新時(shí)期高校檔案利用探究*
——以湖州師范學(xué)院為例

程培英

(湖州師范學(xué)院檔案館,浙江湖州 313000)

新時(shí)期高校檔案利用探究*
——以湖州師范學(xué)院為例

程培英

(湖州師范學(xué)院檔案館,浙江湖州 313000)

高校規(guī)模擴(kuò)大和信息技術(shù)發(fā)展給高校檔案利用服務(wù)工作發(fā)展帶來新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。本文針對(duì)高校檔案利用工作的現(xiàn)狀,從存在的問題及原因、發(fā)展對(duì)策兩方面,探討了新時(shí)期檔案利用的新趨勢,認(rèn)為要適應(yīng)信息化和網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的需要,必須增加檔案管理人員編制,提高檔案管理人員素質(zhì),加快信息化進(jìn)程,創(chuàng)新服務(wù)利用手段,豐富服務(wù)利用內(nèi)容,建立健全規(guī)章制度。

高校檔案;利用服務(wù);制度

高校檔案是高校在教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)中形成的,歸檔保存?zhèn)洳榈奈淖帧D表、聲像等各種形式的、歷史的原始記錄,是高校最寶貴的信息財(cái)富之一[1]。進(jìn)入二十一世紀(jì),隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,以及信息化浪潮的推進(jìn),高校檔案利用服務(wù)工作的模式正在發(fā)生改變。筆者在多年的工作實(shí)踐中,深切體會(huì)到,高校檔案利用服務(wù)工作必須加快改革,才能適應(yīng)新世紀(jì)高等教育發(fā)展的需要。

一、我校檔案利用工作存在的問題及原因

(一)利用方式單一

目前,我校檔案利用服務(wù)的主要方式是提供檔案原件,為需求者提供查閱、復(fù)印。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì),近四年來,共有2578人次來我館查閱和復(fù)印檔案4068卷次。在查詢方式,現(xiàn)場紙質(zhì)檔案查閱占99%以上,來函查詢方式約占1%,網(wǎng)絡(luò)提供利用近乎為0%。這個(gè)現(xiàn)象說明,我校檔案館館藏資源利用方式非常單一,影響利用效率,盡管發(fā)揮了檔案館資料應(yīng)有的作用,但遠(yuǎn)不如數(shù)字化檔案利用更便捷、效率更高。

(二)人員結(jié)構(gòu)不合理

我校檔案館工作人員以女性為主,且整體年齡偏大,平均年齡超過40歲。更為不利的是,既懂檔案知識(shí),又懂歷史、計(jì)算機(jī)、中文等方面知識(shí)的人才較少,人員知識(shí)結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)不合理。我校檔案館現(xiàn)有專職人員5人,分別負(fù)責(zé)文書、人事、教學(xué)、科研、財(cái)務(wù)、聲像等檔案的收集和利用等管理工作。受限于歷史和現(xiàn)實(shí)原因,管理人員專業(yè)契合度不高,全部為非檔案專業(yè)畢業(yè),工作方式多為經(jīng)驗(yàn)摸索。針對(duì)我校目前檔案人員的結(jié)構(gòu)現(xiàn)狀,應(yīng)適當(dāng)引進(jìn)具有檔案專業(yè)或相近專業(yè)的本科以上畢業(yè)生,從而提高檔案管理工作隊(duì)伍的數(shù)量和質(zhì)量[2]。

(三)理念和制度落后

檔案資料蘊(yùn)含著豐富的信息資源,一直處于未挖掘狀態(tài)。由于檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)不高,主動(dòng)服務(wù)意識(shí)不強(qiáng),以被動(dòng)服務(wù)為主。檔案管理的規(guī)章制度尚不健全,我院檔案館現(xiàn)有的規(guī)章制度還是2003年制定的,已經(jīng)無法適應(yīng)新時(shí)期檔案的需要。由于制度建設(shè)的嚴(yán)重滯后,當(dāng)新情況出現(xiàn)時(shí),因無章可循,最后只好請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)定奪,這將影響了檔案服務(wù)利用工作的效益。

(四)信息開放嚴(yán)重不足

我校檔案部門由于其服務(wù)范圍的狹窄性、服務(wù)對(duì)象的特定性,服務(wù)內(nèi)容的保密性,通常情況下師生不需要利用本人檔案,以至于很大一部分教師、學(xué)生還不知道本校檔案館的位置。檔案館的工作人員對(duì)應(yīng)該開放的檔案,既沒有精力,也沒有動(dòng)力去開放提供利用,導(dǎo)致師生員工對(duì)檔案工作了解不多,存在嚴(yán)重的信息不對(duì)稱。

