計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的必要性

【摘 要】隨著科技的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)、電子技術(shù)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域中得到了廣泛的應(yīng)用，成為人們生活和工作的重要工具。在這個(gè)信息化的時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足時(shí)代發(fā)展的要求，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化、科學(xué)化已經(jīng)成為新的要求。本文就針對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的必要性進(jìn)行了分析研究。

【關(guān)鍵詞】計(jì)算機(jī)技術(shù) 檔案管理 必要性 科學(xué)

引言

當(dāng)今社會(huì)是信息化時(shí)代，伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，計(jì)算機(jī)已經(jīng)在各個(gè)領(lǐng)域中創(chuàng)造了提高效益的途徑，并逐漸的深入和改變著人們生活、學(xué)習(xí)和工作習(xí)慣。為了滿足社會(huì)現(xiàn)代化發(fā)展需要，人們將先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案信息管理當(dāng)中，這樣既可以解決傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式中無法克服的各種問題，也實(shí)現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化、自動(dòng)化管理，有利于促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，推動(dòng)檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。因此，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用勢(shì)在必行。

一、檔案管理引入計(jì)算機(jī)技術(shù)是檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的發(fā)展要求

當(dāng)今社會(huì)是信息化時(shí)代，世界各國(guó)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用日益廣泛，隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的快速發(fā)展和應(yīng)用，給檔案管理帶來了巨大的沖擊，檔案信息管理面臨的各種挑戰(zhàn)日益增大，這就要求檔案管理進(jìn)行改革，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入到檔案管理中，提高檔案的信息化水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。在檔案管理中將計(jì)算機(jī)引入，具有明顯的優(yōu)勢(shì)：

1.廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)。在日常的檔案管理工作中，計(jì)算機(jī)技術(shù)可以對(duì)大量的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行存儲(chǔ)，同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)整理和歸類管理，當(dāng)人們需要查找所需的信息時(shí)，只需要在建立的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中將相關(guān)的檢索信息輸入，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)就可以快速的搜索出相關(guān)信息，這樣不僅為提高了檔案檢索的速度節(jié)約了大量時(shí)間，同時(shí)也可以保證信息檢索的質(zhì)量。

2.滿足信息查找需求。由于電子檔案的大量產(chǎn)生，人們?yōu)榱烁玫貙⑵溥\(yùn)用，又將傳統(tǒng)的固態(tài)檔案錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，這就建立了一個(gè)內(nèi)容豐富數(shù)字檔案館，檔案館將先進(jìn)的技術(shù)作為依托，促進(jìn)了檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。另外，相關(guān)技術(shù)人員利用互聯(lián)網(wǎng)建立了與檔案館類似的網(wǎng)站，滿足了人們對(duì)各種檔案信息快速查找的需求。

3.加強(qiáng)電子檔案管理。當(dāng)前，在檔案管理工作中，由于建立了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，管理人員在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中將大量的紙質(zhì)文件信息錄入進(jìn)去，將其轉(zhuǎn)化成電子文件，這時(shí)管理人員只需要對(duì)電子文件進(jìn)行管理就可以了，這樣不僅大大的降低了工作人員的工作量，還提高了工作效率，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化、智能化。人們?cè)谌粘Ｉ?、學(xué)習(xí)和工作中，利用計(jì)算機(jī)獲得各種所需信息，促進(jìn)了電子檔案的快速發(fā)展。隨著社會(huì)的快速發(fā)展，各種檔案越來越多，這就必須要求引入計(jì)算機(jī)技術(shù)來對(duì)各種檔案進(jìn)行科學(xué)、高效的整理和管理，采用先進(jìn)的管理手段，有效的提高檔案管理的工作效率。

