企業(yè)應收賬款管理現狀分析

塔里木大學兵團南疆干部培訓中心 潘 斌

企業(yè)應收賬款管理現狀分析

塔里木大學兵團南疆干部培訓中心 潘 斌

一、企業(yè)授信管理

本文的應收賬款管理是指廣義上的應收賬款管理過程加上賒銷前的授信管理，是更為全面的應收賬款管理的范疇。企業(yè)的授信管理是指提供賒銷之前企業(yè)在客戶的選擇上做出的條件限制及賒銷審批的流程，它是應收賬款產生的基礎，如若事先就能在賒銷對象的選擇、信用額度的確定、信用條件的設置、收賬政策的制定及授信管理的流程上下一番工夫，一定能為甄別顧客、限定風險、鼓勵和督促客戶及時還款起到事半功倍的效果。

（一）信用政策的制定 合理的信用政策能為銷售人員提供賒銷、信用管理人員管理應收賬款提供依據，企業(yè)應該根據自身的情況在擴大市場份額和減少信用風險之間進行衡量。信用政策包括信用標準、信用額度、信用條件、收賬政策。第一，信用標準的設定。信用標準是當企業(yè)對客戶授信時，對客戶資信情況設定的最低標準，即企業(yè)批準客戶信用申請的最低門檻，選擇什么樣的客戶作為自己的賒銷對象在很大程度上會影響以后應收賬款收回的情況。第二，信用額度的確定。信用額度是企業(yè)授予客戶的賒銷限額，有總體額度和個體額度之分，它是指導和控制應收賬款持有水平的有效手段。確定信用額度的依據首先是客戶付款風險的高低，其次是客戶信用需求量的大小。在具體的方法上，企業(yè)一般會根據新老客戶的不同采取不同的方法。第三，信用條件。信用條件是銷貨企業(yè)要求賒銷客戶支付貨款的條件，也是企業(yè)信用政策的重點，它直接影響了應收賬款的持有水平和規(guī)模。它是由信用期限和現金折扣兩部分組成的。信用期限指客戶在賒購后多少天內支付貨款，是企業(yè)為客戶規(guī)定的最長的付款期限。現金折扣通常有兩種理解，一種是對付現購貨的客戶給予價格上的折扣，另一種是對在規(guī)定的較短時間內付款的客戶給予發(fā)票金額的折扣。第四，收賬政策。收賬政策是企業(yè)就應收賬款的控制、逾期應收賬款的催收和壞賬的處理而制定的政策。它包括合同期內應收賬款的管理、收賬診斷、商賬內勤催收、委托第三方催收、追賬成本控制、法律方法處理客戶拖欠和申報壞賬。

（二）企業(yè)授信管理流程 企業(yè)授信管理是以降低信用風險、擴大銷售為目的的，清晰的流程可以企業(yè)的授信活動有條不紊、前后一致。其具體流程如圖1所示：

其中，確定授信計劃是指確定企業(yè)授信額度的總量、現金回收的目標和現金回收預測等工作。明確企業(yè)信用政策指對以上方法制定的信用政策的了解。以及進一步明確日常業(yè)務管理的原則、標準和風險控制的方法?？蛻暨x擇是企業(yè)根據客戶資信情況對客戶授信申請的審核與批復。確定具體授信額度是企業(yè)根據不同客戶的需求在衡量付款風險高低的前提以及企業(yè)授信額度總量的水平下為每一個客戶提供的具體的授信額度。授信回收是指先保證客戶按時主動歸還所欠本息并開出結算憑證，再根據不同客戶的情況對到期未能付款的客戶是否給予延期付款。

三、未到期應收賬款管理

雖然應收賬款管理很重要的內容在于前期的授信管理，但直到簽訂授信合同、債權債務成立或是貨物發(fā)出應收賬款才剛剛形成。廣義的應收賬款管理的第一階段是從債權成立到應收賬款到期日這段時間的管理，即合同期內的管理，本文中稱之為未到期應收賬款管理。

（一）未到期應收賬款的日常管理 一般而言，在賬款未到期之前采取積極的管理和措施比等到逾期后再催收的效果要好很多。但事實上企業(yè)往往會比較疏忽這個環(huán)節(jié)應收賬款的管理而把更多的精力放在催收上，結果收效甚微，這樣不僅會使得貨款難以收回，也會增加收款的成本，對企業(yè)的運營產生不利的影響。因此做好未到期應收賬款的確認、監(jiān)控、調整和提示付款工作能在很大程度上保證貨款的收回。一般可以通過以下幾個環(huán)節(jié)來使未到期的應收賬款管理工作得到細化：

