高校往來款項管理的對策

●李雄平 孫寧英 肖振紅 黃梅

高校往來款項管理的對策

●李雄平 孫寧英 肖振紅 黃梅

往來款是高校資金的重要組成部分，雖然它的運(yùn)轉(zhuǎn)形式以及流動狀態(tài)不同于高校的其他資產(chǎn)，但是它對于高校資產(chǎn)完整有著重要的意義。文章根據(jù)高校往來款項的特點(diǎn)提出了建議和措施來加強(qiáng)對高校往來款項的管理。

高校 往來款項 管理對策

隨著教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高等學(xué)校的資產(chǎn)價值在不斷地增加，配置方式也多樣化，經(jīng)濟(jì)活動日益增多，高校的應(yīng)收及暫付款的結(jié)算業(yè)務(wù)量也在不斷增加，造成了往來款長期掛賬現(xiàn)象。高校的往來款項是學(xué)校流轉(zhuǎn)資金的重要組成部分，是處于待結(jié)算過程中的資金，其本質(zhì)是不能真實(shí)反映學(xué)校資金來源和資金用途，也不能反映學(xué)校收支規(guī)模。所以，如果不采取強(qiáng)硬措施定期進(jìn)行清理，會造成相關(guān)責(zé)任單位和個人的不負(fù)責(zé)任的態(tài)度，影響學(xué)校的財務(wù)管理環(huán)境，甚至有可能助長經(jīng)濟(jì)犯罪行為的發(fā)生。

往來款是指一個會計主體在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動中發(fā)生的應(yīng)收、暫付和預(yù)付款等債權(quán)方面的款項以及應(yīng)付、暫存和借入款等債務(wù)方面的統(tǒng)稱。它不屬于收入性質(zhì)，也不屬于支出性質(zhì)。高校作為教育事業(yè)單位，往來款項主要包括其他應(yīng)收款、預(yù)付賬款、應(yīng)收賬款、預(yù)收賬款、其他應(yīng)付款、應(yīng)繳稅金等，其中應(yīng)收款是學(xué)校資產(chǎn)的重要組成部分，它主要包括應(yīng)收單位借款、應(yīng)收個人借款、學(xué)生服務(wù)性代收費(fèi)、職工個人代扣代繳款及其他應(yīng)付（暫收）款等。然而，由于各種各樣的原因，高校往來款項中掛賬現(xiàn)象比較常見，存在問題突出。

一、掛賬的主要內(nèi)容及成因

1.在建工程方面。由于《事業(yè)單位會計制度》未設(shè)置“在建工程”科目，但在現(xiàn)實(shí)中一些學(xué)校使用了“在建工程”會計科目，有的學(xué)校在會計核算時該科目數(shù)額在1000萬元以上，長時間沒有清理。其形成原因主要有三種：一是某項工程在施工過程中，施工單位以不合規(guī)的票據(jù)支取工程進(jìn)度款，財務(wù)部門以預(yù)付工程款方式記賬，由于沒有取得合法票據(jù)，造成工程完工也無法沖銷；二是個別工程缺少完備的構(gòu)建手續(xù)，雖然工程已完工并已投入使用，但由于建設(shè)手續(xù)不全，仍然沒有辦法進(jìn)行竣工驗收；三是學(xué)校在編制年度收支報表時，有的學(xué)校在年末編制報表時出現(xiàn)支出大于收入的狀況，為編制年度決算的需要，報表編制人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，就有意識的將這部分差額轉(zhuǎn)到了在建工程科目，過后又沒有及時調(diào)賬，就導(dǎo)致了掛賬。