二、新時(shí)期高校檔案利用服務(wù)工作發(fā)展對(duì)策

(一)推行信息化,提升利用水平

網(wǎng)絡(luò)和信息時(shí)代,檔案利用服務(wù)工作必須走數(shù)字化道路,要大力開展信息化建設(shè),力爭實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、傳遞方式網(wǎng)絡(luò)化、業(yè)務(wù)交流方式互動(dòng)化。鑒于檔案館數(shù)字化建設(shè)的投入巨大,僅僅依靠高校檔案部門的日常經(jīng)費(fèi)幾乎不可能完成,需在國家政策和學(xué)校專項(xiàng)資金的引領(lǐng)下,充分調(diào)動(dòng)各方力量,以保證高校檔案硬件設(shè)施建設(shè)到位。高校檔案利用服務(wù)工作要滿足新時(shí)期的用戶需求必須進(jìn)行信息化建設(shè)。要實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化存儲(chǔ)和傳播,除資金投入外,還迫切需要引進(jìn)從事檔案數(shù)據(jù)化的緊缺專業(yè)人才。就我校而言,檔案部門可以通過與校內(nèi)其他部門溝通與合作,向相關(guān)學(xué)院借調(diào)此方面人才,幫助建設(shè)、維護(hù)檔案管理系統(tǒng)或檔案門戶網(wǎng)站,有效緩解檔案部門人才緊缺的困境,強(qiáng)調(diào)積極利用信息技術(shù),推動(dòng)檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新。高校檔案部門要依照自身的需求和特點(diǎn),利用信息技術(shù)建立檔案網(wǎng)站、檔案數(shù)據(jù)庫,豐富檔案信息資源的傳播方式,以實(shí)現(xiàn)檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。另外,為保證檔案資料中私密信息的泄漏,還需要專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)管理和維護(hù)工作,以避免出現(xiàn)信息泄漏事件。

(二)改善和創(chuàng)新檔案利用服務(wù)手段

當(dāng)下,新校區(qū)的興建在擴(kuò)大學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的同時(shí),也為多個(gè)校區(qū)間有效為成員提供檔案服務(wù)帶來諸多不便。高校檔案部門的結(jié)構(gòu)化參考咨詢服務(wù)可以采取以下三種方式:①電話咨詢。建立健全檔案電話查詢機(jī)制,在學(xué)校官網(wǎng)公布可公開查詢的檔案類別,如學(xué)歷、入黨團(tuán)時(shí)間、工齡、工資等。建立相關(guān)工作人員的熱線讀物機(jī)制,便于有需要的人員通過電話咨詢。但這種方法存在耗時(shí)多、服務(wù)范圍有限的缺點(diǎn)。②電子郵件服務(wù)。這是結(jié)構(gòu)化參考咨詢服務(wù)最為普遍也是最容易實(shí)施的一種類型,它可以采取一對(duì)一方式,即每個(gè)高校檔案工作人員針對(duì)一個(gè)用戶提供服務(wù),也可以采取多對(duì)一方式,一個(gè)高校檔案工作人員為多個(gè)用戶提供服務(wù)。實(shí)施這種參考咨詢服務(wù)的用戶只需要通過電子郵箱與高校檔案部門的公共郵箱進(jìn)行信息的交流便可實(shí)現(xiàn)。這種參考咨詢服務(wù)方式方便快捷,操作容易,運(yùn)營成本低,是高校檔案部門值得推行的方法。③網(wǎng)頁參考咨詢服務(wù)。這主要是隨著網(wǎng)絡(luò)的迅速發(fā)展而出現(xiàn)的一種服務(wù)方式,它可以為用戶和高校檔案工作人員之間提供良好的交流平臺(tái)。網(wǎng)頁參考咨詢服務(wù)要求用戶在檔案網(wǎng)站上成為注冊(cè)用戶并發(fā)出申請(qǐng),然后提交給高校檔案工作人員。高校檔案工作人員在接到信息需求單后,根據(jù)要求進(jìn)行信息查詢,并將檢索結(jié)果按照用戶選取的方式予以傳送。網(wǎng)頁參考咨詢服務(wù)方式能夠?yàn)橛脩粼诰W(wǎng)絡(luò)檢索時(shí)提供必要的幫助,并有助于檔案部門通過用戶提交的信息需求單來了解用戶需求,能有效拉進(jìn)用戶與檔案部門之間的距離[3]。但這種方法存在著易泄漏信息、交流信息滯后的問題。

