公共服務(wù)導(dǎo)向下韓國(guó)國(guó)家記錄院建設(shè)初探

陳潔

摘 要：韓國(guó)國(guó)家記錄院以公共服務(wù)為導(dǎo)向，在檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施、檔案收集與管理體系、檔案信息資源服務(wù)、檔案文化推廣與國(guó)際合作等方面進(jìn)行了一系列建設(shè)，旨在拉近檔案與公眾的距離，滿足社會(huì)各類人群各方面的檔案需求，提高社會(huì)檔案意識(shí)，普及檔案文化精髓。經(jīng)實(shí)地調(diào)查發(fā)現(xiàn)，韓國(guó)國(guó)家記錄院在以服務(wù)為本的實(shí)踐中取得重大成就，同時(shí)其預(yù)期效果與現(xiàn)實(shí)成效間也存在一定差距。

關(guān)鍵詞：韓國(guó)；國(guó)家記錄院；公共服務(wù)

Abstract：Based on public service orientation， National Archives of Korea has taken a series of measures on archives management infrastructure，collection and management system，archival information resource service and archival culture promotion and international cooperation.It is found that National Archives of Korea has gained great achievements on meeting the various social needs of archives，but there is still a certain gap between expected result and reality effectiveness.

Keywords Republic of Korea；National Archives of Korea；Public Service

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，服務(wù)意識(shí)在各行各業(yè)受到廣泛關(guān)注。如今，各個(gè)國(guó)家無(wú)論是否擁有公共檔案館，都在不同程度地踐行公共服務(wù)理念，即以貼近百姓、服務(wù)公眾為根本宗旨，通過(guò)宣傳開(kāi)放，讓社會(huì)了解檔案，利用檔案，滿足公眾日益增長(zhǎng)的檔案需求。因此，公共服務(wù)導(dǎo)向下的檔案館建設(shè)要把公眾的認(rèn)可、喜歡、需要作為服務(wù)的出發(fā)點(diǎn)與落腳點(diǎn)。韓國(guó)政府反復(fù)強(qiáng)調(diào)，國(guó)家健康運(yùn)營(yíng)離不開(kāi)完善的檔案管理制度。一套健全的檔案管理制度中，公共服務(wù)理念的貫穿更是必不可少的。經(jīng)調(diào)查分析，韓國(guó)國(guó)家記錄院為實(shí)現(xiàn)面向公共服務(wù)的宗旨，進(jìn)行了多方面建設(shè)。

1 韓國(guó)國(guó)家記錄院

檔案學(xué)在韓國(guó)被稱作“???”，譯為記錄學(xué)，故所謂韓國(guó)國(guó)家檔案館（National Archives of Korea），正式名稱應(yīng)為韓國(guó)國(guó)家記錄院（?? ???）。從1969年的政府記錄院到2011年光州檔案信息中心開(kāi)放，韓國(guó)國(guó)家記錄院形成了“三館二中心”的體系結(jié)構(gòu)（圖1）。其中，“那啦檔案館”命名較特殊，采用了直接音譯的方式，其韓語(yǔ)全稱為“?? ???”?！??”（音：那啦）表示“國(guó)家”，故那啦檔案館實(shí)際上就是國(guó)家檔案館。

圖1 韓國(guó)國(guó)家記錄院結(jié)構(gòu)

2 公共服務(wù)導(dǎo)向下韓國(guó)國(guó)家記錄院建設(shè)

據(jù)統(tǒng)計(jì)[1]，韓國(guó)國(guó)家記錄院所藏檔案的查閱需求在6年中，由2006年的250多萬(wàn)例增長(zhǎng)至2011年的800多萬(wàn)例。同時(shí)，公眾的檔案需求會(huì)隨著檔案數(shù)字化與在線系統(tǒng)的普遍應(yīng)用而繼續(xù)穩(wěn)步增長(zhǎng)。故基于日益增長(zhǎng)的公眾檔案需求，韓國(guó)國(guó)家記錄院采取了一系列舉措保證公共服務(wù)的順利進(jìn)行。

