科研檔案類文獻(xiàn)資源開發(fā)及利用

（中共寧夏回族自治區(qū)委員會(huì)黨校，銀川750021）

科研檔案類文獻(xiàn)資源開發(fā)及利用

●劉志鵬（中共寧夏回族自治區(qū)委員會(huì)黨校，銀川750021）

科研檔案；文獻(xiàn);科研管理；開發(fā)；利用

人類的科研和生產(chǎn)活動(dòng)具有連續(xù)性，它離不開前人的成果及經(jīng)驗(yàn)，因此建立完善的科研檔案文獻(xiàn)體系并有效地開發(fā)和利用科研檔案文獻(xiàn)資源，對(duì)科研活動(dòng)至關(guān)重要。

科研檔案文獻(xiàn)管理的目的在于將科研成果進(jìn)行分類、整理及歸檔，以建立完整系統(tǒng)的資料庫，使之成為廣大科研人員開展科研工作最重要的理論依據(jù)，同時(shí)，為提升廣大科研人員的研究水平和學(xué)術(shù)水平提供強(qiáng)有力的學(xué)術(shù)支撐。因此，各個(gè)單位要不斷對(duì)科研檔案進(jìn)行開發(fā)、整合、利用，積極挖掘科研檔案類文獻(xiàn)中所蘊(yùn)藏的豐富的信息資源，以促進(jìn)我國科研事業(yè)又好又快地發(fā)展。

1 科研檔案文獻(xiàn)的內(nèi)涵及價(jià)值

科研檔案文獻(xiàn)，是指人們?cè)陂_展科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動(dòng)中形成的具有查考利用價(jià)值，并已歸檔保存的相關(guān)材料。主要包括圖表資料、文件材料、照片、影片以及各種錄音、錄像、機(jī)讀磁帶、光盤等。

現(xiàn)今，科研檔案文獻(xiàn)的主要內(nèi)容，依據(jù)其為科研人員所提供的信息可分為三類。一是指從事科學(xué)研究人員的基本信息資料，包括科研人員所從事的主要學(xué)科研究方向及其在該領(lǐng)域已取得的重大成果的材料。二是指科研人員在某一學(xué)科領(lǐng)域已取得的科研成果的資料，主要包括各種科研項(xiàng)目的歸檔。從項(xiàng)目的立項(xiàng)申請(qǐng)書、研究方案的可行性論證、項(xiàng)目立項(xiàng)的文件和通知，項(xiàng)目進(jìn)行中經(jīng)費(fèi)使用情況，項(xiàng)目研究成果（階段性成果）、結(jié)項(xiàng)申請(qǐng)書、結(jié)題報(bào)告和結(jié)項(xiàng)證明等內(nèi)容；另外，應(yīng)用類研究還包括推廣科技成果的資料，正式出版的專著、教材、調(diào)研報(bào)告集等以及成果獲獎(jiǎng)證書復(fù)印件。三是指各種有關(guān)科研指令性文件和通知等資料，主要包括上級(jí)所傳達(dá)科研領(lǐng)域的各類文件及各類上報(bào)的科研報(bào)表，它能夠使相關(guān)人員了解科學(xué)研究的政策和規(guī)定，以保證工作的順利開展。［1］

科研檔案文獻(xiàn)具有其特有的性能，它不僅能為以后開展相關(guān)科學(xué)研究提供理論依據(jù)和可靠參考，而且還可作為記載當(dāng)時(shí)科研工作過程和水平的史料來保存，因而具有參考和史料雙重價(jià)值。

2 建立和完善科研檔案文獻(xiàn)管理體系的必要性

當(dāng)今社會(huì)已進(jìn)入了信息時(shí)代，科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展，積極建立及完善科研檔案文獻(xiàn)管理體系，為科研事業(yè)順利發(fā)展有著積極的作用。

