《核電檔案分類準(zhǔn)則及編碼規(guī)則》的修訂建議

紀(jì)紅衛(wèi)

(臺山核電合營有限公司,廣東 臺山 529228)

《核電檔案分類準(zhǔn)則及編碼規(guī)則》的修訂建議

紀(jì)紅衛(wèi)

(臺山核電合營有限公司,廣東 臺山 529228)

《核電檔案分類準(zhǔn)則及編碼規(guī)則》的實(shí)施解決了國內(nèi)核電企業(yè)檔案分類與編碼的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)有與無的問題，固化了國內(nèi)核電企業(yè)檔案管理對文件分類與編碼成果的繼承要求，拓展了國內(nèi)核電企業(yè)檔案分類與編碼的實(shí)踐空間。面對核電行業(yè)信息化及職能管理變化趨勢，后續(xù)修訂需進(jìn)一步體現(xiàn)檔案類目設(shè)置的扁平化，強(qiáng)化二級綜合類的設(shè)置,保證職能分類的一致性，容納文件編碼與檔案編碼的同一性做法。

核電檔案;分類準(zhǔn)則;編碼規(guī)則;行標(biāo)修訂

國家能源局于2011年7月發(fā)布了《核電檔案分類準(zhǔn)則及編碼規(guī)則》(NB/T 20042-2011)(以下簡稱《規(guī)則》)，并決定同年10月起在國內(nèi)核電企業(yè)實(shí)施。這一標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施，是國內(nèi)核電企業(yè)檔案工作發(fā)展的重要標(biāo)志，對國內(nèi)核電企業(yè)檔案管理規(guī)范化有著積極的推動(dòng)作用。

首先，《規(guī)則》解決了國內(nèi)核電企業(yè)的檔案分類與編碼行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)有和無的問題。雖然國內(nèi)核電企業(yè)在檔案業(yè)務(wù)方面有交流機(jī)制，從業(yè)人員可以互通有無，但因?yàn)槿狈π袠I(yè)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一指導(dǎo)，導(dǎo)致各單位的檔案類目設(shè)置和編碼規(guī)則存在差異。直到2008年，作為國內(nèi)核電檔案分類與編碼實(shí)踐先行者的大亞灣核電運(yùn)營管理有限公司開始醞釀發(fā)起相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的編制，最終于使該標(biāo)準(zhǔn)在2011年得以頒布、實(shí)施，在行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)上實(shí)現(xiàn)了核電檔案分類與編碼從無到有的轉(zhuǎn)變。

其次，《規(guī)則》固化了國內(nèi)核電企業(yè)檔案管理對文件分類與編碼成果的繼承要求。為了控制核電站的質(zhì)量與安全，各核電企業(yè)都對其質(zhì)量和安全的管理工具之一核電站文件進(jìn)行嚴(yán)格控制，在文件形成之前就建立了針對文件的種類、技術(shù)文件的封面格式與編碼要求、通信渠道管理、工程文件索引(IED)、生產(chǎn)記錄報(bào)告編碼規(guī)則等相關(guān)程序進(jìn)行約定，從而保障了文件形成過程得到規(guī)范。同時(shí)，在檔案編碼的結(jié)構(gòu)中，突出核電企業(yè)特征碼的作用。“特征碼作為可選字段，用以實(shí)現(xiàn)和表示各類文件的關(guān)鍵熟悉。特征碼為可不定長的數(shù)字或字母代碼，可分別表示機(jī)組、建/構(gòu)筑物、系統(tǒng)、設(shè)備等”[1]。在標(biāo)準(zhǔn)中固化了檔案管理對文件分類與編碼成果的繼承要求，實(shí)際是順應(yīng)核電企業(yè)各類編碼管理科學(xué)化要求和文檔一體化趨勢的必然結(jié)果。

第三，《規(guī)則》拓展了國內(nèi)核電企業(yè)檔案分類與編碼的實(shí)踐空間。在《規(guī)則》實(shí)施前，核電企業(yè)中存在所謂的“中間檔案”一說[2]，一直以文件控制的方法管理某些類別檔案，或者說檔案管理暫時(shí)沒有向某些類別文件延伸。該標(biāo)準(zhǔn)對所謂“中間檔案”的處理方法約定，實(shí)際上是抓住核電企業(yè)檔案分類的主要矛盾和矛盾的主要方面，在一定程度上拓展了國內(nèi)核電企業(yè)檔案分類與編碼的實(shí)踐空間。

