基于信息化視角的高校大型儀器設(shè)備開放共享機(jī)制研究

任金妮，高祿梅，孫 宇

(西安交通大學(xué) 實(shí)驗(yàn)室與資產(chǎn)管理處，陜西 西安 710049)

近年來，國家加大了對(duì)高等教育的投資。特別是伴隨著國家“985工程”和“211工程”的建設(shè)，我國高?；A(chǔ)設(shè)施和教學(xué)、科研環(huán)境得到巨大改善，重點(diǎn)裝備與大型儀器設(shè)備的持有水平較世界一流大學(xué)差距逐步縮小。然而，相對(duì)于體量的飛速躍進(jìn)，切實(shí)提升高校大型儀器設(shè)備的利用效率，推進(jìn)大型設(shè)備共享，已成為高校大型儀器設(shè)備管理工作的重要內(nèi)容。

1 推進(jìn)大型儀器設(shè)備共享要理念先行

為切實(shí)解決大型儀器設(shè)備共享這一關(guān)鍵問題，許多高校都在進(jìn)行積極的嘗試與探索[1]。筆者認(rèn)為，共享思路大致有3個(gè)方面。

(1) 解放思想，深入推進(jìn)共享理念。推進(jìn)共享理念是工作基礎(chǔ)，在這一基礎(chǔ)上配置相關(guān)組織機(jī)構(gòu)、核算儀器設(shè)備、確定人員編制、論證購置可行性、設(shè)立專項(xiàng)維修經(jīng)費(fèi)和運(yùn)行經(jīng)費(fèi)。

(2) 充分調(diào)研，科學(xué)設(shè)計(jì)管理制度?？茖W(xué)管理制度是工作保障，高校必須結(jié)合學(xué)校特點(diǎn)與實(shí)際情況進(jìn)行深入調(diào)研，制定合理可行的管理制度，保障各項(xiàng)規(guī)章制度順利運(yùn)轉(zhuǎn)，監(jiān)控各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的合理開支。

(3) 精細(xì)設(shè)置，落實(shí)價(jià)值導(dǎo)向。價(jià)值導(dǎo)向指引是長效機(jī)制，儀器設(shè)備開放共享工作必須步入良性運(yùn)行軌道，要充分調(diào)動(dòng)所有設(shè)備管理人員的積極性，才能保障資金的投入進(jìn)入良性循環(huán)并得到價(jià)值提升。

在這樣理念的指引下，西安交通大學(xué)10年來穩(wěn)步推進(jìn)大型儀器設(shè)備共享工作，設(shè)備共享的理念在全校上下得到充分的認(rèn)可。學(xué)校在人員編制、購置論證、資金撥付上均已步入正軌。學(xué)校專門設(shè)置了大型設(shè)備共享管理中心以推動(dòng)大型設(shè)備共享工作，對(duì)大型儀器設(shè)備共享與績效考核制定了一系列政策。隨著大型儀器設(shè)備共享工作的深入，對(duì)突顯的問題也進(jìn)行了新的思考。

關(guān)于大型儀器設(shè)備共享的思考集中在5方面：

(1) 如何在保障教學(xué)、科研需求的基礎(chǔ)上，充分提高設(shè)備共享程度[2]；

(2) 如何在人員編制不增加的情況下，提升設(shè)備管理人員的管理效率[3]；

(3) 如何在現(xiàn)有財(cái)務(wù)管理制度下，打通學(xué)生賬戶使用大型儀器設(shè)備的局限；

(4) 如何在現(xiàn)有流程不變的情況下，加強(qiáng)專項(xiàng)資金的監(jiān)管；

(5) 如何提供科學(xué)數(shù)據(jù)支撐。

2 積極探索，尋找途徑

為找到以上5個(gè)問題答案，筆者從內(nèi)涵式發(fā)展的角度進(jìn)行了思考，認(rèn)為設(shè)備共享率低是因?yàn)椋?1)缺乏強(qiáng)制控制手段與實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)監(jiān)測，設(shè)備所屬單位以本單位使用時(shí)間不足為由，拒絕向外單位提供服務(wù)；(2)管理效率低是由于現(xiàn)有設(shè)備管理手段落后，大量紙質(zhì)記錄流轉(zhuǎn)耗費(fèi)時(shí)間；(3)學(xué)生賬戶使用設(shè)備范圍受到局限是因?yàn)楦髟O(shè)備單位財(cái)務(wù)獨(dú)立核算，缺少通用記賬手段[4-5]；(4)資金監(jiān)管漏洞，是由于未能建立學(xué)生、管理員、管理中心互相監(jiān)管的機(jī)制；(5)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的欠缺是由于上報(bào)數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確與繁瑣的統(tǒng)計(jì)工作量。

