淺析檔案工作信息化管理及發(fā)展

程源

摘 要：在從事檔案資源管理工作的上，應(yīng)嚴格做到檔案的完整性、全面性及檔案體系的綜合性，進而達到科學排列，形成系統(tǒng)，并根據(jù)不同歷史時期社會政治、經(jīng)濟、軍事、科學文化的需要，按其自身的規(guī)律，釋放檔案資源的信息量和知識量，為企業(yè)檔案建設(shè)事業(yè)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；資源研究；優(yōu)化工作環(huán)境

1 提高對靜態(tài)檔案資源的研究力度

1.1 解決思維創(chuàng)新

跳出傳統(tǒng)思維的局限，用全新的視角，全新的理念，由傳統(tǒng)的“保管員”跳躍到“研究員”的臺階上。這種認識上的創(chuàng)新，需要檔案工作者自身的認識飛躍，也需要主管機關(guān)、各級領(lǐng)導(dǎo)的認識到位。否則，很容易用舊觀念扼殺新理念。當今信息社會，必須以加強企業(yè)信息化建設(shè)，建立完善的信息系統(tǒng)和快捷的信息交流來作為促進企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展、科技進步、事業(yè)發(fā)達的戰(zhàn)略舉措。隨著企業(yè)OA（辦公自動化）、MIS（企業(yè)管理信息系統(tǒng)）的廣泛應(yīng)用，檔案管理系統(tǒng)作為整個系統(tǒng)的子模塊，其管理現(xiàn)代化跨上了一個新臺階，數(shù)字化向傳統(tǒng)檔案管理模式和理論提出了挑戰(zhàn)，檔案的信息服務(wù)作用日益突出。作為企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的檔案事業(yè)，也應(yīng)該緊跟時代發(fā)展的步伐，與時俱進，加強和完善企業(yè)的檔案管理工作，建立健全信息化的檔案管理理念。信息化建設(shè)主要從以下幾方面入手：（1）檔案信息的數(shù)字化建設(shè)是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。檔案信息數(shù)字化的內(nèi)容有兩個不同層次：一是檔案目錄信息的數(shù)字化，二是檔案全文信息的數(shù)字化。（2）檔案網(wǎng)站建設(shè)檔案網(wǎng)站是檔案機構(gòu)在公共信息服務(wù)網(wǎng)站上建立的站點，它一般是以主頁方式提供相關(guān)檔案服務(wù)和開展檔案宣傳。（3）數(shù)字檔案館建設(shè)數(shù)字檔案館是利用電子網(wǎng)絡(luò)遠程獲取檔案文件信息的一種方式，它強調(diào)的是在數(shù)字化檔案館環(huán)境下用戶開發(fā)利用檔案信息資源的便利。

1.2 解決機構(gòu)到位和課題到位問題

只要認識到位，事情便迎刃而解。沒有人去研究，當然“研究”不起來。隨著社會信息化進程的加快，企業(yè)對檔案管理也提出了更高的要求，早已不限于“管好”檔案，更多地要求是“用好”檔案。檔案管理部門必須提高其自身的管理水平、管理手段，必須從手工方式向現(xiàn)代管理方式轉(zhuǎn)變，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)，才能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的步伐?！疤嵘龣n案管理檔次，將檔案交給計算機系統(tǒng)管理”正式成為一種必然趨勢。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)存儲等各種信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，為企業(yè)檔案信息資源的科學保管和開發(fā)利用創(chuàng)造了前所未有的契機，內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施不斷改進完善，也為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造了良好的條件。通過實施檔案信息化建設(shè)，檔案的管理和利用將完全通過計算機系統(tǒng)實現(xiàn)，以高度集成的網(wǎng)絡(luò)信息為基礎(chǔ)，實現(xiàn)檔案管理的標準化、數(shù)字化、規(guī)范化，為企業(yè)內(nèi)部及外部提供快捷高效的檔案信息服務(wù)，是對檔案部門和檔案工作者當前和相當長一段時期內(nèi)提出的艱巨的系統(tǒng)工程。

目前，隨著企業(yè)OA（辦公自動化）系統(tǒng)的應(yīng)用，各級機關(guān)單位的一個重要內(nèi)容就是日常的收文、辦文和發(fā)文，公文的處理是機關(guān)處理公務(wù)和行政管理的重要工具。因此，檔案信息化建設(shè)必須緊跟企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的步伐，檔案部門信息化建設(shè)要納入企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)體系。抓住企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)給檔案信息化發(fā)展帶來的挑戰(zhàn)和機遇，使檔案信息化建設(shè)盡快適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)和運行的需要。如何管理和保存企業(yè)經(jīng)營管理中產(chǎn)生的電子文件和電子檔案，如何應(yīng)用電子化的信息為領(lǐng)導(dǎo)決策和機關(guān)服務(wù)，已成為檔案管理面臨的一個新課題。

