發(fā)揮檔案承載院校文化的作用

商珠

（天津中德職業(yè)技術(shù)學院，天津，300350）

發(fā)揮檔案承載院校文化的作用

商珠

（天津中德職業(yè)技術(shù)學院，天津，300350）

院校文化是院校發(fā)展的風向標，蘊含著院校的精神，覆蓋了院校的規(guī)章制度、行為方式和價值取向。這些行為和文字都要保存在檔案中，由檔案為其監(jiān)督、服務(wù)并作為歷史的見證。

檔案；校園文化；承載作用

院校文化是一種亞文化，是在院校中形成的特殊文化，體現(xiàn)的是社會背景下以院校為地理環(huán)境圈，由全體師生在院校長期的教育實踐過程中積淀和創(chuàng)造出來的，并為其成員所認同和遵循的價值觀、行為準則、規(guī)章制度、物質(zhì)設(shè)施等的整合，其本質(zhì)意義在于影響和制約院校內(nèi)人的行為方式。

有研究者認為，院校文化是院校的各種規(guī)范、行為和風尚，反映的是院校教師的教學水平，院校的學習風氣和氛圍，而院校檔案工作就是為院校文化服務(wù)的。

一、堅持服務(wù)宗旨，找準檔案工作的立足點

院校文化是支撐院校發(fā)展的動力，檔案的職能是推動和保障院校文化的提升，需要做好兩方面的工作。

1.要不斷發(fā)展和挖掘現(xiàn)有檔案，變“死”檔案為“活”資源

檔案記載著各部、處室過去數(shù)十年的文化資料，反映了過去院校各項活動的組織原則、程序、成績和效果以及各部、處室的精神狀態(tài)。這些就為開發(fā)、利用檔案資源提供了機會。因此，檔案部門的一個重要任務(wù)就是要不斷開發(fā)和挖掘檔案的潛在價值，充分發(fā)揮其在提升院校文化中的作用。

2.要充分利用檔案的信息功能，為院校領(lǐng)導提供咨詢和工作的決策依據(jù)

檔案作為國家機關(guān)、社會組織和個人從事各種活動直接形成的原始記錄，包含著大量關(guān)于自然界與人類社會各種事物的存在方式與運動狀態(tài)的信息。檔案中相當一部分是在各單位管理事務(wù)中形成的，是過去工作的真實寫照。它既有成功的經(jīng)驗，又有失敗的教訓，同時，還記載著各單位多種工作內(nèi)容的基本數(shù)字，因而，它是各級領(lǐng)導實行科學決策的重要信息和參考依據(jù)。檔案部門的一項重要任務(wù)就是利用檔案這一信息功能主動地、不失時機地為各級領(lǐng)導的工作決策提供直接的服務(wù)，最大限度地增強檔案工作與院校建設(shè)的雙贏關(guān)系，真正把檔案工作的立足點放到院校發(fā)展建設(shè)上來。

二、加強檔案管理，服務(wù)校園文化

檔案部門要根據(jù)不同時期的工作要點，加強與各部門的聯(lián)系，為各部門的工作積極主動地提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

1.加強檔案信息資源研發(fā)研究

要加強檔案信息資源的開發(fā)研究，就要理清檔案的內(nèi)在含義，進一步提升信息資源的暢通和共享，最大限度地為公眾獲取信息提供便利條件。因此，必須在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下分析信息資源的基本特點，對信息資源開發(fā)中遇到的問題逐步加以解決，真正發(fā)揮檔案信息資源的應(yīng)有作用。

2.發(fā)揮院校檔案的作用

首先，取決于檔案利用者對信息的需求。由于人們的事業(yè)、文化程度和所從事的工作性質(zhì)的不同，在獲取信息時，對檔案的利用也有不同的選擇和要求。這些不同類型的檔案的利用需求，一直是檔案部門關(guān)注和分析的重點，也是檔案開發(fā)和利用的核心。根據(jù)利用者需求日趨多樣化的特點，核心檔案信息源也將呈現(xiàn)多渠道、多來源的規(guī)律。因此，對于檔案形成單位而言，既要收集有關(guān)領(lǐng)導的工作檔案，也要收集各種其他有代表性的檔案；既要穩(wěn)定地收集來源于行政機關(guān)的檔案，也要逐漸強化對科研部門的檔案收集。檔案部門應(yīng)根據(jù)公眾對檔案信息查詢的不同需求，豐富搜集內(nèi)容、擴大搜集途徑，以不斷滿足相關(guān)單位對檔案利用需求的能力。在具體做法上，既要突破制度限制，提前接收檔案，提高檔案館藏的新鮮度，也要突破部門界限，擴大檔案的接受范圍，提高檔案館藏的廣泛度。加快建設(shè)數(shù)字檔案平臺，切實推進檔案資源的共享化。