據(jù)此，西安交通大學(xué)于2010年開展了大型設(shè)備預(yù)約管理信息系統(tǒng)的開發(fā)工作。筆者認(rèn)為采用信息化技術(shù)[6-8]手段是解決上述5個(gè)困惑很好的途徑。

3 創(chuàng)新思維，落實(shí)措施

3.1 系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)

在大型設(shè)備預(yù)約管理信息系統(tǒng)中，需要設(shè)置兩類關(guān)鍵的分配資源：實(shí)驗(yàn)時(shí)段與信用額度。共享中心將這兩類資源設(shè)置分配給設(shè)備管理員及導(dǎo)師，學(xué)生分別從這兩類用戶中獲取資源后即可進(jìn)行設(shè)備使用。系統(tǒng)包含預(yù)約管理、信用管理、經(jīng)費(fèi)管理[9]、業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)管理[10]等5個(gè)功能模塊，由這5個(gè)功能模塊分別操作設(shè)備數(shù)據(jù)庫、人員數(shù)據(jù)庫、預(yù)約數(shù)據(jù)庫和資金數(shù)據(jù)庫。通過對(duì)數(shù)據(jù)庫的管理，實(shí)現(xiàn)工作流程的正常運(yùn)轉(zhuǎn)與各項(xiàng)功能的實(shí)現(xiàn)(見圖1)。

圖1 大型設(shè)備預(yù)約管理信息系統(tǒng)框架圖

3.2 提升設(shè)備共享程度

在系統(tǒng)中，對(duì)于實(shí)驗(yàn)時(shí)間資源的分配是提升設(shè)備共享效率的關(guān)鍵所在。時(shí)間資源的分配需要符合設(shè)備特點(diǎn)與管理實(shí)踐，系統(tǒng)采用3個(gè)手段予以保障。

3.2.1 時(shí)間片段化

由于高校設(shè)備種類繁多，性質(zhì)各異，每臺(tái)設(shè)備完成一次實(shí)驗(yàn)的耗時(shí)各不相同。如果在用戶預(yù)約時(shí)，讓用戶靈活選擇需求時(shí)間，會(huì)產(chǎn)生2個(gè)問題：一是預(yù)約時(shí)間超出所需；二是產(chǎn)生過多的時(shí)間碎片，造成浪費(fèi)。所以系統(tǒng)中按照不同設(shè)備，由設(shè)備管理員自行設(shè)置實(shí)驗(yàn)預(yù)約的最小片段，用來限制最小的預(yù)約單元。系統(tǒng)設(shè)計(jì)了順序預(yù)約模式與隨機(jī)預(yù)約模式供設(shè)備管理員選擇，用來設(shè)置用戶在一天內(nèi)預(yù)約時(shí)間的排列順序。經(jīng)過時(shí)間片段化，為實(shí)驗(yàn)時(shí)間的分配做好了鋪墊工作。

3.2.2 基于角色的彈性時(shí)間分配算法

高校儀器設(shè)備共享的原則是優(yōu)先保證課題組的需求。然而由于各單位的需求各不相同，我校的大型設(shè)備預(yù)約管理信息系統(tǒng)采用了基于角色的彈性時(shí)間分配算法，將用戶分為單位內(nèi)與單位外兩類角色，進(jìn)行時(shí)間片段的有條件競爭。

在系統(tǒng)中，針對(duì)每臺(tái)設(shè)備分別設(shè)置兩類用戶獲取實(shí)驗(yàn)時(shí)間分配比例的上限與下限，在某一類用戶暫時(shí)達(dá)到上限后，即限制該類用戶的預(yù)約行為，直到另一類用戶達(dá)到它的下限時(shí)，放開鎖定用戶的預(yù)約狀態(tài)。為避免設(shè)備出現(xiàn)空轉(zhuǎn)情況，當(dāng)另一類用戶始終無人預(yù)約時(shí)，在設(shè)備管理員設(shè)置的解限天數(shù)內(nèi)，系統(tǒng)自動(dòng)放開解限時(shí)段內(nèi)的時(shí)間片段，供兩類用戶自由競爭。這樣的分配規(guī)則能根據(jù)不同用戶的需求程度，靈活分配兩類用戶的使用時(shí)間，既保證了設(shè)備最大的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，又保證了盡可能提升設(shè)備的共享效率，同時(shí)在需求量飽滿的情況下，保證單位內(nèi)用戶的優(yōu)先使用。