（1）確定客戶簽署“收貨確認單”。企業(yè)應自制“收貨確認單”，寫明貨物明細、數量、到貨日、付款日等要素，在客戶收貨時要求其主管人員確認簽字，并且蓋上客戶單位的公章，這將成為今后收賬及訴訟的有效證據。

（2）及時與客戶溝通。有人曾經做過統計，大量拖欠貨款的案例產生糾紛的原因是企業(yè)和客戶之間缺少溝通，所以企業(yè)應避免客戶對銷售條件、貨物質量、包裝運輸、交貨期和結算方式等的誤解并在銷貨的5個工作日后聯系客戶，保證其滿意。

（3）應收賬款的跟蹤監(jiān)控工作。應收賬款的管理并不是在其到期了以后才開始催收，一個很重要的工作就是要對應收賬款進行跟蹤監(jiān)控。了解客戶的動態(tài)，對賒銷期內客戶的經營情況、償付能力進行追蹤分析，及時了解客戶現金的持有量及調劑程度能否滿足兌現的需求。同時要加強對金額大、掛賬時間長、經營狀況差的客戶的監(jiān)控并及時采取行動。

（4）培養(yǎng)客戶正常付款習慣。“債務人總是優(yōu)先將貨款支付給管理嚴格的債權人”是絕大部分客戶的普遍心理，這就要求企業(yè)能設計出一套合理而緊湊的工作程序，有步驟地與客戶進行溝通。

（5）滿足應收賬款收現保證率。應收賬款的收現保證率應當是企業(yè)在既定會計期間內預期現盆支付額扣除其穩(wěn)定可靠的現金流入后的差額，即到期并能實際收回的應收賬款要能填補同期先進流量的缺口，特別是要滿足如稅收、職工工資和不得展期調換的到期債務等的剛性需求。

（6）在合同即將到期前提示客戶付款。從應收賬款管理的實踐來看，收到貨物馬上付款的很少，但需要進行強力催收的企業(yè)也不是多數，大部分企業(yè)都處于快到期才付款和被提醒后才付款這兩種類型。通過賬齡分析，企業(yè)可以了解自己的應收賬款結構，若發(fā)現賬齡延長或過期賬戶所占比率增加就應當及時采取措施，一方面加緊應收賬款的催收，努力提高應收賬款的收現率；另一方面要緊縮企業(yè)信用政策，加強授信管理和準入審批，提高信用銷售的門檻。通過賬齡劃分，企業(yè)也可以效仿貸款5級分類的做法，將應收賬款分為8類，并根據不同階段應收賬款的特征協調不同部門以不同方式對其進行管理，具體劃分如表1所示：

（7）及時調整客戶信用額度，不斷完善收賬政策。應收賬款的日常管理還應該是一種動態(tài)管理，即根據客戶和環(huán)境的變化，不斷及時調整客戶的信用額度，完善收賬政策。尤其是一些信用期限長且賬款大的客戶，更應該經常關注其動態(tài)，并把他們作為應收賬款管理的重點客戶。

（8）應收賬款預警機制。在賒銷期內，企業(yè)可以設置一些預警機制來起到對客戶的甄別和逾期賬款的事先防范作用。首先在賒銷合同期內，企業(yè)不應過多的就還款的問題去催促客戶，但是可以利用比如現金折扣去試探客戶是否在意這些加速付款的條件，由此形成對客戶分類的正確依據。其次是制作應收賬款“流水賬”，這樣一方面可以方便進行賬齡分析，另一方面又可以利用計算機系統自動將每筆要到期的應收賬款轉為“預警”提示，方便信控人員及時對這些客戶進行提示并采取行動。最后，應收賬款在變成壞賬前會發(fā)出許多預警的信號，只要信控人員留意這些變化就能盡早地發(fā)現客戶產生逾期的可能，并盡快采行動來防范它的產生。

（二）應收賬款合理持有水平 持有應收賬款會給企業(yè)帶來兩方面的影響，一方面企業(yè)會因為賒銷的擴大而擴大銷售收入，另一方面企業(yè)持有應收賬款也是有成本的，由此產生了應收賬款最佳持有水平的問題。通常從成本和收益兩個角度去確定應收賬款的合理持有水平。

