談煤炭企業(yè)會計控制體系的構(gòu)建與實施

趙艷

摘 要：近幾年來，煤炭企業(yè)規(guī)模得到了空前發(fā)展，管理工作日趨復(fù)雜，企業(yè)內(nèi)部控制會計控制的作用日益凸現(xiàn)，企業(yè)建立科學(xué)的內(nèi)部會計控制體系，強化企業(yè)內(nèi)部管理，是提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，防范經(jīng)營風(fēng)險的迫切需要。

關(guān)鍵詞：煤炭企業(yè)；會計控制體系；構(gòu)建與實施

企業(yè)在高速發(fā)展的過程中，越來越凸顯出內(nèi)部控制制度和體系建立的重要性。會計控制是企業(yè)內(nèi)部控制的核心部分，是為了實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)，利用會計方法和會計信息保障企業(yè)的資產(chǎn)安全、監(jiān)督控制經(jīng)營的過程。會計控制系統(tǒng)是企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，包括兩個方面的內(nèi)容：一是通過會計組織控制達(dá)到對會計工作和會計信息質(zhì)量的控制；二是利用會計信息對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動及管理和業(yè)務(wù)過程所進(jìn)行的控制。下面結(jié)合企業(yè)實際，對會計控制體系構(gòu)建與實施的有效性進(jìn)行探索。

一、結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)實際，建立有效的學(xué)習(xí)機(jī)制，營造濃厚的學(xué)習(xí)氛圍，全面提升員工對內(nèi)部會計控制體系的認(rèn)識。

由于受固有觀念的限制，內(nèi)部控制體系建立的前期，往往會出現(xiàn)認(rèn)識不足、學(xué)習(xí)不深的情況，最終導(dǎo)致內(nèi)部控制措施落實不到位，甚至內(nèi)控流于形式，使原本規(guī)范的內(nèi)部控制體系失去了應(yīng)有的控制作用。因此，統(tǒng)一思想認(rèn)識，提高全員對內(nèi)部控制的重視程度，是有效實施內(nèi)部會計控制措施的前提。

1.加大內(nèi)部會計控制知識的前期宣傳

煤炭企業(yè)結(jié)合各部門、各崗位實際，制定一套行之有效的宣傳教育方案，注重國內(nèi)外先進(jìn)企業(yè)成功經(jīng)驗的導(dǎo)向作用，要充分利用內(nèi)部網(wǎng)站、礦區(qū)廣播、電子屏幕、黑板報、專欄櫥窗、標(biāo)語、牌板、班前會、座談會、例會等各種宣傳介質(zhì)，加大內(nèi)控知識的前期教育，形成人人重視內(nèi)部控制的局面。

2.制定科學(xué)有效的內(nèi)控學(xué)習(xí)方案和考核評價機(jī)制。

根據(jù)企業(yè)工作業(yè)務(wù)實際，分部門、分崗位，確定學(xué)習(xí)內(nèi)容、學(xué)習(xí)步驟、學(xué)習(xí)時間、學(xué)習(xí)方式方法等，并引發(fā)學(xué)習(xí)手冊，組織學(xué)習(xí)，為了保證方案落到實處，企業(yè)必須定期或不定期對學(xué)習(xí)情況進(jìn)行考核評價，使內(nèi)控知識深入人心。

二、做好內(nèi)部會計控制方案實施前的準(zhǔn)備工作。

內(nèi)部會計控制方案的實施，牽扯到原有業(yè)務(wù)流程、崗位設(shè)置、職能劃分的調(diào)整，大部分企業(yè)都會在實施初期遇到各種阻力，加上人們固有的思維模式和操作習(xí)慣的影響，要想使內(nèi)控方案落到實處，必須做好實施前的各項準(zhǔn)備工作。

（一）做好流程塑造、崗位設(shè)置、職能劃分的調(diào)整工作

大型煤炭企業(yè)在實施ERP等控制軟件的準(zhǔn)備過程中，僅財務(wù)模塊的流程塑造、崗位設(shè)置和職能劃分就涉及到單位、財務(wù)人員、多項業(yè)務(wù)的調(diào)整，此項工作處理的好壞直接影響到系統(tǒng)實施的效果。為此，管理層應(yīng)通盤考慮，結(jié)合分險防范、崗位需要、個人特點以及其他管理要求等統(tǒng)一安排部署。

