論我國檔案收集工作的范圍

黃世喆，歸吉官

摘 要：所謂“大檔案”概念的提法欠科學，它不是解決檔案收集工作中所遇到問題的一劑良方；檔案工作中的“歸檔范圍”與檔案收集工作范圍是兩個不同的概念，認清兩者之間的關系是做好檔案收集工作的關鍵。

關鍵詞：大檔案；歸檔范圍；檔案收集

Abstract： The so-called concept of large archives in our country is unsuitable to solve the problem of archives collection. The range of filing and the range of archives collection are two different concepts， and understanding the relationship between two things is the key to do a good job of archives collection.

Keyword：Large archives；The range of filing；Archives Collection

一般認為，“檔案的收集工作，就是按照法律、法規(guī)的規(guī)定，通過例行的接收制度和專門征集的辦法，把分散在各組織、個人手中和散失在其他地方的檔案，分別集中到各級各類檔案保管機構”。[1]

由此看來，檔案收集工作的主體是檔案保管機構，收集的對象是檔案——是分散在各組織、個人手中和散失在其他地方的檔案。而實際上，目前各級各類檔案保管機構保存的不僅有一般意義上的檔案，還有各種歷史資料、圖書報刊，以及禮品、文物、獎狀、獎杯、樣品和標本等實物。既有一般意義上的檔案，又有實物，這怎么解釋呢？但“大檔案”概念的提出者和倡導者認為其實很好辦，有了“大檔案”概念，此類問題迎刃而解。

1 對“大檔案”概念的理解及分析

關于“大檔案”概念的含義，有人認為：“可以說，只要具有歷史價值，能夠記載歷史信息，反映歷史面貌的不論是實物、文字、影像、數(shù)字等各種信息都是檔案?！盵2]

也許這個不是嚴格的檔案定義，但至少體現(xiàn)了“大檔案”概念的基本含義，目的是把一般不認為是檔案的東西（諸如各種歷史資料、圖書報刊，以及禮品、文物、獎狀、獎杯、樣品和標本等實物）放進“大檔案”的框架里。

我們認為出發(fā)點是好的，這樣做有其好處：如此一來，可以將檔案保管機構的收集范圍和檔案收集工作的范圍畫等號，也就是說，檔案保管機構收集進來的全都是檔案，或者通俗地說，就可以突破歸檔范圍的要求，“一是檔案資料的來源上，不限于規(guī)定的范圍，不限于規(guī)定的機關、企事業(yè)單位，要拓展到全社會”；[3]二是要將傳統(tǒng)概念中不是“檔案”的那些珍品檔案（如各縣市的志書、歷史文物、珍貴實物）等囊括進來，因為“這些東西不要說在當時，現(xiàn)在也不在我們的歸檔范圍之中，它恰恰成了寶貝”。[4]

的確，“拘泥于歸檔范圍限制，是檔案部門錯失許多檔案資源的制度根源”。[5]但由于“歸檔范圍”，其出發(fā)點是檔案，也就是說“歸檔范圍”要求歸檔的一定是檔案，因此，我們就需要審視一下這個“大檔案”概念。

其問題如下：

其一，定義中沒有明確“記載”的方式是否人工記錄方式。因此諸如樣品、標本等此類物品也作為檔案看待，會產(chǎn)生弊端。這是最大的問題。如果明確“記載”的方式是人工記錄方式，那么所有通過文字、影像、數(shù)字等方式記錄下來的各種原始的信息記錄（也都是各種實物）都是檔案。

其二，定義混淆了實物、文字、影像、數(shù)字等概念與信息的關系。實物、文字、影像、數(shù)字等既不是各種信息，也不是相同屬性的事物。實物是信息載體，文字、影像、數(shù)字等是信息記錄方式，而檔案是信息和載體的統(tǒng)一體——信息源。

“大檔案”概念是檔案學研究中用概念代替理念的又一例證，“大檔案”作為一種理念是非常美好的，但作為一個概念卻存在諸多不妥，最終會弄巧成拙。正如有學者指出的那樣，“‘大檔案的提法，我個人認為也許并不科學，因為我們事實上從來沒有否認原來沒有保存在國家綜合性檔案館之中的檔案不是檔案，也沒有對應的‘小檔案的提法，現(xiàn)在只不過是對國家綜合性檔案館拓寬檔案資源建設渠道展現(xiàn)新舉措的一個形象化提法”。[6]

所以，我們不認同“大檔案”概念，我們更傾向于這樣的概念：“檔案是社會組織或個人在社會活動中直接形成，保存?zhèn)洳榈母鞣N形式和載體的數(shù)據(jù)、信息和知識的記錄?！盵7]

