試論高校檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用

[摘要]高校檔案是高校從事教學(xué)、科研、黨政管理及其他各項(xiàng)與教育教學(xué)緊密相關(guān)活動(dòng)的真實(shí)寫照，它記載和反映了高校教育教學(xué)活動(dòng)的全過(guò)程。在當(dāng)代信息化背景下，高校檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用工作是高等教育發(fā)展的重要組成部分。

[關(guān)鍵詞]高校檔案；信息資源；檔案工作

[中圖分類號(hào)]G273.5 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1005-3115（2014）12-0052-02

一、高校檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用的重大意義

高校檔案記載和反映了高校教學(xué)、科研和管理活動(dòng)全過(guò)程和具體成果，是高校管理者在決策過(guò)程中獲得信息的重要渠道之一。重視高校檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，可以為管理者作出科學(xué)可行的決策提供客觀依據(jù)。

高校檔案工作既是一門管理工作，同時(shí)也是服務(wù)性的專業(yè)技術(shù)工作。檔案工作不僅服務(wù)于學(xué)校的教育教學(xué)工作，也為學(xué)校各管理部門開(kāi)展工作、舉辦活動(dòng)提供服務(wù)。高校檔案是學(xué)校文化、辦學(xué)成果、科學(xué)技術(shù)的綜合反映，具有憑證性、權(quán)威性、借鑒性。各單位、各部門的教學(xué)、科研、管理及社會(huì)活動(dòng)，都有賴于檔案信息的傳播和利用。

目前，高校檔案的利用者只限于少數(shù)層次較高人群與檔案工作相關(guān)人員，這主要是由于許多工作者檔案意識(shí)淡薄，檔案的深層次開(kāi)發(fā)工作滯后。高校檔案部門進(jìn)一步改進(jìn)檔案利用工作，對(duì)于提高檔案利用率具有重要意義。作為檔案管理人員，應(yīng)該積極主動(dòng)、充分挖掘館藏檔案信息資源，為各類利用者利用檔案提供便捷，形成檔案利用工作的良性循環(huán)，從而提高檔案利用率。

二、高校檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用現(xiàn)狀

（一）傳統(tǒng)檔案工作的特點(diǎn)明顯

一方面，由于傳統(tǒng)文化的長(zhǎng)期影響和束縛，部分檔案工作者安于現(xiàn)狀，缺乏開(kāi)拓創(chuàng)新精神，缺乏創(chuàng)造業(yè)績(jī)的激情和活力，以及主動(dòng)服務(wù)意識(shí)；另一方面，高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視程度不夠，高校資金優(yōu)先用于學(xué)?？茖W(xué)研究、教育教學(xué)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等方面，在檔案方面的人力、物力投入有限，這就使得高校檔案開(kāi)發(fā)利用、服務(wù)手段較為落后。盡管檔案部門應(yīng)用計(jì)算機(jī)的數(shù)量和水平正在逐漸增加和提高，但就整體而言，計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)單一，檔案深層次加工的主要內(nèi)容編研工作嚴(yán)重滯后，檔案資源無(wú)法得到充分開(kāi)發(fā)和利用。

另外，由于歷史、政治等多種因素影響，我國(guó)的檔案工作長(zhǎng)期處于一種封閉半封閉的管理模式。檔案工作存在“重藏輕用”與“重政治服務(wù)、輕經(jīng)濟(jì)服務(wù)”兩種傾向。高校檔案部門館藏結(jié)構(gòu)單一，以被動(dòng)保管為主，雖然有相當(dāng)可觀的館藏積累，但許多高校卻將其束之高閣。

（二）利用人群有限，利用率低

當(dāng)前高校的檔案利用者以專業(yè)人員居多，而作為高校主要群體的學(xué)生，他們對(duì)檔案的利用率近乎于零。調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，大部分學(xué)生對(duì)檔案作用的認(rèn)識(shí)只停留于憑證作用，他們中的絕大多數(shù)人表示沒(méi)有利用過(guò)學(xué)校檔案館的檔案。

（三）管理體制不夠完善

各高校根據(jù)黨的十八屆三中全會(huì)關(guān)于深化教育領(lǐng)域綜合改革的要求，不斷完善教學(xué)管理方面的規(guī)章制度，但在檔案管理方面，有關(guān)改革創(chuàng)新的規(guī)章制度卻未被提及。高校檔案館依然在沿用舊的管理制度，而這些制度甚至是多年來(lái)幾乎未曾改變。檔案館相關(guān)管理制度的不完善，不利于檔案管理工作的進(jìn)一步開(kāi)展。

