淺談監(jiān)理項(xiàng)目的成本控制

楊本娟

（上海建科工程咨詢有限公司， 上海 200032）

企業(yè)的根本目的是以盈利為目的，監(jiān)理企業(yè)也不例外。因此，降低成本、提高經(jīng)濟(jì)效益是監(jiān)理企業(yè)管理中的一個(gè)重點(diǎn)。對(duì)監(jiān)理企業(yè)進(jìn)行成本控制，是增加企業(yè)盈利的根本途徑，也是將企業(yè)從傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變的必經(jīng)之路。進(jìn)行有效的成本控制一方面可以改善企業(yè)的管理理念和方法，有效提升企業(yè)利潤空間，促進(jìn)企業(yè)提升綜合實(shí)力、市場競爭力以及市場占有率，另一方面也可在更高層級(jí)上提升企業(yè)的技術(shù)服務(wù)水平，促進(jìn)贏取更大的利潤空間。因此監(jiān)理企業(yè)加強(qiáng)成本管理和控制，既有利于工程建設(shè)質(zhì)量，也關(guān)系到企業(yè)自身發(fā)展。不斷加強(qiáng)監(jiān)理企業(yè)的成本控制管理體系，有利于促進(jìn)監(jiān)理企業(yè)健康、穩(wěn)定和長期的發(fā)展。

由于監(jiān)理企業(yè)的主營收入幾乎全依賴于各項(xiàng)目的監(jiān)理服務(wù)費(fèi)，而項(xiàng)目支出也占監(jiān)理企業(yè)支出的大部分，因此做好監(jiān)理項(xiàng)目的成本控制是監(jiān)理企業(yè)成本控制的重中之重。

監(jiān)理成本是在保證滿足工程監(jiān)理質(zhì)量、建設(shè)工期等合同要求的前提下，對(duì)所監(jiān)理工程項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理職責(zé)期間發(fā)生的費(fèi)用及各種耗費(fèi)的總和。監(jiān)理企業(yè)的成本由直接成本，間接成本，稅費(fèi)及利潤四部分組成。

但對(duì)于監(jiān)理項(xiàng)目來說，僅需對(duì)其所需開展監(jiān)理服務(wù)的直接成本進(jìn)行控制即可，其中包括：項(xiàng)目部監(jiān)理人員的工資、獎(jiǎng)金、績效等；用于項(xiàng)目部的專項(xiàng)開支，包括辦公費(fèi)、差旅費(fèi)、會(huì)務(wù)費(fèi)、通訊費(fèi)、交通費(fèi)、伙食補(bǔ)貼、勞動(dòng)保護(hù)費(fèi)及招待費(fèi)等；用于監(jiān)理工作的計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)及必要的儀器設(shè)備購置費(fèi)；其他支出包括監(jiān)理駐地辦公、住宿及生活的設(shè)施、設(shè)備等。

由于工程建設(shè)監(jiān)理是一種服務(wù)性行業(yè)，因此人工費(fèi)的支出是項(xiàng)目直接成本的最主要支出，但為了達(dá)到降低成本，提高效益的目的，仍需對(duì)項(xiàng)目部的所有直接成本進(jìn)行控制。成本控制主要分為以下幾個(gè)階段進(jìn)行。

1 項(xiàng)目報(bào)價(jià)及合同評(píng)估

由于目前監(jiān)理市場的監(jiān)理收費(fèi)情況仍不規(guī)范，業(yè)主壓價(jià)情況仍普遍存在。因此首先在監(jiān)理項(xiàng)目承接階段，就需根據(jù)項(xiàng)目造價(jià)、工期、復(fù)雜程度、業(yè)主要求以及擬派遣的監(jiān)理項(xiàng)目組組成等進(jìn)行評(píng)估，以初步判斷監(jiān)理服務(wù)費(fèi)是否能夠滿足完成該項(xiàng)目監(jiān)理任務(wù)所需的人員及其他投入。如經(jīng)判斷監(jiān)理服務(wù)費(fèi)不能滿足項(xiàng)目投入所需，那么除非有其他特殊原因，如業(yè)績工程、品牌形象、后續(xù)項(xiàng)目、人員儲(chǔ)備等，否則此類項(xiàng)目就不應(yīng)承接。