(三)豐富高校檔案服務(wù)內(nèi)容

高校檔案館的功能主要分為檔案收集保管和提供利用兩部分,而根據(jù)檔案利用群體的不同可分為高校內(nèi)部利用和社會(huì)利用[2]。近幾年我院檔案社會(huì)利用群體主要是已畢業(yè)學(xué)生因畢業(yè)證丟失需要提供學(xué)歷證明外,還有部分涉外業(yè)務(wù),如學(xué)生出國留學(xué)辦理護(hù)照時(shí),需要檔案館提供學(xué)生的學(xué)籍、畢業(yè)證書、學(xué)位證書等相關(guān)證明的翻譯件[4]。這是高等教育國際化浪潮對(duì)檔案服務(wù)工作提出的新問題。目前,高校的檔案接待利用部門需擔(dān)負(fù)起工作職責(zé),提供給利用者原件的復(fù)印件,即使沒有能力為利用者提供翻譯服務(wù),也至少應(yīng)該有人能勝任原件和翻譯件的比對(duì)工作。

(四)加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和道德建設(shè)

服務(wù)質(zhì)量是高校檔案工作永恒的主題,對(duì)于保持檔案工作生命活力十分重要,而檔案服務(wù)人員的自身綜合素質(zhì)是服務(wù)質(zhì)量和水平的重要保證。高校檔案工作的服務(wù)質(zhì)量,取決于服務(wù)人員的服務(wù)質(zhì)量。按照教育、國家檔案局共同頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》【27號(hào)令】的要求,檔案工作人員除了應(yīng)該遵紀(jì)守法,愛崗敬業(yè),忠于職守,還要具備相應(yīng)的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)文化知識(shí)及現(xiàn)代化管理技能[5]。特別是在當(dāng)前檔案信息化建設(shè)不斷發(fā)展的社會(huì)背景下,檔案服務(wù)人員更要更新觀念,解放思想,樹立正確的職業(yè)道德觀、崗位責(zé)任意識(shí)和崗位技能危機(jī)意識(shí),唯有如此,才能實(shí)現(xiàn)自身同檔案工作發(fā)展與時(shí)俱進(jìn)。

(五)完善檔案利用的相關(guān)規(guī)章制度

制度建設(shè)是高校檔案工作實(shí)現(xiàn)制度化的關(guān)鍵,建立完善的檔案工作規(guī)章制度,有利于我們?cè)跈n案利用工作中避免出錯(cuò),做到有章可循、有據(jù)可查、有序開展、有效管理,從而實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的制度化管理。但從本校檔案工作的實(shí)際情況來看,我校檔案工作的制度建設(shè)及實(shí)時(shí)修訂工作相對(duì)滯后,日常各項(xiàng)工作的開展更多地依靠上級(jí)主管部門或?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)的指示,規(guī)范化程度較低,檔案工作長期處于應(yīng)付領(lǐng)導(dǎo)需要的狀態(tài),基本談不上高水平服務(wù)和有效利用。

隨著高等教育的快速發(fā)展,高校檔案數(shù)量不斷增加的同時(shí),服務(wù)和利用要求也顯著提高。要適應(yīng)信息化和網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的需要,必須大力提高檔案管理人員的數(shù)量和綜合素質(zhì),加快信息化進(jìn)程,創(chuàng)新服務(wù)利用手段,豐富服務(wù)利用內(nèi)容,建立健全規(guī)章制度等。

[1]蘇莉.高校檔案的校園文化建設(shè)功能[J].中國電力教育,2010(32).

[2]宗麗.高校檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)構(gòu)建研究[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè),2009(8).

[3]王育東,陸加敏.檔案信息網(wǎng)站遠(yuǎn)程服務(wù)方式[J].中國檔案,2006(6).

[4]劉映紅.新時(shí)期高校檔案利用工作定位的一點(diǎn)思考[J].蘭臺(tái)世界,2010(22).

[5]陳美清.貫徹教育部27號(hào)令精神加快檔案人才隊(duì)伍建設(shè)[J].科技廣場,2009(10).

On Archives Utilization in University in the New Era with HuzhouUniversity as an Example

CHENG Pei-ying
(Archives of Huzhou University,Huzhou 313000,China)

With the rapid development of information technology,the service utilization of archives work in the colleges and universities of the new era are facing new challenges.In view of the current status of university archives utilization service,this paper,chiefly from the two aspects of existing problems and causes,and development countermeasures,discusses the facts that only by constantly improving the professional quality and skills of the archive service personnel,perfecting various regulations and innovating service management can we satisfy the increasing demand for the archive utilization.

:university archives utilization service;system

G619

A

1009-1734(2014)12-0024-03

2014-03-14

程培英,館員,從事人事檔案信息化研究。