（1）最小成本法。企業(yè)持有應收賬款是有成本的，其成本包括機會成本、管理成本、收賬成本、短缺成本和壞賬成本。機會成本是指做出一項決策時放棄其他可供選擇的機會所付出的代價。應收賬款機會成本＝維持賒銷業(yè)務所需要的資金×資金成本率。管理成本包括對客戶資信調查費用和應收賬款賬簿記錄費用和其他費用。收賬成本包括書面通知客戶的郵費、通訊費、差旅費、追賬公司收費和法律訴訟費等。短缺成本是由應收賬款規(guī)模較小引起的營業(yè)收入的減少近而使得銷售收入凈值減少，它也是唯一項與應收賬款持有規(guī)模成反比的成本。壞賬成本是應以應收賬款余額的一定比例提取的壞賬準備。機會成本、管理成本、壞賬成本、短缺成本和收賬成本的加總構成了應收賬款總的持有成本，因為短缺成本隨應收賬款的規(guī)模遞減，而其他的成本都隨其遞增，所以總成本線必有最低點，通過成本最小化確定應收賬款的合理持有水平，即為最小成本法。

（2）最大收益法。然而在實際測算中發(fā)現，最小成本法中短缺成本是不易獲得的，所以換一個角度從收益出發(fā)來測算應收賬款的規(guī)模，即從企業(yè)持有應收賬款的直接受益者銷售收人中減去被占用資金的機會成本、管理費用、壞賬損失等得出的凈收益值。

表2 最大收益法測算最佳應收賬款規(guī)模 單位：萬元

（三）應收賬款質量分析 應收賬款作為企業(yè)的一項資產，在很大程度上決定了企業(yè)的資產流動性，但是資產負債表上的應收賬款數只能反映某一時點的總體情況，單憑它無法知道應收賬款是新的還是舊的，收回的可能性又有多大，其結構比例又是怎樣分布的，所以進行應收賬款的質量分析對企業(yè)的信用管理和財務管理來說都顯得非常重要。在對應收賬款進行質量分析時，風險和時間是要考慮的重要因素。應收賬款時間越長收回的可能性越小，而隨著客戶經營狀況的變化，企業(yè)持有應收賬款的風險也在不斷變化，所以企業(yè)應該經常對其持有的應收賬款進行質量分析。這里介紹一種最常用的賬齡分析法。

賬齡是應收賬款發(fā)生的時間長短，一般賒銷賬齡從發(fā)貨時開始計算，分期付款的賬齡從逾期開始計算。賬齡分析即賬齡結構分析是指企業(yè)在某一時點將發(fā)生在外的每筆應收賬款按照對其所持有的時間長短進行排序，并給以統計表述。由于應收賬款明細賬上反映的都是滾動值，所以對其分析前必須先弄清楚哪些戶頭不需要進行賬齡分析：（1）期末余額為負數的戶頭；（2）經常變動且期末余額小的戶頭；（3）期末余額相對較大，但比期初余額已減少很多，流動性又較強的戶頭；（4）本期或分析其內形成的應收賬款。由此可知，一般的賬齡分析多是追溯性的應收賬款分析，它的假設條件是每收回一筆貨款都用以沖銷最早發(fā)生的債權。賬齡分析所作的統計是以賬齡時間結構為分類界限的，另一維度可以是按銷售地區(qū)分類，也可以按銷售人員分類，還可以根據不同客戶和同類客戶分別列示，在此基礎上可以知道哪個地區(qū)的賬款不易收回、哪個銷貨人員負責的銷貨款回收率低，哪一類客戶更容易拖欠賬款，從而清晰地揭示應收賬款的質量問題，并有的放矢地編織催收計劃。企業(yè)可以針對某個或某類客戶制作如表3的賬齡分析表，了解客戶的付款情況和拖欠情況；企業(yè)若想了解其整體應收賬款狀況則可編制如表4的賬齡分析表，它可以全面反映企業(yè)應收賬款的流動性，可以測算出每期可收回的應收賬款的凈值，以及做出壞賬準備金預算。由表中數據可知，該企業(yè)之前的授信管理做得不好，沒有把劣質客戶篩選出來，以至現在的逾期賬款超過了50%，該企業(yè)應該在收緊信用政策的同時，加強對過期60天以上的應收賬款的催收工作，并對6.38%逾期半年以上的應收賬款做壞賬核銷的準備。通過制作賬齡分析表，企業(yè)還可以計算出應收賬款的平均賬齡，并將其與賒銷合同的平均信用期限和DSO進行比較，可以發(fā)現企業(yè)目前信用管理上存在的問題。

