國有企業(yè)資產(chǎn)變更與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置工作思考

楊梅英

（新疆有色金屬工業(yè)集團公司 烏魯木齊 830000）

國有企業(yè)檔案是國有企業(yè)全部活動的真實記錄和寶貴財富，是企業(yè)資產(chǎn)的依據(jù)和屬國家所有。隨著我國經(jīng)濟體制改革的不斷深化，隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的不斷完善，國有企業(yè)兼并、破產(chǎn)、出售、股份制改造、股份合作制和與外商合資、合作經(jīng)營以及承包、租住等資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變更的形式不斷出現(xiàn)，在此過程中，如何妥善處置企業(yè)檔案，避免國有資產(chǎn)、集體資產(chǎn)的流失，維護企業(yè)利益，確保企業(yè)檔案完整與安全，已經(jīng)成為一個日益突出的問題。

1998年，國家檔案局出臺《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》，成為企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變更過程中處置企業(yè)檔案的法律依據(jù)和工作規(guī)范。

1 國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置應(yīng)遵循的原則

⑴維護國家安全和國家利益，保守國家機密和企業(yè)商業(yè)秘密，防止檔案散失。國有企業(yè)檔案中含有企業(yè)的商業(yè)秘密、科研秘密、知識產(chǎn)權(quán)秘密等，一些軍工企業(yè)的檔案還會包含國家軍事機密的內(nèi)容，在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置工作中要特別給予重視，確保國有企業(yè)檔案載有的軍事、經(jīng)濟、技術(shù)秘密得到妥善保護，確保上述檔案的安全及企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)不受損失。

⑵區(qū)別情況，依法、合理處置。要根據(jù)各類檔案的具體情況區(qū)別處理，不能搞一刀切，要分析各類檔案的保存價值、使用查考價值、日常利用情況、保管期限長短等特點，合理合法給出各類檔案的去向。既要考慮發(fā)揮企業(yè)檔案社會歷史記錄的特點，又要保證檔案經(jīng)濟技術(shù)信息資源的功能，使留存的檔案能夠產(chǎn)生最大的社會效益和經(jīng)濟效益。

⑶維護檔案安全，便于有關(guān)方面對檔案的利用。企業(yè)檔案記載企業(yè)的各項經(jīng)濟活動和社會活動，是企業(yè)發(fā)展歷史的真實記錄，是企業(yè)科研技術(shù)財富的長期積累，既有經(jīng)濟價值，也有社會價值。維護資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動企業(yè)的檔案安全完整齊全，有利于對企業(yè)歷史的記載和后續(xù)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動。

⑷有利于企業(yè)保持經(jīng)營管理的連續(xù)性。企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動后，除破產(chǎn)關(guān)閉這種情況外，無論企業(yè)是兼并、出售、股份制改造等形式，后繼的經(jīng)營生產(chǎn)活動都會繼續(xù)進行，應(yīng)合理處置資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動企業(yè)檔案，既保證破產(chǎn)企業(yè)的合法權(quán)益利益，又應(yīng)該使后繼企業(yè)的經(jīng)營管理、人員管理、科研生產(chǎn)活動等工作順利開展。

2 國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置中存在的難點問題

⑴企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識淡薄。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識淡薄是資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動企業(yè)檔案處置工作的難點問題。領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識高低直接決定著他們對企業(yè)檔案處置工作的重視和支持程度，而領(lǐng)導(dǎo)的重視是搞好資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動企業(yè)檔案處置工作的保證。資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動企業(yè)檔案處置工作是一項繁重、瑣碎、復(fù)雜的工作，需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)從人員、資金上給予支持與保障。在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)生困難前途未卜時，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)先裁減檔案機構(gòu)和檔案人員，使得檔案工作人手緊張，檔案人員人心浮動，許多工作難以開展。有的領(lǐng)導(dǎo)在日常工作中就對檔案工作漠不關(guān)心，聽之任之，檔案流失現(xiàn)象嚴重，工程技術(shù)人員手中握有大量有價值的檔案沒有歸檔，當企業(yè)面臨關(guān)閉破產(chǎn)時，這些檔案成了個人尋找出路的砝碼。

⑵企業(yè)檔案工作基礎(chǔ)薄弱。企業(yè)檔案工作基礎(chǔ)薄弱，檔案一直沒有實行集中統(tǒng)一管理，檔案工作制度不完善不健全，歷年來形成的各種門類、各種載體的檔案沒有歸檔，或歸檔后也沒有進行規(guī)范的整理和保管。會計檔案、科研檔案、項目檔案分散在相關(guān)職能部室和人員手中，一直沒有歸檔。人事檔案資料散失嚴重。人員分離過程中管理制度欠缺，借出的檔案沒有歸還就辦理了離廠手續(xù)。檔案家底不清，賬物不符，目錄不全，檔案管理工作處于混亂狀態(tài)，給檔案處置工作帶來了大量的工作，為企業(yè)的后繼工作帶來很多困難，制造了很多麻煩。

