網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校學(xué)生檔案管理的特征和服務(wù)策略

王茂敏　張仲達(dá)

摘 要：隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，高等教育也正在快速的發(fā)展。高校學(xué)生的檔案管理工作也進(jìn)入到一個(gè)新的時(shí)期。由于現(xiàn)在大學(xué)錄取比例越來越高增加了學(xué)生人數(shù)，不同專業(yè)的學(xué)科也增加，還有不同種類的畢業(yè)生就業(yè)情況，都加大了高校學(xué)生檔案管理工作的難度。但是由于信息化的不斷發(fā)展，使高校學(xué)生檔案管理更加的完善起來。

關(guān)鍵詞：檔案管理；網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；特征；服務(wù)策略

高校學(xué)生檔案管理是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，必須做到?xì)致，認(rèn)真，準(zhǔn)確無誤的針對(duì)每一位學(xué)生。不可漏掉檔案中任何一個(gè)有效的信息內(nèi)容。一般都是紙質(zhì)文件先填寫比較多，電子版的文檔都很少。但是這種不利于保存，容易丟失的可能性比例很高。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高校學(xué)生檔案管理比較有利于檔案的保存。以下針對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高校學(xué)生檔案管理寫出了其特征和服務(wù)策略。

1 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境管理下高校學(xué)生檔案管理的特征

1.1 創(chuàng)新的管理模式，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

工作人員首先要從工作上重視檔案管理的重要性，提高檔案工作的地位和作用，認(rèn)識(shí)檔案管理工作給社會(huì)給學(xué)校帶來的無形效益，從而增強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、師生員工提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，使大家明白檔案工作不是可有可無的，而是應(yīng)該認(rèn)認(rèn)真真、扎扎實(shí)實(shí)、規(guī)范完整的做細(xì)做好。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，保存檔案的載體也實(shí)現(xiàn)了多元化，如光盤、PDF文檔、錄像帶、圖片等等都可以在很好的環(huán)境條件下保管檔案。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下加大了學(xué)校對(duì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，可以建設(shè)多樣性、高標(biāo)準(zhǔn)的檔案館和資料室。同時(shí)還配備所需要的計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、打印機(jī)、裝訂機(jī)等辦公用品、做到了真正的日常辦公有場(chǎng)所、收集整理有工具，存放檔案有庫房、查閱利用有保證。面對(duì)高速發(fā)展的新時(shí)代，新的技術(shù)不斷涌現(xiàn)，這就要求檔案管理工作人員，不僅要有很好的政治素質(zhì)以外，還需要掌握各種學(xué)科各種領(lǐng)域的知識(shí)和技能，精通檔案專業(yè)知識(shí)并能掌握現(xiàn)代高科技知識(shí)，可以提高辦事效率，能靈活運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)和光盤刻錄技術(shù)；所以當(dāng)下高校不可或缺的是檔案管理工作人才[1]。

1.2 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)下的檔案管理避免很多不必要的麻煩

減少了檔案管理的不規(guī)范。因?yàn)橐郧暗臋n案管理部門沒有形成自己的實(shí)施方案和制度，而且管檔管理工作人員在管理上流于形式，僅僅只是充當(dāng)檔案保管者的角色，對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行不規(guī)范的操作容易導(dǎo)致檔案內(nèi)容匹配錯(cuò)誤，檔案歸檔混淆、管理混亂等問題，可以說只是個(gè)別現(xiàn)象，而且這類問題一旦發(fā)生就不太容易被發(fā)現(xiàn)，并給下一步的畢業(yè)生檔案?jìng)鬟f工作留下了嚴(yán)重的定時(shí)炸彈。影響了檔案管理的嚴(yán)肅性，降低了檔案工作效率。最主要的一點(diǎn)是檔案管理人員素質(zhì)有待提高。通過計(jì)算機(jī)下的網(wǎng)絡(luò)管理可以減少以上提到的問題。當(dāng)然前提是首要任務(wù)要做的很完善，根據(jù)紙質(zhì)文件來完善檔案管理也是很重要的。

1.3 加快工作效益

由于當(dāng)下高校學(xué)生檔案管理的工作量很龐大，甚至有很多遺留的大學(xué)生檔案?？墒菣n案管理工作人員卻寥寥無幾，很大程度上加大了檔案管理工作的難度，也增加了畢業(yè)生檔案管理工作中問題產(chǎn)生的幾率。如果運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，那么會(huì)比較容易的。當(dāng)然需要的是可以靈活運(yùn)用計(jì)算機(jī)和光盤刻錄技術(shù)，以及拍照整理的工作人員[2]。將其學(xué)生檔案整理成為電子文檔，備案記錄。所以各大高?？梢园涯切┱嗡刭|(zhì)強(qiáng)、作風(fēng)好、業(yè)務(wù)精練的人選調(diào)到檔案管理崗位上，發(fā)揮其才智，管理好人事檔案。

1.4 老思想影響檔案管理

在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，各大高校因循守舊，檔案的觀念停留在以前的紙質(zhì)文件時(shí)代。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)還沒有從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案模式中走出來，從心理上排斥、不接受“信息化”，認(rèn)為紙質(zhì)檔案更安全，更方便。雖然紙質(zhì)檔案是比較容易讀取和容易理解，寫好后的和保存好的都是一致的。但是在整個(gè)社會(huì)信息化潮流的影響下，高校學(xué)生檔案信息化是不可或缺的[3]。所以各大高校要努力提高學(xué)校整體的素質(zhì)水平，真正做到與時(shí)俱進(jìn)，共同發(fā)展。