但問題是，這樣一來，“大檔案”概念帶來的好處是否就喪失了？為了回答這個問題，下面我們就進一步對“歸檔范圍”和檔案收集工作的范圍分別進行分析。

2 對“歸檔范圍”的認識和理解

嚴格說來，按照現(xiàn)有教材說法，所謂“歸檔范圍”，是針對單位內(nèi)文件的歸檔而言，歸檔后文件就是檔案，即“各單位在工作活動中不斷產(chǎn)生的文件，處理完畢以后，經(jīng)由文書部門或文件工作人員整理，定期移交給檔案室集中保存，稱為‘歸檔”。[8]需要注意的是，《檔案管理學》教材中所說的“檔案”主要是指文書檔案，當然，也可以推及一般意義上的檔案。

也就是說，文件歸檔是文件管理部門的任務，而不是檔案室的任務，更不是檔案館的任務；檔案館對檔案的收集不叫歸檔，相應地，收集范圍稱為“檔案館檔案收集的范圍”而不叫“歸檔范圍”。所以，通?！稒n案管理學》教材對“歸檔范圍”的理解是：

第一，單位內(nèi)文件的歸檔是檔案室檔案的主要來源。凡是本單位工作活動中辦理完畢的具有保存價值的各種文件，均應歸檔。

第二，單位內(nèi)文件的歸檔只是檔案室檔案的主要來源，而不是全部來源，因為檔案室收集工作的方式不僅是定期接收，還有不定期收集，以及征集、征購等方式。

第三，檔案室收集工作的對象也不僅是本單位的文書文件，還有其他單位的、其他文件。

第四，“歸檔范圍”并不等同于檔案室收集工作的范圍，因為還有其他一些歷史資料、實物等不在此列。

如此看來，這樣的“歸檔范圍”太狹窄，應該拓展，但前提是歸檔的應該是檔案。有人提出可以將歸檔文件的最終歸宿拓展至所有檔案保管機構，而不僅僅是檔案室。我們認為這樣雖然有一定的好處，但由于“歸檔”本身的含義就是針對文件管理部門的工作而言，有其特指性，所以不宜拓展至檔案館等其他檔案保管機構。所以可以作的拓展是，在一個單位內(nèi)，只要具有一定的保存價值的文件，均應當列入本單位的歸檔范圍。從理論上講，只要“辦理（或處理）完畢”后仍繼續(xù)具有保存價值的文件，則不管應該保存1年或者1個月甚至于保存1天，都可以列入“歸檔范圍”。

從實踐層面上看，就一個單位而言，拓展“歸檔范圍”可以有兩種途徑：一是將處于歸檔范圍邊界之間徘徊的文件列入歸檔范圍。無論是在理論上，還是在實際工作中，歸檔與否的界限都是模糊的。而且在實際工作當中，人們往往會忽略這部分文件，不將其列入歸檔范圍。對處在模糊地帶的文件，可以這么處置，只要具有一定保存價值的文件，不管其保存價值大小，保管期限長短，均應當列入歸檔范圍。這是拓展“歸檔范圍”最有效、最直觀的方法，因為“歸檔范圍”的外圍得到了適當擴大。當然，“歸檔范圍”的拓展不是無限度的，不能將原本屬于不歸檔范圍的、無保存價值的文件納入歸檔文件之列，這是拓展“歸檔范圍”的底線。這個底線不能突破，只有這樣才能確保所歸檔的都是檔案，而不是其他。

二是明確具有一定保存價值，但又達不到3年、5年或10年等定期保存的文件統(tǒng)一劃為10年保管期。在現(xiàn)實的檔案工作中，由于需要考慮到檔案室室藏檔案膨脹的壓力、庫房吃緊等因素的影響，對保存價值相對較小、保管期限較短的文件不太注重歸檔保存。無論是以前被劃分為短期的檔案，還是現(xiàn)在判定為10年定期保存的檔案，在整體室藏檔案資源中所占的比重是非常小的。倘若想在現(xiàn)有的“歸檔范圍”內(nèi)尋求歸檔文件數(shù)量的增長、規(guī)模的擴大，只能多歸檔一些以往我們通常所忽視的具有一定保存價值，但又達不到3年、5年或10年等定期保存的文件，確保此類文件全部歸檔。