⑶檔案處置工作在企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動工作中處于后置地位，檔案部門在企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動工作中處于被動地位，沒有參與到這項工作的全過程中，檔案人員往往處于聽呼聽喚的狀態(tài)。

⑷參與國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置工作的人員對相關(guān)的法律法規(guī)政策不熟悉，對企業(yè)檔案所具有的法律價值、經(jīng)濟價值、社會價值認識不足。《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》是國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置工作的規(guī)范性文件，對如何處置企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動后檔案起圭臬作用。在企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置工作中還應(yīng)遵守《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《保密法》、《破產(chǎn)法》、《會計檔案管理辦法》、《干部檔案工作條例》、《流動人員從事檔案管理暫行規(guī)定》等法律法規(guī)規(guī)范中的有關(guān)規(guī)定。

3 國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置中重點工作

3.1 鑒定

對資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動國有企業(yè)留存的檔案進行鑒定的根本目的是實現(xiàn)檔案的優(yōu)化。要根據(jù)檔案處置前后全宗變化，檔案保存價值、使用價值，產(chǎn)權(quán)變動后企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營情況，保管檔案所需的人力、物力、資金狀況，企業(yè)人員分流狀況等因素，及時合理鑒定檔案的去留去向，剔除沒有保存價值的、到保管期限的檔案，保留真正有用的部分。資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動的國有企業(yè)應(yīng)對檔案鑒定工作給予足夠的重視，成立企業(yè)檔案處置工作小組，對要處置的檔案，按“隨實體歸屬”、“應(yīng)進館”、“可銷毀”、“雙方協(xié)商”等幾部分區(qū)分，盡快完成檔案鑒定工作，及早確定檔案流向。

3.2 確定流向

國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案的處置，原則上分類進行：

⑴隨實體歸檔檔案：與企業(yè)基建工程和設(shè)備儀器相對應(yīng)的檔案，隨基建工程、設(shè)備儀器實體歸屬。

⑵應(yīng)進館檔案：生產(chǎn)技術(shù)管理、經(jīng)營管理檔案由雙方商定，可移交接收方，亦可隨黨群工作、行政管理檔案移交企業(yè)主管部門或寄存所在地國家檔案館。聲像檔案、實物檔案全部進館。

⑶協(xié)商處理檔案：產(chǎn)品、科研檔案（其中含專利、商標、專有技術(shù)等檔案）按有關(guān)政策法規(guī)辦理，沒有規(guī)定的由雙方商定處理。

⑷可銷毀檔案：已到保管期限的各類檔案和失去保存利用價值的文件材料由原企業(yè)銷毀處理。

⑸其他類檔案處置：會計檔案按財政部、國家檔案局《會計檔案管理辦法》執(zhí)行；人事檔案按《干部檔案工作條例》、《流動人員從事檔案管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。法律、行政法規(guī)有特殊規(guī)定的，依照法律、行政法規(guī)的規(guī)定處理。

國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動的形式有多種，因此在實際工作中，可根據(jù)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動的具體方式，在確保檔案安全完整的前提下，采取最合適的檔案處置方案。

3.3 檔案銷毀、移交、進館環(huán)節(jié)

資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動企業(yè)檔案管理部門在移交前要清理家底，做好移交檔案準備工作，提供檔案總目錄和分類目錄。要按照檔案流向分別編制銷毀檔案目錄、進館檔案目錄、移交檔案目錄，并做到帳物一致，賬目清晰。

對擬銷毀的檔案應(yīng)造具清冊，經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人和企業(yè)資產(chǎn)清算機構(gòu)負責(zé)人審核，企業(yè)主管部門批準，同級檔案行政管理部門備案后，方可銷毀。銷毀檔案需兩人以上監(jiān)督，并在銷毀清冊上簽字。

移交檔案工作應(yīng)該由交接雙方的代表和檔案管理人員在企業(yè)檔案處置工作小組在場監(jiān)督下進行，各類檔案目錄一式三份，由交接雙方和企業(yè)檔案處置工作小組負責(zé)人簽字，分別保存在交接雙方和改制企業(yè)主管部門及所在地行政管理部門，以備日后查考，三份目錄具有同等效力。進館檔案的移交方式與此類似。