（二）做好數(shù)據(jù)備份和過渡期的業(yè)務(wù)處理

無論是新企業(yè)內(nèi)控系統(tǒng)上線，還是老企業(yè)管理系統(tǒng)升級，均需要做好原始數(shù)據(jù)的備份，防止因系統(tǒng)風(fēng)險造成數(shù)據(jù)丟失，另外，對過渡期（不少于3各月）的業(yè)務(wù)處理，因是并行處理，故此階段經(jīng)辦人員需特別小心，注意數(shù)據(jù)核對，并防止數(shù)據(jù)混亂，同時，對舊系統(tǒng)的單據(jù)做好留存，以便檢查。

三、完善內(nèi)部會計控制管理系統(tǒng)

（一）制定內(nèi)部會計管理規(guī)范和監(jiān)督制度，體現(xiàn)出權(quán)責(zé)明確，相互牽制，制定的《內(nèi)控制度》和《財務(wù)管理文件規(guī)定匯編》，是財務(wù)人員工作的具體指導(dǎo)。

（二）根據(jù)《新會計準(zhǔn)則》、集團(tuán)財務(wù)總體要求以及煤炭企業(yè)性質(zhì)，確定使用統(tǒng)一的會計制度、會計政策和會計科目，以便核算、報表、分析時口徑一致，考核時依據(jù)充分。

（三）煤炭企業(yè)內(nèi)統(tǒng)一規(guī)定會計工作處理程序的方法，各崗位依據(jù)控制內(nèi)容完成自己的工作流程，一環(huán)扣一環(huán)地完成會計核算與財務(wù)管理工作，做到為單位內(nèi)部經(jīng)營與管理提供信息，既當(dāng)好管家，又當(dāng)好參謀，為單位外部各相關(guān)機(jī)構(gòu)了解企業(yè)經(jīng)營成果及財務(wù)管理狀況提供信息。

（四）加強會計工作檢查，財務(wù)資產(chǎn)部定期或不定期組織人員對各核算點進(jìn)行會計工作檢查，而且范圍逐次加大，層面步步加深，針對檢查出的問題當(dāng)場提出，問題再小也不放過，書面公開，獎罰分明，效果明顯。財務(wù)資產(chǎn)部應(yīng)對基礎(chǔ)工作達(dá)標(biāo)提出更高的要求，會計人員的素質(zhì)進(jìn)一步得到提升。這也是煤炭企業(yè)在煤炭企業(yè)精細(xì)化管理方面的充分體現(xiàn)。

（五）實行對賬控制，保證了會計信息的準(zhǔn)確性、完整性，具體體現(xiàn)在財務(wù)工作必須經(jīng)常對賬，即各單位原始憑證與記賬憑證、記賬憑證與相關(guān)賬簿、記賬憑證、賬簿與報表的核對，以及時發(fā)現(xiàn)可能存在的憑證錄入問題；財務(wù)和核算單位定期對賬，及時發(fā)現(xiàn)核算單位預(yù)算資金余額，資產(chǎn)實際價值與賬面價值存在的不符。同被核算單位對賬還有助于增強核算單位對財務(wù)的信任感；出納及時與銀行之間核對被核算單位的銀行存款賬戶余額，對不符的金額查找原因，及時發(fā)現(xiàn)有關(guān)問題。

（六）實行會計提示方法，對在財務(wù)核算和監(jiān)督反映出的企業(yè)相關(guān)部門內(nèi)控中存在的問題，財務(wù)通過出具會計提示進(jìn)行溝通，起到了一定的效果。目前會計提示編號連續(xù)，規(guī)避的財務(wù)風(fēng)險可查，及時解決了經(jīng)營中存在的棘手問題。

（七）建立并完善會計檔案保管和使用工作，根據(jù)國家新的《會計檔案案卷格式》進(jìn)行補充修訂原《公司會計檔案管理辦法》，并聘請檔案局專家培訓(xùn)全體會計人員。會計檔案做到內(nèi)容齊全、格式專業(yè)、庫房集中、安全保密的管理規(guī)范。