表3 賬齡分析表（針對某一客戶或一類客戶） 單位：元

表4 賬齡分析表（針對企業(yè)整體應收賬款狀況） 單位：元

圖2 逾期賬款平均天數

調查發(fā)現（見圖2），2007年中國企業(yè)國內銷售的逾期賬款平均天數有超過90%是小于三個月的，而大部分企業(yè)可以在逾期兩個月內收回賬款。超過96%的企業(yè)賒銷期限在3個月以內，而大部分企業(yè)更是把這個期限控制在兩個月以內，由此可得90%以上企業(yè)的銷售變現天數5～6個月，而80%左右的企業(yè)更是把這個期限嚴格控制在3～4個月內。總體來說逾期賬款天數略微偏高。

四、逾期應收賬款管理

廣義應收賬款管理的第二階段是指到期日后的管理，即逾期賬款的管理，通常也被稱為商賬追收。它是企業(yè)應收賬款管理的最后一道防線，也是體現企業(yè)信用管理效果的關鍵步驟。對逾期應收賬款的催收應該分兩步走，先診斷原因再根據不同的賬齡和原因采取不同的追賬策略。

（一）逾期應收賬款形成的原因及分析診斷

（1）逾期應收賬款形成的原因及對策。逾期賬款產生的原因可以概括為兩大類10個具體點。首先是來自客戶方面的原因，其中包括：有些客戶辦事粗心或低效，忽略了付款，這時企業(yè)只需禮貌地提醒，同時維護了良好的客戶關系；有些是暫時缺乏資金的信用良好的客戶，企業(yè)可與客戶友好協商并調整信用期限；有些客戶屬于習慣性拖欠，他們并不是蓄意賴賬，只是要在各種收款措施都使用之后才會付款，企業(yè)了解了這類客戶的心態(tài)，就應該在合同期內始終保持與客戶的聯系，及時提醒和催促付款，是客戶感覺到債權人的壓力；大部分客戶拖欠的原因是財務管理不力，企業(yè)在確定此類客戶是否有盈利能力之后再確定對其采用寬松或嚴格的收賬政策；有時候客戶想通過在付款條件上做文章來獲得更多的好處，比如開出金額不足的支票或倒簽支票使付款期限看起來在折扣期限內，這種情況下企業(yè)應先收下支票，并通知客戶其做法違反合同；還有不少的客戶會以產品有瑕疵、貨物沒有確認或是賒銷合同有紕漏為借口與企業(yè)產生一些商業(yè)上的糾紛由此拒絕付款，只要企業(yè)在一開始就做好上文提到的應收賬款的日常管理工作，相信這方面的麻煩就會少了許多；最為惡劣的就是客戶信譽不良惡意拖欠，對此企業(yè)應不斷與客戶保持聯系，一旦出現不良征兆（如遷址、轉移資產），企業(yè)就應及時啟動收賬程序，對于商業(yè)欺詐的，更是應該馬上采取法律行動。其次是來自授信企業(yè)方面的原因，其中包括：企業(yè)的授信管理不夠科學，在信用政策的制定上過于寬松、在審核受信人資信情況時也不夠嚴謹，造成信用不良的客戶流人必然產生逾期賬款；也有不少是因為企業(yè)在合同期內與客戶缺少溝通造成的諸如在貨物質量、包裝、運輸或發(fā)票的問題上的糾紛，對此企業(yè)要做出認真的調查，與客戶以合作的態(tài)度進行溝通，爭取把解決問題的同時維持良好的客戶關系；還有就是賒銷協議中使用的付款和結算方式條款不當，或者賒銷合同出現漏洞，如沒有設保護性條款造成客戶拖欠。

對于客戶原因造成的逾期，企業(yè)因分情況處理，若是客觀原因造成的暫時性還款困難，企業(yè)可以考慮給予客戶展期；若確實是客戶財務出現危機，企業(yè)可以幫助客戶脫離困境，同時制定可行的還款計劃；若是出于客戶主觀上想逃廢債務，企業(yè)應該嚴格地進人商賬催收程序，必要時也可動用法律手段。

（2）逾期應收賬款的分析診斷。在企業(yè)信用管理部門對逾期應收賬款采取行動之前，一般都會先對該筆逾期賬款進行診斷，這樣可以避免盲目行動而導致的追賬費用擴大，也可以為今后壞賬的注銷提供依據。逾期賬款特征分析。包括四個環(huán)節(jié)：一是債權特征分析。它是逾期賬款催收的重要依據，可以用來衡量債權的確認程度。首先是對債券文件的獲得和保存，包括合同、發(fā)票、提單、收貨確認書、付款承諾書等；其次要明確債務關聯人及其數量和關聯程度；再次是要分析當事人雙方的債務認同，避免拖欠程度加重；最后明確債務是否得到債務人落實于書面的確認，并注意保存這些過程當中的所有憑證。二是拖欠特征分析。它是指對債務產生的有關情況和拖欠具體表現的分析，它是制定決策、進行有效追討得基礎。三是債務人特征分析：，它是對衡量債務人償還債務的意愿和可能性，這有利于制定出切實可行的追賬方案。四是追討特征分析。債權人可以采取自行追討、委托專業(yè)公司追討等不同方式，產生的效果也會有所不同，記錄下所選方式的追討情況和優(yōu)缺點、積累經驗，為以后的追討工作提供參考。

