淺析如何做好行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化風(fēng)險(xiǎn)的控制

【摘要】本文對(duì)行政事業(yè)單位實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并指出了其中存在的主要問(wèn)題和相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)，在此基礎(chǔ)上提供出相應(yīng)的改進(jìn)策略，目的是使行政事業(yè)單位的電算化管理邁上一個(gè)新臺(tái)階。

【關(guān)鍵詞】行政事業(yè)單位；會(huì)計(jì)電算化；風(fēng)險(xiǎn)；控制

一、行政事業(yè)單位推行會(huì)計(jì)電算化過(guò)程中存在的主要問(wèn)題與風(fēng)險(xiǎn)

1.會(huì)計(jì)電算化軟件更新方面存在的問(wèn)題與風(fēng)險(xiǎn)

問(wèn)題主要是使用的軟件版本過(guò)舊。就目前而言，許多行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)部門所應(yīng)用的軟件系統(tǒng)都是早期設(shè)計(jì)的通用版本，甚至許多版本只適合在Windows98操作系統(tǒng)上運(yùn)行，在更高級(jí)的操作系統(tǒng)上無(wú)法實(shí)現(xiàn)兼容。這勢(shì)必會(huì)影響到會(huì)計(jì)信息處理與交換，以及在不同的任務(wù)間進(jìn)行有效切換，無(wú)法有效提高工作效率。

2.電算化軟件的管理功能未得到有效應(yīng)用

會(huì)計(jì)電算化有效地運(yùn)用了計(jì)算機(jī)的強(qiáng)大計(jì)算功能，使會(huì)計(jì)人員擺脫了繁重的手工賬目處理和報(bào)賬工作，可以將大量精力轉(zhuǎn)移到強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理上來(lái)。但是，許多行政事業(yè)單位在應(yīng)用會(huì)計(jì)電算化過(guò)程中卻只重視軟件的報(bào)賬功能，不重視軟件的管理功能。軟件中的業(yè)務(wù)核算功能與固定資產(chǎn)核算功能得到了充分利用，而具有財(cái)務(wù)指標(biāo)分析功能和資金使用分析功能等的模塊受到冷落，或沒(méi)有進(jìn)行設(shè)計(jì)，或設(shè)計(jì)過(guò)于簡(jiǎn)單，相應(yīng)功能沒(méi)有得到開(kāi)發(fā)，使得會(huì)計(jì)電算化無(wú)法有效提升財(cái)務(wù)管理功能。

3.會(huì)計(jì)電算化軟件的后期維護(hù)缺失

在電算化軟件的實(shí)際操作過(guò)程中，由于操作人員的操作失誤，或由于軟件系統(tǒng)的使用頻率太高導(dǎo)致出現(xiàn)各種出乎預(yù)料的問(wèn)題。而使用單位為行政事業(yè)單位，其配置的會(huì)計(jì)電算化軟件通常來(lái)自于上級(jí)單位，所以，在操作中發(fā)生問(wèn)題往往無(wú)法得到及時(shí)解決，并且也得不到電算化軟件設(shè)計(jì)公司提供的支持與維護(hù)。

4.會(huì)計(jì)電算化所需的電子檔案制度不健全

部分行政事業(yè)單位應(yīng)用會(huì)計(jì)電算化的時(shí)間較短，還沒(méi)有對(duì)電子檔案的組成內(nèi)容做到深入了解，同時(shí)也缺少相應(yīng)的管理經(jīng)驗(yàn)，會(huì)計(jì)電算化檔案的管理人員的崗位職責(zé)沒(méi)有建立起來(lái)，使得會(huì)計(jì)檔案的儲(chǔ)存設(shè)備以及會(huì)計(jì)資料得不到及時(shí)歸檔，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案受到人為或自然損壞，甚至導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息被泄露。同時(shí)，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、備份以及清理等都缺乏相應(yīng)的規(guī)范。

5.財(cái)會(huì)人員缺乏電算化相應(yīng)的知識(shí)

行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)人員具有的知識(shí)結(jié)構(gòu)通?？梢詽M足傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)作業(yè)的要求，在實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，對(duì)會(huì)計(jì)人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)提出了標(biāo)準(zhǔn)更高的要求，會(huì)計(jì)人員既要熟練掌握會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要熟悉計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)和財(cái)務(wù)軟件應(yīng)用技術(shù)，既要會(huì)使用，又要會(huì)保養(yǎng)和會(huì)維護(hù)。行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)人員一般來(lái)說(shuō)專業(yè)知識(shí)較強(qiáng)，但是計(jì)算機(jī)操作能力卻相對(duì)較差，應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的處理面臨許多困難。

二、如何做好行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化風(fēng)險(xiǎn)控制主要應(yīng)對(duì)策略

1.對(duì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)

