論高校教務辦公室的職能強化與管理創(chuàng)新

摘 要：隨著高校管理體制改革的不斷深入，教師和學生的主體意識日益增強，學校辦公室服務的對象、內容和要求發(fā)生了新的變化，因此高校教務辦公室要適時調整重點職能。以教務處辦公室為例，探討強化信息管理、輔助參謀、建章立制、統(tǒng)籌服務、協(xié)調溝通、督查督辦職能，升級辦公設備、服務理念和人員素質，創(chuàng)新管理手段、服務方法和工作思路的經(jīng)驗做法，以求辦公管理務實高效。

關鍵詞：教務辦公室 職能 管理

中圖分類號：G420 文獻標識碼：A 文章編號：1673-9795（2014）04（b）-0188-02

高校教務部門是學校內獨立負責學生教育的部門，部門人員少任務重是最主要的特點，既需要統(tǒng)籌工作對外公布，又由幾個具體部門分管工作完成任務，而辦公室在教務管理系統(tǒng)中擔當著承上啟下，左右協(xié)調，內外溝通的重要角色。隨著高等教育改革的深入和對高等教育的要求與期望，高等教育部門面臨著諸多挑戰(zhàn)，例如：內部運行機制改革、強化教師隊伍建設、提高高等教育質量等以適應外部環(huán)境的變化。因而總結內部規(guī)律，吸取有效經(jīng)驗，強化最主要職能和進行管理創(chuàng)新，提高工作效率則顯得尤為重要。

1 高校教務辦公室的突出職能

曾有位行政工作者把辦公室工作總結為：管理政務事務，處理信息文書，當好助手秘書，通訊信息報道，辦理提案信訪，綜合統(tǒng)計，機要保密，查辦催辦，財務管理等。而高校教務辦公室不僅需要做這些工作，還需要承擔與學生、教師、學生家長、上級教育部門溝通協(xié)調的責任。

1.1 強化信息收集與發(fā)布，突出參謀職能

信息是提供決策的有效數(shù)據(jù)，信息的缺失、失真、失效或不對稱會造成決策失誤或無效。辦公室要利用自身收集信息渠道多、信息網(wǎng)絡廣的特點，全面收集、分析信息，為領導者提供有效的決策依據(jù)。信息化平臺是一個可利用的有效途徑，例如在南昌大學，就可利用本校OA網(wǎng)、新聞網(wǎng)、教務管理系統(tǒng)、教務在線、家園網(wǎng)、BBS貼吧、網(wǎng)絡中心、官方微博微信等網(wǎng)絡平臺對信息進行收集、處理、分析、傳輸和反饋。利用辦公網(wǎng)主頁、教務網(wǎng)站動態(tài)公告、教務管理系統(tǒng)提示等方式，公布學校文件、通知相關事宜、網(wǎng)上互動交流，使信息得以暢通的傳遞在各個主體間。

辦公室是輔助配合領導工作、領會上級意圖、傳達指示、貫徹執(zhí)行、督促反饋最深刻的部門。高校領導既是行政領導，同時兼具學科研究者或帶頭人，工作千頭萬緒，因而辦公室就要充分發(fā)揮輔助參謀職能，要做到：（1）為領導提供及時有效的可利用的信息輔助決策，如在制定教師授課質量評價體系時，提供評價指標、權重、影響因素及相關支撐材料；（2）根據(jù)學校文件精神安排具體工作并督查進度情況及時報告，如安排；領會領導意圖草擬文稿、布置工作；（3）輔助領導就具體問題、突發(fā)情況提出建設性建議；（4）輔助領導做好日常管理；（5）提醒并合理安排領導日程；（6）做好上下協(xié)調，左右溝通工作，使決策得以全面領會并貫徹實施等。

1.2 為日常行政工作建章立制，統(tǒng)籌服務職能

高校教務辦公室工作具有持續(xù)重復性伴有突發(fā)臨時性的特點，是為學校教學調研、黨政管理、師生活動、教學條件保障提供服務的基礎部門。辦公室日常工作范圍廣、涉及內容多，繁雜而不容馬虎，因而需要將行為上升至制度化，在研究普遍高校管理規(guī)律的基礎上，結合學校實際，將各級各類活動納入規(guī)章制度中，如制定《辦公室行政管理制度》《教務辦公流程》等，將部門工作規(guī)范化、流程化、程序化。教學教務處辦公室的工作可以總結為圖1。

