檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全保密控制

【摘 要】檔案管理是單位對于檔案內(nèi)容的管理活動，合理的進行檔案的管理有利于單位、個人和國家機關(guān)更好的適應社會的發(fā)展。作為確保建立數(shù)字檔案系統(tǒng)的基礎(chǔ)，檔案數(shù)字化在質(zhì)量和安全保密兩方面成為檔案數(shù)字化過程中的重要環(huán)節(jié)。本文依據(jù)檔案數(shù)字化現(xiàn)狀，針對檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全保密控制提出相應的看法和建議，以供參考。

【關(guān)鍵詞】檔案數(shù)字化；質(zhì)量控制；安全保密控制

前言：20世紀80年代末，檔案數(shù)字化概念及其基本操作首先被提出，并于90年代得到發(fā)展。隨著科學技術(shù)的發(fā)展和人類社會各項活動的需要，檔案數(shù)字化不再局限于單純的的對于案卷級目錄、文件級目錄數(shù)據(jù)庫進行建設，而是利用數(shù)字化資源優(yōu)勢，對于檔案信息進行錄入，實現(xiàn)全文信息化等最終目的，從而達到在節(jié)省大量的社會資源的同時，能夠更好的擴展檔案利用的服務范圍，實現(xiàn)檔案信息資源安全共享等效果。

一、檔案數(shù)字化的概念界定與現(xiàn)狀

檔案數(shù)字化是一種新型的檔案信息形態(tài)，是憑借計算機科學技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)等先進技術(shù)的發(fā)展應運而生的，對于檔案資料信息進行錄入管理的新體制。作為檔案管理體系中最基礎(chǔ)也是最重要的組成部分，檔案數(shù)字化的推廣有利于數(shù)字檔案系統(tǒng)的建立。針對現(xiàn)有的科技水平和管理水平，檔案數(shù)字化的具體方法通常可以分為五種，即掃描紙質(zhì)檔案；掃描縮微拷貝片；運用數(shù)碼設備對于包括非紙質(zhì)檔案在內(nèi)的檔案資料信息進行拍攝；運用激光技術(shù)對檔案進行三維立體掃描以及數(shù)字化采集音頻、視頻檔案等[1]。

由于我國數(shù)字檔案建立時間較短，在進行檔案數(shù)字化工程的過程中依舊存在許多需要完善和改進的問題，其中檔案數(shù)字化質(zhì)量的控制和檔案數(shù)字化安全保密的控制是現(xiàn)今階段檔案數(shù)字化過程中需要面對的重中之重，也是確保整個數(shù)字檔案系統(tǒng)建立、正常運轉(zhuǎn)的重要基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。

二、檔案數(shù)字化工作進程中需要注意的問題和應對辦法

（一）注意事項

1.人員選拔和業(yè)務水平培訓。在任何實踐活動中，起到?jīng)Q定性作用的參與主體都是人類。因此，在進行檔案數(shù)字化工作過程中，首先要對于工作人員進行合理的選拔和業(yè)務培訓，以確保日后檔案數(shù)字化系統(tǒng)的建設工作、檔案管理和利用工作。也就是說，在進行人員選拔時，要偏向選擇工作細致、具有較強責任心的專人，同時，在進行人員培訓時也要注重道德素質(zhì)與專業(yè)技能方面的培訓。

2.確立和確定合理化方案。正確的確立合理的檔案數(shù)字化方案是順利進行檔案數(shù)字化過程的重要保障，其中包括檔案數(shù)字化的基本原則和基本策略、相應的技術(shù)支持和技術(shù)路線的確定、對于檔案數(shù)字化方案流程的重組、再造以及在檔案數(shù)字化過程中所涉及的操作方法和步驟等等。

3.檔案數(shù)字化軟件的正確選擇。軟件系統(tǒng)是確保檔案數(shù)字化進程的重要工具，選擇適合的、專業(yè)性強的檔案數(shù)字化軟件能夠在信息錄入、采集過程中節(jié)省大量的人力、物力資源，同時也能夠在日后的操作活動更加方便、快捷，具有時效性。