面對核電行業(yè)信息化及職能管理變化趨勢，后續(xù)修訂需進(jìn)一步體現(xiàn)檔案類目設(shè)置的扁平化，強(qiáng)化二級綜合類的設(shè)置,保證職能分類的一致性，容納文件編碼與檔案編碼的同一性做法。

一、進(jìn)一步體現(xiàn)檔案類目設(shè)置的扁平化

在《規(guī)則》的編制過程中，外部咨詢專家提出，隨著核電行業(yè)信息化的進(jìn)展以及組織機(jī)構(gòu)扁平化管理所帶來的管理職能變化，建議在核電檔案分類過程中也將檔案類目進(jìn)行一些扁平化處理。主要做法是將核電企業(yè)的檔案一級類目增多，檔案的類目層級減少，達(dá)到層級優(yōu)化之目的。即“檔案類目的設(shè)置應(yīng)考慮檔案歸類的可操作性和檢索的便利性，兼顧檔案管理信息化的需要，優(yōu)化分類層級設(shè)置，包括控制分類深度”[1]。比如說，在一級類目中設(shè)置時(shí)，將過去各單位檔案分類中本屬于二級的人力資源、工程設(shè)計(jì)、質(zhì)量與安全分離出來，作為一級類目處理；將過去各單位的檔案類目深度由五級簡化為三級，將核電企業(yè)檔案分類進(jìn)行扁平化處理。

問題在于，核電檔案類目設(shè)置扁平化的創(chuàng)新仍有進(jìn)一步深化的空間和挖掘的可能，我們不能因?yàn)樯衔环ㄒ?guī)、標(biāo)準(zhǔn)中針對檔案分類扁平化的具體描述就停止在這方面的探索。核電檔案分類扁平化的程度主要取決于核電企業(yè)職能扁平化的狀況和信息化的步伐。作為行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，《規(guī)則》的修訂首先要研究核電企業(yè)的職能情況，考慮好職能的類別和層級后就可以動(dòng)手修訂檔案類別的扁平化問題。事實(shí)上，當(dāng)我們組織核電領(lǐng)域相關(guān)人員，將核電企業(yè)的職能進(jìn)行抽絲剝繭般的分析，今后設(shè)置二十、三十個(gè)檔案一級類目不僅成為一種可能，更應(yīng)是一種檔案管理簡化的需要。在檔案一級類目增多后，在信息化手段的支持下，將二、三級檔案類目進(jìn)行進(jìn)一步的合并、裁剪就相對容易多了。

二、強(qiáng)化二級綜合類的設(shè)置保證職能分類的一致性

《規(guī)則》的分類有“核電檔案分類體系應(yīng)以核電企業(yè)從事的主管業(yè)務(wù)活動(dòng)的職能分工為基礎(chǔ)，密切結(jié)合核電企業(yè)主要業(yè)務(wù)活動(dòng)的工作過程及管理方式，采取從總到分的邏輯體系”的“從總到分”的要求[1]，實(shí)際上就是堅(jiān)持進(jìn)行檔案職能分類的標(biāo)準(zhǔn)。但是，由于對職能概念理解的不同以及對上位標(biāo)準(zhǔn)的理解不同，將本來應(yīng)該屬于某一檔案一級類目下的綜合管理類檔案全部抽出，歸入到B13部門管理類這一二級類目下。實(shí)際上是對已有核電站檔案分類歷史和現(xiàn)狀的遷就，“擔(dān)心”某些科技檔案、專業(yè)檔案的內(nèi)容不純，將科技檔案、專業(yè)檔案類別中的部分管理文件人為劃出，這一做法與職能分類的本意產(chǎn)生了一定的沖突，也是對科技檔案、專業(yè)檔案內(nèi)涵的曲解。

