關(guān)于高校助學(xué)貸款財(cái)務(wù)管理流程的思考

武迎春++王杰敏

【摘 要】 以河北省某高校為例，針對高校助學(xué)貸款財(cái)務(wù)管理流程中出現(xiàn)的手工因素偏多、效率低下等問題，文章將數(shù)據(jù)庫分析的方法融入原有財(cái)務(wù)管理流程，將助學(xué)貸款的確認(rèn)和退費(fèi)工作由逐個(gè)處理改進(jìn)為批量化處理。經(jīng)優(yōu)化后的流程能準(zhǔn)確高效地將貸款學(xué)生的貸款信息載入學(xué)生收費(fèi)管理系統(tǒng)，將剩余貸款金額及時(shí)退還給貸款人，大大減少了收費(fèi)管理部門和核算部門的工作量，為高校的收費(fèi)管理工作提供了有益借鑒。

【關(guān)鍵詞】 高校； 助學(xué)貸款； 財(cái)務(wù)管理流程

中圖分類號：G647.5 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號：1004-5937（2014）12-0115-02

為幫助高校貧困學(xué)生順利完成學(xué)業(yè)，實(shí)現(xiàn)教育公平，助學(xué)貸款應(yīng)運(yùn)而生。在高校，常用的助學(xué)貸款主要有兩種：國家助學(xué)貸款和生源地信用助學(xué)貸款，其中國家助學(xué)貸款（這里特指校園地國家助學(xué)貸款）是由政府主導(dǎo)、財(cái)政貼息、財(cái)政和高校共同給予銀行一定風(fēng)險(xiǎn)補(bǔ)償金，銀行、教育行政部門與高校共同操作，學(xué)生通過學(xué)校向金融機(jī)構(gòu)申請辦理的貸款；而生源地信用助學(xué)貸款是指國家開發(fā)銀行等金融機(jī)構(gòu)向符合條件的家庭經(jīng)濟(jì)困難的普通高校新生和在校生（以下簡稱學(xué)生）發(fā)放的，學(xué)生和家長（或其他法定監(jiān)護(hù)人）向?qū)W生入學(xué)前戶籍所在縣（市、區(qū)）的學(xué)生資助管理中心或金融機(jī)構(gòu)申請辦理的貸款。這兩種貸款都是幫助高校家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生支付在校學(xué)習(xí)期間所需的學(xué)費(fèi)和住宿費(fèi)。

從高校收費(fèi)管理角度看，學(xué)生的助學(xué)貸款就是學(xué)生繳納的學(xué)宿費(fèi)等，因此高校助學(xué)貸款財(cái)務(wù)管理的目標(biāo)是：及時(shí)準(zhǔn)確地將學(xué)生的貸款信息載入高校的收費(fèi)管理系統(tǒng)，以全面反映高校學(xué)生目前的繳費(fèi)情況。同時(shí)由于學(xué)生貸款到達(dá)高校時(shí)，有的學(xué)生已經(jīng)繳納了部分學(xué)宿費(fèi)等，因此，助學(xué)貸款財(cái)務(wù)管理的另一個(gè)目標(biāo)就是將大于學(xué)生應(yīng)繳費(fèi)的款項(xiàng)及時(shí)退還學(xué)生本人。

一、助學(xué)貸款管理工作分析

高校學(xué)生助學(xué)貸款發(fā)放機(jī)構(gòu)有兩種：一是國家開發(fā)銀行等金融機(jī)構(gòu)將貸款通過支付寶匯至高校開戶行，簡稱支付寶形式；另一種形式是由學(xué)生生源地金融機(jī)構(gòu)（或代理機(jī)構(gòu)）匯至高校開戶行，簡稱非支付寶形式。

其中非支付寶形式是由學(xué)生家庭所在地的金融機(jī)構(gòu)（或代理機(jī)構(gòu)）逐個(gè)給貸款學(xué)生發(fā)放和匯款至所在高校，一個(gè)貸款學(xué)生對應(yīng)一張銀行到賬單，銀行到賬單中的關(guān)鍵信息主要是付款人、信用社名稱和貸款金額，輔助信息是款項(xiàng)到賬日期、附加信息和用途。再加上以下三方面的原因，使得這種形式貸款的確認(rèn)是最困難的：一是學(xué)生貸款到賬單沒有貸款學(xué)生身份證號或者學(xué)號等唯一識(shí)別學(xué)生身份的信息，即便高校要求填寫，通常匯款銀行也不重視這些信息的添加；二是雖然大多數(shù)到賬單的付款人是貸款學(xué)生本人，但是也存在貸款到賬單中填寫的付款人是學(xué)生家長或是信用社辦事人員的情況，這給助學(xué)信用貸款的確認(rèn)又增添了難度；三是有些高校貸款學(xué)生不僅包括本校學(xué)生，還包括本校下屬財(cái)務(wù)獨(dú)立的二級學(xué)院學(xué)生。