首先，科研檔案文獻(xiàn)是一種憑證，能夠維護(hù)科研成果的合法權(quán)益?？蒲袡n案文獻(xiàn)真實(shí)地記錄了人們從事科研生產(chǎn)活動(dòng)的過程及一些科學(xué)思想和方法，其在科研人員申報(bào)項(xiàng)目或成果時(shí)，是一種有效的法律憑證，使得許多科研工作人員的勞動(dòng)成果能夠得到合法的保護(hù)。只有不斷完善科研檔案文獻(xiàn)的管理體系，積極開發(fā)和利用檔案文獻(xiàn)信息資源，才能夠更好地保護(hù)科研成果。

其次，建立和完善科研檔案文獻(xiàn)庫，能使科研工作節(jié)省大量的財(cái)力和物力，用少量資源創(chuàng)造出大量效益。科研人員在進(jìn)行科研工作之前，會(huì)直接依據(jù)科研檔案中已有的文獻(xiàn)資料來分析要進(jìn)行的科研項(xiàng)目的可行性、整體規(guī)劃方案等，并以此為依據(jù)來進(jìn)行詳細(xì)操作，這樣就可以節(jié)省大量的勞動(dòng)時(shí)間和資金，從而使得更多的資金和人力等資源得到更有效的配置，快速提供經(jīng)濟(jì)效益。因此，要不斷地建立健全和完善科研檔案文獻(xiàn)的管理體系，提高科研檔案文獻(xiàn)的管理水平。

第三，建立和完善科研檔案文獻(xiàn)體系，能使科研信息資源共享，充分發(fā)揮科研信息的潛力?？蒲袡n案文獻(xiàn)是十分重要的信息資源，建立完善的科研檔案文獻(xiàn)體系，不僅能給本單位的科研工作提供一個(gè)方便的信息平臺(tái)，而且對(duì)其他單位的科研工作也有其借鑒價(jià)值。信息資源的相互交流對(duì)人類社會(huì)發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，特別是在當(dāng)下，隨著科技的迅猛發(fā)展，信息資源的交流在生活中無處不在，這也打破了過去傳統(tǒng)的單個(gè)學(xué)科在相關(guān)領(lǐng)域一枝獨(dú)秀的局面。信息時(shí)代需要大學(xué)科的發(fā)展模式，這就要求相鄰科技領(lǐng)域或相關(guān)學(xué)科之間相互交叉、互相滲透，科研人員之間也相互交流、相互學(xué)習(xí)，而科研檔案文獻(xiàn)庫當(dāng)之無愧地成為相互交流、傳遞信息的重要集散地。因此，只有建立和不斷完善科研檔案文獻(xiàn)體系，使科研檔案文獻(xiàn)的管理科學(xué)化、合理化，才能更好地發(fā)揮科研信息資源廣泛交流、充分利用、學(xué)科共享的功效。

第四，科研檔案文獻(xiàn)是爭(zhēng)取國家重點(diǎn)科研項(xiàng)目的依據(jù)。我國目前要開展科研課題，需要經(jīng)過投標(biāo)、專家評(píng)審才能獲得該項(xiàng)目，而科研檔案是爭(zhēng)取獲得科研項(xiàng)目的重要依據(jù)?？蒲腥藛T在申報(bào)科研項(xiàng)目時(shí)提交的可行性報(bào)告，需要依據(jù)科研檔案文獻(xiàn)中記錄的前期科研情況，包括與某一項(xiàng)目有關(guān)的已有研究成果、經(jīng)費(fèi)使用、科研能力等等，確保新的課題立項(xiàng)具有成果依據(jù)、價(jià)值依據(jù)、能力依據(jù)和支持經(jīng)費(fèi)依據(jù)，具有可行性，才有可能立項(xiàng)，并獲得相應(yīng)的多方支持，為新的科研工作的開展提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。因此，建立和完善科研檔案文獻(xiàn)管理體系，充分開發(fā)及利用科研檔案資源，是從事科研工作必不可少的環(huán)節(jié)，它能為科研事業(yè)順利發(fā)展鋪平道路。［2］

3 科研檔案文獻(xiàn)管理工作中存在的問題

目前，許多單位開始關(guān)注和重視科研檔案文獻(xiàn)的管理及對(duì)其的開發(fā)與利用問題，但還處于摸索階段，存在許多漏洞有待進(jìn)一步完善。