2 監(jiān)理項(xiàng)目的成本預(yù)算

由于工程項(xiàng)目具有唯一性的特質(zhì)，因此提供服務(wù)的監(jiān)理項(xiàng)目部同樣不可避免地受到此特質(zhì)的影響。這就造成因?yàn)轫?xiàng)目的性質(zhì)、規(guī)模、工期、業(yè)主管理模式及要求等的不同，每個(gè)監(jiān)理項(xiàng)目的成本支出并沒有完全的可參照性。但是與工程的投資控制最有效階段在設(shè)計(jì)階段一樣，對(duì)項(xiàng)目直接成本控制最有效階段也應(yīng)該在項(xiàng)目開始初期。因此一旦完成了監(jiān)理項(xiàng)目的承接工作，為了有效地對(duì)監(jiān)理項(xiàng)目直接成本進(jìn)行控制，就必須做好項(xiàng)目的成本預(yù)算。對(duì)于一個(gè)新項(xiàng)目，如監(jiān)理服務(wù)期需要跨年度，則需要在編制項(xiàng)目總成本預(yù)算的基礎(chǔ)上，另行編制年度項(xiàng)目直接成本預(yù)算以便于年度考核。

根據(jù)監(jiān)理項(xiàng)目的規(guī)模、工期及復(fù)雜程度不同，在監(jiān)理項(xiàng)目開展工作后的 1～3 個(gè)月內(nèi)，需要求總監(jiān)完成該項(xiàng)目的成本預(yù)算工作，并逐級(jí)對(duì)其預(yù)算進(jìn)行審核。需要注意的是，由于監(jiān)理服務(wù)費(fèi)的收取是監(jiān)理企業(yè)最重要的主營收入，因此預(yù)算內(nèi)還應(yīng)包括根據(jù)監(jiān)理合同編制的收款計(jì)劃。

監(jiān)理企業(yè)作為服務(wù)性企業(yè)，人力資源是其最主要的資源，同時(shí)也是最大的成本支出項(xiàng)。提供監(jiān)理服務(wù)的最主要資源為人力資源，根據(jù)公司目前推行的《翰威特薪酬管理體系》，人工支出應(yīng)包括工資、獎(jiǎng)金及績效，此三項(xiàng)占項(xiàng)目直接成本的比例也最大，所以對(duì)成本預(yù)算內(nèi)人工支出的審核應(yīng)為重中之重。對(duì)于人工支出的審核實(shí)際上分為兩部分內(nèi)容。第一部分是對(duì)于人員配置的審核，這其實(shí)是一個(gè)管理問題，即在不影響監(jiān)理工作質(zhì)量的前提下，盡量縮短監(jiān)理人員的工作期限，減少不必要的人員，選擇工作能力強(qiáng)的監(jiān)理工程師。這就需要總監(jiān)切實(shí)做好管理工作，監(jiān)理公司/事業(yè)部也需采取必要的措施，調(diào)動(dòng)包括總監(jiān)在內(nèi)的現(xiàn)場監(jiān)理人員的工作積極性；第二部分是對(duì)于人員的薪酬標(biāo)準(zhǔn)的審核，我們目前采用的是翰威特的寬幅薪酬體系，預(yù)算中需要求總監(jiān)對(duì)各現(xiàn)場監(jiān)理人員的定崗定薪均符合其實(shí)際工作能力和目前執(zhí)行的薪酬體系要求。

辦公費(fèi)、伙食補(bǔ)貼、交通費(fèi)、通信費(fèi)及勞動(dòng)保護(hù)費(fèi)等也均與人力配置有直接關(guān)系，可以根據(jù)目前實(shí)行的財(cái)務(wù)政策按項(xiàng)目人數(shù)進(jìn)行分?jǐn)?，審核時(shí)確保分?jǐn)傊寥司母黜?xiàng)費(fèi)用符合公司所執(zhí)行的財(cái)務(wù)指導(dǎo)政策。