2.應(yīng)收單位（個人）借款。在其他應(yīng)收款中，應(yīng)收單位（職工）借款也是一個反映比較突出的問題，具體表現(xiàn)在，借款對象有學(xué)校的校辦企業(yè)（公司）、教職工個人及個別校外人員等，掛賬時間較長。產(chǎn)生的原因主要有兩個：一是學(xué)校直接通過借款方式撥付資金興辦科技實(shí)體，借款資金實(shí)際上成了各類實(shí)體的流動資金，由于缺乏市場經(jīng)驗和管理不到位等原因，這些科技實(shí)體經(jīng)營狀況不是很好，出現(xiàn)虧損，有的甚至破產(chǎn)，導(dǎo)致學(xué)校資金無法全額收回，形成了部分呆賬；二是借款時信息記錄不詳細(xì)、不全面、不清楚，在還款時也給銷賬帶來影響；三是職工出差或重大疾病等原因臨時向?qū)W校借款，沒有按期及時歸還，也形成了掛賬。

3.單位為個人代扣代繳款。目前，教職工（尤其是長期出國人員工資停發(fā)）個人應(yīng)承擔(dān)的住房公積金、失業(yè)保險金、醫(yī)療保險金及個人所得稅等都執(zhí)行代扣代繳方式。學(xué)校在給教職工發(fā)放工資時代行扣繳上述款項，再加上單位負(fù)擔(dān)部分一起向住房公積金管理部門和社會保障機(jī)構(gòu)繳納。在實(shí)際操作中，教職工個人代扣數(shù)與單位代繳數(shù)存在一些金額上的差異。這些差額在短時間內(nèi)數(shù)額不是很大，但時間長了以后，數(shù)額也就逐步增大，尤其是時間一長，特別是人員發(fā)生變動（如人員調(diào)離、病故等），就不容易弄清當(dāng)時的情況，從而形成了長期掛賬。其產(chǎn)生原因：一是社會保障機(jī)構(gòu)工作人員工作出現(xiàn)差錯，少算或多算學(xué)校的繳款人數(shù)，造成與學(xué)校代扣金額不吻合；二是執(zhí)行文件時產(chǎn)生的偏差；三是學(xué)校沒有及時代扣上述款項，調(diào)整數(shù)額后無法按期扣回，導(dǎo)致出現(xiàn)差額。

4.內(nèi)控制度不健全、不完善，不定期清理往來賬。學(xué)校的應(yīng)收賬款過多，時間跨度偏長，清欠難度很大?！捌渌麘?yīng)付款”項下，有長期無人追索的款項長期掛賬。財務(wù)人員由于沒有做到定期向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報往來賬款中存在的問題及解決方案；由于學(xué)校沒有借款、報銷的控制辦法及相關(guān)規(guī)定，造成財務(wù)人員與相關(guān)人員進(jìn)行往來款清理沒有相關(guān)政策依據(jù)，從而影響往來款的及時清理。

二、產(chǎn)生的影響與后果

往來款項涉及到學(xué)校日常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)及管理活動的各個方面，其管理的好壞直接影響學(xué)校會計信息的質(zhì)量和領(lǐng)導(dǎo)的決策。筆者認(rèn)為，以上學(xué)校往來款中存在的種種掛賬問題，已經(jīng)對學(xué)校的財務(wù)管理造成了一些不良影響，產(chǎn)生了一些不良后果。

1.資產(chǎn)流失。高校的資產(chǎn)屬于國有資產(chǎn)，作為單位資產(chǎn)的其他應(yīng)收款、應(yīng)收賬款等也是國家的資產(chǎn)，有的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對資產(chǎn)流失的危害認(rèn)識不夠。尤其是新任領(lǐng)導(dǎo)對前任發(fā)生的往來款項不是很清楚，尤其是清理呆賬、壞賬怕影響到自己的業(yè)績，怕得罪人，都不愿意清理呆、壞賬。特別是長時間延續(xù)后的掛賬，有的學(xué)校無論是領(lǐng)導(dǎo)還是所在部門都無法說清它的來龍去脈，自然不會積極主動的去清理，從而導(dǎo)致國有資產(chǎn)的不斷流失。

2.造成會計信息失真、不全面。學(xué)?；üこ桃淹旯ず荛L時間，但由于沒有及時辦理竣工決算手續(xù)，工程支出長期在預(yù)付賬款掛賬，嚴(yán)重影響了單位收支規(guī)模，無法反映真實(shí)的收支情況；特別是有的學(xué)校年末將收大于支的部分記入往來款項，造成年終收支平衡的虛假現(xiàn)象。往來款項成了學(xué)校調(diào)節(jié)收支的“水池”，造成了學(xué)校會計信息的失真性和不完整性。