2.1 Logo設(shè)計(jì)融合公共服務(wù)理念。如圖2所示，該標(biāo)志由藍(lán)色方箱、字母NA與黃綠漸變平行四邊形三部分組成，共同表達(dá)出韓國(guó)國(guó)家記錄院致力于建設(shè)成為世界一流國(guó)家檔案館的美好愿景。

圖2 韓國(guó)國(guó)家記錄院Logo

其中，黃綠漸變平行四邊形代表著一種新的檔案文化，表達(dá)了韓國(guó)國(guó)家記錄院是一個(gè)以公共服務(wù)為導(dǎo)向的組織的愿景；藍(lán)色方箱象征著系統(tǒng)安全的保存與管理檔案的空間；字母“NA”代表“National Archives、New Archives和New Age”，“NA”相連組成“M”，代表“Memory”，表示通過(guò)永久保存過(guò)去創(chuàng)造的檔案，把握現(xiàn)在，引領(lǐng)未來(lái)。

2.2 加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包括政策制定、制度完善以及指導(dǎo)與合作，三方面密不可分，相互作用，共同為實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)公共服務(wù)奠定基礎(chǔ)。

韓國(guó)政府通過(guò)一定財(cái)政資助促進(jìn)韓國(guó)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。大體上，21世紀(jì)以來(lái)，韓國(guó)政府撥給國(guó)家記錄院年度經(jīng)費(fèi)超過(guò)30億韓元，約合人民幣2000萬(wàn)元左右。同時(shí)，隨著政府行政管理環(huán)境向著電子政府與知識(shí)型政府的轉(zhuǎn)變，國(guó)家記錄院檔案管理制度與模式也進(jìn)行著相應(yīng)改變，承載媒介由紙質(zhì)檔案向電子檔案過(guò)渡，管理方式由單一保存向知識(shí)資源整合轉(zhuǎn)變，服務(wù)方式由被動(dòng)封閉向積極面向公眾開(kāi)放的實(shí)踐轉(zhuǎn)型，旨在實(shí)現(xiàn)世界一流檔案國(guó)家的宏偉藍(lán)圖。

此外，國(guó)家記錄院定期針對(duì)各類政府機(jī)構(gòu)展開(kāi)檔案管理指導(dǎo)、監(jiān)督與評(píng)估，提高各部門(mén)檔案管理水平與效率；通過(guò)開(kāi)展有針對(duì)性的現(xiàn)場(chǎng)咨詢、培訓(xùn)計(jì)劃等，為檔案管理工作輸送源源不斷的專業(yè)人士；舉辦各種形式的檔案文化課程，擴(kuò)大檔案文化的基礎(chǔ)，提高公眾對(duì)于檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。同時(shí)，韓國(guó)國(guó)家記錄院也開(kāi)展了國(guó)際檔案文化課程，力圖促進(jìn)東南亞發(fā)展中國(guó)家檔案管理水平，提升亞洲檔案管理整體層次。

2.3 完善檔案收集與管理體系

2.3.1 收集。韓國(guó)國(guó)家記錄院面向超過(guò)12000個(gè)機(jī)構(gòu)或組織進(jìn)行檔案收集，包括中央部委或辦事處、各地區(qū)政府、公立大學(xué)以及國(guó)有機(jī)構(gòu)等。收集范圍較為廣泛，主要涉及政府官方文件，包括總統(tǒng)檔案、音像檔案、政府公報(bào)、行政文物、韓國(guó)政府成立前的歷史檔案，同時(shí)還有海外有關(guān)記錄韓國(guó)情況的文件等，如普通民眾檔案和口述檔案。

2.3.2 鑒定。韓國(guó)國(guó)家記錄院的檔案鑒定過(guò)程主要包括兩方面，一是鑒定檔案的價(jià)值，即歷史價(jià)值、行政價(jià)值以及證據(jù)價(jià)值；另一方面鑒定檔案的利用頻率。這兩方面共同決定了后續(xù)保存媒介選擇問(wèn)題，為保證系統(tǒng)地保存各類檔案，突出館藏資源的公共服務(wù)職能，韓國(guó)國(guó)家記錄院采取分媒介保存策略，即具有高用戶需求價(jià)值的檔案進(jìn)行光盤(pán)（O/D）式保存，而保存價(jià)值高的檔案通常存儲(chǔ)在縮微膠卷（M/F）之中。

