合同管理系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用

【摘 要】合同管理在現(xiàn)代企業(yè)管理中越來越重要，通過建設(shè)合同管理系統(tǒng)提升企業(yè)風(fēng)險管控能力，提升合同管理效能。本文對企業(yè)合同管理系統(tǒng)建設(shè)進行了淺要分析。

【關(guān)鍵詞】合同、功能、文檔

背景

為提升企業(yè)法律風(fēng)險控制能力，提高合同管理效能，實現(xiàn)合同生命周期閉環(huán)管理，構(gòu)建一套完整統(tǒng)一的合同管理系統(tǒng)，實現(xiàn)統(tǒng)一的合同管理流程、標(biāo)準(zhǔn)的合同條款和范本管理、共享的合同法律法規(guī)管理等內(nèi)容。

一、主體內(nèi)容

合同流轉(zhuǎn)管理。主要完成合同生命周期管理中的所有流程審批動作。

合同執(zhí)行查詢與監(jiān)控。以各個管理職能部門為視角，對合同的履行以及意外情況進行管理。

統(tǒng)計分析與查詢。主要完成針對所有合同業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的多維度統(tǒng)計分析功能。

合同文檔與共享。主要完成標(biāo)準(zhǔn)化合同范本以及相關(guān)法規(guī)制度等的管理。

合同檔案管理。主要完成合同數(shù)據(jù)按照檔案管理辦法的歸檔相關(guān)功能。

二、合同流程

（一）主體流程

合同管理的主體流程中主要包含合同起草，合同審批，合同簽署和合同履行等四個主要環(huán)節(jié)，說明如下：

合同起草環(huán)節(jié)：合同主辦部門的合同經(jīng)辦人起草一份新的合同，或者按照審批或履行過程中的相關(guān)意見修改合同或者增加附屬協(xié)議等。

合同審批環(huán)節(jié)：由合同主辦部門對合同草案進行內(nèi)部審核，并根據(jù)合同的類型決定合同管理相關(guān)部門進行審核，并最終交由公司領(lǐng)導(dǎo)進行審批，領(lǐng)導(dǎo)審批后進行蓋章歸檔等。

合同簽署環(huán)節(jié)：合同主辦部門在得到領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，需要提請授權(quán)委托領(lǐng)導(dǎo)為合同簽字并請求法律管理部門用印蓋章。

合同履行環(huán)節(jié)：合同主辦部門和合同管理部門對合同執(zhí)行過程進行監(jiān)控，針對變更、終止或解除等異動情況發(fā)起異動審批流程（該審批流程與正常合同審批流程一致，并與原有合同進行關(guān)聯(lián)）等。

合同審批流程詳細說明：合同審批中流經(jīng)的具體審批部門會根據(jù)合同自身的類型有所不同，例如技術(shù)研發(fā)類合同可能需要經(jīng)由技術(shù)管理部門進行審核，框架協(xié)議類合同不涉及金額可能不需要經(jīng)由財務(wù)管理部門進行審核等；合同審批中流經(jīng)的具體審批步驟要求會根據(jù)合同自身的類型有所不同，例如嚴格遵守合同范本的合同可以走“綠色通道”，中間審批部門需要對該類型的合同加速處理，縮短審批時間。

（二）合同異常流程管理

是指合同在履行過程中發(fā)生變化而引起的相關(guān)管理工作。主要包含合同變更、合同移交、合同解除、合同糾紛處理。

合同變更。在合同履行過程中，如簽約主體、合同金額發(fā)生變化，則需要進行合同變更，簽署補充協(xié)議，合同變更流程與合同審批流程一致。合同變更時需要關(guān)聯(lián)原合同。合同變更審批通過后系統(tǒng)自動將原合同狀態(tài)修改為變更。

合同移交。在合同履行過程中，合同主辦部門發(fā)生變更的，原合同主辦部門應(yīng)當(dāng)履行的合同義務(wù)，由變更后的合同主辦部門承擔(dān)。系統(tǒng)可以實現(xiàn)合同在主辦人之間的移交，接收人和移交人可以在不同部門，移交合同需要填寫合同移交單，在接收人確認后才執(zhí)行移交。

合同解除。在合同履行過程中，如果合同雙方中的其中一方無法再履行合同，則需要進行合同解除，合同解除流程與合同審批流程一致。合同解除時需要關(guān)聯(lián)原合同。合同解除審批通過后系統(tǒng)自動將原合同狀態(tài)修改為解除。