關(guān)于辦公設(shè)備及設(shè)施的購置，應(yīng)根據(jù)公司固定資產(chǎn)管理辦法做好計(jì)劃，并按計(jì)劃進(jìn)行審核。

其他的成本支出，如差旅費(fèi)、會(huì)務(wù)費(fèi)、招待費(fèi)等均具有較大不確定性，但在預(yù)算中需要求總監(jiān)進(jìn)行預(yù)估并單獨(dú)列明，以便于項(xiàng)目實(shí)施過程中的控制。同樣的，臨建搭設(shè)費(fèi)、水電費(fèi)及房租等并非監(jiān)理項(xiàng)目必須的開支則應(yīng)根據(jù)監(jiān)理合同相關(guān)條款及現(xiàn)場要求進(jìn)行預(yù)算編制。

另外對(duì)于某些集群項(xiàng)目，即由一個(gè)大項(xiàng)目班子同時(shí)對(duì)同一區(qū)域內(nèi)多個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行工程監(jiān)理的，則可以考慮將多個(gè)項(xiàng)目統(tǒng)一打包進(jìn)行預(yù)算管理。比如某事業(yè)部的張江項(xiàng)目群的轄區(qū)內(nèi)有 7 個(gè)項(xiàng)目，其中既有監(jiān)理項(xiàng)目也有項(xiàng)目管理。故而事業(yè)部在預(yù)算控制時(shí)對(duì)其采用了單體項(xiàng)目編制預(yù)算、合并打包進(jìn)行考核的方法。

對(duì)項(xiàng)目直接成本預(yù)算的審核應(yīng)逐級(jí)進(jìn)行，使實(shí)際情況與制度要求之間的偏差盡量減小。但一般情況下，最終審核原則是項(xiàng)目實(shí)際不會(huì)發(fā)生的費(fèi)用不得有預(yù)算，如臨建搭設(shè)費(fèi)和水電費(fèi)等；所有直接成本合計(jì)應(yīng)在合理框架內(nèi)，確保項(xiàng)目直接成本不超過項(xiàng)目合同額的一定比例。

3 監(jiān)理項(xiàng)目的預(yù)算控制

在總監(jiān)編制的項(xiàng)目直接成本預(yù)算通過審核后，就需要比較其預(yù)算對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行成本的控制和考核。

為了便于更加直觀地進(jìn)行控制，將項(xiàng)目直接成本分為兩大部分即人員成本及綜合成本。和預(yù)算相同，首先需控制的重點(diǎn)就是人員成本。在項(xiàng)目開展階段，人員支出除加班費(fèi)、高溫費(fèi)外，其他支出應(yīng)根據(jù)預(yù)算時(shí)的定崗定薪執(zhí)行，除了薪酬制度規(guī)定的每年兩次調(diào)薪外，不允許總監(jiān)隨意更改監(jiān)理人員薪酬。項(xiàng)目獎(jiǎng)金的預(yù)支也不得超過薪酬制度所規(guī)定的比例。

綜合成本中是指項(xiàng)目直接成本中除人員成本外的所有其他直接成本。其中辦公費(fèi)、交通費(fèi)、通信費(fèi)、伙食補(bǔ)貼及勞防用品費(fèi)等按照財(cái)務(wù)制度的規(guī)定以及項(xiàng)目人員配置控制。而差旅費(fèi)、會(huì)務(wù)費(fèi)、招待費(fèi)根據(jù)預(yù)算數(shù)額按財(cái)務(wù)規(guī)定進(jìn)行控制。比如根據(jù)稅務(wù)規(guī)定，搭伙費(fèi)應(yīng)控制在工資薪金總額的14% 以內(nèi)；招待費(fèi)應(yīng)控制在當(dāng)年?duì)I業(yè)收入的 0.5% 以內(nèi)。還有如臨建搭設(shè)費(fèi)、水電費(fèi)及房租等則應(yīng)根據(jù)監(jiān)理合同要求及現(xiàn)場實(shí)際發(fā)生情況按預(yù)算進(jìn)行?？顚Ｓ每刂?。