2.3.3 檔案檢索工具。韓國(guó)國(guó)家記錄院頒布與推廣了相關(guān)檔案檢索技術(shù)規(guī)范，為公眾提供了在線與聯(lián)機(jī)檢索工具，以便保證公眾對(duì)于館藏檔案情況的準(zhǔn)確把握，為其有效而廣泛的利用奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.3.4 保存與管理。保存媒介采取多樣形式，如紙質(zhì)、電子、縮微等；保存環(huán)境引進(jìn)恒溫恒濕的先進(jìn)設(shè)備與防爆防震系統(tǒng)；預(yù)防檔案外流采用安全保衛(wèi)系統(tǒng)，即中央控制系統(tǒng)、視頻監(jiān)視系統(tǒng)以及無(wú)線射頻識(shí)別技術(shù)系統(tǒng)（RFID）；研究與開(kāi)發(fā)致力于修復(fù)損壞檔案、保存媒介與數(shù)字化、抗災(zāi)與安全。

2.3.5 檔案管理系統(tǒng)。韓國(guó)國(guó)家記錄院采用并行系統(tǒng)分別管理公共檔案與總統(tǒng)檔案。其中，中央檔案管理系統(tǒng)（CAMS）管理對(duì)象是超過(guò)30年保存期限的各類公共檔案，登記與著錄后，通過(guò)CAMS進(jìn)行日常維護(hù)與利用；總統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)（PAMS）旨在永久管理從援助機(jī)構(gòu)、咨詢機(jī)構(gòu)與保護(hù)機(jī)構(gòu)收集到的任期結(jié)束的總統(tǒng)檔案。

通過(guò)上述舉措，韓國(guó)國(guó)家記錄院的館藏得到極大豐富，截至2012年2月，存有公共檔案349萬(wàn)冊(cè)，總統(tǒng)檔案89萬(wàn)冊(cè)，為滿足日益增長(zhǎng)的公共檔案需求奠定了堅(jiān)實(shí)的館藏基礎(chǔ)。

2.4 面向公眾的檔案信息服務(wù)建設(shè)

2.4.1 檔案館門(mén)戶網(wǎng)站的建設(shè)。韓國(guó)國(guó)家記錄院分別創(chuàng)建了那啦檔案館與總統(tǒng)檔案館門(mén)戶網(wǎng)站，為公眾利用檔案信息資源開(kāi)辟了新窗口。門(mén)戶網(wǎng)站提供的檔案信息資源是韓國(guó)國(guó)家記錄院檔案信息開(kāi)發(fā)人員根據(jù)館藏檔案基本特點(diǎn)，對(duì)其進(jìn)行深層次加工，形成便于檢索利用的可視化條目，并通過(guò)掃描、影印與縮微技術(shù)向公眾提供檔案復(fù)制件。

①那啦檔案館門(mén)戶網(wǎng)站[2]?；谏鐣?huì)大眾普遍關(guān)注與需求，該門(mén)戶網(wǎng)站將涉及記載重大事件以及相關(guān)政策的檔案，諸如人口政策檔案與糧食生產(chǎn)檔案進(jìn)行重新整合處理，形成清晰明了、簡(jiǎn)單易懂的條目，以適應(yīng)兒童、教師、普通民眾以及學(xué)術(shù)研究者等各類需求者的使用。

②總統(tǒng)檔案館門(mén)戶網(wǎng)站[3]?？偨y(tǒng)檔案館在線門(mén)戶通過(guò)深層次開(kāi)發(fā)總統(tǒng)檔案，形成在線閱覽與獲取往屆總統(tǒng)的主要檔案信息、簽署公文電子材料、總統(tǒng)禮物網(wǎng)上展覽，以及音頻檔案如總統(tǒng)演說(shuō)視頻等。