四、實行科學(xué)的崗位分工與輪換控制制度

恰當(dāng)?shù)膷徫环止?，可以使業(yè)務(wù)流程中下一環(huán)節(jié)的人員對上一環(huán)節(jié)人員的工作進(jìn)行檢查，從而減少差錯產(chǎn)生的幾率；還可以使不相容的職位分開，使各職位能夠相互牽制，減少舞弊的發(fā)生。財務(wù)人員輪崗率達(dá)到力爭達(dá)到80%以上，并逐步實現(xiàn)全員輪崗。同時財務(wù)資產(chǎn)部應(yīng)強化崗位職責(zé)，一是建立 “崗位責(zé)任制”，包括財務(wù)資產(chǎn)部經(jīng)理崗位責(zé)任制、核算中心主任崗位責(zé)任制、財務(wù)主管崗位責(zé)任制、主辦會計崗位責(zé)任制、出納崗位責(zé)任制，做到嚴(yán)格按照不相容職務(wù)相分離的要求，人人簽字明確，崗位清楚、責(zé)任分明。二是制定財務(wù)主管考核制度，針對各類考核項目，對每個財務(wù)主管考評打分，以激勵財務(wù)主管帶領(lǐng)會計人員提高工作質(zhì)量。三是建立會計主管審核制，平時及月末由會計主管對每筆會計憑證審核，由會計主管親筆簽字，確保每筆會計技術(shù)處理的合規(guī)性；對所核算單位每個會計科目審核，確?？颇康臏?zhǔn)確性及安全性。四是建立了崗位輪換制，主要是不同核算單位會計人員之間的輪換，通過崗位輪換，可以降低會計人員和被核算單位合謀作弊的可能性。

因特殊原因無法及時完成輪崗工作時，企業(yè)考慮采取現(xiàn)代企業(yè)管理中正逐步推行的關(guān)鍵崗位強制休假制度進(jìn)行補償性控制。關(guān)鍵崗位員工每年須在一段時間內(nèi)脫離原工作崗位，所在派駐單位、科室及上級部門應(yīng)在其休假期間派出人員接手其工作，通過交接工作及時發(fā)現(xiàn)差錯，并對其的履職情況進(jìn)行檢查。期滿銷假且離崗檢查期間未發(fā)現(xiàn)影響其復(fù)崗履職問題的，各項工作權(quán)限方可自動恢復(fù)。通過《會計工作移交清冊》檢查是否按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行關(guān)鍵崗位輪崗；關(guān)鍵崗位員工強制休假通知等相關(guān)文件，檢查是否在未能及時執(zhí)行關(guān)鍵崗位輪崗的情況下通過強制休假進(jìn)行補償控制。

五、加強預(yù)算控制，合理配置資源

（一）建立預(yù)算管理制度，成立企業(yè)預(yù)算管理委員會，由企業(yè)董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理以及企業(yè)各部門負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)制定企業(yè)全面預(yù)算管理的原則、目標(biāo)、政策和程序，制定和更新企業(yè)全面預(yù)算管理制度，并確保執(zhí)行。預(yù)算管理委員會委托財務(wù)資產(chǎn)部主責(zé)全面預(yù)算管理中包括制度建設(shè)在內(nèi)各項工作。

（二）預(yù)算編制、審批與下達(dá)，每年10月企業(yè)開展下一年度全面預(yù)算編制工作。各職能部門和生產(chǎn)單位應(yīng)準(zhǔn)確將下一年度預(yù)算情況匯總，并經(jīng)本部門或單位負(fù)責(zé)人審批后報送至財務(wù)資產(chǎn)部，財務(wù)資產(chǎn)部根據(jù)集團(tuán)下達(dá)的產(chǎn)量、收入及成本指標(biāo)及上一年度的預(yù)算執(zhí)行情況，對各職能部門和生產(chǎn)單位上報的預(yù)算支出進(jìn)行調(diào)整；預(yù)算指標(biāo)經(jīng)過各職能部門和生產(chǎn)單位進(jìn)行反復(fù)修訂后，財務(wù)資產(chǎn)部編制年度全面預(yù)算草案，提交企業(yè)管理層，并召開企業(yè)預(yù)算審核專題會議，各職能部門和生產(chǎn)單位預(yù)算負(fù)責(zé)人以及財務(wù)資產(chǎn)部負(fù)責(zé)人與會。預(yù)算草案獲得通過后，由企業(yè)總經(jīng)理、董事長審批后，形成正式文件上報集團(tuán)進(jìn)行審批。