首先，單位尚未認(rèn)識(shí)到建立科研檔案文獻(xiàn)庫的重要性。許多單位在收集檔案資料時(shí)，未能進(jìn)行完整收集，或者收集時(shí)斷時(shí)續(xù)，從而導(dǎo)致科研檔案數(shù)量不全、缺乏系統(tǒng)性，質(zhì)量不高?？蒲形墨I(xiàn)檔案的建立，首先要保證科研檔案文獻(xiàn)內(nèi)容的準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和完整性相統(tǒng)一，但由于科研人員對(duì)檔案工作的重要性沒有明確的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為科研成果僅屬于個(gè)人的勞動(dòng)成果，或者擔(dān)心科研查閱不便，不愿將有關(guān)資料存入檔案庫，這就導(dǎo)致科研檔案內(nèi)容不完整，影響了檔案的完善建立。

第二，科研檔案質(zhì)量相對(duì)較低。科研檔案文獻(xiàn)詳細(xì)記載了科研人員所從事的科研活動(dòng)取得的成果，檔案文獻(xiàn)質(zhì)量的高低不僅受科研人員科研水平的影響，同時(shí)還受到檔案文獻(xiàn)管理工作的影響。科研檔案質(zhì)量不高主要體現(xiàn)為兩個(gè)方面：一是科研檔案的內(nèi)容質(zhì)量不高，這主要是指科研檔案中所記錄的科研成果質(zhì)量不高、數(shù)據(jù)材料不夠準(zhǔn)確和完整，實(shí)驗(yàn)方法及論證方式等內(nèi)容記載不清晰。二是科研檔案的案卷質(zhì)量不高，這主要是指科研檔案的科技文件材料內(nèi)容不完整、文件格式不夠規(guī)范、案卷整理歸類不準(zhǔn)確、缺少標(biāo)識(shí)等問題。無論是科研檔案的內(nèi)在質(zhì)量和案卷質(zhì)量問題，都會(huì)影響科研檔案文獻(xiàn)的有效開發(fā)和利用。

第三，科研檔案管理的規(guī)章制度不完善。現(xiàn)階段科研檔案管理，特別是科研檔案的歸檔，其相關(guān)的管理制度監(jiān)管力度不強(qiáng)，沒有有效的制約機(jī)制?？蒲泄芾聿块T只是負(fù)責(zé)催促科研人員將科研項(xiàng)目相關(guān)材料全部上交，但無法約束科研人員是否上交。而檔案管理人員拿到哪些科研材料就歸檔哪些材料，管理人員只是口頭上要求，并沒有相關(guān)的獎(jiǎng)懲措施，這使得科研檔案文獻(xiàn)的管理工作長期處于一種半失控的狀態(tài)，科研檔案資源無法發(fā)揮其真正的價(jià)值。

第四，科研檔案的利用率相對(duì)較低?？蒲袡n案管理工作的最終目標(biāo)是使得人們能夠充分開發(fā)與利用科研資源?？蒲袡n案資源的開發(fā)與利用應(yīng)受到科研人員的高度重視，但許多單位對(duì)科研檔案管理普遍存在“重保管、輕利用”的現(xiàn)象，許多科研機(jī)構(gòu)的檔案利用情況令人堪憂?？蒲腥藛T對(duì)科研檔案的利用僅局限于檔案中的成果及鑒定書等憑證，目的是能夠申報(bào)課題或者編寫相關(guān)科研史?？蒲袡n案的利用方式單一，利用效果不佳，利用范圍局限等問題十分突出。

第五，科研檔案文獻(xiàn)的管理方式無法滿足科研工作的需求。科研檔案文獻(xiàn)只有為廣大科研人員提供對(duì)口徑的信息跟蹤服務(wù)，才能夠真正體現(xiàn)其價(jià)值所在。因此，科研檔案文獻(xiàn)管理人員要從科研工作發(fā)展的實(shí)際情況出發(fā)，根據(jù)科研檔案文獻(xiàn)的特點(diǎn)與管理部門自身情況相結(jié)合來設(shè)計(jì)合理的服務(wù)方式，其服務(wù)狀態(tài)一直處于被動(dòng)情況，只是科研人員自己去查閱相關(guān)檔案，檔案管理部門沒能夠有效利用網(wǎng)絡(luò)資源來實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，阻礙了科研檔案的開發(fā)與利用。［3］