合同糾紛處理。如果發(fā)生合同糾紛，合同主辦人在合同管理模塊中將該合同的狀態(tài)修改為 “合同糾紛”，同時上傳合同糾紛處理相關(guān)的文檔。

三、業(yè)務(wù)功能

（一）合同基礎(chǔ)信息。合同系統(tǒng)記錄和管理的合同基礎(chǔ)信息至少應(yīng)當(dāng)包括： 合同名稱、合同編號、合同類型、合同金額、合同有效期限、合同正文、附件、合同主辦部門、合同會簽部門人員、會簽意見、公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批意見等。

（二）合同范本調(diào)用。合同主辦人在起草合同時，可以直接選擇調(diào)用合同范本。同時系統(tǒng)也支持合同主辦人在范本之外編輯合同內(nèi)容。

（三）審批痕跡保留。合同管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)支持保留合同修改的痕跡和歷史記錄。修改后的合同審批流程應(yīng)和新起草的合同審批流程一致。

（四）合同簽署、用印和編號

合同防偽打印。合同管理系統(tǒng)具有合同文本打印功能。打印出來的合同文本應(yīng)該帶有該條碼或者水印。

合同簽約授權(quán)委托。各公司可以根據(jù)自身實際情況，選擇是否由合同系統(tǒng)自動生成合同簽約的授權(quán)委托書。合同系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)記錄合同簽約授權(quán)委托的有關(guān)信息。

合同用印和編號。合同管理部門應(yīng)當(dāng)有專人負責(zé)合同專用章的印鑒和保管。合同管理部門應(yīng)當(dāng)建立合同臺賬，對合同基本信息進行登記。合同系統(tǒng)可以自動生成合同臺賬。如果合同對方當(dāng)事人沒有簽字蓋章，則該合同的信息化流程不能結(jié)束。合同系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)同時記錄我方和對方當(dāng)事人的合同用印日期。只有各方當(dāng)事人均蓋章完畢，合同審批流程方可進行下一步流轉(zhuǎn)。合同編號應(yīng)當(dāng)在合同生效后生成。

（五）合同履行監(jiān)控。合同履行是合同生命周期中的一個狀態(tài)，主要包括對合同付款執(zhí)行情況的記錄，合同付款信息應(yīng)包括付款時間、金額。合同付款情況記錄通過與報賬平臺接口獲取數(shù)據(jù)。合同管理系統(tǒng)根據(jù)合同付款執(zhí)行情況記錄，生成合同執(zhí)行進度報表，作為費用計提或攤銷的依據(jù)?？砂凑掌陂g、合同類別、業(yè)務(wù)類別、執(zhí)行部門等分類生成合同執(zhí)行進度報表，報表包含的主要信息有：期間、合同類別、業(yè)務(wù)類別、合同編號、合同名稱、供應(yīng)商編號、供應(yīng)商名稱、實際執(zhí)行金額、已列賬金額等。

（六）合同統(tǒng)計查詢。合同管理系統(tǒng)應(yīng)支持單個或多個條件查詢，查詢的關(guān)鍵字包括合同基礎(chǔ)信息、合同狀態(tài)信息、供應(yīng)商信息、財務(wù)信息等。

查詢需要進行權(quán)限控制。用戶只能查詢到自身業(yè)務(wù)權(quán)限范圍內(nèi)的合同管理相關(guān)內(nèi)容對于滿足查詢條件的合同列表，系統(tǒng)應(yīng)提供數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能，并可以將列表內(nèi)容導(dǎo)出為Excel文件合同列表提供數(shù)據(jù)導(dǎo)航條，提供“首頁”、“上一頁”、“下一頁”、“尾頁”、“按頁碼查找”翻頁功能，顯示系統(tǒng)默認每頁的記錄數(shù)、實際的總記錄數(shù)和總頁數(shù)。

（七）合同文檔管理。合同示范文本庫。合同示范文本庫應(yīng)當(dāng)收錄公司已下發(fā)制定的合同示范文本。支持對合同示范文本進行修訂、更新和補充。法律法規(guī)庫。法律法規(guī)庫主要收錄國家與合同相關(guān)的法律法規(guī)文件、收錄企業(yè)與合同相關(guān)的規(guī)章制度。要求提供相關(guān)的上傳、下載功能。

（八）合同歸檔。合同主辦部門辦理合同簽訂、用印手續(xù)后將合同原件提交法律管理部門并將合同電子流程提交歸檔，發(fā)送至檔案管理員，檔案管理員進行最終歸檔的確認。