淺談中職圖書(shū)館檔案管理工作中存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施

【摘 要】本文針對(duì)目前中職學(xué)校圖書(shū)館檔案管理工作中存在的問(wèn)題，提出一些改進(jìn)措施，便于更好地為圖書(shū)館的日常管理、學(xué)校的教學(xué)與科研提供服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】圖書(shū)館 檔案管理 問(wèn)題 改進(jìn)措施

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大量的信息處理已經(jīng)脫離了手工操作，在圖書(shū)檔案管理方面，傳統(tǒng)的手工檔案存檔、歸類、整理及查詢遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)在學(xué)校發(fā)展的需要。中職學(xué)校圖書(shū)館檔案管理工作存在諸多問(wèn)題，急待改進(jìn)。

一、中職學(xué)校圖書(shū)館檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）對(duì)圖書(shū)檔案管理重視不夠。長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)、保管的事務(wù)性工作，不是學(xué)校的主要工作，不能給學(xué)校創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”就行了。輕視檔案管理的思想都表明了一些人對(duì)檔案管理缺乏了解，忽視檔案管理已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

（二）圖書(shū)館設(shè)備太落后。學(xué)校圖書(shū)館大多沒(méi)有實(shí)現(xiàn)設(shè)施、設(shè)備的現(xiàn)代化，圖書(shū)檔案的分類、編目、存檔、歸類、整理以及讀者對(duì)文獻(xiàn)的檢索等等工作還是原始的傳統(tǒng)的手工操作，不論是圖書(shū)檔案管理員、還是讀者，要完成一項(xiàng)任務(wù)都需要花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間，耗費(fèi)很大的精力。

（三）圖書(shū)館制度不健全。中職學(xué)校在管理中雖然制定了使用與本單位的、較為健全的教育、教學(xué)等方面的管理制度和各級(jí)各類人員工作職責(zé)，但涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少，沒(méi)有建立一套科學(xué)的檔案管理制度，沒(méi)有統(tǒng)一祿準(zhǔn)，缺乏統(tǒng)一管理，很多文件材料沒(méi)有進(jìn)行系統(tǒng)整理歸檔，管理混亂。中職學(xué)校的檔案形成于學(xué)校日常管理、教研活動(dòng)和教研成果的開(kāi)發(fā)推廣中，檔案材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，如果沒(méi)有健全的檔案管理制度，是很難保證檔案材料收集完整。

（四）圖書(shū)館管理不到位。在中職學(xué)校，圖書(shū)館檔案管理工作并沒(méi)有受到應(yīng)有的仲好似，主要表現(xiàn)在幾個(gè)方面：一時(shí)缺乏專職檔案員負(fù)責(zé)圖書(shū)館檔案的收集、整理工作；二是大難管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)單?。蝗巧贁?shù)中職學(xué)校沒(méi)有專用檔案室，檔案無(wú)法集中管理，缺乏保護(hù)措施，不利于檔案的管理。

（五）利用不充分。圖書(shū)館是中職學(xué)校的窗口部門，圖書(shū)館的工作會(huì)產(chǎn)生大量具有保存價(jià)值的檔案材料，為領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)工作和科研的重要資料。充分利用已收集的檔案資料，對(duì)圖書(shū)館的發(fā)展有著十分重要的作用。但由于檔案管理意識(shí)落后，許多學(xué)校的圖書(shū)館的檔案管理基本上都屬于重藏輕用，造成了圖書(shū)館但當(dāng)唉資源的浪費(fèi)。

二、改進(jìn)中職學(xué)校圖書(shū)館檔案管理工作的措施

圖書(shū)館檔案是中職學(xué)校圖書(shū)館工作的一個(gè)重要組成部分，它真實(shí)地記載著一個(gè)學(xué)校圖書(shū)館在每一個(gè)歷史時(shí)期的發(fā)展軌跡，具有很強(qiáng)的信息利用價(jià)值。因此，學(xué)校的檔案工作應(yīng)著眼于今后的發(fā)展，既要適應(yīng)今后管理的基礎(chǔ)工作，又要盡快運(yùn)用現(xiàn)代劃管理理論和科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視。領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好中職學(xué)校圖書(shū)檔案管理工作的重要條件。一個(gè)學(xué)校檔案工作管理的怎么樣，與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視程度有很大關(guān)系。要做好圖書(shū)館檔案工作，首先要積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的支持。