2.4.2 檔案開(kāi)放管理。面向社會(huì)大眾開(kāi)放公共檔案是公民享有的基本權(quán)利，韓國(guó)國(guó)家記錄院為保證此項(xiàng)公民權(quán)利，按照政策規(guī)定，將產(chǎn)生于公共機(jī)構(gòu)或組織并保存期滿30年的檔案面向公眾開(kāi)放。其中涉及的機(jī)密檔案，需每5年重新鑒定一次，直至解密為止，向社會(huì)開(kāi)放。

2.4.3 檔案援助與咨詢服務(wù)。韓國(guó)國(guó)家記錄院為充分發(fā)揮所藏檔案的證據(jù)價(jià)值，滿足公眾相關(guān)的法律與民生需求，在首爾檔案信息中心與光州檔案信息中心開(kāi)設(shè)檔案咨詢服務(wù)窗口。如首爾檔案信息中心提供咨詢服務(wù)的內(nèi)容緊密圍繞民生，多涉及公民財(cái)產(chǎn)與身份證明。查閱人需親自填寫(xiě)并提交《信息公開(kāi)單》（???????），經(jīng)工作人員確認(rèn)后，可進(jìn)入“直接讀取”區(qū)進(jìn)行檔案的查閱，如有需要可進(jìn)行復(fù)印及打印，并以韓元1000元為基礎(chǔ)收取費(fèi)用。并附有嚴(yán)格的規(guī)定，不允許查閱人在指定區(qū)域內(nèi)接聽(tīng)電話，僅允許攜帶筆和本，不可將飲料帶入等。

另外，2007年11月，首爾檔案信息中心開(kāi)啟特色服務(wù)，即向社會(huì)大眾提供免費(fèi)的法律咨詢。通過(guò)向咨詢者提供與檔案本身相關(guān)的免費(fèi)法律服務(wù)，如利用檔案進(jìn)行法律訴訟等，以確立恢復(fù)相應(yīng)法律關(guān)系，切實(shí)強(qiáng)化公民權(quán)益。通過(guò)接待中心或熱線進(jìn)行預(yù)約，時(shí)間為每周一、四下午2：00～4：00，每人30分鐘。

筆者參觀時(shí)見(jiàn)到，在面積不大的首爾檔案信息中心接待室，前來(lái)咨詢、查閱檔案的公民絡(luò)繹不絕。這在一定程度上說(shuō)明，該中心在服務(wù)公民與公開(kāi)政府信息方面的工作取得了一定效果。

2.4.4 檔案展覽。韓國(guó)國(guó)家記錄院的官方網(wǎng)站[4]及上述的門(mén)戶網(wǎng)站中均有不同主題的網(wǎng)上展覽，公眾可以足不出戶就領(lǐng)略到檔案的風(fēng)采。同時(shí)，民眾還可到國(guó)家記錄院本院、那啦檔案館、總統(tǒng)檔案館以及歷史檔案館進(jìn)行參觀，如歷史檔案館的韓國(guó)歷史文化展廳（圖3）。該展廳以《朝鮮王朝實(shí)錄》為核心，以朝鮮王朝時(shí)期（1392年～1863年）為起點(diǎn)，將韓國(guó)歷史上朝鮮王朝時(shí)期、日治時(shí)期、朝韓分治等幾個(gè)重要時(shí)期通過(guò)圖文與3D技術(shù)串聯(lián)起來(lái)，為大眾開(kāi)辟了一條由古代通往現(xiàn)代韓國(guó)的歷史長(zhǎng)河。

圖3 韓國(guó)歷史文化展廳

韓國(guó)歷史文化展廳的設(shè)計(jì)處處體現(xiàn)以人為本、以服務(wù)為宗旨的理念，如圖4中所示的獨(dú)具匠心的陳列板。這些展板是可以自由抽取的，上面記載著朝鮮王朝時(shí)代的歷史故事，并按時(shí)間順序進(jìn)行排列；充分發(fā)揮本國(guó)電視劇產(chǎn)業(yè)優(yōu)勢(shì)，將歷史融入娛樂(lè)（圖5），推廣韓國(guó)歷史文化。還有一些細(xì)節(jié)設(shè)計(jì)，例如存放包裹服務(wù)較為周到，保證參觀過(guò)程更加輕松愉悅。