三、高校檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的方法和對(duì)策

（一）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員

職業(yè)道德是檔案工作者所必須具備的品德和基本行為準(zhǔn)則。檔案工作者必須更新觀念，認(rèn)真學(xué)習(xí)黨和國(guó)家關(guān)于檔案管理方面的方針政策，具備全局意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)和服務(wù)意識(shí)。檔案工作者還應(yīng)有豐富的專業(yè)知識(shí)。一是要求高校檔案工作人員熟悉檔案庫(kù)藏內(nèi)容、成分及檔案存放的位置；二是要熟悉檔案館（室）的各種檢索工具，熟練掌握庫(kù)存檔案的檢索，并注意將常用的數(shù)據(jù)進(jìn)行采集加工，對(duì)有關(guān)信息進(jìn)行編研，有計(jì)劃地開(kāi)發(fā)專題性的檔案信息；三是為滿足檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、電子文件歸檔等業(yè)務(wù)的需要，高校檔案工作者還需提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力。通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，提高檔案工作自動(dòng)化水平，使利用者根據(jù)自己的需求方便地檢索和利用。

（二）優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，提高館藏質(zhì)量

由于認(rèn)識(shí)上的偏差，不少人把豐富的館藏單純地理解為館藏?cái)?shù)量的增加，忽視了館藏質(zhì)量的提高，習(xí)慣于以館藏?cái)?shù)量的多少作為衡量檔案館地位高低和工作優(yōu)劣的尺度。因此，轉(zhuǎn)變檔案“多多益善”的觀念，樹(shù)立館藏優(yōu)化的思想，正確處理好館藏?cái)?shù)量與質(zhì)量的關(guān)系，是當(dāng)前高校檔案館館藏建設(shè)工作中的一個(gè)重要方面。

高校檔案館在館藏?cái)?shù)量達(dá)到一定規(guī)模后，應(yīng)著眼于館藏質(zhì)量建設(shè)，堅(jiān)持豐富與優(yōu)化館藏并舉、質(zhì)量與數(shù)量并重的方針。同時(shí)，檔案館應(yīng)結(jié)合檔案鑒定工作的展開(kāi)，定期或不定期地進(jìn)行檔案的鑒定、銷毀工作，及時(shí)剔除失去保存價(jià)值的檔案，保證館藏檔案價(jià)值的精度。

（三）注重收藏與利用雙重功能

網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的檔案信息資源管理工作，既要保管好檔案，也要利用檔案使之永續(xù)不絕，產(chǎn)生社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。因此，高校檔案管理人員在制定檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略時(shí)，應(yīng)把檔案保管和檔案利用放在同等重要的位置上來(lái)考慮，絕不能顧此失彼。

（四）加大對(duì)檔案建設(shè)工作的投入，多形式、多層次開(kāi)發(fā)檔案信息資源

目前，高校由于缺乏資金或管理者對(duì)檔案重視不夠，檔案資源建設(shè)投入不高，從而影響檔案資源的開(kāi)發(fā)利用工作。因此，高校應(yīng)加大對(duì)檔案部門的軟硬件建設(shè)，提供規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的服務(wù)，使高校檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

1.完善制度，健全標(biāo)準(zhǔn)

高校檔案管理工作在有效合理的領(lǐng)導(dǎo)體制和管理機(jī)構(gòu)下，需要有一套嚴(yán)格的管理制度予以保障。建立和健全檔案管理的規(guī)章制度，是管理科學(xué)化的標(biāo)志，對(duì)協(xié)調(diào)高校內(nèi)部檔案管理的各種關(guān)系、形成合理的工作秩序意義重大。

2.提高在校大學(xué)生用檔意識(shí)

在校大學(xué)生是知識(shí)的接受者和傳遞者，他們對(duì)檔案信息的利用將會(huì)極大地促進(jìn)高校檔案工作的發(fā)展。如今高校學(xué)生檔案意識(shí)淡薄，學(xué)校應(yīng)該開(kāi)展相關(guān)活動(dòng)，在學(xué)生中廣泛宣傳檔案的重要作用和意義，培養(yǎng)他們的檔案意識(shí)，讓他們成為高校檔案工作的參與者與宣傳者。