1.3 解決研究成果的社會認定

研究與成果認定是一個系統(tǒng)工程，需要建立成果的完成、成果的評價、成果的社會效應(yīng)、成果的陣地、成果的發(fā)表與交流等等。從企業(yè)檔案的特點來講，檔案研究成果是企業(yè)全體員工從事生產(chǎn)經(jīng)營實踐活動的勞動結(jié)晶和智慧積累，凝聚著一代甚至幾代領(lǐng)導(dǎo)者和廣大職工的聰明才智與辛勞汗水，無論它承載于何種形式的載體上，它自身特點具備企業(yè)無形財產(chǎn)的屬性，是企業(yè)用金錢難以買到的無價之寶。企業(yè)檔案工作要堅持以科學發(fā)展觀重要思想為指導(dǎo)，實事求是地做好企業(yè)檔案工作，使檔案信息資源真正服務(wù)于企業(yè)，促進企業(yè)發(fā)展，以檔案工作的“有為”樹起在現(xiàn)代企業(yè)管理中的“有位”。

2 規(guī)劃、設(shè)計檔案工作發(fā)展戰(zhàn)略

2.1 優(yōu)化檔案工作環(huán)境

包括硬環(huán)境和軟環(huán)境，建立吸納人才的環(huán)境機制。比如，較為優(yōu)越的工作環(huán)境、生活環(huán)境、發(fā)展環(huán)境等。面對龐大繁雜的企業(yè)檔案信息，要想提高管理水平和服務(wù)質(zhì)量，必須加快信息化建設(shè)，減輕檔案人員重復(fù)進行的體力勞動，提高工作效率。將企業(yè)檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，促進企業(yè)檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)變，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的價值，實現(xiàn)檔案信息資源共享，同時可以給管理人員、職能部門帶來顯而易見的效果和收益。

2.1.1 檔案管理不再費時費力。檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費時費力。實行信息化后，檔案管理達到自動化、實時化、網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用，即可在檔案管理內(nèi)部進行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。數(shù)據(jù)錄入后，可以方便地打印出相關(guān)的收發(fā)文單據(jù)、匯總表，打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。檔案庫中的信息需要統(tǒng)計，并形成報表，由計算機處理，可以極大地提高管理人員的效率。

2.1.2 檢索查詢方便。傳統(tǒng)的檢索方式，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據(jù)記錄到庫房中查找，費時、費力。檔案管理信息化后，可以實現(xiàn)即時查詢，管理人員從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。極大的減輕了工作人員的負擔。

2.2 創(chuàng)新觀念

靠工作的影響力樹立檔案工作的社會形象，讓檔案工作從不被人注意的角落跳出來，找準自身在企業(yè)發(fā)展中的定位，最大限度地發(fā)揮自身的影響力?，F(xiàn)代企業(yè)的基本特征是產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責明確、政企分開、管理科學，檔案工作作為企業(yè)管理的一部分，其發(fā)展方向必須與企業(yè)發(fā)展主流相一致。因此，要求檔案工作需要用科學發(fā)展觀的思想，大興求真務(wù)實之風，大力弘揚求真務(wù)實精神，始終保持昂揚向上、奮發(fā)有為的精神狀態(tài)，團結(jié)一致、真抓實干、爭創(chuàng)一流業(yè)績。目前，檔案的知識管理與檔案的實體管理、信息管理是并存的，但建立以用戶滿意為中心的檔案知識服務(wù)體系是未來發(fā)展的大勢所趨。作為企業(yè)檔案工作者，我們必須從傳統(tǒng)的服務(wù)型模式中跳出來，建立“一切為用戶考慮、一切讓用戶滿意”的服務(wù)意識，并積極探索以知識型人才為主的檔案知識服務(wù)。

3 結(jié)語

總而言之，企業(yè)檔案管理工作是基礎(chǔ)工作，它不是生產(chǎn)、管理以及經(jīng)濟建設(shè)的“前線”，但是它是各項工作的全部。通過檔案可以借鑒歷史，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，明示未來的發(fā)展方向，為各項發(fā)展提供基礎(chǔ)支持，檔案工作的創(chuàng)新管理、思路開闊、主動服務(wù)，不斷提高檔案管理效益，使檔案信息服務(wù)對構(gòu)建和諧社會、和諧企業(yè)有著不可替代的作用。在改革開放和社會經(jīng)濟全面發(fā)展的新形勢下，檔案工作發(fā)生了深刻的變化，檔案信息化應(yīng)運而生，他是檔案事業(yè)實現(xiàn)跨越式發(fā)展千載難逢的機遇，也是關(guān)系到檔案工作生死存亡的嚴峻挑戰(zhàn)，我們檔案工作者必須以全新的視野、全局的觀念和發(fā)展的戰(zhàn)略，抓住機遇、迎接挑戰(zhàn)，檔案事業(yè)的發(fā)展前景一定光輝燦爛！