中石化物資供應中的企業(yè)合同管理研究

劉昌達

摘 要：石油石化市場競爭日益激烈，為了擺脫企業(yè)成本不斷增大的壓力，中石化多年來采取了諸多應對手段，尤其在物資供應管理方面，更是推出了框架性協(xié)議采購和戰(zhàn)略性采購等策略，而合同作為企業(yè)經營管理的重要因素，在此過程中發(fā)揮了至關重要的作用。本文以中石化物資供應中的合同管理為研究目標，分析了其在合同管理中存在的諸多問題及其原因，并提出提升合同管理的有效措施。

關鍵詞：中石化；物資供應；合同管理

石油石化市場競爭日益激烈，為了擺脫企業(yè)成本不斷增大的壓力，中石化多年來采取了諸多應對手段，尤其在物資供應管理方面，更是推出了框架性協(xié)議采購和戰(zhàn)略性采購等策略，以保證公司生產經營正常運營。在與國際物資供應伙伴交往的過程中，為最有效的規(guī)避風險，保障企業(yè)利益，同時避免摩擦提高物資供應效率，都需要簽訂企業(yè)合同。合同的管理狀況對企業(yè)的經營好壞有著重要影響。然而不可否認的是，在以往的商業(yè)貿易中，中石化在企業(yè)合同管理方面暴露出了諸多的問題。因此，如何在企業(yè)交往，尤其是在與國際企業(yè)交往的過程中，有效規(guī)范合同管理，減少合同糾紛，建立健全合同風險防范體系成為每個企業(yè)都應深入思考和解決的重要問題。

一、中石化企業(yè)合同管理中存在的問題

（一） 對資信審查程序重視不足。合同的簽訂雙方必須具備合同主體資格。而在以往的對外交往中，對方有時會以不具備合同主體資格的下屬單位的名義來簽訂合同。通常這樣會在后續(xù)的合同履行過程中產生不必要的麻煩。因而，為保證所簽合同能夠順利落實履行，在合同簽訂前需對其資信狀況、履約能力作一深入了解。

（二）專業(yè)合同管理人才不足。合格的基層合同管理人員必須既懂得相關法律知識又熟悉基本業(yè)務。然而，企業(yè)對該方面的人才引進和培養(yǎng)重視不夠。隨著企業(yè)與國際交往的增加，經營管理工作日益增長，而與之相配套的合同管理和法律人員不足，且業(yè)務管理能力不強。這就不可避免的會產生一些不利影響。

（三）不能有效監(jiān)管合同履行。首先，企業(yè)合同簽訂之后，往往會有變更合同的情況發(fā)生，此時，合同管理人員需要及時采取措施保存、管理相關證據資料。然而，往往因某些合同管理人員責任心不強，忽略對了證據資料的保存、管理。其次，未能及時監(jiān)督合同履行情況，不能有效利用合同管理的手段對供應物資的質量進行有效的控制。甚至有些項目管理人員由于不清楚合同條款內容，而在企業(yè)合法利益受到損害時不能采取有效措施維護企業(yè)利益。由于對合同履行的監(jiān)管不力，企業(yè)利益受損狀況沒有得到有效控制。

（四）對企業(yè)法律顧問、合同管理人員的重要性認識不足。 從企業(yè)整體來看，多存在對法律顧問、合同管理人員重視不足的情況。甚至在一些企業(yè)領導看來，合同管理可有可無，“出問題時重要，不出問題不要”。又是甚至希望依靠人情關系來解決問題，因而，在合同出現(xiàn)違約情況時，不能依照合同處理問題。顯然，當前現(xiàn)狀中，無論領導還是員工法律意識仍很單薄，缺少風險意識。在物資供應工作中，經常聽到這種論調：有什么風險？沒有風險！對風險認識不足無疑是公司發(fā)展中存在的最大風險。同時，這種偏見也成為影響法律工作為企業(yè)生產和物資供應保駕護航的重要因素。

（五）信息化技術下，對合同管理的創(chuàng)新不足。盡管近年來企業(yè)在合同的信息化管理方面有了長足進步，但其功能仍有待于進一步完善。其中主要問題就是，在合同履行階段相關信息不完備。例如，物資供應的現(xiàn)場用戶無法查詢合同文本內容，并且無法識別合同是否違約；企業(yè)CMIS中沒有完成抽取EDW數據庫貨款信息，自動完成合同閉環(huán)管理的功能。