教務辦公室的每一項具體工作都帶有服務的性質，重視服務管理，樹立自覺服務的角色意識是為校領導、校內各部門、教師員工、學生及家長服務的精神基礎。在日常行政工作中，規(guī)范處理文檔，為機關保留好珍貴的檔案資料，特別是教學改革、授課質量評價體系的建立過程、考試安排及記錄等；會議安排周到妥當，會議或其他活動的籌備、進行、總結都要落實到人；接待工作到位，議程細致時間合理，接待熱情周到；印章使用規(guī)范，按照印章使用規(guī)定科學規(guī)范的使用；信訪工作落實，及時上報處理并跟蹤督查進展情況；突發(fā)事件應激，制定應急預案，加強處理突發(fā)事件的能力；熱情服務教師、學生及家長，耐心細致地傾聽意見，解決困難。比如根據(jù)學生的需要，制定《教務部門部分工作流程冊》，將畢業(yè)生的成績、學籍、學位證明、教室借用等問題的辦事流程用流程圖方式展示出來，方便師生辦理。

1.3 強化協(xié)調溝通，督查督辦職能

協(xié)調溝通是實現(xiàn)高校辦公室目標的重要手段，它不僅有助于信息傳遞，進行科學決策，也有助于部門的整體凝聚力。溝通協(xié)調的功能是保證各項工作不矛盾、不重復和不沖突，以形成最高效的配合關系。高校辦公室需要對校外部的主管上級機關、政府主管機關、兄弟院校、協(xié)作單位、校周邊環(huán)境、學生家長，對校內部的學校領導、各部門、教師、學生等關系進行協(xié)調，最大限度地調動各方面的積極性，以求目標統(tǒng)一，步調一致，密切配合，保證文件精神和重大決策與工作部署相契合并得以貫徹落實。在實踐過程中多利用協(xié)調五個方法：規(guī)勸疏導式、命令式、建議式、會議式、商榷式協(xié)調解決問題。比如在處理多位教師到辦公室集體反應問題的情況時，要語氣平和親切，舒緩教師情緒，在充分了解情況后，如果是局部必須服從大局的情況就要進行和風細雨地規(guī)勸疏導和建議，如果是需要教務部門改正或解決的問題就要及時反映給上級領導，再決定用會議式公開討論還是封閉式商榷式探討解決方案。

教務辦公室既要督促、檢查決策執(zhí)行情況，又要監(jiān)督、嚴辦不法行為，辦公室要通過跟蹤、檢查、督促工作進度，將執(zhí)行情況和出現(xiàn)問題如實報告給領導，及時采取措施補救工作失誤，克服工作困難，慎終如始，則無敗事。信訪是工作的一個“警示燈”，需要重視并及時解決，否則既不利于教學活動的進行，也不利于教學改革和質量提高。教務處應在每年底匯總本處和校辦收到的信訪信息，核對是否解決所有信訪問題并有查證、結果記錄。

2 不斷提高教務辦公室的管理升級與創(chuàng)新

2.1 建設電子化辦公室，升級辦公“硬件”，創(chuàng)新管理手段

網(wǎng)絡時代的進步，電子政務的發(fā)展都要求學校、部門建立自己的門戶網(wǎng)站公開信息收集意見，因而加強硬件配置，升級已有的電子化設備改善辦公條件，充分利用自動化的管理平臺，建設高校信息化辦公室成為必然要求。同時需注意合理規(guī)劃和設計教務主頁，盡最大可能涵蓋所有校內外人員需要的信息，內存儲空間應該適應不斷擴充的信息，系統(tǒng)本身應能夠承載學生集中上網(wǎng)訪問時的流量，比如學生網(wǎng)上集中選課時的訪問量。有效地運用學校辦公網(wǎng)、新聞網(wǎng)、教務網(wǎng)、官方微博等發(fā)布和收集信息既快捷又準確，它們是所有行政人員、教師和學生互知互曉的溝通媒介。

