電子檔案的利弊及電子檔案的管理研究

魏媛媛

南京市市級(jí)機(jī)關(guān)醫(yī)院 江蘇南京 210018

電子檔案的利弊及電子檔案的管理研究

魏媛媛

南京市市級(jí)機(jī)關(guān)醫(yī)院 江蘇南京 210018

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，檔案保管也從紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案。電子檔案是信息社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物，能通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備快速、及時(shí)的存儲(chǔ)各種文件、檔案信息，具有紙質(zhì)檔案無法比擬的優(yōu)點(diǎn)，但也存在缺點(diǎn)，利弊共存。近年來，電子檔案數(shù)量逐年呈遞增趨勢(shì)，需采取有效措施加強(qiáng)電子檔案管理，才能有效提高電子檔案管理工作效率，從而更準(zhǔn)確、完整、可靠地利用電子檔案，并充分發(fā)揮電子檔案的作用。本文主要分析了電子檔案的利弊，提出了加強(qiáng)電子檔案管理的措施，以推進(jìn)我國檔案管理電子化進(jìn)程。

電子檔案;利弊;管理;措施

前言

隨著現(xiàn)代科技和電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的高速發(fā)展，以及在各行業(yè)中的廣泛應(yīng)用，加快了我國信息化建設(shè)步伐，電子檔案也因此應(yīng)運(yùn)而生。電子檔案是一種新型的檔案載體，結(jié)合了現(xiàn)代科技和檔案工作，打破了檔案載體單一化格局，并逐漸取代紙質(zhì)檔案［1］。電子檔案的產(chǎn)生可滿足人們利用檔案的需求，但電子檔案是一種新生事物，既有優(yōu)點(diǎn)，也存在一定的缺點(diǎn)，即利弊共存，必須一分為二的對(duì)待。為了快速、及時(shí)地滿足人們使用電子檔案的需求，應(yīng)采取有效措施加強(qiáng)電子檔案管理，進(jìn)而確保電子檔案的真實(shí)、完整、可靠，推進(jìn)我國檔案管理電子化進(jìn)程。

1.電子檔案的利弊

1.1 電子檔案的利

與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的載體主要是硬盤、軟盤、U盤、光盤等，雖然載體形式多樣化，但均能存儲(chǔ)文字、圖形、聲音、影像等信息，具有全面、形象、生動(dòng)等特點(diǎn)。而且電子檔案具有諸多利處，如:(1)存儲(chǔ)空間小。電子檔案采用的載體具有存儲(chǔ)密度大、容納信息量多等特點(diǎn)，將各種信息形成電子檔案，可有效節(jié)約檔案需占用的空間，例如一張光盤的容量通常為600MB～4000MB，可存儲(chǔ)10萬頁圖形信息或者35萬張打印紙文字信息。此外，若只處理信息，電子檔案幾乎無重量和體積。(2)易于保存。檔案資料保存是一項(xiàng)繁瑣的工作，尤其是紙質(zhì)檔案，需進(jìn)行大量繁瑣的工作，如分類、排序、組卷、裝訂等，而且還要定期檢查檔案室檔案資料，以防蟲、鼠侵襲以及檔案資料丟失、缺損。電子檔案則不需擔(dān)心蟲、鼠侵襲，而且在相應(yīng)軟件中編制好檔案資料后，計(jì)算機(jī)會(huì)自動(dòng)分類存儲(chǔ)，節(jié)約了大量繁瑣的工作步驟和時(shí)間。(3)信息查找便捷。以往在紙質(zhì)檔案中查找所需信息時(shí)，需在檔案室中花費(fèi)大量時(shí)間按特定的分類方式逐個(gè)查找，而電子檔案的應(yīng)用不僅節(jié)約時(shí)間，提高檔案信息查找效率，還能通過在檢索鏈接中輸入關(guān)鍵字，非?？焖?、簡便的找到相應(yīng)的檔案信息［2］。(4)實(shí)現(xiàn)資源共享。紙質(zhì)檔案通常只有一份，而且大多數(shù)只能在某時(shí)、某地進(jìn)行查閱，具有極大的時(shí)間和距離限制，不便于人們?nèi)粘９ぷ?。而電子檔案只需在網(wǎng)上建立檔案資料網(wǎng)站，就可經(jīng)相關(guān)授權(quán)和帳號(hào)密碼，無限制的在網(wǎng)絡(luò)上查閱所需檔案資料，實(shí)現(xiàn)資源共享，且可避免人為導(dǎo)致的檔案資料丟失或破損。

1.2 電子檔案的弊

紙質(zhì)檔案形成后，原件內(nèi)容和形式不會(huì)發(fā)生變化，只要保管好，就能確保檔案的原始性和真實(shí)性。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案內(nèi)容和形式獨(dú)立，內(nèi)容極易出現(xiàn)刪改變化，而且因可存儲(chǔ)于不同載體，人們很難確定檔案信息的原始性、真實(shí)性和完整性。此外，電子檔案的弊端還體現(xiàn)在以下幾方面:(1)依賴環(huán)境和設(shè)備。電子檔案對(duì)環(huán)境和設(shè)備具有極強(qiáng)的依賴性，存儲(chǔ)于硬盤、光盤等載體內(nèi)的電子檔案，需通過計(jì)算機(jī)和軟件系統(tǒng)才能進(jìn)行查閱，而且存儲(chǔ)的載體必須具備防水、防火、防塵、防磁等功能，才能避免電子檔案數(shù)據(jù)丟失，失去應(yīng)用價(jià)值。此外，電子檔案還應(yīng)注意避免計(jì)算機(jī)病毒，以防檔案資料篡改，導(dǎo)致電子檔案使其價(jià)值。(2)缺乏直觀可視性。紙質(zhì)檔案具有直觀可視性，人們可在手中直觀的查閱檔案資料，而電子檔案則需在特定計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)才能進(jìn)行查閱，這在一定程度上隔離了檔案資料管理者、查閱者間的關(guān)系。(3)系統(tǒng)控制技術(shù)復(fù)雜。紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)只是步驟不斷重復(fù)的繁瑣工作，而電子檔案的收集、保管則具有高信息化程度，有很多的程序化控制要求，如軟件控制、輸入數(shù)據(jù)機(jī)內(nèi)檢驗(yàn)等，需結(jié)合人工控制和各類程序化，才能形成電子檔案。(4)極易失真。在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的過程中，若出現(xiàn)失誤，就會(huì)導(dǎo)致檔案信息失真;電子檔案真實(shí)性貫穿于其生命始終，需不間斷的維護(hù)真實(shí)性，但信息內(nèi)容極易出現(xiàn)錯(cuò)誤;電子檔案極易不留痕跡的被篡改［3］。