2 服務(wù)策略

2.1 加強(qiáng)檔案機(jī)構(gòu)體系的合理設(shè)置

建立一支具備掌握各種學(xué)科各種領(lǐng)域的知識(shí)和技能，精通檔案專業(yè)知識(shí)并能掌握現(xiàn)代高科技知識(shí)，是充分開發(fā)利用高校學(xué)生檔案人事管理信息的組織保證。所以，必須要調(diào)整、配備相應(yīng)專業(yè)素質(zhì)的檔案人才隊(duì)伍是很有必要的。提高現(xiàn)有檔案管理人員的素質(zhì)，注重培養(yǎng)業(yè)務(wù)能力，特別是信息技術(shù)的培養(yǎng)，不定期舉辦考核和崗位培訓(xùn)，邀請(qǐng)專家學(xué)者來講座交流，及時(shí)了解現(xiàn)代科學(xué)和檔案學(xué)領(lǐng)域發(fā)展的新動(dòng)態(tài)、新成果，不斷更新檔案工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高檔案工作人員的工作能力水平，促進(jìn)檔案人員服務(wù)意識(shí)的增強(qiáng)。檔案部門首先要做好的是自身服務(wù)意識(shí)能力的提升，這樣才能促進(jìn)全社會(huì)檔案意識(shí)的強(qiáng)化，使整個(gè)檔案工作才能沿著健康的軌道向前穩(wěn)步發(fā)展檔案意識(shí)的強(qiáng)化是一項(xiàng)潛移默化的過程，決不是簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單就可以完成的事情；所以，同志們還需要多多努力。

2.2 提高檔案信息動(dòng)態(tài)更新

信息化的內(nèi)容具有使網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)更新的特征。網(wǎng)絡(luò)的自動(dòng)更新將會(huì)引起文件結(jié)構(gòu)的改變；內(nèi)部?jī)?nèi)容的更新，會(huì)引起信息內(nèi)容的改變，讓我們看到和上一次保存起來不一樣的信息內(nèi)容。以電子文檔保存檔案是最理想的方式，不僅能保證檔案的完整，而且還允許多個(gè)用戶同時(shí)訪問，而且要比紙質(zhì)檔案更易檢索，并可以提供更有效的存儲(chǔ)方式。更為重要的是，當(dāng)文件保存系統(tǒng)自動(dòng)升級(jí)時(shí)，保存在系統(tǒng)內(nèi)的檔案會(huì)隨著系統(tǒng)的更新自動(dòng)更新和遷移，就像現(xiàn)在手機(jī)軟件自動(dòng)更新一樣，雖然系統(tǒng)升級(jí)了，可以內(nèi)部?jī)?nèi)容還是存在的[4]。這種方式是發(fā)達(dá)國(guó)家保存檔案的主要方式，也是檔案保存系統(tǒng)的發(fā)展趨勢(shì)。是我國(guó)需要多多學(xué)習(xí)和借鑒的地方。

3 總結(jié)

加強(qiáng)高校學(xué)生檔案信息化建設(shè)管理是高校檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代的潮流和社會(huì)發(fā)展的必然選擇，是加快檔案管理現(xiàn)代化的客觀條件，是提高檔案信息服務(wù)水平的必經(jīng)之路。高校學(xué)生檔案信息化建設(shè)還沒有現(xiàn)成的經(jīng)驗(yàn)可供參考，我們應(yīng)該善于在實(shí)踐中尋求經(jīng)驗(yàn)、吸取教訓(xùn)，一步一步形成檔案信息化建設(shè)的一套理論，不斷完善起來。因?yàn)閷?shí)踐是檢驗(yàn)真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)。走出一條先實(shí)踐、后理論、再次實(shí)踐、創(chuàng)辦新理論的科學(xué)建設(shè)發(fā)展大道之路，理論和實(shí)踐是與時(shí)并進(jìn)的，將其不斷推動(dòng)高校學(xué)生檔案信息化建設(shè)穩(wěn)步向前的步伐。希望各大高校共同努力、共同發(fā)展，共同完善，共同成長(zhǎng)，有越來越多的檔案管理型人才為其服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1] 梁世承.略談高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對(duì)策[J].南寧師范高等?？茖W(xué)校學(xué)報(bào)，2004（6）

[2] 陳曉虹.淺析高校檔案的信息化建設(shè)[J].杭州電子工業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)，2002（4）

[3] 孫敏.《論高校人事檔案管理工作的創(chuàng)新思路》[J].湖北教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2005（4）

[4] 楊公之.檔案信息化建設(shè)實(shí)務(wù)[J].北京：中國(guó)檔案出版社，2003

作者簡(jiǎn)介

王茂敏（1981-），男，漢族，山東濟(jì)南人，大學(xué)，檔案助理館員，研究方向：檔案管理、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，單位：濟(jì)南工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院。

張仲達(dá)，男， 齊魯工業(yè)大學(xué)，講師endprint