行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)至少要實(shí)現(xiàn)三個(gè)方面的升級(jí)：

一是進(jìn)行版本升級(jí)。為滿足行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)工作和財(cái)務(wù)管理需求，應(yīng)對(duì)通用財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行統(tǒng)一的版本升級(jí)，使得行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)工作和財(cái)務(wù)管理特點(diǎn)能得到充分體現(xiàn)，使得財(cái)務(wù)軟件更加專業(yè)化，更具有針對(duì)性。

二是對(duì)管理模式進(jìn)行升級(jí)。對(duì)行政事業(yè)單位而言，上級(jí)單位對(duì)下級(jí)單位難以開(kāi)展有效的財(cái)務(wù)監(jiān)控，原因是行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理所采用的模式是分散核算模式，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)得不到有效集中，使得監(jiān)管出現(xiàn)困難。所以，通過(guò)軟件的統(tǒng)一升級(jí)，實(shí)現(xiàn)“實(shí)時(shí)集中”或“分布集中”的管理模式，達(dá)到財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)有效集中的目的，將財(cái)務(wù)管理與財(cái)務(wù)監(jiān)督落到實(shí)處。

三是對(duì)財(cái)務(wù)管理進(jìn)行升級(jí)。對(duì)行政事業(yè)單位實(shí)行有效的監(jiān)督與管理，應(yīng)構(gòu)建起“財(cái)務(wù)綜合辦公平臺(tái)”，使行政事業(yè)單位的眾多業(yè)務(wù)系統(tǒng)得以有效集成，突出財(cái)務(wù)為核心的財(cái)務(wù)監(jiān)督機(jī)制和內(nèi)審機(jī)制，建立起主管部門的決策與分析系統(tǒng)，促進(jìn)行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理全面走向信息化。

2.強(qiáng)化系統(tǒng)的后期維護(hù)

會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)在應(yīng)用過(guò)程中，可能出現(xiàn)各種問(wèn)題，行政事業(yè)單位應(yīng)同軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)簽訂協(xié)議，對(duì)系統(tǒng)出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行反饋，并及時(shí)得到維護(hù)與修改，確保軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)定期對(duì)會(huì)計(jì)軟件做出維護(hù)與升級(jí)，保證電算化系統(tǒng)運(yùn)行更加穩(wěn)定。特別針對(duì)基層行政事業(yè)單位，軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)應(yīng)指定專人做跟蹤服務(wù)，對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理。

3.對(duì)財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范

政府管理部門應(yīng)對(duì)行政事業(yè)單位所使用的財(cái)務(wù)軟件的應(yīng)用范圍做出界定與規(guī)范，同時(shí)對(duì)財(cái)務(wù)軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)進(jìn)行規(guī)范管理。行政事業(yè)單位進(jìn)行電算化軟件系統(tǒng)采購(gòu)時(shí)，應(yīng)與單位的自身需求與自身特點(diǎn)相結(jié)合，使財(cái)務(wù)軟件實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)化，有利于各軟件間的數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)連通與共享，使得資源得到最佳組合和最大程度的利用。

4.建立健全各項(xiàng)管理制度

按照會(huì)計(jì)電算化的要求，編制出會(huì)計(jì)崗位的相關(guān)責(zé)任、制定操作、維護(hù)、檔案等管理制度，建立計(jì)算機(jī)病毒預(yù)防體系，保證電算化系統(tǒng)運(yùn)行具有高效性和安全性。電算化管理制度應(yīng)包括人員管理制度、操作管理制度、數(shù)據(jù)管理制度等。

5.加強(qiáng)電算化人才的培養(yǎng)

會(huì)計(jì)電算化需要一大批具有專業(yè)會(huì)計(jì)知識(shí)及熟練計(jì)算機(jī)操作技能的人才。所以，推行會(huì)計(jì)電算化，應(yīng)首先培養(yǎng)出具有財(cái)務(wù)管理和計(jì)算機(jī)管理知識(shí)的復(fù)合型人才。在培養(yǎng)中，對(duì)會(huì)計(jì)操作人員、系統(tǒng)維護(hù)人員和系統(tǒng)管理人員要按不同崗位進(jìn)行不同內(nèi)容的培訓(xùn)，以達(dá)到熟練對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行加工處理與分析，滿足各方面對(duì)財(cái)務(wù)信息的需求。

參考文獻(xiàn)：

[1]李文茹.行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化淺析[J].才智，2011（03）

[2]邢凌云.行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化與財(cái)務(wù)管理的融合探討[J].中國(guó)總會(huì)計(jì)師，2013（06）

[3]黃自新.會(huì)計(jì)電算化在行政事業(yè)單位的應(yīng)用[J].中國(guó)農(nóng)業(yè)會(huì)計(jì)，2013（05）