二、合同管理中存在問題的原因分析

在合同管理工作中，之所以存在上述諸多問題，其原因主要是以下兩個方面：（1）企業(yè)管理人員對物資供應中的合同意識

淡薄。這主要體現(xiàn)在以下方面：合同簽訂程序過于草率。有些管理人員由于追求工作量，在未對合同項目進行認真調查的情況下，就急于簽合同，這往往會為后期合同履行帶來不必要的麻煩，引起糾紛。當然，當前隨著法制思想的普及，管理者的合同意識正在逐步增強，在合同談判和合同簽訂的環(huán)節(jié)可能受到各方面的重視。但在合同簽訂后，往往又會出現(xiàn)不能持續(xù)監(jiān)管合同履行狀況的現(xiàn)象。正是由于對合同履行的監(jiān)管不力，大部分的合同糾紛出現(xiàn)在合同履行的階段。（2）合同管理制度不規(guī)范。中石化早已出臺了《中石化合同管理辦法》，規(guī)定物資供應合同簽訂前應進行風險評估，并要求切實落實物資采購操作程序價格確定和執(zhí)行情況進行后評價。但在合同管理具體操作方面，卻由于對合同履行是否與約定相符缺少相應監(jiān)督，而導致對可能引發(fā)的企業(yè)利益損失無法有效控制。同時，在合同管理制度失范外，合同管理效率低下還多由于管理部門不統(tǒng)一。合同監(jiān)管存在總部寬松基層嚴格的現(xiàn)象。總部的法律事務部與負責具體事務的物資裝備部之間缺少溝通協(xié)調，使得許多新出現(xiàn)問題和矛盾不能及時發(fā)現(xiàn)，導致風險控制滯后。

三、物資供應合同管理的優(yōu)化措施

（一） 健全企業(yè)法律事務機構。解決合同管理問題的重點就是健全企業(yè)法律事務機構。近些年來，江漢油田在法律事務工作的組織體系建設方面作了大量工作，組織機構上已基本滿足當前企業(yè)合同管理的需要。但在高素質合同管理員方面仍需加強，為此，可以定期開展合同管理員培訓、定期業(yè)務交流等，使合同管理者能學習到先進的合同管理經驗提高業(yè)務水平。隨著我們企業(yè)在國內外市場競爭中的機會越來越多，對企業(yè)內部復合型合同管理人才的培養(yǎng)已成當務之急。

（二）完善合同管理制度。我們企業(yè)高度重視合同管理制度建設，如今，已經形成了一套相對科學的合同管理制度。但在合同的履行監(jiān)管方面仍需要強調，其中，重要的是違約合同索賠管理制度還需完善。在合同違約索賠過程中必須規(guī)范索賠流程操作，堵塞管理漏洞。

（三）推進合同信息化管理。2007年，江漢油田開發(fā)了法律事務管理信息系統(tǒng)，其中就涵蓋了合同管理模塊。這樣就實現(xiàn)了從合同草擬、生效直至失效全過程的信息化管理。合同信息化管理主要具備合同流轉、合同統(tǒng)計分析、合同歸檔查詢等功能，實用強且機動靈活、操作便捷。通過CMIS系統(tǒng)的應用，企業(yè)實現(xiàn)了合同的閉環(huán)管理，使用戶可隨時查詢合同條款內容及相關索賠信息維護。成為信息社會合同管理的必備。然而，這僅僅是做到了信息化管理的初步，合同簽訂后并非一層不變，在其履行的過程中，經常會出現(xiàn)合同更改的情況。因而，我們更需重視合同的動態(tài)管理，合同履行中的變化，須由合同主辦部門及時向合同主管部門反饋信息，以確保主管部門對合同履行的監(jiān)督和結算管理。

（四）加強各部門機構溝通協(xié)調。鑒于物資采購部門與總部法律事務部在合同管理的信息交流中存在時間差的問題，企業(yè)應該在物資采購過程中強化兩部門間的協(xié)調溝通，建立風險控制機制。定期對合同管理業(yè)務做專業(yè)檢查，堵塞合同管理漏洞。

總之，企業(yè)利益的維護、合同的管理，還是一項系統(tǒng)工程，其間需要各部門的協(xié)調配合，這樣才能有效控制企業(yè)風險，推動經濟效益提高。

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