3.4 費用問題

國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中，檔案的整理、鑒定、移交、寄存等工作所需費用，由原企業(yè)或接收單位支付，破產(chǎn)企業(yè)由破產(chǎn)費用中支付。需要向地方國家檔案館寄存檔案的，由原企業(yè)支付、破產(chǎn)企業(yè)由破產(chǎn)費用中支付一次性寄存保管費。

3.5 檔案利用工作

檔案的利用借閱工作一般采取“誰擁有誰使用”的原則。

《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置辦法》中規(guī)定：

國有企業(yè)實行承包、租賃的，可以按有關(guān)規(guī)定查閱利用；承包租賃期間形成的檔案，由承包、承租方按國家有關(guān)規(guī)定負責(zé)收集、整理、保管，承包、租賃期滿，向發(fā)包、出租方移交，并擁有使用權(quán)。與外商合資、合作的企業(yè)，由中方控股、中方管理的，其合資、合作前的檔案屬國家所有，可作為獨立全宗，保存在新企業(yè)，供其使用。國有企業(yè)的下屬企業(yè)與外商合資合作的，合資合作前的檔案屬原企業(yè)；合資合作后的檔案需另立全宗，合作期滿終止合同后，檔案由中方保存，可根據(jù)外方需要，給其提供復(fù)制件。

會計檔案的查閱辦法按《會計檔案管理辦法》中的規(guī)定執(zhí)行。

4 國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置中的關(guān)鍵工作

國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置工作是國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動工作的一項重要內(nèi)容，涉及面廣，工作量大，需要多方配合，共同完成檔案處置工作。檔案行政管理部門、企業(yè)主管部門要加強對企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置工作的組織協(xié)調(diào)，監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動的國有企業(yè)，應(yīng)及時報告企業(yè)主管部門和檔案行政管理部門，申請檔案處置事宜。成立由企業(yè)分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)人、清算機構(gòu)有關(guān)人員、企業(yè)主管部門檔案工作負責(zé)人和企業(yè)檔案部門負責(zé)人組成檔案處置工作小組，負責(zé)檔案處置具體工作，研究處理有關(guān)重大問題，保證破產(chǎn)企業(yè)的檔案得到妥善處置、防止散失。

5 國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置中檔案部門的具體工作

⑴收集、整理、統(tǒng)計、保管企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案，清點庫存，做好各類檔案目錄。

⑵做好檔案留存與銷毀的鑒定工作。鑒定工作由企業(yè)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)資產(chǎn)清算機構(gòu)負責(zé)人、主要業(yè)務(wù)部門負責(zé)人和檔案部門負責(zé)人等組成的鑒定小組負責(zé)。對擬銷毀的檔案造具清冊，辦理完相關(guān)手續(xù)后方可銷毀。銷毀清冊永久保存。

⑶按照檔案的去向分別編制移交檔案目錄和進館檔案目錄。并在規(guī)定時間按要求完成移交檔案和進館檔案的交接工作。

⑷做好資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動中形成的文件材料的收集、整理、歸檔和移交工作。

①有關(guān)機關(guān)或單位的批準文件；

②終止財務(wù)決算報告及編制說明；

③財產(chǎn)清理報告書；

④評估立項申請報告及國有資產(chǎn)管理部門的評估立項通知；

⑤評估結(jié)果確認申請報告和評估機構(gòu)出具的評估報告及國有資產(chǎn)管理部門的確認批復(fù)；

⑥國有股權(quán)管理報告及國有資產(chǎn)管理部門的批復(fù)；

⑦資產(chǎn)處置請示及國有資產(chǎn)管理部門的批復(fù)；

⑧資產(chǎn)處置結(jié)果報告；

⑨協(xié)議書；

⑩合同；

?企業(yè)章程；

?其它有關(guān)文件。

國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動中形成的檔案，由形成單位承辦部門立卷歸檔后，向本單位或上級主管單位檔案部門移交。

國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置工作是一項龐雜的系統(tǒng)工程，涉及到資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)變動前企業(yè)的權(quán)利和權(quán)益，涉及到資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)變動后企業(yè)的基礎(chǔ)工作和后繼發(fā)展，涉及到國家、集體和個人三方的利益，需要各級檔案行政主管部門、企業(yè)上級主管部門、資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變更的國有企業(yè)積極協(xié)調(diào)，相互配合，拿出切實可行的工作方案，需要企業(yè)檔案部門的及時參與和介入，承擔(dān)大量的具體工作，需要檔案人員出色的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)道德做保障，以確保國有資產(chǎn)在企業(yè)資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)變更過程中不流失，少損失，確保企業(yè)檔案的完整和安全，為后繼企業(yè)可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。