2.加強(qiáng)電子檔案的管理措施

2.1 確保電子檔案穩(wěn)定及其載體安全

電子檔案通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行應(yīng)用，因此必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，建立防火墻系統(tǒng)，避免黑客和計(jì)算機(jī)病毒入侵，有效保證電子檔案的真實(shí)性和完整性。對(duì)于比較重要的電子檔案，即要保存電子檔案，也要保存原始的紙質(zhì)原件資料，而且為避免紙質(zhì)原件資料丟失，還應(yīng)復(fù)制備份保存。對(duì)于電子檔案載體的安全，應(yīng)根據(jù)其載體介質(zhì)，建立適宜的保存環(huán)境，避免受水、火、塵、磁等干擾，還應(yīng)避免人為使用不當(dāng)損壞載體。

2.2 嚴(yán)格控制電子檔案的轉(zhuǎn)換

嚴(yán)格控制電子檔案轉(zhuǎn)換，可在一定程度上確保電子檔案安全。根據(jù)需要，電子檔案可存在于不同載體，且可通過計(jì)算機(jī)基本功能，如復(fù)制、粘貼等，相互轉(zhuǎn)換完全一致的文件字體、簽名、印章等，但這只能確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性，卻不能確保其原始性。為確保檔案的原始性，可利用計(jì)算機(jī)的更高功能進(jìn)行特定保護(hù)，如對(duì)檔案進(jìn)行加密或設(shè)置為只讀模式。此外，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中信息具有獨(dú)立性，極易無痕跡的增刪、更改系統(tǒng)中信息，并形成新文件，若未對(duì)原始文件進(jìn)行備份，數(shù)據(jù)修改后原始文件就會(huì)消失，且無法恢復(fù)。所以，檔案部門必須及時(shí)對(duì)原始文件和電子檔案進(jìn)行備份存檔，以利于日后查閱。

2.3 建立完善電子檔案管理體制

建立完善電子檔案管理體制，可使電子檔案管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，從而切實(shí)提高管理工作效率和質(zhì)量。電子檔案管理體制的建立完，可采取以下措施:統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃檔案和文件管理，并同步發(fā)展檔案和文件管理工作步伐;在工作職責(zé)中，檔案部門應(yīng)納入檔案管理前期指導(dǎo)和控制，而且在檔案部門嚴(yán)格的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下，進(jìn)行檔案管理各環(huán)節(jié)工作，如形成、歸檔等;科學(xué)合理的制定詳細(xì)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn);接收電子檔案時(shí)，檔案部門應(yīng)嚴(yán)格檢查和鑒定電子檔案內(nèi)容的原始性、真實(shí)性和完整性［4］。

2.4 建立優(yōu)質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍

目前，電子檔案日益發(fā)展，但缺乏專業(yè)的電子檔案管理人員，制約了電子檔案管理工作的順利進(jìn)行。因此，檔案部門應(yīng)重視培養(yǎng)精通電子技術(shù)且專業(yè)的檔案管理人員。優(yōu)質(zhì)檔案管理隊(duì)伍的建立，可采取以下措施:多渠道引進(jìn)專業(yè)技術(shù)和管理人員，盡可能提高檔案管理人員素質(zhì)、思想、責(zé)任心;定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，如現(xiàn)代科技知識(shí)、電子技術(shù)等，使其在原有知識(shí)水平上及時(shí)補(bǔ)充和掌握新知識(shí)，從而促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。所以，檔案管理部門應(yīng)盡快建立優(yōu)質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，滿足信息時(shí)代電子檔案管理需求。

3.小結(jié)

總之，電子檔案利弊共存，建立電子檔案不需很多的存儲(chǔ)空間，易于保存，可便捷的查找信息，且能實(shí)現(xiàn)資源共享，但電子檔案對(duì)環(huán)境和設(shè)備依賴性較強(qiáng)，缺乏直觀可視性，系統(tǒng)控制技術(shù)復(fù)雜，而且極易失真。面對(duì)逐年增加的電子檔案數(shù)量，檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)電子檔案管理，確保電子檔案穩(wěn)定及其載體安全，嚴(yán)格控制電子檔案的轉(zhuǎn)換，建立完善電子檔案管理體制，建立優(yōu)質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，從而最大限度的為查閱者提供真實(shí)、完整、可靠的檔案信息。

［1］薛海暖.淺析電子檔案的優(yōu)越性及其管理措施［J］.黑龍江科技信息，2012(05):132.

［2］施靜.淺談電子檔案的利弊［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2013(07):146 －148.

［3］楊金萍.如何利用好電子檔案及電子檔案的應(yīng)用和管理［J］.民營科技，2012(11):273.

［4］杜娟.談如何做好電子檔案管理工作［J］.科學(xué)與財(cái)富，2012 (04):445.

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