（三）預(yù)算分解，企業(yè)全面預(yù)算經(jīng)營指標(biāo)由財務(wù)資產(chǎn)部按照各單位上報的預(yù)算需求及年度經(jīng)營指標(biāo)進(jìn)行平衡將年度全面預(yù)算分解為產(chǎn)量、收入、成本、費用等指標(biāo)；專項資金則由規(guī)劃發(fā)展部按照建設(shè)項目、建設(shè)單位及資金類別進(jìn)行分解。各項預(yù)算指標(biāo)分解完成后，同年度全面預(yù)算一同審批后，企業(yè)管理部將各項指標(biāo)匯總形成《年度全面預(yù)算指標(biāo)匯編》并下發(fā)。

（四）預(yù)算調(diào)整，每年年中，企業(yè)財務(wù)資產(chǎn)部按照集團(tuán)的要求，根據(jù)集團(tuán)實際生產(chǎn)經(jīng)營活動的需要進(jìn)行預(yù)算中期調(diào)整，并上報集團(tuán)進(jìn)行最終審批。具體控制標(biāo)準(zhǔn)請參見“預(yù)算編制、審批與下達(dá)”。

（五）預(yù)算執(zhí)行與監(jiān)控，全面預(yù)算指標(biāo)的執(zhí)行監(jiān)控通過每月財務(wù)報告分析中對相關(guān)指標(biāo)的分析說明，以及每月經(jīng)營活動分析會進(jìn)行。

（六）預(yù)算分析，全面預(yù)算的指標(biāo)執(zhí)行監(jiān)控通過每月財務(wù)報告分析中對相關(guān)指標(biāo)的分析說明，以及每月經(jīng)營活動分析會進(jìn)行。

（七）預(yù)算考核評價，企業(yè)全面預(yù)算考核與“五型企業(yè)”考核相結(jié)合，將各職能部門、生產(chǎn)單位納入考核范圍。實行月度、季度、年度考核編寫《月度、季度、年度指標(biāo)完成情況報告》、《績效指標(biāo)完成情況分析報告》報企業(yè)管理部考核辦，由其主責(zé)各職能部門形成《“五型企業(yè)”績效考核結(jié)算表》，企業(yè)管理部考核辦將考核結(jié)果遞交內(nèi)控審計部，對考核結(jié)果進(jìn)行審計；審計完成后，考核領(lǐng)導(dǎo)小組對考核結(jié)果及兌現(xiàn)結(jié)果進(jìn)行審批后，人力資源部按照經(jīng)審批的《“五型企業(yè)”績效考核結(jié)算表》對考核結(jié)果予以兌現(xiàn)。

六、加強資金控制，防范資金風(fēng)險

煤炭企業(yè)財務(wù)加強現(xiàn)金流管理，既保全了資金的安全完整，又對現(xiàn)金流不足的財務(wù)風(fēng)險和經(jīng)營風(fēng)險進(jìn)行了全面防范和有效控制。采取的管理途徑有：

（一）實行資金集中管理，銀行賬戶控制。在資金管理方面，采取統(tǒng)一調(diào)集煤炭企業(yè)資金，提高了資金的使用效益，降低資金成本，保障了資金的安全完整。成立內(nèi)部銀行，控制了核算單位的銀行賬戶，即下屬各單位只能在內(nèi)部銀行開立內(nèi)部銀行賬戶，發(fā)生的資金收付款業(yè)務(wù)統(tǒng)一到內(nèi)部銀行辦理，而在商業(yè)銀行，只允許煤炭企業(yè)開立了兩個賬戶，一個只收賬戶和一個只支賬戶，真正做到收支兩條線。

（二）銀行余額調(diào)節(jié)表編制與復(fù)核

每月初，財務(wù)資產(chǎn)部內(nèi)部銀行、資金科以及其他銀行賬戶所屬單位財務(wù)站會計按照銀行賬戶的交易明細(xì)（非邊遠(yuǎn)礦區(qū)銀行賬戶所有單位還應(yīng)按照《銀行對賬單》）與財務(wù)系統(tǒng)銀行存款科目明細(xì)賬進(jìn)行核對，編制上一月度銀行余額調(diào)節(jié)表并簽字確認(rèn)，該單位財務(wù)科長對銀行余額調(diào)節(jié)表進(jìn)行復(fù)核并簽字確認(rèn)。

非邊遠(yuǎn)礦區(qū)的《銀行對賬單》，由資金科會計到銀行領(lǐng)取或銀行通過郵政寄達(dá)財務(wù)資產(chǎn)部資金科；邊遠(yuǎn)礦區(qū)的《銀行對賬單》，每季末由銀行通過郵寄方式寄達(dá)財務(wù)資產(chǎn)部資金科。資金科設(shè)立《銀行對賬單登記簿》，對各單位領(lǐng)取銀行對賬單的信息（領(lǐng)取人、領(lǐng)取時間、銀行賬戶等）進(jìn)行記錄，并要求領(lǐng)取人簽字確認(rèn)。

