數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)探析

【摘 要】數(shù)字化檔案信息資源已經(jīng)成為檔案管理工作中的大勢所趨，刻不容緩。為了做好數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)工作，必須在了解當(dāng)前數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)中存在的問題的基礎(chǔ)上，采取相應(yīng)的建設(shè)措施，切實推進數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)進程。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化；檔案；網(wǎng)站

隨著網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化的深入，檔案管理也實現(xiàn)了辦公自動化，檔案記錄已是紙質(zhì)文件和電子文件并存的局面。檔案管理決策者應(yīng)該在這個數(shù)字化時代，認真考慮數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)問題，深入調(diào)研了解數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)的內(nèi)容，分析其存在的問題，并且采取措施，切實加強數(shù)字化檔案管理資源建設(shè)工作。

一、數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)存在的問題

對檔案信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、實現(xiàn)信息資源共享，提高檔案信息資源的利用率，這是未來數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)的趨勢和方向。當(dāng)前省級檔案信息管理資源數(shù)字化建設(shè)過程中存在以下幾個方面的問題：

（一）檔案人員素質(zhì)低

檔案信息資源建設(shè)和管理中，一線檔案管理人員面對數(shù)字化檔案信息資源時，由于對數(shù)字化處理檔案信息資源管理的知識儲備不足和技能不夠，直接影響了數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)的質(zhì)量和進度。

（二）檔案信息資源管理不到位

第一，雖然數(shù)字化檔案信息資源是非常重要的，具有重要的社會效益。但是，政府領(lǐng)導(dǎo)比較偏重于短期經(jīng)濟效益，這影響了數(shù)字化檔案信息資源管理建設(shè)；第二，許多檔案信息資源的管理人員掌握的管理手段還比較傳統(tǒng)，管理理念和管理水平還遠遠不能適應(yīng)數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)的要求；第三，政府管理監(jiān)督過于剛性。由于數(shù)字化檔案信息資源的建設(shè)時間不長，許多單位檔案信息資源建設(shè)中還只是有總括性的任務(wù)要求，還缺乏具體硬性要求。大多數(shù)單位所謂的數(shù)字化檔案信息資源，只是將電子檔案進行數(shù)字化處理，真正檔案信息資源進行數(shù)字化并未真正開展起來；第四，政府機關(guān)對檔案業(yè)務(wù)工作檢查還沒做到位。由于檔案信息資源建設(shè)時間比較短，政府部門還來不及完備檔案管理的管理制度和技術(shù)規(guī)范標準。

（三）數(shù)字化檔案資源建設(shè)仍存在缺陷

數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)中，利用網(wǎng)站發(fā)布信息是必不可少的，因此，數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)需要建設(shè)相應(yīng)的網(wǎng)站。但是，許多政府管理工作人員思想觀念等因素，對建設(shè)網(wǎng)站重要性認識不足，對需要比較大的人力和財務(wù)建設(shè)專門的網(wǎng)站平臺規(guī)劃比較遲緩，力度比較小。

二、數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)措施

（一）加強檔案人員隊伍建設(shè)

數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)的成敗的關(guān)鍵是檔案人員隊伍建設(shè)。因此，強化檔案人員隊伍建設(shè)，是擺在政府面前的重要任務(wù)，必須采取有效措施建設(shè)數(shù)字化檔案信息資源。

第一，做好數(shù)字化檔案管理人才的引入。政府部門在引入檔案管理人才時，應(yīng)特別注意引入那些具有現(xiàn)代檔案管理知識和管理技能的大學(xué)畢業(yè)生從事檔案管理工作，為數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)儲備人才。

第二，加強從事檔案管理的工作人員的培訓(xùn)力度。目前從事數(shù)字化檔案信息資源管理工作的人員不足，因此，為了解決從事檔案管理工作人員的不足，需要充分利用正在從事檔案管理工作的人力資源，對他們進行專業(yè)數(shù)字化知識和技能培訓(xùn)。

（二）完善各項管理制度

首先，對檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)理論班子要科學(xué)安排，強化檔案管理部門的人員配置，特別要發(fā)揮檔案管理部門高層管理人員的影響力和號召力，帶領(lǐng)團隊踏實做好數(shù)字化檔案信息資源管理工作。高水平的檔案管理的形成也不是一時半會就能形成的，造就高水平的檔案管理，學(xué)習(xí)是其最有效的方法。因此，需要為檔案管理人員創(chuàng)造更多的學(xué)習(xí)提高的機會，讓他們在實踐中學(xué)習(xí)本領(lǐng)，增強才干。

然后，數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)需要做好規(guī)劃，按計劃有條不紊地推進，政府部門必須制定操作性強的數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)方案。檔案業(yè)務(wù)部門還應(yīng)有明確的奮斗目標，有效監(jiān)督管理機制。上級政府管理部門應(yīng)多關(guān)心檔案管理業(yè)務(wù)部門的工作，支持他們的數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)，深入檔案管理業(yè)務(wù)部門，調(diào)研的基礎(chǔ)上了解他們在數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)現(xiàn)狀，然后制定建設(shè)方案，建設(shè)中做好切實的檢查評估工作，切實使得數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)落到實處。

最后，單位工作業(yè)績考核指標中應(yīng)該將數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)納入其中，只有將數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)與個人工作業(yè)績掛鉤，才能獲得領(lǐng)導(dǎo)的重視，切實擔(dān)負起數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)任務(wù)，充分保障建設(shè)人力、財力和物力的到位，推動數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)有條不紊的進行。

（三）采取有效措施解決數(shù)字化檔案資源建設(shè)中的問題

數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)需要大量投入資金、人力和物力的工程。如建設(shè)過程中需要購買的數(shù)字化硬件設(shè)備（如高速掃描儀等）的價格都非常高。所以，為數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)籌集到充足的建設(shè)資金，這是建設(shè)能否正常開展的前提和基礎(chǔ)，否則一律免談。為此，政府部門應(yīng)該給予檔案管理部門下?lián)茏銐虻慕?jīng)費以保證數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)的硬件和軟件的正常添置。

數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)中，建設(shè)檔案網(wǎng)站是必不可少的。只有建成檔案網(wǎng)站，為讀者提供查詢的通道，使數(shù)字化檔案信息資源發(fā)揮社會效益。而建設(shè)檔案網(wǎng)站，對檔案軟件要求較高。為此，購買性能優(yōu)良，操作容易上手的檔案軟件是其建設(shè)必須重視的項目之一，面對市場上眾多品牌的檔案軟件，應(yīng)精選最適合本單位的檔案軟件。另一方面，對檔案信息資源進行數(shù)字化處理，建立文本信息資源庫和多媒體檔案信息資源庫，使得信息能通過網(wǎng)站向全世界傳播，當(dāng)然，要特別注意保密工作，只有無需保密的檔案編研成果才能在網(wǎng)上向讀者開放和共享。

數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)中，應(yīng)該把為讀者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)作為其建設(shè)成敗的重要指標。為此，需要集中力量調(diào)查讀者對數(shù)字化檔案信息資源的需要基礎(chǔ)上，制定科學(xué)的建設(shè)計劃，推進建設(shè)進程，切實建設(shè)出真正為讀者服務(wù)的數(shù)字化檔案信息資源庫。

三、結(jié)語

數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)是大勢所趨，形勢也比較嚴峻，所以對數(shù)字化檔案信息建設(shè)刻不容緩，對其建設(shè)應(yīng)該做到早安排，早落實，著手制定詳細的數(shù)字化檔案信息管理建設(shè)方案，上級政府管理部門和檔案信息資源建設(shè)單位共同努力，早日將數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)成為現(xiàn)實。

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