通過上述分析發(fā)現(xiàn)，無論“歸檔范圍”如何拓展，都無法給檔案室室藏檔案結構及其整體質(zhì)量帶來根本性的變化。歸檔文件待挖掘的空間十分狹小，僅限于保存價值較小、保管期限較短的那小部分文件。而且，這部分文件最多只在檔案室定期保存10年，更談不上以后會進入檔案館豐富館藏資源。如此一來，可能出現(xiàn)的問題會多過帶來的好處。歸檔文件數(shù)量、室藏檔案數(shù)量是增加了，但增加的只是在保管期限中最短的那一個檔期，也就是10年這一檔期。將不到10年保管期，或者只有一兩年保存價值，甚至處在歸檔邊界徘徊的文件統(tǒng)統(tǒng)劃歸為10年定期保存，確實有諸多不妥之處。但是按照現(xiàn)行的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》最短的保管期限就是10年，并無1、2、3年可選擇，也就是只要被列入“歸檔范圍”最短也要作10年定期保存，而且由檔案室集中統(tǒng)一管理。然而，現(xiàn)有的條件往往又不允許我們這么做，因為要考慮到庫房的壓力以及后續(xù)繁雜的鑒定銷毀工作。由此，我們不難理解在實際工作當中為什么一些具有短期保存價值的文件通常被忽視對其進行歸檔，甚至故意不歸檔。從這個角度上來說，經(jīng)過長期實踐重新修訂的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》更貼近實際，并優(yōu)化了室藏檔案資源?？傊噲D通過拓展“歸檔范圍”來豐富和優(yōu)化室藏檔案資源的做法，其作用非常有限，也很難有成效。

3 對檔案收集工作范圍的認識和理解

如果說“歸檔范圍”再怎么拓展也不能突破檔案概念和“本單位”范圍的話，那可以考慮對檔案收集工作范圍的拓展，一是檔案保管機構的收集范圍的拓展，不僅收集檔案，而且收集有參考價值的歷史文物、各種實物等，作為檔案資源的重要補充；二是檔案收集工作的主體從現(xiàn)有檔案保管機構拓展到各種新型保管機構，再拓展到全社會各組織和個人，而檔案收集工作的來源也從原來規(guī)定的相關機構、組織拓展到全社會各組織和個人。

檔案室的收集范圍比“歸檔范圍”更廣，突破了時間和空間的雙重限制。時間上不再拘泥于歸檔時間的限制，除了定期接收，還有不定期的接收、征集或征購等靈活方式?？臻g上可以不限于本單位的歸檔文件，也可以是外單位形成對本單位有查考利用價值的文件，還可以突破檔案概念收集歷史資料、圖書期刊、文物、實物等作為室藏檔案資源的重要補充。

檔案館的收集范圍可以分為檔案館檔案的收集范圍和對相關資料的收集，而檔案館檔案的收集范圍又可以分為各級國家綜合檔案館檔案的收集范圍和部門、專門、企事業(yè)單位檔案館檔案的收集范圍。按照《檔案館工作通則》和《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》的規(guī)定，各級國家綜合檔案館檔案收集的范圍是：一是接收本級各機關、團體及所屬單位具有長久保存價值的檔案；二是接收撤銷機關、團體的檔案；三是接收各種歷史檔案。各級專門檔案館，收集本行政區(qū)內(nèi)某一專門領域或特定載體形態(tài)的專門檔案或檔案副本；部門、企事業(yè)單位檔案館負責收集本部門、本單位及其直屬單位形成的檔案。為確保國家綜合檔案館在國家檔案資源體系建設中的主導地位和檔案資源的優(yōu)化配置，在劃定各類專門、專業(yè)性檔案館收集檔案具體范圍的基礎上，同時還明確了應當由各類專門、專業(yè)性檔案館向國家綜合檔案館移交應由國家綜合檔案館接收保管檔案的具體內(nèi)容。

可以說我國以國家綜合檔案館為主導的檔案館網(wǎng)已經(jīng)遍布全國各地，并且涵蓋各行各業(yè)，其檔案收集范圍也相對比較全面，能覆蓋的領域也已盡量列入收集范圍。目前存在的主要問題：一是相當一部分涉及民生、關乎百姓利益的檔案分散在各類專門、專業(yè)性檔案館保存，檔案聚集程度不高。二是具體到各類檔案館，尤其是國家綜合檔案館還存在檔案收集范圍上的欠缺，檔案館之間檔案資源分配不太合理，在一定程度上削弱了國家綜合檔案館在國家檔案資源體系建設中的主導地位。其實，很多時候倡導的“擴大檔案館檔案收集范圍”主要是針對國家綜合檔案館來說的，要求國家綜合檔案館的收集范圍應該更廣一些，突出其館藏的綜合性。比如，國家綜合檔案館有選擇地接收各類專門、專業(yè)性檔案館的檔案，有條件的地方甚至可以“多檔合一”集中統(tǒng)一管理，等等，都是國家綜合檔案館拓寬檔案資源建設的渠道。此外，各級國家綜合檔案館以及各類專門、專業(yè)性檔案館還可以向社會和個人收集、征集、征購相關資料、歷史文物、實物等作為館藏檔案資源的有益補充。雖然檔案館對非檔案資料的收集不屬于檔案館檔案收集范圍，卻是檔案館的收集范圍，同時也是檔案收集工作的范圍。需要強調(diào)的是，在拓展檔案館的收集范圍的同時，我們認為應該更嚴格各級國家綜合檔案館檔案收集的范圍，即接收本級各機關、團體及所屬單位的檔案應明確為“具有永久保存價值”而非“具有長久保存價值”（具體理由在系列論文之二當中論述）。