三、對策與建議

1.重視基礎(chǔ)記錄，完整準(zhǔn)確的反映會計信息。加強(qiáng)往來賬簿的記錄或登記，如借款日期、付款日期、借款原因、借款人、借款部門、往來單位名稱等，便于清理往來款項。

2.加大宣傳力度，增強(qiáng)資金使用部門主動還款、沖銷借款的意識。財務(wù)部門自身如果不及時清理其暫付款，會使得資金的借用部門也缺少及時還款、沖銷借款的意識，最終影響到高校的內(nèi)部財務(wù)管理環(huán)境，損害了學(xué)校利益。

3.根據(jù)不同暫付款的特點(diǎn)，如時間長度、金額大小等，設(shè)置清理重點(diǎn)，以使得高校的壞賬及時沖銷。高校的暫付款在不同期間有著其自身的特點(diǎn)，如購買機(jī)器設(shè)備和辦公用品時，其資金占用的時間是不同的，尤其是在購買一些金額較大的設(shè)備時，其安裝、調(diào)試到最終的驗收合格，可能會跨越不同的會計期間，那么，此時財務(wù)人員就不能過于及時的要求相關(guān)人員來沖銷借款4.應(yīng)由專門的會計人員來負(fù)責(zé)往來款項的管理，從而加大催還力度，并且還可以根據(jù)暫付款的特點(diǎn)選用不同的催還方式，最終達(dá)到及時收回或沖銷的目的。目前，高校催繳往來款項主要有以下三種方式：一是電話方式。現(xiàn)在催還暫付款的方式基本上是通過年終電話找經(jīng)辦人來落實(shí)，費(fèi)時費(fèi)力。而且年底日常核算工作非常緊張，工作量也是最大的時期，此時抽人逐筆催還暫付款難度較大，聯(lián)系到經(jīng)辦人也非常困難。所以，建議把電話方式放在對日常暫付款的催繳中，這樣，不僅可以減少相關(guān)工作人員的工作量，還能及時與經(jīng)辦人取得聯(lián)系。二是發(fā)放催還通知方式。定期按部門打印催還通知書，并發(fā)放到各學(xué)院及部、處、室，催促經(jīng)辦人到財務(wù)部門結(jié)算。不僅形式正式，還使得經(jīng)辦部門或人員能及時了解該部門的資金使用和暫付款情況。三是利用網(wǎng)絡(luò)催還方式。定期將未結(jié)算的借款記錄放到校園網(wǎng)上，經(jīng)辦人可以通過校園網(wǎng)查詢并及時辦理結(jié)算。這種方式的顯著特點(diǎn)就是方便、快捷，覆蓋范圍廣，減少工作量，改經(jīng)辦人被動接通知結(jié)算為主動上網(wǎng)查詢后結(jié)算。

5.完善內(nèi)控制度。學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)要不斷加強(qiáng)對財經(jīng)法規(guī)的學(xué)習(xí)，要重視往來款項的管理工作，尤其是對長期掛賬更要引起高度重視。高校要根據(jù)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》的要求，制定符合學(xué)校要求的往來款項內(nèi)部控制制度，在時機(jī)成熟時，推行崗位責(zé)任制，明確部門的責(zé)任；嚴(yán)格執(zhí)行財經(jīng)制度，建立定期清理往來款項制度，對往來款進(jìn)行定期檢查清理；建立健全責(zé)任追究制度，“哪個”借出的款項，“哪個”簽的字，“哪個”負(fù)責(zé)到底，對不符合規(guī)定的借支款項和利用往來款核算收支及虛列支出，應(yīng)追究有關(guān)人員的責(zé)任。

（作者單位：云南農(nóng)業(yè)大學(xué) 云南昆明 650201）

（責(zé)編：呂尚）

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1004-4914（2014）07-125-02