支付寶形式是將一批學(xué)生的貸款通過支付寶匯至高校開戶行，銀行的貸款到賬單是匯總數(shù)，然后高校學(xué)生管理部門提供對應(yīng)于該匯總數(shù)的貸款學(xué)生明細(xì)單，銀行到賬單中關(guān)鍵的信息是附加信息和用途中標(biāo)注的編號信息，該信息對應(yīng)學(xué)生管理部門提供的貸款學(xué)生明細(xì)單的編號。相對于非支付寶形式，這種形式的貸款確認(rèn)相對簡單。只要銀行的到賬單和學(xué)生部門提供的學(xué)生貸款明細(xì)單的編號能一一對應(yīng)，該批貸款就初步確認(rèn)了，因?yàn)閷W(xué)生處的明細(xì)單中有貸款學(xué)生的關(guān)鍵信息比如學(xué)院、專業(yè)，甚至部分學(xué)生的學(xué)號已經(jīng)確定，對于不存在學(xué)號的學(xué)生只要按照貸款學(xué)生的學(xué)院和專業(yè)確認(rèn)其學(xué)號，確認(rèn)學(xué)生的學(xué)號相對比較簡單。

二、助學(xué)貸款財(cái)務(wù)管理現(xiàn)狀及存在的問題

河北省某高校在校生近3萬人，其中2012年貸款學(xué)生1 000多人，并且呈逐年遞增趨勢，該校使用的是上海科發(fā)學(xué)生收費(fèi)管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)獨(dú)立于財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，自成體系。

為管理方便，該校以學(xué)生學(xué)號作為學(xué)生身份的識(shí)別碼。只要確認(rèn)了每筆貸款對應(yīng)的學(xué)生學(xué)號，貸款就被確認(rèn)。助學(xué)貸款從收費(fèi)管理角度看可分五個(gè)環(huán)節(jié)：確認(rèn)貸款學(xué)生學(xué)號 抵貸款人學(xué)宿費(fèi) 有剩余，給學(xué)生退款整理銀行到賬單交核算科入賬助學(xué)貸款明細(xì)表，以備存檔。這其中最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)是確認(rèn)貸款學(xué)生學(xué)號，因?yàn)閷W(xué)號如同學(xué)生的身份，在高校是唯一的識(shí)別碼，確認(rèn)了學(xué)號，也就確認(rèn)了該生的貸款，如果貸款學(xué)生學(xué)號有誤，此環(huán)節(jié)以后的工作都是徒勞，因此必須確保學(xué)號的正確性。

由于非支付寶形式的助學(xué)貸款與支付寶形式的助學(xué)貸款情況更為復(fù)雜，因此以非支付寶形式為例介紹具體操作流程，非支付寶形式參照其中部分流程執(zhí)行即可，見圖1。

根據(jù)助學(xué)貸款財(cái)務(wù)管理目標(biāo)，大多數(shù)高校目前的做法是通過以上流程逐個(gè)核實(shí)學(xué)生學(xué)號，再將確認(rèn)后的貸款逐個(gè)錄入學(xué)生收費(fèi)管理系統(tǒng)，如果貸款金額有剩余，則需要逐個(gè)通知貸款學(xué)生零星退費(fèi)。這樣的做法主要有兩個(gè)方面的缺陷：一是由于大量的人工干預(yù)不僅效率比較低下，而且出錯(cuò)幾率比較大；二是收費(fèi)管理部門和核算部門面臨繁重的入賬和退費(fèi)工作。

三、助學(xué)貸款財(cái)務(wù)管理流程的優(yōu)化

基于以上問題，筆者將數(shù)據(jù)庫分析的方法融入現(xiàn)有管理流程，將助學(xué)貸款的確認(rèn)和退費(fèi)工作由逐個(gè)處理改進(jìn)為批量化處理。具體做法如下：