（二）逾期應收賬款的催收程序、方法及催收技巧

（1）逾期應收賬款的催收原則和技巧。在進行逾期賬款催收時，首先要注意一些原則和技巧。首先是對于一些臨時遇到資金困難的客戶，企業(yè)根據展期原則，給予信用還款期限的延展，但必須經過嚴格的授權批準并要求客戶按合同給付違約金和貨款余額的利息。其次是對于產生拖欠的客戶，企業(yè)一定要根據及時收回原則進行積極的催收，否則會損害企業(yè)財務制度的嚴肅性，要及時將其納人追賬程序，不可懈怠。最后是根據分類原則，在對客戶進行劃分后，根據上文提到的特征分析或拖欠原因的不同情況，采取有針對性地追收行動。常用的催收技巧有角色定位法和POWER法則。

（2）逾期應收賬款的催收程序與方法。在以上原則和技巧的指導下，在遵循有條理的程序和方法，應收賬款的催收就會更加有條不紊了。常用的催收程序為：首先搜集債務人相關信息，列出將要采取的收賬步驟，可能發(fā)生的費用等。其次是對逾期的賬款產生的原因和各種特征進行分析，了解每家客戶拖欠的具體情況，企業(yè)信控人員可以連同律師和會計師一同分析，并預測每筆逾期賬款的回收成功率。最后是實施追討行動，在這個環(huán)節(jié)要注意的是，保證追收的連續(xù)性并做好記錄，防止客戶前后不一；應給客戶盡可能多的機會付款，以維持良好的客戶關系；專業(yè)追賬公司或法律程序只有在沒有任何其他選擇的情況下才去使用。

（三）壞賬管理 一般認為，有確鑿證據證明或明顯跡象表明以無法收回的應收賬款是壞賬，因為它已不能為企業(yè)帶來收益，已不符合資產定義，所以要把它作為損失或費用處理，即及時確認為壞賬?！缎缕髽I(yè)會計準則》規(guī)定，對壞賬準備只能采用備抵法核算，而不能采用直接法核銷。所以企業(yè)應對所持有的應收賬款設立壞賬準備金，通常壞賬準備的計提有三種方法——賒銷凈額百分比法、應收賬款余額百分比法和應收賬款賬齡分析法，分別是企業(yè)根據過去的經驗和當前的經營情況確定壞賬損失占賒銷凈額、應收賬款期末余額的比例或根據不同的賬齡提取不同的準備金計提比率。企業(yè)可根據自身情況任選其一，需要強調的是，計提方法一經確定，不得隨意更改，如需更改的需要在報表附注中說明。債務單位已經撤銷、破產、資不抵債、現金流量不足、發(fā)生嚴重的自然災害等導致停產而在短時間內無法償付債務的或3年以上的應收賬款，在有確鑿證據證明該項應收賬款不能夠收回或收回的可能性不大的情況下，可以全額計提壞賬準備。對于信用管理水平達到行業(yè)平均值的企業(yè)，其年壞賬發(fā)生水平都在賒銷總額的0.25%～5%之間，因企業(yè)所在行業(yè)而異。

需要注意的是：企業(yè)100%的壞賬準備金用來準備抵消發(fā)生在高風險客戶群中的應收賬款總額。在每個月，將對高風險類客戶賒銷而發(fā)生的應收賬款總額計作壞賬準備，也就是從損益賬戶轉到壞賬準備賬戶。當貨款收到后，相應額度再轉回到損益賬戶。會計部門應該為這些高風險客戶設立一個單獨的壞賬準備賬戶，按月做調整。另外，已核銷的壞賬應該在備查簿登記，做到賬銷案存，對已經在企業(yè)內部核銷的應收賬款應當制定催討方案，采取有效方式，最大限度降低企業(yè)損失。對于追回的已注銷的壞賬，應該及時將其轉回，并在壞賬核銷登記簿上更正。

［1］朱榮恩、丁豪樑：《企業(yè)信用管理》，中國時代經濟出版社2005年版。

（編輯 杜 昌）