔案信息化管理工作不太重視，沒有清醒的認識到檔案信息化管理在婚姻管理中的重要作用和地位。一些管理人員思想觀念落后，認為檔案工作是一項附帶工作，忽視了它的重要性，因循守舊，得過且過，使這項工作沒有得到足夠的重視，影響工作的開展。

1.2管理手段需要加強。雖然各地大都建有檔案館專門管理檔案，但由于檔案館建設(shè)資金不足，檔案信息化管理工作一直沒有實質(zhì)性的進展，信息化設(shè)備十分有限，信息化軟件操作水平不高。我國目前對檔案管理實施手工操作的現(xiàn)象還比較多，對于檔案的保管及查閱有滯后現(xiàn)象，缺乏信息化管理的必要手段，制約了檔案信息化的發(fā)展。一些婚姻登記機構(gòu)雖然已經(jīng)開始利用計算機對檔案進行管理，但基本還是屬于人工管理，與信息化相去甚遠。雖然有一些婚姻檔案建立了數(shù)據(jù)庫，但不能實現(xiàn)資源共享，導致檔案需求者要跑幾個部門才能完成婚姻檔案的查找與補辦手續(xù)。有的婚姻管理機構(gòu)雖已使用檔案信息化管理的計算機軟件，但使用者只對計算機軟件熟悉卻不懂得檔案信息化管理，使得軟件檔案信息化管理涵蓋面不全。

1.3業(yè)務素質(zhì)亟待提高。當前，很多婚姻登記機構(gòu)雖已具備建設(shè)檔案信息化管理的條件，但由于專業(yè)人員的缺乏，使得婚姻檔案信息化管理一拖再拖。如何建設(shè)一支素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、科學高效的檔案信息化管理隊伍，這是婚姻檔案信息化管理工作急需解決的問題。

2、婚姻檔案信息化管理的必要性

2.1婚姻檔案信息的需求增大，供求矛盾突出。隨著信息化的進一步強化，許多與婚姻相關(guān)的業(yè)務都需要婚姻檔案的補充。雖然婚姻檔案信息化管理隨著信息社會進步不斷開發(fā)，信息不斷充實，但不均衡的現(xiàn)象也有發(fā)生，相對較早年代的檔案信息存在斷層，查閱困難，檔案部門無法提供高質(zhì)量、有價值的信息，而現(xiàn)代人對信息的需求常常處于緊急狀態(tài)，現(xiàn)有信息量無法滿足他們的需求，造成供求矛盾突出。

2.2信息時代對檔案信息化管理人員提出了更高的要求?，F(xiàn)代社會是信息高速傳播與更新的時代，人們對信息需求更加多樣?？旖荨⒎奖?、靈活是人們追求的目標，檔案信息化管理人員的傳統(tǒng)意識已經(jīng)遠遠落后于現(xiàn)代社會，傳統(tǒng)的管理方式已越來越不適應現(xiàn)代社會的發(fā)展。即便是婚姻檔案信息化管理也需要技術(shù)水平高，專業(yè)知識強的管理專業(yè)人員。如對文字、聲音、圖像或數(shù)碼檔案信息的收集、加工、存儲、轉(zhuǎn)換、傳播等，都要通過計算機技術(shù)操作完成。面對信息化的不斷沖擊，婚姻檔案信息化管理人員對自己要提出更高的要求，盡快適應信息代管理的需要，積極探索婚姻檔案信息化管理的應對措施，提高信息化、專業(yè)化水平，從而使婚姻檔案信息資源能在現(xiàn)代社會發(fā)揮積極的作用。

3、對婚姻檔案信息化管理的建議

3.1增強婚姻檔案信息化建設(shè)的緊迫感和責任感。信息技術(shù)在現(xiàn)代生活中被普遍應用，重婚、離婚以及其他需要婚姻檔案信息查閱者越來越多，這對檔案的分類、排列、編目、檢索等提出了新的要求。使用手工操作的方式來管理檔案，不僅會造成工作效率下降，查找速度慢，而且準確率不高，嚴重影響了婚姻檔案使用者的需求，甚者貽誤需求者使用時機。因此，婚姻檔案的信息化建設(shè)顯得更加迫切，各級管理人員應充分重視信息化建設(shè)工作。目前，我國均已建立省級婚姻登記工作網(wǎng)絡(luò)平臺和數(shù)據(jù)中心，實現(xiàn)了在線婚姻登記和婚姻登記信息全國聯(lián)網(wǎng)審查，但對于2012年以前的婚姻檔案、法院系統(tǒng)判決、調(diào)解離婚等信息還無法實現(xiàn)查詢、交換和共享，建立完善“全國公民婚姻狀況數(shù)據(jù)庫”建設(shè)工作顯得尤為重要。同時，婚姻檔案信息化管理部門領(lǐng)導要提高認識，充分認識到婚姻檔案信息化對婚姻信息發(fā)展的重要意義，制定相關(guān)的建設(shè)計劃，推動婚姻檔案信息化建設(shè)快速發(fā)展。

3.2加大對婚姻檔案信息化軟硬件的投入力度。增加新的計算機設(shè)備，實現(xiàn)全新軟件操作，需要相關(guān)部門投入大量的財力，這就需要婚姻檔案管理部門領(lǐng)導要高度重視，把婚姻檔案信息化管理當做當前重要工作來抓，配備相應設(shè)備，建立和完善檔案信息管理系統(tǒng)，加快實現(xiàn)婚姻信息化建設(shè)。逐步完善檔案信息安全管理體制，這也是完成檔案信息化建設(shè)的保證。同時，加強對婚姻檔案信息化管理者的培訓力度，提高婚姻檔案信息化管理者業(yè)務能力和水平，更好的為人民群眾服務。

3.3確?；橐鰴n案信息安全性。隨著婚姻信息網(wǎng)絡(luò)化不斷深入發(fā)展，檔案信息得到了普遍應用，但安全性問題又成為當前信息化管理工作的重要問題。受網(wǎng)絡(luò)黑客、病毒的侵襲，以及程序缺陷、技術(shù)淘汰等多種因素的影響，對當前婚姻檔案信息化安全管理提出了更高的要求。要增強安全意識，提高防范能力，防止失密、泄密事件發(fā)生。要建立完善的信息系統(tǒng)，提高防御能力，綜合利用防火墻技術(shù)、殺毒軟件系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全檢測、電子身份認證系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等綜合技術(shù)手段，及時對軟件進行更新升級與監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)異?，F(xiàn)象要及時向上級部門報告。同時，還要不斷研究和探索新的安全防護技術(shù)，有效應用身份認證、識別、數(shù)據(jù)加密、安全審計、病毒防護、權(quán)限控制、安全備份等安全技術(shù)檢驗過濾過往信息。

總之，在科技技術(shù)不斷進步的今天，檔案信息化管理是現(xiàn)代社會檔案信息化管理發(fā)展的主題，而婚姻檔案作為重要的信息資料，其信息化的建設(shè)也成當今社會發(fā)展的必然趨勢。因此，我們既要認識到婚姻檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的緊迫性，還要認真面對其復雜性、系統(tǒng)性。我們要積極采取有力措施，創(chuàng)造有力條件，推進婚姻檔案信息化管理的進度，以適應時代發(fā)展的腳步。