（一）從高校開戶銀行獲取貸款到賬單，確認(rèn)貸款學(xué)生學(xué)號

該階段需要的相關(guān)資料是高校學(xué)生收費(fèi)管理系統(tǒng)信息、貸款銀行到賬單，學(xué)生處提供的貸款合同明細(xì)單。由于到達(dá)本校的助學(xué)信用貸款中存在財(cái)務(wù)獨(dú)立于本校的二級學(xué)院學(xué)生的貸款，因此確認(rèn)過程中要注意本校學(xué)生和二級學(xué)院學(xué)生重名的情況。具體操作如下。

1.初步確認(rèn)學(xué)號

在高校收費(fèi)管理系統(tǒng)中確認(rèn)貸款學(xué)生的學(xué)號：如果該生在學(xué)生收費(fèi)管理系統(tǒng)中是唯一的，則直接確認(rèn)該生學(xué)號；如果該生有重名或者是不存在，需在學(xué)生處提供的學(xué)生貸款申請合同明細(xì)單中確認(rèn)學(xué)生的學(xué)院和專業(yè)，如果是本校學(xué)生則根據(jù)學(xué)院和專業(yè)確認(rèn)其學(xué)號，如果不是，則根據(jù)申請合同中所提供的學(xué)校進(jìn)行分類管理。將初步確認(rèn)學(xué)號的貸款學(xué)生登記成表——學(xué)生貸款登記表1。endprint

2.審核確認(rèn)學(xué)號

由于學(xué)號的確認(rèn)至關(guān)重要，因此有必要對所確認(rèn)學(xué)號進(jìn)行進(jìn)一步的審核。河北省某校的做法是：從收費(fèi)管理系統(tǒng)中導(dǎo)出所有在校生的學(xué)號和姓名形成學(xué)號姓名表，其中有重名的學(xué)生姓名只出現(xiàn)一次，該表記錄在校生的重名次數(shù)，這樣將學(xué)生貸款登記表1和學(xué)號姓名表以姓名為關(guān)鍵字進(jìn)行連接生成新表——學(xué)生貸款登記表2，如果某姓名重名次數(shù)為1（表示該姓名只出現(xiàn)一次，也就是沒有重名的情況），將兩個(gè)表中的學(xué)號進(jìn)行比較，若一致，說明所確認(rèn)學(xué)號無誤，若不一致，則需核對相關(guān)信息比如學(xué)生貸款登記表中登記的學(xué)生姓名是否有誤等以便確認(rèn)該生學(xué)號；如果重名次數(shù)大于1（表示該姓名至少出現(xiàn)兩次，也就是至少有兩個(gè)人的名字是一樣的），則通過該生有重名或者是不存在的情況再次核對一下即可，以確保貸款學(xué)生學(xué)號的正確性。

3.特殊情況處理

這里的特殊情況指的是本校沒有重名的學(xué)生和二級學(xué)院的學(xué)生重名。如果出現(xiàn)這種情況，按照前兩步的方法是無法排除的，因此，必須采取相應(yīng)措施。其方法是：將經(jīng)過前兩步處理的學(xué)生貸款登記表2和學(xué)生處提供的貸款合同明細(xì)單中的二級學(xué)院的學(xué)生表按照姓名進(jìn)行連接檢驗(yàn)，如果二級學(xué)院的學(xué)生姓名出現(xiàn)在貸款登記表中并且該學(xué)生在本校沒有重名，必須將該生的貸款到賬單與學(xué)生處的貸款合同明細(xì)表再次進(jìn)行核對，根據(jù)生源地等信息確認(rèn)該生是本校學(xué)生還是二級學(xué)院學(xué)生，根據(jù)相關(guān)信息更新學(xué)生貸款登記表2。

（二）繳納貸款人教材費(fèi)、學(xué)費(fèi)和住宿費(fèi)

將收費(fèi)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)更新至最新，將該系統(tǒng)中所有學(xué)生的繳費(fèi)情況導(dǎo)出形成繳費(fèi)情況表，字段包括學(xué)號、姓名、學(xué)院、專業(yè)、實(shí)繳數(shù)、欠繳數(shù)（該數(shù)據(jù)可分成若干年度欠繳數(shù)）；然后將學(xué)生貸款登記表2和該導(dǎo)出表以學(xué)號為關(guān)鍵字進(jìn)行連接，生成新表——某某年助學(xué)貸款登記明細(xì)表，字段包括導(dǎo)出表所有字段及學(xué)生貸款登記表中的貸款金額及生源地信息。通過貸款人實(shí)繳數(shù)、欠繳數(shù)和貸款金額確定該生本次實(shí)繳數(shù)（按年級分為若干字段）和退款數(shù)。（下轉(zhuǎn)第120頁）（上接第116頁）最后根據(jù)本次實(shí)繳數(shù)導(dǎo)入學(xué)生收費(fèi)管理系統(tǒng)，完成助學(xué)貸款繳費(fèi)環(huán)節(jié)。