教務管理是涉及全校學生的學習的活動，教務處應該通過自己的教務管理系統(tǒng)實現(xiàn)每位師生通過自身賬號登錄系統(tǒng)進行開課、選課、考試、評價問卷、作業(yè)提交等活動，既高效便捷安全，又利于收集、統(tǒng)計、保存數(shù)據(jù)，并及時升級更新。教務門戶網(wǎng)站不僅可以提供課程信息、教學周歷，還可以提供學校教務動態(tài)，及時的教務通知，可報名參加的活動，留言教務意見等等，使師生知曉學校教務發(fā)展，積極參加各項學科類競賽，并成為學生利用率很高的實用型教學新聞網(wǎng)。

2.2 以人為本，升級服務理念，創(chuàng)新服務方法

以人為本的管理內涵，強調要突出人的發(fā)展。在辦公室管理中，必須以人為中心，建立良好的人際關系，創(chuàng)造優(yōu)厚條件，多激勵少懲罰，促進員工自覺自愿、團結合作的服務精神，使辦公室人員在相對枯燥的工作中得到參與感和滿足感，充分發(fā)揮內在潛能?？梢酝ㄟ^休息時間的健康娛樂，定期的黨員民主生活會進行深度交流，彼此關心幫助，建立起共事友情。

目標管理強調自我管理與組織總目標、上下級關系的協(xié)調一致，強調“人”是管理的根本動力，尊重人格，理解人的價值從而實現(xiàn)對員工行為的激勵、引導與控制。建立崗位目標管理責任制度，將辦公室工作定級分類，分解量化，目標明確，責任到位。它與“以人為本”的服務理念相同，與辦公室的結果導向的管理特征相近，又與各項規(guī)章制度、流程程序、考核標準相適應，因而將目標管理引入服務方法是切實可行的。

2.3 精細化管理，升級人員素質，創(chuàng)新工作思路

老子曾說：“天下難事，必做于易；天下大事，必做于細?！苯虅辙k公室完成規(guī)范化后就要進行精細化管理階段，主要是將復雜的事情簡單化，簡單的事情流程化，流程化事情定量化，定量的事情信息化，建立專業(yè)化的崗位職責體系，目標管理體系，科學的考評體系和考評結果應用體系。因而教務辦公室需要做到：（1）完善崗位職責說明書，使各科室人員職責清晰責任分明；（2）制定目標，用目標作為考核的標準和參考；（3）定立科學的考評制度，如制定《崗位責任考核標準》《崗位責任考核制度與激勵機制》，建立嚴格細致的管理制度，不僅要對辦公室及其他科室人員工作量化考評，也要與相關科室一道對教師授課質量進行評估；（4）將考評結果進行整理并作為整改依據(jù)，實際應用到工作中。

不積跬步無以至千里，不積細流無以成江海。高校教務辦公室工作不僅要求工作人員有一般的行政工作能力，也要求有一定的學術相關工作的能力，課程編排、課題申請、學籍辦理、科研項目申請、辦學條件、國內外先進的管理經(jīng)驗等都需要辦公室工作人員成為“萬事通”。辦公室人員的素質直接影響工作效果和效率，在充分發(fā)揮自覺學習的基礎上，還要安排相應的專業(yè)培訓，多學習有關文秘、經(jīng)濟、管理、法律、公關、檔案等方面的知識，工作人員的潛能被有效地挖掘出來，辦公室整體工作水平才會提高。南昌大學教務處辦公室不僅根據(jù)收文安排相關科室人員進行培訓，也積極組織、承辦專業(yè)技能培訓會，提升全處人員工作能力。

高校辦公室工作人員需要樹立創(chuàng)新意識，激活思維，創(chuàng)新工作思路，敢于探索、開拓，同時學校要為工作人員充分發(fā)揮其個性和創(chuàng)造力提供平臺，盡量減少對管理創(chuàng)新活動的干預，可以在以下方面進行突破：（1）具有創(chuàng)新性的研究高校辦公室工作的研究，借鑒當代先進的管理經(jīng)驗進行實驗性改變；（2）努力創(chuàng)建學習型、創(chuàng)新型、競爭型、服務型的高校辦公室，推進高校辦公室的工作規(guī)范化、精細化從而個性化、高效化；（3）思維活躍，對問題思考和解決多方面、多角度、廣而深、全而力；（4）要摒棄照本宣科、生搬硬套的舊傳統(tǒng)，敢于去除糟粕，去粗取精，創(chuàng)新靈活。

參考文獻

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