圖4 獨(dú)具匠心的陳列板

圖5 歷史與娛樂(lè)相結(jié)合

2.5 檔案文化推廣與國(guó)際合作。韓國(guó)國(guó)家記錄院倡導(dǎo)以檔案為基礎(chǔ)的韓國(guó)傳統(tǒng)文化推廣，將館藏的世界遺產(chǎn)制作成紀(jì)錄片，進(jìn)行檔案文化普及。并開(kāi)設(shè)以家庭、班級(jí)為單位面向中小學(xué)生的檔案文化體驗(yàn)活動(dòng)，如傳統(tǒng)手工制作、書(shū)法體驗(yàn)等。在鍛煉中小學(xué)生動(dòng)手動(dòng)腦能力之余，從小培養(yǎng)孩子們的檔案意識(shí)，在快樂(lè)中收獲傳統(tǒng)文化知識(shí)。

此外，韓國(guó)國(guó)家記錄院注重走向世界，力圖將本國(guó)文化及檔案精髓展現(xiàn)給世界人民，并為國(guó)際檔案事業(yè)作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。自1979年7月加入國(guó)際檔案理事會(huì)以來(lái)，在其中扮演著積極角色，與中國(guó)、俄羅斯、蒙古、越南、英國(guó)等國(guó)家的檔案機(jī)構(gòu)展開(kāi)一系列交流與合作。如1997年6月中韓簽訂《中韓檔案交換計(jì)劃》，為檔案管理工作人員的互訪和收集在中國(guó)的韓國(guó)檔案奠定了基礎(chǔ)，并伴隨檔案事業(yè)的新形勢(shì)與新需求，2001年7月與2004年7月兩次進(jìn)行修訂。

3 結(jié)語(yǔ)

無(wú)論國(guó)家意識(shí)形態(tài)與社會(huì)制度的差異有多大，以公共服務(wù)為導(dǎo)向的檔案信息資源服務(wù)是今后檔案事業(yè)發(fā)展的共同趨勢(shì)。國(guó)際交流的最大益處就在于取長(zhǎng)補(bǔ)短，我國(guó)應(yīng)以此為參考審視我國(guó)檔案服務(wù)工作的發(fā)展現(xiàn)狀，創(chuàng)造性地吸收與借鑒。

另外，雖然韓國(guó)國(guó)家記錄院的服務(wù)非常周到，豪華的展廳、3D多功能體驗(yàn)設(shè)備等巨大投入也體現(xiàn)出韓國(guó)政府對(duì)于本國(guó)歷史文化與檔案資源的重視程度與弘揚(yáng)意識(shí)，但是其利用效度與廣度依然有待提高。據(jù)采訪，主動(dòng)來(lái)到檔案館參觀的人并不是很多，包括很多大學(xué)生在內(nèi)的青年群體對(duì)于此類相關(guān)信息并不知曉。實(shí)際上，在韓國(guó)國(guó)家記錄院的網(wǎng)站上非常清晰地提供了專門(mén)面向社會(huì)大眾開(kāi)放的參觀機(jī)構(gòu)名稱。由此可見(jiàn)，預(yù)期效果與實(shí)際反響仍存在一定距離，如何減少其中的誤差，將是韓國(guó)國(guó)家記錄院日后需要關(guān)注的問(wèn)題，也是世界其他各國(guó)檔案館值得思考的問(wèn)題。

參考文獻(xiàn)：

[1]韓國(guó)國(guó)家記錄院服務(wù)手冊(cè)[M].首爾：韓國(guó)國(guó)家記錄院.2012：6～7.

[2]韓國(guó)那啦檔案館門(mén)戶網(wǎng)站[2013-7-31]

http：//contents.archives.go.kr/next/content/viewMain.do.

[3]韓國(guó)總統(tǒng)檔案館門(mén)戶網(wǎng)站[2013-7-31]http：//www.pa.go.kr/.

[4]韓國(guó)國(guó)家記錄院網(wǎng)站[2013-7-31]http：//www.archives.go.kr/china/index.jsp.

（作者單位：山東大學(xué)歷史文化學(xué)院 來(lái)稿日期：2013-12-18）