（三）若有剩余，批量退款

根據(jù)上一環(huán)節(jié)生成的某某年助學(xué)貸款登記明細(xì)表中的退款數(shù)等信息給需要退費(fèi)學(xué)生進(jìn)行批量退費(fèi)。由于目前大多數(shù)高校都實(shí)行無現(xiàn)金報(bào)賬，因此可按學(xué)院統(tǒng)計(jì)退費(fèi)學(xué)生的卡號，實(shí)現(xiàn)將多余貸款批量退至學(xué)生銀行卡內(nèi)。

具體操作是：按學(xué)院統(tǒng)計(jì)各學(xué)院的退款名單，將該名單通過郵箱發(fā)往各學(xué)院統(tǒng)計(jì)退款學(xué)生的銀行卡號，要求各學(xué)院在規(guī)定時(shí)間反饋信息，其中包括電子表格和紙質(zhì)表格，紙質(zhì)表格必須有退款學(xué)生的親筆簽名，有相關(guān)人員（比如輔導(dǎo)員）簽字，并加蓋學(xué)院公章。將各學(xué)院反饋信息進(jìn)行整理，批量發(fā)給資金科完成批量退費(fèi)過程。

注意此環(huán)節(jié)有可能出現(xiàn)退費(fèi)不成功的情況，具體有以下幾種：一是學(xué)生姓名和卡號使用人的姓名不一致；二是學(xué)生卡異常，無法退還；三是卡號不在銀行處理范圍內(nèi)。

（四）整理貸款到賬單交核算科入賬

目前，河北省某校運(yùn)用的是上海財(cái)大的財(cái)務(wù)管理軟件系統(tǒng)，該系統(tǒng)中財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)和學(xué)生收費(fèi)管理系統(tǒng)為兩個(gè)分立的系統(tǒng)，獨(dú)立運(yùn)行，因此，貸款到賬單必須交核算科另行入賬。

由于前臺(tái)核算入賬考慮到對賬問題，學(xué)生貸款對應(yīng)的銀行到賬單需要逐筆錄入財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)，因此，如果將所有的貸款到賬單一次入賬，會(huì)給前臺(tái)入賬造成困難。以河北省某校為例，一次處理助學(xué)貸款1 000多人，如果將這些單據(jù)都一次入賬，其工作量可想而知。因此，必須將這些單據(jù)進(jìn)行分組以便前臺(tái)入賬，一般每筆入賬單不多于30張。

（五）打印某某年助學(xué)貸款登記明細(xì)表，以備存檔

關(guān)于支付寶助學(xué)貸款的確認(rèn)過程應(yīng)比照非支付寶助學(xué)貸款確認(rèn)過程，而且由于每筆支付寶到賬單與學(xué)生處提供的明細(xì)單是一一對應(yīng)的，因此這種形式的貸款在確認(rèn)貸款人學(xué)號的環(huán)節(jié)比非支付寶形式要簡單得多，其余環(huán)節(jié)比照非支付寶形式進(jìn)行處理即可。

四、優(yōu)化后財(cái)務(wù)管理流程的優(yōu)點(diǎn)及不足

該流程通過引入數(shù)據(jù)庫分析的方法，減少了人工干預(yù)因素，增加了更多的批量處理因素，不僅提高了助學(xué)貸款的確認(rèn)準(zhǔn)確度和學(xué)生收費(fèi)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入效率，而且能及時(shí)將貸款剩余款項(xiàng)退還貸款人，減少了高校收費(fèi)部門日常的零星退費(fèi)業(yè)務(wù)和核算部門退費(fèi)做賬的工作量。

但該流程也存在不足，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是在該流程第一部分中的前兩個(gè)步驟“初步確認(rèn)學(xué)號”和“審核確認(rèn)學(xué)號”，工作存在重復(fù)；二是該流程中仍存在較多的人工干預(yù)因素，比如重名次數(shù)大于1的學(xué)生學(xué)號的核對以及本校學(xué)生和二級學(xué)院學(xué)生重名情況下，學(xué)生的具體確認(rèn)等。如何避免重復(fù)工作，盡可能多地減少人工干預(yù)因素，將該管理方法編寫成一個(gè)助學(xué)貸款收費(fèi)管理軟件是需要進(jìn)一步研究的問題。

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