高校檔案數(shù)字化建設(shè)實踐與思考

姚大明?柯鐵軍-?叢云?何志明

摘 要：隨著我國高等教育事業(yè)的發(fā)展和壯大，高校檔案數(shù)量迅猛增長，傳統(tǒng)的檔案載體和管理模式已明顯不能滿足當前信息化社會的發(fā)展和需求。實現(xiàn)檔案數(shù)字化，改進檔案管理模式，利用計算機技術(shù)實現(xiàn)高校檔案數(shù)據(jù)的存儲、查詢、利用，提高工作效率，已經(jīng)成為當前高校檔案管理工作的當務(wù)之急。

關(guān)鍵詞：高校檔案；數(shù)字化；信息化；檔案管理

如何構(gòu)建準確、安全、標準化的檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理和數(shù)字應(yīng)用，根據(jù)本單位的數(shù)據(jù)庫建設(shè)實際工作，筆者建議，可從以下幾個方面入手：

1 基礎(chǔ)設(shè)施現(xiàn)代化

基礎(chǔ)設(shè)施主要包括：聯(lián)通行業(yè)或單位的電腦、打印機、掃描儀、wep等相關(guān)信息化辦公設(shè)備。這些是信息化的基礎(chǔ)，是檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)和發(fā)展的必備物質(zhì)條件。

基礎(chǔ)設(shè)施是工具，是為檔案數(shù)字化建設(shè)和應(yīng)用服務(wù)的。充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)提供的手段和平臺，改造傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)處理模式和方式，從而提升業(yè)務(wù)的處理效能，提高檔案的利用率，是檔案界所不斷追求的。多年的實踐經(jīng)驗告訴我們，要想走檔案現(xiàn)代化建設(shè)之路，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫管理應(yīng)用，就必須要有相應(yīng)基礎(chǔ)設(shè)施。

2 檔案信息電子化

檔案由載體和信息兩部分組成，檔案的本質(zhì)是信息而不是載體，在建立檔案數(shù)據(jù)庫前，載體和信息是不可分的。隨著高校辦公自動化的普及，網(wǎng)絡(luò)功能的擴大，各部門產(chǎn)生了大量電子檔案，這些電子檔案就是檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)和資源，比如：招生信息、科研信息、教務(wù)信息等等。數(shù)字化的前提是要建立數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫的信息來源有兩個路徑。一個是將館藏實體檔案全文內(nèi)容轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息，也就是對館藏檔案加工掃描數(shù)字處理，形成檔案數(shù)據(jù)庫，并在此基礎(chǔ)上進行二次、三次文獻加工；二是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，接收現(xiàn)代辦公條件中新產(chǎn)生的電子檔案和數(shù)據(jù)庫。把大量的電子檔案信息資源收集后轉(zhuǎn)入數(shù)據(jù)庫，或是直接拷貝建庫是檔案界值得借鑒的。近幾年，隨著網(wǎng)絡(luò)備份技術(shù)的提高，采用自動化系統(tǒng)采集和數(shù)據(jù)導(dǎo)入檔案信息，是檔案收集的快車道。也就是將辦公自動化系統(tǒng)產(chǎn)生的大量電子文件直接生成數(shù)字檔案，經(jīng)歸檔處理后可直接將其建庫存檔或放到web服務(wù)器上。

3 檔案管理規(guī)范化

檔案管理規(guī)范化是檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)，只有建立了數(shù)字檔案資源在標識、描述、存儲、查詢、交換、管理、使用和檢索等各個方面的統(tǒng)一標準，以及檔案收集、整理、歸檔、上網(wǎng)和檔案系統(tǒng)建設(shè)等各個環(huán)節(jié)的統(tǒng)一規(guī)范，才能實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的有序流通。

首先要考慮檔案館數(shù)據(jù)庫建設(shè)的等級標準和數(shù)據(jù)格式，并規(guī)定各種標準下的應(yīng)用軟件開發(fā)、硬件購置等信息資源建設(shè)的規(guī)模。各高校應(yīng)結(jié)合自身的特點和需要，合理選擇相應(yīng)的建設(shè)標準，建立現(xiàn)代化檔案信息系統(tǒng)，避免盲目的低水平重復(fù)建設(shè)。其次，應(yīng)建立數(shù)字檔案的統(tǒng)一標準和檔案信息化操作的統(tǒng)一規(guī)范，主要包括傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化操作規(guī)范和現(xiàn)行電子檔案管理規(guī)范，數(shù)據(jù)庫建設(shè)的標準規(guī)范，檔案系統(tǒng)的軟硬件規(guī)范和接口標準，以及檔案安全管理標準規(guī)范等，使檔案信息管理的每個環(huán)節(jié)中的每一步都有章可循，每份數(shù)字檔案都有標準規(guī)范，有效實現(xiàn)檔案信息的安全保密、互聯(lián)互通、資源共享，并將部分標準規(guī)范上升為法律法規(guī)，做到依法治檔。