3.2.3 補(bǔ)錄機(jī)制

在上述規(guī)則的運(yùn)行下，系統(tǒng)能夠提前將實(shí)驗(yàn)時(shí)間資源靈活分配出去。然而，系統(tǒng)對(duì)于緊急情況的處理功能也必不可少。為了賦予設(shè)備管理員一定的管理靈活度、保證數(shù)據(jù)完整性，在系統(tǒng)中設(shè)立了與預(yù)約并行的補(bǔ)錄機(jī)制。即設(shè)備管理員可以在空閑時(shí)段內(nèi)，針對(duì)未預(yù)約的用戶手動(dòng)添加設(shè)備使用記錄。這時(shí)，系統(tǒng)采用登記即成功的策略，直接跳轉(zhuǎn)到實(shí)驗(yàn)完成登記環(huán)節(jié)。

補(bǔ)錄機(jī)制使系統(tǒng)在與設(shè)備管理單位充分溝通的情況下，能夠靈活設(shè)置共享標(biāo)準(zhǔn)，并按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)測，為日常的設(shè)備實(shí)驗(yàn)資源的監(jiān)管提供了數(shù)據(jù)支撐，也賦予設(shè)備管理員充分的管理靈活度。

3.3 提高設(shè)備管理效率

由于一些高校實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員不足，優(yōu)秀的實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員往往需要承擔(dān)多臺(tái)大型儀器的送樣服務(wù)工作。為減輕設(shè)備管理員的工作負(fù)擔(dān)，系統(tǒng)采用了以下的模式進(jìn)行設(shè)計(jì)解決。

3.3.1 事件冒泡通知機(jī)制

當(dāng)用戶登錄后，首先進(jìn)入控制中心，控制中心將所有的系統(tǒng)事件中最緊急的部分劃分為3類：消息提醒、業(yè)務(wù)處理和便捷工具，每一類的右上角均有冒泡提醒用戶進(jìn)行相關(guān)操作。用戶可以通過點(diǎn)擊直接轉(zhuǎn)入處理界面，處理完成后冒泡消失。該處理機(jī)制既能減少用戶處理時(shí)間，也能減少事務(wù)遺漏處理的發(fā)生。

3.3.2 “點(diǎn)菜式”實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目管理

原有的實(shí)驗(yàn)管理，設(shè)備管理員需要手動(dòng)登記設(shè)備使用情況，并對(duì)實(shí)驗(yàn)費(fèi)用進(jìn)行累加，工作效率較低。在系統(tǒng)中設(shè)計(jì)了“點(diǎn)菜式”的實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目管理方式(見圖2)。

圖2 “點(diǎn)菜式”實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目管理界面圖

針對(duì)每臺(tái)設(shè)備可以進(jìn)行的實(shí)驗(yàn)，由設(shè)備管理員進(jìn)行維護(hù)，并分別列出不同身份用戶的計(jì)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。在用戶進(jìn)行預(yù)約時(shí)，系統(tǒng)依照用戶登錄角色，直接給出所選實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目的計(jì)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)供用戶參考。在實(shí)驗(yàn)結(jié)束后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)核算實(shí)驗(yàn)費(fèi)用，極大地節(jié)省了設(shè)備管理員的計(jì)算工作量。此外，系統(tǒng)對(duì)于收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的變更也采用了浮動(dòng)管理機(jī)制，即實(shí)驗(yàn)完成時(shí)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)按照預(yù)約時(shí)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算，保證了在任何時(shí)段進(jìn)行收費(fèi)調(diào)整后，實(shí)驗(yàn)收費(fèi)統(tǒng)計(jì)的正確性。