4.標準的制定和參數(shù)的確定。建立數(shù)字檔案系統(tǒng)要具有統(tǒng)一的國家標準才能夠利用該系統(tǒng)進行日后的，具有全國性質(zhì)的檔案管理工作。因此，在進行檔案數(shù)字化的過程中，相關(guān)人員和機構(gòu)就要注意以國家標準為基礎(chǔ)，根據(jù)各個行業(yè)、領(lǐng)域的具體情況的不同而進行自身系統(tǒng)的標準和參數(shù)的確定工作，以確保日后數(shù)字檔案的管理和該系統(tǒng)的正常使用。

5.嚴格的監(jiān)督、檢查和評估工作。對于在檔案數(shù)字化中可能出現(xiàn)的問題和狀況，有關(guān)部門應該及時的對整個檔案數(shù)字化工作過程進行嚴格的監(jiān)督、檢查和評估工作，以確保檔案數(shù)字化工作順利進行、完成。

（二）應對辦法

1.建立健全的規(guī)章制度和行業(yè)規(guī)范。檔案數(shù)字化及數(shù)字檔案體系建設是極為浩大的工程，因此，在工程進行的過程中，要建立結(jié)合完善相關(guān)的條文規(guī)定，行業(yè)規(guī)范等以確保整個工程的順利進行、完成。

2.明確分工。按照工作性質(zhì)和工作內(nèi)容的不同對于工作人員的工作內(nèi)容進行合理化的細致分工。既保證了檔案數(shù)字化過程的流暢性，又能夠及時的發(fā)現(xiàn)各個環(huán)節(jié)中存在的問題，進行及時的改正和完善。

3.嚴格的驗收和檢查機制以及階段性的獎懲制度。驗收和監(jiān)察是保證檔案數(shù)字化質(zhì)量的后續(xù)保證，嚴格的驗收和檢查機制的建立有利于為檔案管理工作、檔案利用工作的順利進行。而具有階段性的獎懲制度則是對于檢查、驗收機制的肯定，既可以帶動員工的積極性，也可以促使員工在工作中進行階段性的自省活動，從而保證正常工作中的工作質(zhì)量。

二、如何進行檔案數(shù)字化的安全保密控制工作

檔案涉及到國家、集體、個人的機密性文件，因此在進行檔案管理的過程中，安全保密工作是不容忽視的重要問題。

（一）加強規(guī)章制度的制定和實施并落實安全保密系統(tǒng)建設

在進行檔案數(shù)字化的工作過程中，對于保密安全的工作的進行，首先要加強規(guī)章制度的制定，以保證在出現(xiàn)問題的時候能夠快速的找到解決辦法，并以規(guī)章制度為提供書面性質(zhì)的依據(jù)、憑證。同時，建立安全防范系統(tǒng)，通過監(jiān)控設備、計算機防范設備等進行安全保密的控制工作。

（二）加強對于工作人員的管理

作為進行檔案數(shù)字化工作的主體，對于人員的管理是安全保密控制中不可或缺的重要環(huán)節(jié)。在進行人員選拔的過程中要進行嚴格的政治審核，同時對入職人員進行細致的工作內(nèi)容分配，并在人員入職后進行相關(guān)的思想價值引導和定期的考核，以避免在工作人員環(huán)節(jié)上出現(xiàn)泄密問題。

結(jié)論：綜上所述，檔案數(shù)字化是建立數(shù)字檔案系統(tǒng)的基礎(chǔ)保證，而在進行檔案數(shù)字化的工作過程中要尤為注意對檔案數(shù)字化的質(zhì)量控制和安全保密方面的控制。只有確保檔案數(shù)字化過程中的質(zhì)量和安全保密問題，才能更好的為建立數(shù)字檔案系統(tǒng)服務。與此同時，檔案數(shù)字化的質(zhì)量與安全保密方面的控制方法也為其他行業(yè)、領(lǐng)域數(shù)字化質(zhì)量和安全保密問題的解決提供了良好的參考和啟示。

參考資料：

[1]李建朋.檔案數(shù)字化面臨的風險及其防控[J].四川檔案，2011，02（02）：20-23.

[2]孫洪魯，劉虎.數(shù)字化加工檔案原件與信息安全的管理[J].中國檔案，2010，08（08）：51-53.

[3]周迪.北京市檔案館綜合檔案管理系統(tǒng)設計與實現(xiàn)[D].北京工業(yè)大學，2012.