3.開(kāi)展檔案宣傳教育工作

隨著時(shí)代的發(fā)展，學(xué)校檔案也將逐步面向社會(huì)開(kāi)放，宣傳教育便是開(kāi)放學(xué)校檔案資源的必要手段。其一，舉辦檔案展覽。檔案是歷史記錄的原始資料，在數(shù)量上一般都是單份（孤本），因此一般情況下檔案是不外借的。但有針對(duì)性地開(kāi)展檔案閱覽、外借等服務(wù)可以增強(qiáng)高校檔案館的開(kāi)放、服務(wù)程度。其二，開(kāi)展教育活動(dòng)。有條件的高校可以充分發(fā)揮檔案的文化教育功能，利用檔案開(kāi)展教育活動(dòng)，幫助學(xué)生了解相關(guān)歷史，傳授相關(guān)知識(shí)，還可以讓學(xué)生參與到相關(guān)的參考資料編寫活動(dòng)中來(lái)。

4.開(kāi)展檔案信息編研工作

檔案編研工作是指由檔案工作人員通過(guò)對(duì)繁雜的原始檔案信息精心提煉，編撰、出版專題材料。編研工作是利用服務(wù)的重要手段之一，檔案編研工作既可以使檔案部門由被動(dòng)服務(wù)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，又可以使檔案利用由低層次向高層次飛躍；同時(shí)是保護(hù)檔案原件的有效措施，檔案編研成果可以成為副本，從而減少利用者對(duì)檔案原件的損壞；檔案編研工作還可以較好地體現(xiàn)檔案價(jià)值、擴(kuò)大檔案的影響。

5.推進(jìn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

檔案網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的客觀規(guī)律，是檔案事業(yè)發(fā)展的必然。隨著網(wǎng)絡(luò)化的普及，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù)將是檔案信息開(kāi)發(fā)與利用的重要形式。

高校開(kāi)展檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，可以改變?cè)械?、單一的?duì)檔案收集、整理、加工、利用的管理方式，借助和依托網(wǎng)絡(luò)這種新的信息傳遞方式和信息服務(wù)手段，實(shí)現(xiàn)主動(dòng)的、超時(shí)空的信息服務(wù)。此外，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以將豐富的檔案信息呈現(xiàn)在利用者面前，有助于更多的人認(rèn)識(shí)檔案、了解檔案，進(jìn)而實(shí)際利用檔案。

四、維護(hù)高校檔案信息資源安全

高校檔案信息資源的保管也是檔案開(kāi)發(fā)與利用工作中的一項(xiàng)重要工作。維護(hù)檔案的完整與安全，既是整個(gè)檔案工作中必須始終遵循的基本要求，也是檔案工作各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的共同任務(wù)。

為此，高校檔案工作者必須牢固樹(shù)立檔案信息安全意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作中各個(gè)環(huán)節(jié)的安全防范，確保檔案信息的安全。其一，防止檔案的損壞。高校檔案工作者要了解和掌握檔案損壞的原因和規(guī)律，通過(guò)經(jīng)常性的具體工作，采取專門有效的技術(shù)措施和方法，最大限度地消除各種可能損壞檔案不利因素的影響，從而把檔案的自然損壞率降低和控制在最小范圍內(nèi)；其二，千方百計(jì)地延緩檔案自然老化過(guò)程。通過(guò)將現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的最新成果運(yùn)用于檔案保護(hù)，采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)方法、技術(shù)裝備和設(shè)施保護(hù)檔案的安全，最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命。

[參考文獻(xiàn)]

[1]劉耿生.檔案開(kāi)發(fā)與利用教程[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2001.

[2]趙屹.檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)[M].北京：北京圖書(shū)館出版社，2003.

[3]顏海.檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用[M].武漢：武漢大學(xué)出版社，2004.

[4]陳智為，鄧紹興，劉越男.檔案管理學(xué)[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2008.

[5]丁光勛.數(shù)字時(shí)代檔案學(xué)理論建設(shè)與功能研究[M].上海：上海人民出版社，2009.

[6]韓秋黎.學(xué)校檔案管理理論與實(shí)務(wù)[M].上海：上海交通大學(xué)出版社，2010.