3.3.3 自動(dòng)記錄功能

按照教育部和科技部的要求，大型儀器設(shè)備每年需要上報(bào)機(jī)時(shí)統(tǒng)計(jì)。設(shè)備的預(yù)約批準(zhǔn)、日常日志登記、狀態(tài)記錄、機(jī)時(shí)統(tǒng)計(jì)都使用了系統(tǒng)的自動(dòng)記錄功能。例如，用戶預(yù)約后，只要能夠通過設(shè)備管理員設(shè)置的預(yù)約條件檢驗(yàn)，預(yù)約即成功；系統(tǒng)依據(jù)每日預(yù)約情況自動(dòng)維護(hù)設(shè)備日志。當(dāng)設(shè)備發(fā)生故障后，隨著設(shè)備管理員對(duì)于設(shè)備狀態(tài)的調(diào)整，自動(dòng)寫入日志，并在年底對(duì)于設(shè)備的機(jī)時(shí)進(jìn)行分類別統(tǒng)計(jì)匯總。自動(dòng)記錄功能減輕了設(shè)備管理員工作負(fù)擔(dān)，使設(shè)備管理員能夠用更多的精力進(jìn)行設(shè)備功能的開發(fā)等工作。

3.4 打通學(xué)生賬戶使用設(shè)備局限

出于安全考慮，我國高校的財(cái)務(wù)系統(tǒng)禁止與任何其他系統(tǒng)對(duì)接，因此財(cái)務(wù)系統(tǒng)往往成為高校信息化體系中的孤島。當(dāng)學(xué)生需要使同類但屬于不同單位的設(shè)備時(shí)，就需要開通不同的賬戶，不僅增加了學(xué)生的辦事繁瑣程度，同時(shí)增加了設(shè)備管理員管理的負(fù)擔(dān)。在遵守現(xiàn)有財(cái)務(wù)管理規(guī)定的基礎(chǔ)上，我校在打通資金管理的思路上進(jìn)行了開拓，開通了信用保障機(jī)制。

信用保障機(jī)制是信用額度資源分配的根基。我校實(shí)驗(yàn)室與資產(chǎn)管理處和財(cái)務(wù)處合作，共同推出信用機(jī)制，打通全校范圍內(nèi)師生使用設(shè)備的信用額度，向每位校內(nèi)教師開通信用使用權(quán)限，再由導(dǎo)師給他指定的學(xué)生。在指定的時(shí)間范圍內(nèi)和指定的若干臺(tái)設(shè)備上開通指定信用額度，學(xué)生就可以在全校任何一臺(tái)設(shè)備的管理員處，憑借導(dǎo)師署名的“信用額度開通申請(qǐng)表”開通額度，使用規(guī)定范圍內(nèi)的設(shè)備。

在使用設(shè)備時(shí)，學(xué)生可以先完成實(shí)驗(yàn)，然后去財(cái)務(wù)處繳款銷賬。導(dǎo)師對(duì)于簽字認(rèn)可的信用額度內(nèi)的費(fèi)用承擔(dān)信用風(fēng)險(xiǎn)。信用機(jī)制的開設(shè)，使得學(xué)生在使用設(shè)備時(shí)，不再需要頻繁地往來于設(shè)備管理員與財(cái)務(wù)處，可以于一定時(shí)間段后，統(tǒng)一將實(shí)驗(yàn)費(fèi)用打包繳納，系統(tǒng)出具自動(dòng)匯總核算的繳費(fèi)清單，一次性結(jié)算賬戶欠費(fèi)。

3.5 加強(qiáng)專項(xiàng)資金的監(jiān)管

加強(qiáng)學(xué)?！按笮驮O(shè)備運(yùn)行維修專項(xiàng)資金”的監(jiān)管，落實(shí)資金使用途徑、彌補(bǔ)監(jiān)管漏洞是系統(tǒng)設(shè)計(jì)的另一特色。系統(tǒng)采用了2項(xiàng)措施加強(qiáng)了資金的監(jiān)管。

3.5.1 用戶角色監(jiān)督

系統(tǒng)將學(xué)生、設(shè)備管理員、管理中心3種角色進(jìn)行分離，建立了互相監(jiān)督的流程規(guī)范。

首先，實(shí)驗(yàn)的預(yù)約方是學(xué)生，由其產(chǎn)生實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目，并按照學(xué)校批準(zhǔn)的設(shè)備使用收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)核算實(shí)驗(yàn)費(fèi)用。依照用戶身份，系統(tǒng)自動(dòng)判斷是否符合共享補(bǔ)助資格；其次，由設(shè)備管理員進(jìn)行經(jīng)費(fèi)資助身份確認(rèn)和實(shí)驗(yàn)費(fèi)用確認(rèn)，對(duì)于超出或不足實(shí)驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)收費(fèi)的情況，需要填寫說明；第三，再次由學(xué)生進(jìn)行總費(fèi)用額度認(rèn)可，并提交中心審核；第四，中心確定最終補(bǔ)助比例，將該次實(shí)驗(yàn)欠款劃分為兩部分，由中心進(jìn)行實(shí)驗(yàn)運(yùn)行補(bǔ)助部分的直接劃轉(zhuǎn)，由學(xué)生進(jìn)行剩余部分的繳費(fèi)。

