督查督辦工作的實(shí)踐與創(chuàng)新

文/李 展

督查督辦是秘書人員的一項(xiàng)重要工作。而在現(xiàn)實(shí)工作中，受各種因素的制約，很多秘書人員沒有辦法很好地發(fā)揮督辦職能，既造成有關(guān)督查督辦制度流于形式，成為一紙空文，也造成相關(guān)工作的拖延、耽擱以及個(gè)人失職，嚴(yán)重的還會(huì)產(chǎn)生不良影響。因此，如何充分發(fā)揮秘書人員的督查督辦職能，探索行之有效的方法，對(duì)于推動(dòng)工作扎實(shí)開展、取得成效，具有重要作用。

一、督查督辦的內(nèi)容

督查督辦的內(nèi)容非常廣泛，凡是本單位的工作，涉及落實(shí)推進(jìn)的，都在督查督辦之列。概括來說，主要是兩類，即上級(jí)部署的工作和本單位的重點(diǎn)工作；具體來說，主要有：上級(jí)重要文件、重要會(huì)議精神的貫徹落實(shí)情況及要求辦理的重要事項(xiàng)；本單位確定開展的重要事項(xiàng)、一些重要會(huì)議紀(jì)要需要督查督辦的事項(xiàng)；本單位年度工作要點(diǎn)確定的各項(xiàng)工作任務(wù)的落實(shí)情況；本單位統(tǒng)一部署的階段性重點(diǎn)工作等。由此可以看出，需要督查督辦的，都是一些重要事項(xiàng)，不能有絲毫懈怠和馬虎，如果督查督辦不到位，就會(huì)造成相關(guān)要求執(zhí)行不到位、落實(shí)不深入等問題，影響工作效率和質(zhì)量。

二、督查督辦的流程

開展督查督辦工作，要根據(jù)本單位實(shí)際情況，設(shè)計(jì)好督查督辦流程，制定相應(yīng)的規(guī)章制度，做到有章可循，按照流程規(guī)范進(jìn)行。流程設(shè)計(jì)要科學(xué)、合理，程序簡(jiǎn)便，易于操作，避免出現(xiàn)形式主義和官僚主義。一般來說，督查督辦可以采用“四步走”的方法。

一是立項(xiàng)。一般情況下，由本單位辦公室等部門牽頭，相關(guān)部門參與，擬定督查督辦事項(xiàng)，報(bào)請(qǐng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)審定后，填寫督查督辦通知單進(jìn)行督辦。督查督辦通知單可以包括督查督辦原因、督查督辦時(shí)間、承辦單位、領(lǐng)導(dǎo)意見、督查督辦事項(xiàng)、辦結(jié)期限、辦理情況等。

二是承辦。承辦單位接到督查督辦任務(wù)后，要按照辦理要求認(rèn)真落實(shí)，準(zhǔn)時(shí)辦結(jié)并及時(shí)報(bào)告辦理情況。對(duì)在執(zhí)行、落實(shí)中遇到的重大、特殊問題，承辦單位可以隨時(shí)報(bào)告。同一事項(xiàng)由多個(gè)單位共同落實(shí)的，主辦單位應(yīng)主動(dòng)商同協(xié)辦單位實(shí)施，協(xié)辦單位要積極配合主辦單位開展工作，形成合力，共同推動(dòng)事項(xiàng)辦理。貫徹落實(shí)情況可以由主辦單位進(jìn)行報(bào)告。

三是催辦。督查督辦通知單下達(dá)后，很多事情并不會(huì)立刻解決。督查督辦部門還要及時(shí)巡查了解督查督辦事項(xiàng)的辦理情況，對(duì)逾期未完成的事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)催辦。對(duì)于執(zhí)行不力的，還可以下達(dá)督查催辦單，甚至報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)相關(guān)部門提出批評(píng)。催辦單要明確什么時(shí)間下發(fā)的關(guān)于什么事項(xiàng)的督查督辦通知單，逾期未能按規(guī)定完成，要求盡快將督辦事項(xiàng)予以落實(shí)，并將辦理結(jié)果及時(shí)報(bào)送交辦部門。

四是辦結(jié)反饋。承辦單位在工作任務(wù)完成后，應(yīng)及時(shí)回復(fù)辦理情況。辦公室等督查督辦部門收到承辦單位對(duì)有關(guān)事項(xiàng)貫徹落實(shí)情況的報(bào)告后，認(rèn)真審閱、匯總，形成單項(xiàng)或綜合報(bào)告，做到有分析、有建議，并送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示；對(duì)不符合要求的或需要補(bǔ)充的，退回承辦單位重新辦理；對(duì)情況復(fù)雜一時(shí)難以辦結(jié)的，要及時(shí)報(bào)告辦理的進(jìn)展情況，并作出相應(yīng)說明。督查事項(xiàng)審結(jié)后，相關(guān)資料立卷歸檔。很多事情的辦理周期比較長(zhǎng)，但不管時(shí)間長(zhǎng)短，辦結(jié)后都要及時(shí)反饋。反饋的形式可以采取當(dāng)面告知、電話告知等形式，如果涉及面較寬，也可以在一定范圍內(nèi)公布。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，也可以建立專門的網(wǎng)絡(luò)反饋平臺(tái)，利用網(wǎng)絡(luò)反饋辦理進(jìn)度、辦理情況和辦理結(jié)果。