三、提高檔案工作人員的能力，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化、信息化

1.計算機技術(shù)在各個領(lǐng)域中的應(yīng)用為檔案管理工作提供了極大的便利

提高了檔案管理工作的效率，是檔案管理工作人員的工作能力的體現(xiàn)。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案人員應(yīng)努力的方向。計算機和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，對于檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識、科學知識以及管理操作能力等都提出了新的、更高的要求。原有傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識與工作方法已不能適應(yīng)新時期、新形勢、新環(huán)境的需要。因此，加強檔案管理人員的培訓應(yīng)盡快納入到檔案管理工作中來。

2.建立培訓管理機制

檔案工作管理水平需要不斷地改善和提升，檔案管理人員的素質(zhì)也要不斷提高，要通過接受檔案專業(yè)新知識的不斷培訓，促使管理人員的管理水平有實質(zhì)性的提升。檔案管理工作與辦公自動化息息相關(guān)，一份材料從起草、打印、登統(tǒng)等各個環(huán)節(jié)都離不開辦公自動化，這就要求檔案管理人員必須掌握和運用現(xiàn)代化的辦公手段和先進的檔案管理技術(shù)。檔案管理人員要樹立大局意識和服務(wù)意識，緊緊圍繞中心工作，做好服務(wù)工作。只有及時、準確地為領(lǐng)導和相關(guān)部門提供檔案信息資源，檔案工作的影響力才能隨之得到提升。

四、院校文化的檔案基礎(chǔ)是大事記

1.編寫大事記應(yīng)在客觀基礎(chǔ)上準確地提供基本史實

對于難以確定的事實，要經(jīng)過認真考證。時間必須準確，一般要求按照大事發(fā)生的時間先后順序排列，以反映事件發(fā)生、發(fā)展及結(jié)果為主，力求對每件大事都記載清晰。其次，對大事記中涉及的人物事件、活動的記載都要務(wù)必準確。大事記的語言文字要簡練，要一目了然。一事一條，要簡明扼要、大事突出、要事不漏。

2.大事記主要記載院校在一定時期內(nèi)發(fā)生的、并在院校發(fā)展中產(chǎn)生重大影響的活動

因此，大事記的基本材料的范圍大致可確定為：院校的成立、撤銷、恢復(fù)、合并、更名、遷址，機構(gòu)的設(shè)置及變化。院校體制形式、職能任務(wù)、職權(quán)范圍及調(diào)整；院校干部任免、人員編制及變化；院校形成的請求和批復(fù)及各項規(guī)章制度的制定與實施；教委指導性的文件；上級機關(guān)對教學工作的評估、檢查、監(jiān)督、指導的情況；教代會、職代會產(chǎn)生的決議和決定；重大獎懲，社會媒體的宣傳業(yè)績；重大外事活動，學生會、團委組織的有益于社會的志愿者活動；基建工程的興建、竣工、設(shè)備的購置及合同協(xié)議的簽署；人才引進引進情況、招生情況等。總之，院校所具備重大影響力和有查考價值的大事。必須真實編寫、客觀地反映院校在一定時期內(nèi)的整體風貌。這就決定了在大事記的編寫者要遵循真實客觀的原則整理材料。因此，在收集檔案過程中，編者應(yīng)堅持歷史唯物主義的世界觀，客觀地對檔案材料分析研究，真實反映歷史。在編寫中編者應(yīng)本著尊重歷史、尊重事實的態(tài)度，絕不任意夸大和縮小事實，努力使收集的檔案做到客觀和公正。

[1]劉莉.提高檔案人員的素質(zhì)，做好檔案開發(fā)與利用[J].檔案學研究，2011.

[2]陳春亞.淺議教育大事記的編寫[J].檔案資源建設(shè)，2012.

[3]李季.淺談檔案工作在經(jīng)濟中的作用[J].檔案資源建設(shè)，2012.

編輯 鄭晶

職教名言

這種職業(yè)教育，并不使青年屈服于現(xiàn)今制度的要求和標準，而要利用科學和社會的因素發(fā)展他們的膽識，并且培養(yǎng)他們實際的和執(zhí)行的智慧。

——杜威

G717

A

2095-8528（2014）01-059-02

2014-05-21

商珠，女，天津中德職業(yè)技術(shù)學院教務(wù)處，檔案館員。