筆者認(rèn)為，要做好《規(guī)則》中關(guān)于檔案分類內(nèi)容的修訂，就應(yīng)該承認(rèn)核電職能活動(dòng)的復(fù)雜性，按照來源導(dǎo)向的原則維護(hù)同一來源核電檔案的有機(jī)聯(lián)系，不能簡單地理解成科技檔案就是針對科技本身的檔案、專業(yè)檔案就是針對專業(yè)本身的檔案，把科技活動(dòng)中沒有科技內(nèi)容的科技管理活動(dòng)、專業(yè)活動(dòng)中沒有專業(yè)內(nèi)容的專業(yè)管理活動(dòng)檔案排除出科技檔案、專業(yè)檔案的范疇。所以，在修訂該標(biāo)準(zhǔn)的時(shí)候，應(yīng)該明確規(guī)定撤銷B13部門管理類，將部門管理的內(nèi)容分別劃分到相關(guān)大類下設(shè)置二級綜合類，并且綜合類不應(yīng)以帶“0”的數(shù)字為代碼，應(yīng)以帶“1”的數(shù)字為代碼更為合適。這樣一來，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、商務(wù)管理、工程設(shè)計(jì)、基本建設(shè)、電力生產(chǎn)、設(shè)備管理、質(zhì)量與安全、科技與信息等專業(yè)檔案、科技檔案的內(nèi)容因包含部門管理的內(nèi)容而更能反映職能活動(dòng)本身。

三、容納文件編碼與檔案編碼的同一性做法

出于文檔一體化的內(nèi)容要求，核電企業(yè)的檔案管理中一個(gè)明顯的特點(diǎn)是：在文件編碼與檔案編碼方面存在一體化的做法?？v觀國內(nèi)核電文檔一體化的歷史，文件、檔案編碼一體化的具體做法各不相同，但最核心的是文件編碼與檔案編碼的同一性做法。

因?yàn)槲募幋a與檔案編碼的同一性做法對傳統(tǒng)的核電檔案分類與編碼體系沖擊性最大，并且也對文件編碼體系、信息化有著獨(dú)特的要求，故而目前的《規(guī)則》中沒有提及文件編碼與檔案編碼的同一性做法。但在核電行業(yè)信息化的實(shí)施過程中，業(yè)內(nèi)人員普遍感覺文件編碼與檔案編碼的同一性做法還將有進(jìn)一步拓展的趨勢，對于實(shí)行成熟的文件編碼體系的文件，如果還按傳統(tǒng)的辦法重新編制檔案編碼，是事實(shí)上的重復(fù)勞動(dòng)，也不利于核電各領(lǐng)域?qū)I(yè)人員整理和利用。作為約定核電行業(yè)檔案分類與編碼規(guī)則的行標(biāo)，《規(guī)則》應(yīng)該容納文件編碼與檔案編碼的同一性做法，在修訂中增加允許文件編碼與檔案編碼的同一性做法的操作辦法和限制條件，不能因?yàn)榇嬖跔幾h就將此排除在外。

[1] 國家能源局.核電檔案分類準(zhǔn)則及編目規(guī)則.NB/T-20042-2011[S].北京：原子能出版社，2011.

[2] 昝云龍.組織與管理[M].北京:原子能出版社,2003:293-294.

(責(zé)任編輯：沈建新)

The Revising Suggestions on ClassificationCriteria and Coding Rules for Nuclear Power Archives

JI Hongwei

(Taishan Nuclear Power Joint Venture Co., Ltd; Postal Code 529228, China)

The Implementing significance of Classification criteria and coding rules for nuclear power archives includes filling the void of occupation standard on archives classification and coding in Chinese nuclear power enterprise, solidifying the requirements for inheriting of document classification and code from the archives, and expanding the space for archives classification and coding in Chinese nuclear power enterprise. Facing the trend of informatization and change in function, Subsequent suggestions are as follows: flattening the configuration of archive category, strengthening the second category of comprehensive in order to keep the consistency in function classification, and accepting the integrated coding system in management of documents and archives.

Nuclear power archives; Classification criteria; Coding rules; Occupation standard revising

2014-08-26

紀(jì)紅衛(wèi)(1974-)，男，江蘇響水人，檔案館員，研究方向:檔案管理。

G275.6

A

1671-5322(2014)04-0088-02