二、將計(jì)算機(jī)信息處理與檔案信息管理相結(jié)合的創(chuàng)新

近幾年，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)生了較大的變化和改革，檔案管理得到了進(jìn)一步發(fā)展。其中檔案管理人員的綜合素質(zhì)具有較大的提升，但是在檔案的信息化管理方面卻滯后于技術(shù)的發(fā)展。檔案管理作為一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)性工作，不僅要保管各種檔案材料，提高檔案材料的利用，盡可能的保持歷史原貌，同時(shí)還要注重對(duì)檔案信息的開發(fā)與再利用，提高對(duì)信息的服務(wù)意識(shí)。而在信息的處理和管理方面，計(jì)算機(jī)技術(shù)具有非常大的優(yōu)勢(shì)，通過利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行改革和變動(dòng)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化、自動(dòng)化管理。

1.實(shí)現(xiàn)多媒體信息演示系統(tǒng)開發(fā)方式的工具化。一些檔案館利用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立了一些效果不錯(cuò)的多媒體信息演示系統(tǒng)，如利用者借閱引導(dǎo)、檔案館指南等。但是也可以發(fā)現(xiàn)，這些系統(tǒng)大多數(shù)都是專門性開發(fā)，軟件不具備通用性，每次在進(jìn)行系統(tǒng)的制作室時(shí)，都需要再次投入人力，這就造成制作難度增加。如果將這些開發(fā)軟件具有通用性，實(shí)現(xiàn)軟件的工具化，那么只需要對(duì)一些參數(shù)進(jìn)行少量修改，隨機(jī)填充一些相關(guān)內(nèi)容，就可以制作出一個(gè)全新的多媒體演示系統(tǒng)，從而節(jié)約了大量的人力、物力、財(cái)力，實(shí)現(xiàn)方便快速安裝具有廣闊的應(yīng)用前景。

2.實(shí)現(xiàn)多媒體檔案信息處理的標(biāo)準(zhǔn)化和長(zhǎng)久化。多媒體信息技術(shù)的設(shè)備具有的兼容性相對(duì)較差，在進(jìn)行信息的存取和交換的時(shí)存在較多問題。當(dāng)前已經(jīng)在制定和論證一些多媒體檔案信息采集和存儲(chǔ)方面的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。然而目前形成的體系與實(shí)際需要還有著很大的距離。對(duì)于多媒體檔案信息的長(zhǎng)久保存在這方面的工作缺乏相關(guān)的載體篩選，面對(duì)數(shù)量龐大、種類多樣的光盤等介質(zhì)，對(duì)它們的研究非常少，沒有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)論。這些工作投入大、周期長(zhǎng)，相關(guān)的檔案管理者要引起重視，認(rèn)真研究分析，制定出有效的措施解決。

3.通過多媒體技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理功能的更新。計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)從內(nèi)部信息的多媒體處理轉(zhuǎn)化成了處理功能的多媒體化。如利用語音的方式將各種文字信息錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，同時(shí)通過計(jì)算機(jī)技術(shù)也能夠?qū)⒑?jiǎn)單的字符轉(zhuǎn)化成圖像、影像或者語音的形式。另外還有超媒體技術(shù)等將這些技術(shù)應(yīng)用到檔案管理當(dāng)中，不僅僅實(shí)現(xiàn)了檔案信息錄入的方便快捷，同時(shí)還能夠?qū)⒂?jì)算機(jī)進(jìn)行擬人化，加強(qiáng)了檔案人員與計(jì)算機(jī)的聯(lián)系，使檔案管理邁入了一個(gè)新的階段。

三、總結(jié)

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理信息化得到了快速的發(fā)展。在檔案管理中引入計(jì)算機(jī)技術(shù)，是信息時(shí)代對(duì)檔案管理的要求，也是檔案管理自身發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案管理通過引入計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、智能化、自動(dòng)化，提高了檔案管理的工作效率，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中起到的作用將會(huì)越來越大，因此檔案管理者要不斷學(xué)習(xí)和吸收新技術(shù)，改革傳統(tǒng)檔案管理模式，使檔案現(xiàn)代化不斷邁入新的臺(tái)階。

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