三、督查督辦的方式

督查督辦可以采取多種形式，其主要目的是明確責(zé)任，落實(shí)任務(wù)，工作見到實(shí)效。一般情況下，可以采取以下幾種形式：

一是專項(xiàng)督查。對(duì)重大決策、重要工作部署或領(lǐng)導(dǎo)批示、交辦的事項(xiàng)，進(jìn)行專項(xiàng)督促檢查?？梢灾概蓪Ｈ耍湍骋豁?xiàng)工作進(jìn)行跟進(jìn)檢查，督促其抓緊時(shí)間辦理，并且辦出成績(jī)和效果。

二是跟蹤督查。對(duì)有連續(xù)性特點(diǎn)的重大工作事項(xiàng)，應(yīng)對(duì)各個(gè)工作環(huán)節(jié)實(shí)施階段性督查，并對(duì)全過程進(jìn)行跟蹤督查。對(duì)具體決策或工作，從開始就要進(jìn)行連續(xù)不斷的督促、檢查、監(jiān)督、控制、反饋，隨時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供動(dòng)態(tài)的督查信息，直至全過程辦結(jié)。這里強(qiáng)調(diào)的是過程控制，時(shí)時(shí)關(guān)注辦理動(dòng)態(tài)和進(jìn)展情況，以便掌握情況。

三是聯(lián)合督查。對(duì)涉及面廣、涉及部門多、情況復(fù)雜的事項(xiàng)，督查督辦部門應(yīng)發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)作用，組織相關(guān)部門共同督促檢查。聯(lián)合督查要由辦公室等責(zé)任部門牽頭，其他相關(guān)部門參與，明確分工，避免互相扯皮、推諉，確保高效。

四是現(xiàn)場(chǎng)督查。對(duì)質(zhì)量要求高、內(nèi)容較為復(fù)雜、時(shí)間要求緊的事項(xiàng)，督查機(jī)構(gòu)可以派人會(huì)同有關(guān)承辦部門進(jìn)行實(shí)地督查落實(shí)。對(duì)一些重要事項(xiàng)，特別是上級(jí)部門督查人員親臨督查的事項(xiàng)，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)督辦?，F(xiàn)場(chǎng)督辦有利于掌握真實(shí)情況，也有利于有針對(duì)性地加強(qiáng)督辦和指導(dǎo)。

另外，也可以催辦查辦，對(duì)需要落實(shí)和辦理的事項(xiàng)，采取發(fā)督查通知單、電話催促等形式，監(jiān)督承辦單位按時(shí)上報(bào)貫徹落實(shí)情況；還可以重點(diǎn)督查，對(duì)重大督查事項(xiàng)，要指派專人，重點(diǎn)落實(shí)。

四、建立健全保障機(jī)制

從某種意義上說，督查督辦工作比較難做，是一項(xiàng)容易“得罪人”的工作，單靠一個(gè)部門或某個(gè)人，很難保證工作的正常開展。這就需要建立健全保障機(jī)制，用制度管人，用制度管事，形成長(zhǎng)效機(jī)制。

一是建立目標(biāo)責(zé)任制。對(duì)于確定的重點(diǎn)工作，應(yīng)明確分管領(lǐng)導(dǎo)、承辦科室和責(zé)任人以及完成的時(shí)限和質(zhì)量要求，確保重點(diǎn)工作落到實(shí)處。督查督辦要堅(jiān)持集中領(lǐng)導(dǎo)，上有主管領(lǐng)導(dǎo)，下有責(zé)任部門，明確各自職責(zé)。可以按照誰分管誰負(fù)責(zé)的原則，明確督辦落實(shí)的責(zé)任。各承辦部門應(yīng)按要求積極辦理，不得拖延。如遇特殊情況不能按時(shí)辦結(jié)的，應(yīng)及時(shí)報(bào)告，抓緊辦理。

二是建立考核機(jī)制。可以把事項(xiàng)辦理效果納入考核體系，凡列入督查督辦的事項(xiàng)，都應(yīng)當(dāng)有明確的督辦結(jié)論、存檔，可以作為年終績(jī)效考核的重要依據(jù)?？梢越⒍讲橥▓?bào)制，定期或不定期對(duì)辦理情況，在一定范圍內(nèi)以適當(dāng)形式進(jìn)行通報(bào)。對(duì)落實(shí)好的予以表揚(yáng)，加以推廣；對(duì)不足之處，及時(shí)指出，督促改進(jìn)；對(duì)落實(shí)差、以致影響整體工作且無正當(dāng)理由的，將依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行責(zé)任追究。

督查督辦工作直接關(guān)系到工作的落實(shí)和推進(jìn)，需要時(shí)時(shí)盯緊，馬虎不得；在督辦過程中，還要講究方式方法和技巧，既不能“逼人催人”，也不能“以勢(shì)壓人”，但還要保證進(jìn)度，特別是對(duì)于辦理期限比較長(zhǎng)的工作，要把握好時(shí)間節(jié)點(diǎn)。督辦工作的最終目的是保證“工作落地”，得到貫徹執(zhí)行，因此需要不斷積累經(jīng)驗(yàn)，探索新方法新途徑，以創(chuàng)新的思維，結(jié)合具體督辦事項(xiàng)，把工作做好做扎實(shí)。