辦公室的綜合管理工作策略談

鄒偉民

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，管理成為一個(gè)企業(yè)能否長(zhǎng)久生存持續(xù)發(fā)展下去的重要依據(jù)，而辦公室的綜合管理則被列為首要方向，可謂重中之重。要做到辦公室良好秩序的維護(hù)和穩(wěn)定，就必須從各個(gè)角度和層面加強(qiáng)和提升辦公室的綜合管理。

關(guān)鍵詞：辦公室；綜合管理；研究策略

為了適應(yīng)經(jīng)濟(jì)潮流的發(fā)展，跟上時(shí)代的步伐，企業(yè)辦公室綜合管理逐漸被提到日程上來(lái)，根據(jù)經(jīng)濟(jì)需要，必須針對(duì)內(nèi)部管理作出一些相應(yīng)的調(diào)整。我們要準(zhǔn)確把握時(shí)代訊息，全面認(rèn)清辦公室工作目前面臨的重要形勢(shì)，積極為領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)和基層服務(wù)，抓好落實(shí)，科學(xué)管理，創(chuàng)建優(yōu)秀的管理模式，加強(qiáng)辦公室工作管理改革。

一、提高工作人員綜合素質(zhì)

1、積極的服務(wù)意識(shí)

服務(wù)是現(xiàn)代社會(huì)行業(yè)中的一個(gè)關(guān)鍵詞，是衡量辦公室工作的根本標(biāo)準(zhǔn)，有良好的服務(wù)意識(shí)才能搞好辦公室工作，使得辦公室管理高效化。辦公室工作人員要不斷提高自己的服務(wù)意識(shí)，能夠積極主動(dòng)，顧全大局，具有團(tuán)結(jié)意識(shí)，頭腦靈活的同時(shí)做到身體靈活，要認(rèn)真、謹(jǐn)慎、勤快，一絲不茍，不能被動(dòng)地接受領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)，不能在工作中互相推諉等。并且要求工作人員要做到事無(wú)巨細(xì)，對(duì)待來(lái)訪人員熱情接待，負(fù)責(zé)到底，仔細(xì)詢問(wèn)事由，重要事情做到準(zhǔn)確、及時(shí)地傳達(dá)。

2、良好的協(xié)調(diào)能力

在辦公室工作中難免會(huì)遇到各種各樣的問(wèn)題，其中同事關(guān)系的相處是保證企業(yè)長(zhǎng)期持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的重要點(diǎn)，這就要求我們的工作人員具備良好的溝通和協(xié)調(diào)能力，能夠協(xié)調(diào)好同事之間關(guān)系以及解決工作中出現(xiàn)的某些不和諧現(xiàn)象。綜合協(xié)調(diào)，形成推動(dòng)工作的整體合力。在辦公室管理工作中，協(xié)調(diào)各部門(mén)，狠抓綜合管理，健全和完善內(nèi)部管理體系，實(shí)現(xiàn)辦公室工作的規(guī)范化、科學(xué)化、優(yōu)質(zhì)化、高效化管理。

3、獨(dú)特的創(chuàng)新思維

創(chuàng)新已經(jīng)成為新時(shí)代的主題，一味地追求傳統(tǒng)，止步不前只會(huì)被淘汰，成為經(jīng)濟(jì)社會(huì)的棄兒。同樣地，企業(yè)內(nèi)部管理也需要?jiǎng)?chuàng)新和發(fā)展。辦公室工作人員要繼承和發(fā)揚(yáng)優(yōu)良傳統(tǒng)，適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展變化，運(yùn)用獨(dú)特的創(chuàng)造性思維，謀劃適合本單位且具有特色的管理方法，堅(jiān)持傳統(tǒng)和創(chuàng)新的統(tǒng)一，增強(qiáng)工作的預(yù)見(jiàn)性和主動(dòng)性。

二、強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部管理

1、搭建基礎(chǔ)

辦公室工作的基礎(chǔ)如同樓房的根基，根基不穩(wěn)何談房子的安全性，因此，搭建辦公室綜合管理工作的基礎(chǔ)迫在眉睫。辦公室管理者要首先做到室內(nèi)清潔、辦公用品拜訪整齊、環(huán)境優(yōu)美、氣氛融洽，能夠讓大家以最良好的精神狀態(tài)投入到工作中去。辦公室工作中還要提升組織重視水平，以高層管理者的支持作為后援，可以通過(guò)幫助管理者處理一些較為棘手的問(wèn)題，或者滿足他們的合理需求等來(lái)獲取支持和信任。另外，要進(jìn)行有效地溝通，做到知己知彼，即掌握組織成員的動(dòng)向，根據(jù)對(duì)方特點(diǎn)使用溝通方式。