一般認為，文件中心是一種社會化、集約化和專業(yè)化的檔案管理機構，它的設置一般不像檔案室一樣隸屬于某一個文件形成單位，而是按地區(qū)、按系統(tǒng)建立的介于文件形成單位和地方綜合檔案館之間的一種過渡性檔案管理機構。[9]文件中心作為過渡性的檔案保管機構，接收保管的文件屬原形成單位所有。主要職能是接收形成單位的文件，一般保持原來的順序和標記，并存儲進文件中心，只供原形成單位使用。其所保管的文件、檔案屬性與檔案室的相似，但文件中心接收文件、檔案的范圍不限于某一文件形成單位，而通常是以某一地區(qū)、某一系統(tǒng)的所有文件形成單位為接收對象，文件保存達到進館年限后，移交到相應的國家綜合檔案館。在這一過程中，文件中心相對比較被動，尤其是商業(yè)性文件中心，文件收集范圍的完整性和齊全性主要取決于形成單位。

檔案托管機構又稱為檔案寄存中心、檔案托管中心，是市場經(jīng)濟條件下產(chǎn)生的專門為各類企業(yè)、社會組織以及個人提供文件與檔案寄存、托管等有償性服務的機構。檔案寄存、托管的主要來源是無檔案保管條件的企業(yè)、社會團體、個人等。由于市場尚未成熟，這方面的需求也沒有被充分挖掘出來，這類檔案托管機構只是零星分布，所接收、保管的檔案資源也比較單一、無法形成規(guī)模。

除此之外，我們認為，我國檔案收集工作范圍不只是局限于各級各類檔案保管機構的收集范圍，還應拓展檔案收集工作的主體和檔案收集工作的來源。

檔案工作與檔案事業(yè)發(fā)展到今天，檔案收集工作的主體也已從原來的檔案保管機構逐漸拓展到全社會各組織和個人。以往我們主要強調(diào)檔案收集工作的主體是各種檔案保管機構，以各級國家綜合檔案館為主導，同時兼顧各類專門、專業(yè)性檔案館主體地位的模式在檔案收集工作中長期發(fā)揮著不可替代的作用。但我們也應看到，這主要針對的是納入國家控制體系之下的國有檔案，而私有檔案以及相當一部分的集體檔案等非國有檔案則游離于國家設立的檔案保管機構的大門之外。非國有檔案長期以來得不到有效監(jiān)管，生存狀況堪憂。隨著這些問題的日益突出，“藏檔于民”的思想逐漸得到傳播和落實。于是，檔案收集工作的主體正悄悄地向社會各組織和個人拓展。尤其是對非國有檔案而言，“藏檔于民”更有利于其價值的充分實現(xiàn)。比如，我們正在逐步構建的農(nóng)村檔案、社區(qū)檔案、家庭檔案以及一些地方出現(xiàn)的私人檔案館，正是檔案收集工作的主體從特定的檔案保管機構向全社會各組織和個人拓展的具體表現(xiàn)。

檔案收集工作的來源也從原來規(guī)定的相關機構、組織拓展到全社會各組織和個人。行政機關、企業(yè)單位、事業(yè)單位曾被視為檔案收集工作的特定來源，然而隨著檔案收集工作主體和收集范圍的不斷拓展，這樣的狀況將逐漸被打破。檔案館除了與相關機構和組織繼續(xù)保持原有的、穩(wěn)定的檔案交接關系外，還應向社會和個人征集、征購一些對國家和社會有保存價值的檔案或其他資料，包括歷史文物、有價值的實物，等等。另外，隨著國家對農(nóng)村檔案工作、社區(qū)檔案工作、家庭檔案工作的推進，大大突破了以往人們對檔案收集工作的來源的認識。檔案收集工作的來源既有規(guī)定的行政機關、企業(yè)單位、事業(yè)單位，也可以是全社會各組織和個人。

參考文獻：

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[6]潘連根，劉東斌.關于“大文件”概念的辨析[J].檔案管理，2008（5）.

[9]馮惠玲，張輯哲.檔案學概論[M].北京：中國人民大學出版社，2006： 94.

（作者單位：黃世喆，廣西民族大學管理學院 歸吉官，廣西建設職業(yè)技術學院 來稿日期：2013-12-28）