在控制成本的同時(shí)，還需定期督促按進(jìn)款計(jì)劃進(jìn)行監(jiān)理服務(wù)費(fèi)的收取及應(yīng)收賬款的催收工作?？偙O(jiān)應(yīng)養(yǎng)成及時(shí)跟蹤發(fā)票和進(jìn)款信息的習(xí)慣。

一般來說，控制直接成本的支出，主要抓總監(jiān)?？偙O(jiān)負(fù)責(zé)制是監(jiān)理工作的根本制度，也是項(xiàng)目直接成本控制的根本制度。因?yàn)樽鳛楸O(jiān)理單位派駐在工程現(xiàn)場的全權(quán)代表，總監(jiān)是監(jiān)理單位中對(duì)這個(gè)項(xiàng)目進(jìn)展、特性和要求最了解的人。所以根據(jù)項(xiàng)目各階段的實(shí)際進(jìn)展情況，何時(shí)需要增減人員、現(xiàn)場監(jiān)理人員工作水平及能力情況如何、現(xiàn)場是否需要與業(yè)主進(jìn)行協(xié)調(diào)、現(xiàn)場是否達(dá)到監(jiān)理合同條款中的付款條件等，只有總監(jiān)能在第一時(shí)間了解和掌握情況并做出及時(shí)的部署和調(diào)整，所以其在人員配置、定崗定薪、成本支出方面均有很大的自主權(quán)。因此，總監(jiān)做好工程管理的同時(shí)，也需對(duì)項(xiàng)目的直接成本支出以及項(xiàng)目的收款負(fù)責(zé)。

為了做好項(xiàng)目的成本控制，事業(yè)部在以下方面要配合好總監(jiān)。首先是基礎(chǔ)信息的收集。通過對(duì)監(jiān)理合同的關(guān)鍵信息的錄入、經(jīng)審核后的項(xiàng)目直接成本預(yù)算錄入等工作，建立各個(gè)項(xiàng)目的預(yù)算數(shù)據(jù)庫，及時(shí)將上級(jí)財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表下發(fā)總監(jiān)，方便總監(jiān)對(duì)信息的動(dòng)態(tài)查詢及事業(yè)部的成本控制。其次，做好各類規(guī)章制度的解釋。每件事都可以從不同的角度來理解，公司制定的規(guī)章制度同樣會(huì)遇到此類問題。對(duì)于成本控制相關(guān)規(guī)章制度理解的不統(tǒng)一，會(huì)引起各個(gè)總監(jiān)對(duì)成本控制操作的誤差，并會(huì)引起不必要的矛盾?？偙O(jiān)的專業(yè)特長主要體現(xiàn)在工程管理上，因此需要對(duì)總監(jiān)進(jìn)行統(tǒng)一口徑的規(guī)章制度解釋，并進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)與指導(dǎo)，幫助總監(jiān)更好地完成預(yù)算的編制、財(cái)務(wù)報(bào)表的理解等工作，以減少因理解偏差而造成的無用功和矛盾。另外，由于公司業(yè)務(wù)量大，項(xiàng)目繁多，而且還存在同一個(gè)業(yè)主有多個(gè)項(xiàng)目在我公司由不同部門提供監(jiān)理服務(wù)等特殊情況，因此難免會(huì)引起財(cái)務(wù)錄入數(shù)據(jù)與實(shí)際情況有偏差的情況，因此，我們需要做好必要的協(xié)調(diào)工作，并督促總監(jiān)養(yǎng)成每月對(duì)賬的習(xí)慣，將發(fā)現(xiàn)的各種偏差情況及時(shí)糾正，減少成本控制的誤差。