（二）配備專職檔案管理人員。學(xué)校一方面要指定有責(zé)任心、能吃苦的同志專職負(fù)責(zé)檔案管理工作；另一方面也要加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案管理人員。此外，作為檔案管理人員，也要注重自身專業(yè)水平的提高，通過(guò)自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)關(guān)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。

（三）配備先進(jìn)的軟硬件設(shè)施設(shè)備。硬件是提高中職學(xué)校檔案水平的基礎(chǔ)，也是檔案管理質(zhì)量的重要保障。把檔案設(shè)施建設(shè)列入學(xué)?；窘ㄔO(shè)的總體規(guī)劃，配置足夠的檔案庫(kù)房，庫(kù)房?jī)?nèi)可適當(dāng)配備空調(diào)、去濕機(jī)以及防蟲(chóng)、防火、防盜等基本設(shè)備；按需配置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。以提高工作效率。在軟件方面，應(yīng)安裝檔案管理軟件，把檔案錄入計(jì)算機(jī)，建立電子檔案，極大地提高圖書(shū)館檔案管理中存儲(chǔ)、處理、開(kāi)發(fā)利用檔案信息的能力，以實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館檔案管理的現(xiàn)代化。

（四）建立健全檔案管理制度。建立健全檔案管理制度，是搞好檔案工作的前提條件。圖書(shū)館應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案文件規(guī)定，結(jié)合學(xué)校圖書(shū)館的實(shí)際情況，制定出科學(xué)的檔案管理制度，建立科學(xué)的檔案組織管理和運(yùn)行機(jī)制，建立檔案管理工作責(zé)任制，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案管理工作做到按章辦事、按規(guī)操作、妥善保管。建立健全檔案管理制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性；第二，簡(jiǎn)明實(shí)用；第三，堅(jiān)持制度約束的雙向性，既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工；第四，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過(guò)程中，要做到有功必賞、有過(guò)必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

（五）科學(xué)分類?？茖W(xué)分類就是按照檔案部門的要求，根據(jù)圖書(shū)館的實(shí)際情況，按部門，內(nèi)容等，分成不同類別。一是黨群類。包括上級(jí)文件、校內(nèi)文件、計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度等。二是業(yè)務(wù)類。包括個(gè)業(yè)務(wù)部門的報(bào)表、工作日志、各類活動(dòng)等。三是人事類。包括職稱晉升、考勤、考核、職工培訓(xùn)及進(jìn)修情況等。圖書(shū)館的檔案收集通過(guò)科學(xué)分類，便于系統(tǒng)地查找利用。

（六）電子歸檔。檔案信息化建設(shè)是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，也是現(xiàn)代檔案管理的基礎(chǔ)，是檔案管理現(xiàn)代化的必經(jīng)之路。為此，中職學(xué)校圖書(shū)檔案管理中，要逐步實(shí)現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，采用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞、利用檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。它對(duì)檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，已盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。

（七）提高服務(wù)水平。檔案管理人員要樹(shù)立“工作就是服務(wù)“的觀念。要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量，服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度。

中職學(xué)校圖書(shū)館是學(xué)校的重要組成部分，也是學(xué)校檔案的重要組成部分檔案管理工作不是一朝一夕的工作，而一個(gè)漫長(zhǎng)的從觀念到技術(shù)再到實(shí)際應(yīng)用的過(guò)程，是中職學(xué)?；A(chǔ)建設(shè)的一部分。在中職學(xué)校的橫向比較過(guò)程中，除了辦學(xué)的師資力量，現(xiàn)代化的校園管理方式也是學(xué)校綜合能力的集中體現(xiàn)，因此圖書(shū)管理工作對(duì)學(xué)校的和總體實(shí)力是非常重要的做好中職學(xué)校圖書(shū)館檔案工作，對(duì)于提高圖書(shū)館的管理水平，對(duì)學(xué)校的教育和科研都起著十分重要的作用。

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