（三）統(tǒng)一資金過程控制，加強預(yù)算分析，提高資金使用效益。在資金控制上，年度、月度資金預(yù)算指標(biāo)與經(jīng)營考核指標(biāo)掛鉤。通過預(yù)算的制定、考核，對資金從物資采購、存貨的盤點和處置、煤炭的銷售全過程實行控制和管理。預(yù)算執(zhí)行分析制度是一項很有效的監(jiān)控制度，各單位相關(guān)人員按月填報執(zhí)行數(shù)據(jù)。

各審核單位本著實事求是的原則，認(rèn)真落實預(yù)算執(zhí)行金額，編寫預(yù)算執(zhí)行分析說明，分析說明必須按項目逐一說明節(jié)超的原因，同時按當(dāng)月及累計實際收、支、余節(jié)超情況分析說明原因，相關(guān)人員必須簽字蓋章后，于每月月底以書面形式上報至預(yù)算辦公室。

相關(guān)部門建立異常預(yù)算資金預(yù)警制度，對預(yù)算實行動態(tài)監(jiān)控、定期和不定期檢查預(yù)算的執(zhí)行情況。

同時財務(wù)還應(yīng)加強應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、其他應(yīng)收款、其他應(yīng)付款、預(yù)收預(yù)付賬款的管理，加快現(xiàn)金的回收，控制壞賬損失，利用商業(yè)信用，合理利用客戶的資金。

七、規(guī)范計算機(jī)權(quán)限控制

會計電算化在提高會計處理效率的同時，也增加了會計信息系統(tǒng)被非法侵入的可能性。為了降低這種風(fēng)險，企業(yè)首先有必要進(jìn)行計算機(jī)系統(tǒng)權(quán)限控制，根據(jù)會計人員的職級和工作性質(zhì)授予不同的計算機(jī)操作權(quán)限。例如，財務(wù)主管或主管會計可以享有本單位系統(tǒng)操作員權(quán)限，為相關(guān)會計人員分配上機(jī)密碼、職責(zé)，并有權(quán)審查、調(diào)用主管內(nèi)的所有數(shù)據(jù)；財務(wù)資產(chǎn)部專職技術(shù)人員享有系統(tǒng)維護(hù)員的權(quán)限，在系統(tǒng)管理員授權(quán)下，可以修改有關(guān)程序和參數(shù)；一般會計人員享有操作員權(quán)限，根據(jù)分配的密碼來操作相應(yīng)的計算僅終端，進(jìn)行憑證錄入、賬簿與報表的輸出等工作。其次，計算機(jī)會計系統(tǒng)與手工系統(tǒng)一樣，對每一項可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，都不能由一個人或一個部門經(jīng)手到底，必須分別由幾個人或幾個部門承擔(dān)。在計算機(jī)會計系統(tǒng)中，職務(wù)與權(quán)限控制是相對應(yīng)的，如不相容的職務(wù)主要有系統(tǒng)開發(fā)、系統(tǒng)操作的職務(wù)；數(shù)據(jù)維護(hù)管理與電算審核職務(wù)；數(shù)據(jù)錄入與審核記賬職務(wù)；系統(tǒng)操作的職務(wù)與系統(tǒng)檔案管理職務(wù)等。另外，在上機(jī)管理中，用于會計系統(tǒng)的計算機(jī)是專用的，對計算機(jī)的使用建立了一整套管理制度，以保證給一個工作人員和每一臺計算機(jī)都只做其應(yīng)該做的事情，每一臺計算機(jī)操作后都有完備的操作日志記錄。

企業(yè)內(nèi)部會計控制體系的構(gòu)建與實施還在進(jìn)一步探索與完善中，在國家法律、法規(guī)政策的約束下，只有人人遵章守法，各司其職，內(nèi)部會計控制制度才能充分發(fā)揮作用，管理機(jī)制才能保證運行。同時，需要借鑒先進(jìn)企業(yè)的管理經(jīng)驗，結(jié)合企業(yè)實際情況，努力開拓現(xiàn)代企業(yè)管理的新領(lǐng)域。（作者單位：神華新疆能源有限責(zé)任公司）

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