4 加強(qiáng)科研檔案開發(fā)及利用的具體措施

既然科研檔案文獻(xiàn)平臺(tái)的建立及對(duì)其的開發(fā)和利用還存在諸多不盡人意之處，那么，就必須要有一些具體措施對(duì)其加以改善。

首先，要使檔案管理人員及科研人員認(rèn)識(shí)到科研檔案的重要性并完善相應(yīng)的管理體制。要使開發(fā)及利用科研檔案工作進(jìn)行順利，首先必須對(duì)廣大科研人員及檔案管理人員進(jìn)行深入宣傳，使得他們能夠了解并認(rèn)識(shí)到科研檔案開發(fā)利用的重要性，進(jìn)而能夠積極支持科研檔案的開發(fā)利用工作。另外，要不斷完善科研檔案的管理體系，制定相應(yīng)的管理制度和辦法，并使得這些管理制度具有相應(yīng)的約束性，做到有章可循。

其次，要不斷完善科研檔案文獻(xiàn)質(zhì)量的監(jiān)管機(jī)制。現(xiàn)有科研檔案的內(nèi)容、質(zhì)量和案卷質(zhì)量都有待提高，而檔案管理部門要用相關(guān)的管理機(jī)制來提升其質(zhì)量和管理水平，如將檔案內(nèi)容質(zhì)量和案卷質(zhì)量與科研人員的科研申報(bào)、成果評(píng)定等內(nèi)容相掛鉤，將檔案編寫、內(nèi)容質(zhì)量和格式規(guī)范等擬定出一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，并將其納入科研工作之中，成為科研人員的工作職責(zé)，形成科研檔案質(zhì)量的監(jiān)控機(jī)制。［4］

第三，要使科研檔案信息服務(wù)的方式多元化。科研檔案文獻(xiàn)管理人員要不斷地學(xué)習(xí)，不斷拓展服務(wù)途徑，提高服務(wù)水平。根據(jù)科研人員的不同需求開展多元服務(wù)，如開展專門學(xué)科的檔案文獻(xiàn)咨詢服務(wù)，不定期發(fā)行檔案文獻(xiàn)資料信息等，逐漸建立專業(yè)、方便、快捷的服務(wù)模式。

第四，提升科研檔案文獻(xiàn)的電子化水平。科研檔案的開發(fā)及利用要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的開發(fā)模式，檔案管理部門要以科學(xué)管理為基礎(chǔ)，加強(qiáng)運(yùn)用各種現(xiàn)代科技手段來挖掘檔案中有價(jià)值的信息資源，使得其能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享。檔案管理部門要采用高科技手段對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行采集、整編和歸檔，并將相關(guān)文獻(xiàn)、數(shù)據(jù)和圖紙等資源連接于互聯(lián)網(wǎng)上，使得科研人員更加便于開發(fā)及利用這些資源。

［1］王艷琴，劉英則．影響高?？蒲袡n案信息資源利用的因素［J］．陜西檔案，2004（3）：35－36.

［2］朱斌.科研管理工作與科研檔案管理合理發(fā)展的對(duì)策［J］.今日科技，2008（5）：48－49.

［3］李海燕，等．充分發(fā)揮科技檔案在科研管理中的作用［J］．中華醫(yī)院管理雜志，1999（2）：6－8.

［4］洪清源．論網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下科研檔案信息開發(fā)與知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)［J］．情報(bào)探索，2006（10）：48－49.

［責(zé)任編輯］楊蕾

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1005－8214（2014）06－0086－03

劉志鵬（1978－）男，寧夏西吉縣人，檔案館員，主要從事科研檔案和語言與文化研究。

2013－05－07