3.5.2 離線對(duì)賬機(jī)制

為了保障該系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的一致性，系統(tǒng)設(shè)置了離線對(duì)賬機(jī)制，即通過“還款”過程，由設(shè)備管理員和管理中心分別將系統(tǒng)中的實(shí)驗(yàn)記錄與財(cái)務(wù)憑單進(jìn)行離線綁定，做到每項(xiàng)實(shí)驗(yàn)、每筆經(jīng)費(fèi)都可查，可追溯。這一綁定操作可以進(jìn)行打包處理，也可以單筆處理。這樣做既能為設(shè)備管理員提供便捷的資金管理手段，又能達(dá)到對(duì)信用體系穩(wěn)定監(jiān)管的目的。

設(shè)備管理員可以通過系統(tǒng)很方便地看到統(tǒng)計(jì)時(shí)間段內(nèi)完成實(shí)驗(yàn)總額、已收回費(fèi)用、待收回費(fèi)用，并與財(cái)務(wù)處劃轉(zhuǎn)收入筆筆對(duì)應(yīng)。中心也能看到每位導(dǎo)師或者小組的欠款狀況，及時(shí)提醒他們維護(hù)信用額度。

3.6 支撐科學(xué)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)

每年開展大型設(shè)備考核工作，是學(xué)校對(duì)于設(shè)備共享的價(jià)值導(dǎo)向的集中體現(xiàn)。在這個(gè)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中，希望借助于系統(tǒng)中真實(shí)有效的數(shù)據(jù)為合理評(píng)價(jià)指標(biāo)的構(gòu)建提供基礎(chǔ)。

系統(tǒng)可以針對(duì)設(shè)備共享數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)收入數(shù)據(jù)、基金使用數(shù)據(jù)分別按照實(shí)驗(yàn)日期、實(shí)驗(yàn)機(jī)組、設(shè)備管理員、導(dǎo)師、學(xué)院等條件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總，這樣在進(jìn)行儀器設(shè)備考核工作中，就獲取了直接的量化數(shù)據(jù)，為考核工作提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

4 信息聯(lián)通，有力保障

西安交通大學(xué)在“十一五”期間，對(duì)于全校的信息化建設(shè)進(jìn)行了全面部署和提升，而這些提升也成為本系統(tǒng)運(yùn)行的重要保障。

首先，本校師生對(duì)系統(tǒng)的使用無需注冊、無需申請(qǐng)，系統(tǒng)直接對(duì)接學(xué)?！敖y(tǒng)一身份認(rèn)證”[11]系統(tǒng)，對(duì)用戶所有信息直接采集，使系統(tǒng)的安全性得到保障。

其次，由研究生院和人力資源部進(jìn)行身份信息的維護(hù)，能夠及時(shí)得到導(dǎo)師、學(xué)生的身份對(duì)應(yīng)關(guān)系，為系統(tǒng)的自動(dòng)判斷提供依據(jù)。

第三，財(cái)務(wù)處與信息中心合作，通過離校系統(tǒng)對(duì)惡意欠費(fèi)的學(xué)生進(jìn)行約束，通過財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)對(duì)惡意欠費(fèi)的教師進(jìn)行約束，維護(hù)校內(nèi)信用體系的良性運(yùn)轉(zhuǎn)。

5 結(jié)束語

西安交通大學(xué)對(duì)大型儀器設(shè)備共享方面的突顯問題逐步理順了思路，積極破解難題，走出了一條內(nèi)涵發(fā)展的新路。借助信息化手段，在擴(kuò)大大型儀器設(shè)備共享、提高管理效率、打通使用局限、加強(qiáng)資金監(jiān)管、制定科學(xué)考評(píng)等方面作出了認(rèn)真的思考和積極的嘗試。伴隨著國家“2011協(xié)同創(chuàng)新計(jì)劃”[12]的部署，學(xué)校同研究所、企業(yè)和其他社會(huì)單位之間互通互惠、共享資源，為解決國家重大戰(zhàn)略需求承擔(dān)重任，并將在進(jìn)一步發(fā)揮高精尖設(shè)備效能，促進(jìn)教學(xué)、科研質(zhì)量方面繼續(xù)深入探索與實(shí)踐。

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