高校檔案工作制度建設(shè)的幾點(diǎn)探索

孫彬彬

【摘 要】高校檔案工作中的制度建設(shè)必須不斷改進(jìn)完善，才能保證檔案工作與時(shí)俱進(jìn)具有科學(xué)性、原則性、系統(tǒng)性。從而讓檔案工作者更好的發(fā)揮檔案工作的作用，為社會(huì)提供最佳服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案工作制度；探索

高校檔案管理工作是院校工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容， 而其中檔案工作制度的建設(shè)的直接目的就是為了規(guī)范檔案工作人員的工作行為。在信息化、網(wǎng)絡(luò)化的今天，隨著人們對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)水平的不斷提高和檔案環(huán)境的不斷改善，建立健全制定出一套適合于本單位機(jī)構(gòu)的檔案工作制度，可以加快工作進(jìn)度，從而全面提高工作效率，更好的提供信息服務(wù)于利用者。

1.高校檔案工作制度的不斷完善和修訂，具有重要性意義

1.1完善高校檔案工作制度的必要性

高校檔案工作是維護(hù)高校歷史真實(shí)面貌的重要工作，它也是國家檔案資源的重要組成部分，它作為學(xué)校教學(xué)、科研、訓(xùn)練等活動(dòng)中形成的第一手資料，對(duì)院校的日常管理工作和領(lǐng)導(dǎo)決策具有重要的信息參考價(jià)值。它不僅僅是簡(jiǎn)單地服務(wù)于院校日常的教學(xué)訓(xùn)練活動(dòng)，還為院校領(lǐng)導(dǎo)的決策提供信息參考，為院校文化的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。鑒于此，高校檔案部門在制定檔案工作制度時(shí)立意要更加高遠(yuǎn)，要切實(shí)考慮院校的發(fā)展需求，順應(yīng)時(shí)代的需要，不斷的完善建立健全一套科學(xué)的高校檔案工作制度，使其發(fā)揮出更大的利用價(jià)值，也是讓高校檔案工作穩(wěn)步發(fā)展的必要條件之一。

1.2有利于提高檔案工作辦事效率

高校檔案工作制度的制定涉及院校文化、管理理念、業(yè)務(wù)流程等多個(gè)方面的內(nèi)容，涵蓋了院校檔案管理工作的一系列理論與實(shí)踐。院校檔案工作制度的建立，其過程帶有很強(qiáng)的綜合性，它實(shí)際上就是促進(jìn)院校檔案管理理論研究與實(shí)踐工作不斷磨合、適應(yīng)的過程。在不斷完善改進(jìn)制度中，要廣泛征求群眾的意見，注意對(duì)群眾反映反饋信息的加工處理，將合理的意見作為修改、補(bǔ)充制度草案的依據(jù)和基礎(chǔ)。只有制定和完善出適合學(xué)校檔案工作實(shí)際情況相應(yīng)的檔案工作制度，才能提高檔案工作效率，有利于檔案工作的健康發(fā)展。

2.高校檔案工作制度建設(shè)的執(zhí)行很關(guān)鍵

2.1抓好高校檔案工作制度建設(shè)實(shí)施和落實(shí)

檔案工作制度能否做到有效的實(shí)施與落實(shí)，關(guān)鍵在于嚴(yán)格管理。在實(shí)際工作中，要認(rèn)真按照檔案工作制度的要求逐條落實(shí)和對(duì)待，必須按照實(shí)事求是的精神做到有章可循，使各項(xiàng)的檔案工作制度落到實(shí)處。對(duì)于違反檔案工作制度的行為必須嚴(yán)肅處理。只有抓好各項(xiàng)檔案制度的管理落實(shí)，才能更好的確保檔案的嚴(yán)肅性、安全性。

2.2制定制度要適應(yīng)院校發(fā)展需求， 尊重高校檔案工作的規(guī)律

制度建設(shè)是檔案管理的根本性建設(shè)，環(huán)節(jié)多，每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一個(gè)節(jié)點(diǎn)都必須嚴(yán)嚴(yán)實(shí)實(shí)，不能有制度缺失。要在建章立制上狠下功夫，提高制度的針對(duì)性、操作性，切實(shí)做到用制度培養(yǎng)習(xí)慣，用程序規(guī)范行為。不同的高校有著不同特征、管理文化和發(fā)展規(guī)模，即使是同一所院校在不同的發(fā)展階段也有著不同的個(gè)性需求。高校檔案管理部門在制定院校檔案工作制度時(shí)要充分尊重院校檔案管理的個(gè)性化需求。這就要求其制度的制定要遵循高校自身檔案工作的規(guī)律，并與院校的總體發(fā)展水平相適應(yīng)。

3.探索高校檔案工作制度建設(shè)的措施

高校進(jìn)行檔案工作制度建設(shè)最終還是為了實(shí)現(xiàn)檔案的利用與服務(wù)，因此，各院校在進(jìn)行檔案工作制度建設(shè)時(shí)應(yīng)充分考慮到自身的性質(zhì)、規(guī)模、發(fā)展水平、文化等各種因素的影響，從實(shí)際狀況和發(fā)展需求出發(fā)，真正做到為高校的教學(xué)、科研、訓(xùn)練等活動(dòng)服務(wù)。應(yīng)注意做好以下幾項(xiàng)具體工作：

（1）提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，為建立健全院校檔案制度建設(shè)提供堅(jiān)強(qiáng)的后盾。如：建立由院校一把手掛帥，各相關(guān)部門一把手任職的專門組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)；將建立健全的檔案制度納入到院校的制度匯編。

（2）加強(qiáng)學(xué)習(xí)國家、省、市各級(jí)檔案管理機(jī)關(guān)的相關(guān)法律法規(guī)，如：中華人民共和國檔案法》、《河北省檔案工作條例》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等一系列的檔案管理法規(guī)。扎扎實(shí)實(shí)做好調(diào)研，借鑒和參照目前國家已經(jīng)出臺(tái)的一些政策法規(guī)，避免走彎路，從而確定本院校制度建設(shè)的框架。

（3）做好“橫縱”聯(lián)合，打好建立健全檔案制度的基礎(chǔ)。橫向聯(lián)合就是多向兄弟院校單位同行取經(jīng)學(xué)習(xí)；縱向聯(lián)合就是研究本院校以往的檔案方面的制度，為新制度的建立健全提供有效的借鑒，從而為建立健全新制度打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（4）注意征求專業(yè)和專職工作人員的意見，充分考慮他們的日常工作需求，保證檔案工作制度的實(shí)用性，讓他們從細(xì)節(jié)上完善和豐富。

高校檔案工作制度建設(shè)體現(xiàn)著自身的發(fā)展建設(shè)成果，應(yīng)根據(jù)發(fā)展不同時(shí)期的不同特點(diǎn)，具體問題具體分析，從其自身實(shí)際出發(fā)，加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，逐步完善檔案制度管理辦法，從加大檔案管理力度和提高人員素質(zhì)上狠下功夫，努力做到檔案資料收集及時(shí)、封存及時(shí)，真正有效地發(fā)揮院校檔案工作的功能和價(jià)值。 [科]