在做好上述配合的同時(shí)，公司也應(yīng)對(duì)總監(jiān)提出要求。首先，及時(shí)提供及更新項(xiàng)目關(guān)鍵信息。項(xiàng)目始終處于變化之中，因此對(duì)于項(xiàng)目合同額的增減、補(bǔ)充合同的簽訂、工期的變化等會(huì)直接影響項(xiàng)目預(yù)算的信息，需要總監(jiān)及時(shí)告知。其次，總監(jiān)應(yīng)做好其負(fù)責(zé)項(xiàng)目的記賬工作，特別是綜合類成本支出。由于人員成本每月的發(fā)生相對(duì)固定，而綜合類成本的支出每月發(fā)生的頻率和數(shù)額均差異很大，總監(jiān)做好記賬工作可提供有效數(shù)據(jù)，對(duì)在每月的動(dòng)態(tài)對(duì)賬中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題能起到關(guān)鍵作用，也有助于我們開展協(xié)調(diào)工作。另外，根據(jù)公司要求，把握好預(yù)算調(diào)整的時(shí)機(jī)，盡量使預(yù)算準(zhǔn)確。項(xiàng)目的直接成本預(yù)算并非一成不變，根據(jù)公司要求，在預(yù)算調(diào)整窗口打開時(shí)，總監(jiān)需根據(jù)實(shí)際工程情況及對(duì)于日后的工程預(yù)期及時(shí)進(jìn)行預(yù)算的調(diào)整，特別是人員成本的調(diào)整，使預(yù)算準(zhǔn)確性提高，以利于對(duì)項(xiàng)目直接成本的控制及考核。

由此可見，監(jiān)理項(xiàng)目的成本控制是需要管理層與現(xiàn)場總監(jiān)相互配合協(xié)作方能有序有效的進(jìn)行。

4 結(jié) 語

對(duì)于項(xiàng)目的成本控制有兩點(diǎn)需要說明。第一，對(duì)監(jiān)理項(xiàng)目進(jìn)行成本控制不是以降低監(jiān)理服務(wù)質(zhì)量為代價(jià)來節(jié)省成本。成本控制目標(biāo)也不可能是監(jiān)理企業(yè)的唯一控制目標(biāo)，因此在成本控制的同時(shí)，仍需對(duì)項(xiàng)目及人員進(jìn)行績效考核。因此，在人員配置方面，在項(xiàng)目開展監(jiān)理服務(wù)的過程中，不允許過度壓縮現(xiàn)場監(jiān)理人員，現(xiàn)場監(jiān)理人員的配置須達(dá)到專業(yè)配置符合現(xiàn)場施工工況，人數(shù)配置滿足現(xiàn)場監(jiān)理工作需求。并且對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理服務(wù)及人員工作情況均有績效考核，考核結(jié)果與成本考核一樣直接與個(gè)人收入掛鉤，特殊情況下甚至可以覆蓋成本控制考核。第二，對(duì)監(jiān)理項(xiàng)目進(jìn)行成本控制并不是為了限制項(xiàng)目的正常開支。現(xiàn)場監(jiān)理項(xiàng)目組要能夠正常有效地開展工作，必要的支出必不可少，成本控制只不過是將相應(yīng)所需的正常開支進(jìn)行細(xì)化分類，以便于總監(jiān)及事業(yè)部更直觀方便地了解項(xiàng)目的支出情況；同時(shí)，加強(qiáng)總監(jiān)的成本意識(shí)，節(jié)省不必要的開支，提高項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)效益。

就如同工程的質(zhì)量、進(jìn)度與投資的三大要素一樣，監(jiān)理項(xiàng)目對(duì)所提供的監(jiān)理服務(wù)質(zhì)量以及成本支出之間也需找到一個(gè)平衡點(diǎn)，以保證監(jiān)理服務(wù)的順利開展，企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的穩(wěn)步提升，以促進(jìn)企業(yè)實(shí)力的不斷發(fā)展，管理及技術(shù)水平的進(jìn)一步提高，從而更好地為國家建設(shè)做出貢獻(xiàn)。