4 檔案利用網(wǎng)絡(luò)化

檔案的網(wǎng)絡(luò)化利用是傳統(tǒng)檔案工作與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物，是網(wǎng)絡(luò)帶個人們的方便和快捷。我們在建立檔案管理系統(tǒng)的過程，學(xué)校各個部門在向檔案館遞交紙質(zhì)資料的同時，通過校園網(wǎng)將資料數(shù)據(jù)同步發(fā)送到檔案館的系統(tǒng)服務(wù)器上，檔案館根據(jù)這些案卷信息進行整理、組卷編號入數(shù)據(jù)庫，對于有必要進一步加工的內(nèi)容，可再做深入的技術(shù)處理，比如，制作音頻視頻、文字識別、索引目錄、鑒定篩選、加權(quán)加密等，最后放到網(wǎng)絡(luò)終端提供利用和服務(wù)。

數(shù)字檔案提供利用的方法無外乎三種，即提供拷貝、通信傳輸、直接利用。高校校園網(wǎng)為高校數(shù)字化檔案館提供了極好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，同時也為高校檔案網(wǎng)絡(luò)化利用提供了條件。文件制作與編制檢索工具基本上同步，文件制作與檔案管理采用同一系統(tǒng)軟件，以高性能計算機作為web服務(wù)器，通過校園網(wǎng)進行電子檢索服務(wù)、互傳、互換信息。值得說明的是在提供利用過程中，要切實采取安全措施，注意檔案的保密工作。首先，在提供利用方式上應(yīng)視利用者的情況而定，不能無原則地向所有利用者提供；第二，要確立數(shù)字檔案內(nèi)容的密級層次，進行有效管理；第三，對網(wǎng)上傳輸?shù)纳婷軘?shù)字檔案內(nèi)容要進行加密，并對所使用的密碼進行隨機更換；第四，利用的系統(tǒng)應(yīng)有較強的容錯能力，避免由于操作失誤或掉電等其他自然因素帶來不可挽回的損失。

5 服務(wù)利用現(xiàn)代化

高校檔案館的職能主要體現(xiàn)在服務(wù)上，檔案是學(xué)校重要的信息資源，若要充分發(fā)揮其作用，最大限度的提供服務(wù)利用，充分發(fā)揮檔案館的服務(wù)職能，適應(yīng)社會信息化進程的需要，必須要轉(zhuǎn)變服務(wù)理念和服務(wù)模式，提高現(xiàn)代化的服務(wù)手段。

首先利用校園網(wǎng)達到網(wǎng)上檢索和利用，在是充分利用檔案管理系統(tǒng)，達到網(wǎng)上傳遞不涉密的檔案信息。另外，根據(jù)需求建立常用數(shù)據(jù)庫，據(jù)我們學(xué)校檔案利用的信息統(tǒng)計，學(xué)籍檔案利用約占全館檔案利用的80%左右，行政和基建科研等僅占所有提供服務(wù)利用的20%。依據(jù)此情況，我們學(xué)校在已有的檔案數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)上，把常用的數(shù)據(jù)庫拿出來，另外組建檔案館內(nèi)部辦公系統(tǒng)，形成內(nèi)部局域網(wǎng)，主要是為利用提供方便的，有：學(xué)生的成績單數(shù)據(jù)庫、學(xué)歷認證數(shù)據(jù)庫、英語四、六級考試成績數(shù)據(jù)庫。該庫通過兩種方式收集。一是庫房已有的紙質(zhì)成績單通過高速掃描儀掃描成電子版，之后利用對成績單目錄的OCR識別，將電子版成績單與學(xué)生學(xué)號關(guān)聯(lián)建立數(shù)據(jù)庫庫；二是將教務(wù)處教務(wù)管理系統(tǒng)中的電子成績單則通過pdf打印機批量生成pdf文件，同時利用自動化腳本程序?qū)df文件直接與學(xué)生學(xué)號關(guān)聯(lián)。最后將所有的電子檔案信息與已有的學(xué)生信息關(guān)聯(lián)，即可實現(xiàn)輸入學(xué)生名字或?qū)W號即直接打印出檔案信息，減少了原件反復(fù)復(fù)印的破損，同時也節(jié)省查檔時間。

總之，實現(xiàn)高校檔案數(shù)字化，可以極大地方便用戶查詢和讀者服務(wù)工作，是高校檔案工作的新出路，是新形式下高校檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，也是實現(xiàn)高校檔案信息共享和有效快速利用的新途徑。

參考文獻

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作者簡介

姚大明（1959—），男，承德醫(yī)學(xué)院綜合檔案室主任，唐山人，雙大專學(xué)歷，館員，高校檔案管理方向。endprint