2、健全制度

俗話說(shuō)，沒(méi)有規(guī)矩不成方圓。沒(méi)有健全的管理體系也很難保證工作的順利進(jìn)行。建立全面的工作體系，明確分工和職責(zé)范圍，嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行管理，確保辦公室工作正常有效地運(yùn)行。

辦公室承辦全局性工作規(guī)章制度，如會(huì)議制度、考勤制度等都應(yīng)不斷完善健全，確保辦公室工作快速高效地運(yùn)轉(zhuǎn)。其中，檔案管理和財(cái)務(wù)管理占有舉足輕重的地位，必須成立專門(mén)的規(guī)章制度。首先，應(yīng)注重辦公室檔案的管理。建立單獨(dú)的檔案室，提高檔案管理自動(dòng)化水平，完善檔案管理系統(tǒng)，配備專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，整理和維護(hù)，并定期總結(jié)管理經(jīng)驗(yàn)和對(duì)管理工作的建議和意見(jiàn)，找出工作過(guò)程中的缺點(diǎn)和不足，及時(shí)糾正，更好地提高工作質(zhì)量。其次，推進(jìn)財(cái)務(wù)制度改革。社會(huì)企業(yè)的發(fā)展主要依靠經(jīng)濟(jì)的推動(dòng)，而財(cái)務(wù)就是企業(yè)經(jīng)濟(jì)的命脈，保證財(cái)務(wù)公開(kāi)、透明、安全，就必須嚴(yán)格遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律，規(guī)范票據(jù)管理，加強(qiáng)財(cái)務(wù)制度改革。

3、加強(qiáng)管理

要做好管理，就必須從各個(gè)角度出發(fā)，準(zhǔn)確有效地實(shí)行管理制度。目前，隨著行政機(jī)構(gòu)改革的進(jìn)行，辦公室工作存在這一些潛在危機(jī)，一系列問(wèn)題也由此滋生，人員不足，管理片面等，要解決這些問(wèn)題，唯一正確有效的方法就是建立健全合理的管理組織。辦公室工作的設(shè)置要符合組織原理，做到結(jié)構(gòu)綜合化、人才多元化、方法制度化，辦公室組織只有合理化，才能更好地發(fā)揮整合效能。

思想決策在管理中占有至關(guān)重要的作用，辦公室工作人員要克服舊的傳統(tǒng)觀念、思維模式和工作中的惰性，做到與時(shí)俱進(jìn)，勇于創(chuàng)新，運(yùn)籌帷幄，樹(shù)立全局觀念，注重效率和效益的結(jié)合，時(shí)刻提醒自己高效優(yōu)質(zhì)地完成任務(wù)。另外，要認(rèn)真、謹(jǐn)慎，善于觀察，發(fā)現(xiàn)傾向性、方向性、苗頭性的問(wèn)題，及時(shí)提供信息，研究解決方法。

現(xiàn)代的信息技術(shù)發(fā)生著日新月異的變化，管理手段也呈現(xiàn)多樣性，以計(jì)算機(jī)信息為代表的信息處理技術(shù)為辦公自動(dòng)化工作提供了前所未有的機(jī)遇，向我們展示了一個(gè)全新的多元化的世界平臺(tái)。

辦公自動(dòng)化是指運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，將辦公業(yè)務(wù)活化于人以外的各種設(shè)備中，并由辦公室工作人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人機(jī)信息處理系統(tǒng)。它涵蓋了行為科學(xué)、管理科學(xué)、社會(huì)學(xué)等多個(gè)領(lǐng)域的理論與技術(shù)，盡可能地充分利用信息資源，達(dá)到最高效益，提升協(xié)同辦公能力，輔助決策，強(qiáng)化決策者管理水平。

三、結(jié)束語(yǔ)

辦公室工作的綜合管理關(guān)系到企業(yè)內(nèi)部秩序的正常進(jìn)行以及企業(yè)發(fā)展能否順利長(zhǎng)久，即使短時(shí)期內(nèi)辦公室工作管理中取得一些較為明顯的成績(jī)，使管理水平得到整體的穩(wěn)步提升，也不要驕傲不要懈怠，今后的工作中依然會(huì)面臨許多突如其來(lái)的問(wèn)題，需要深入研究和解決。我們要大膽創(chuàng)新，勇于探索，不斷地完善管理制度，加強(qiáng)工作管理，保證辦公室工作能夠有效持續(xù)地進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)：

[1]鄧永愛(ài).企業(yè)辦公室管理[J].現(xiàn)代企業(yè)，2012，（2）：27-27.endprint