企業(yè)檔案利用服務(wù)幾點(diǎn)思考

張迎九

企業(yè)檔案在維護(hù)企業(yè)形象和為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)利益的過(guò)程中起著重要的作用。如何做好企業(yè)檔案的利用服務(wù)工作，凸顯檔案的價(jià)值，是檔案部門(mén)應(yīng)該認(rèn)真思考的問(wèn)題。

1 轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，拓寬服務(wù)領(lǐng)域

1.1 增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)。檔案部門(mén)要有創(chuàng)新的意識(shí)，要破除“甘當(dāng)配角”的觀念，樹(shù)立有所作為的思想，從傳統(tǒng)的服務(wù)理念、服務(wù)方式中擺脫出來(lái)，變“配角”為“主角”，圍繞企業(yè)發(fā)展的中心任務(wù)，以服務(wù)創(chuàng)新為突破口，做到企業(yè)改革到哪里，檔案服務(wù)工作就延伸到哪里，把企業(yè)檔案工作融入到企業(yè)主體工作中去。

1.2 轉(zhuǎn)變“重保管，輕利用”的思想。檔案人員不僅要注重檔案資料的收集、整理，保管好檔案，還要做好檔案的開(kāi)發(fā)利用工作。管理檔案的最終目的是開(kāi)發(fā)利用服務(wù)，滿(mǎn)足用戶(hù)需求是開(kāi)展檔案利用服務(wù)的基礎(chǔ)，也是搞好檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和最終歸宿。

1.3 改進(jìn)服務(wù)方式。一是變“看門(mén)守?cái)偂钡谋粍?dòng)服務(wù)模式為主動(dòng)服務(wù)模式。檔案人員在為用戶(hù)做好利用服務(wù)的同時(shí)，也應(yīng)根據(jù)企業(yè)發(fā)展的情況，及時(shí)掌握企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)工作新動(dòng)向，了解企業(yè)對(duì)檔案信息需求情況，做到“知彼”、“知曉”，把握服務(wù)方向，變“別人要什么我就找什么”的被動(dòng)服務(wù)模式為“我這兒有什么，你想用什么？”的主動(dòng)服務(wù)方式。二是做到面向科研生產(chǎn)、面向職工群眾，全天候24小時(shí)不間斷服務(wù)，讓檔案工作前移關(guān)口、延伸觸角，做到企業(yè)發(fā)展到哪里，檔案管理和檔案服務(wù)就延伸到哪里。

2 豐富館藏是提供利用服務(wù)的物質(zhì)保證

豐富的館藏是提供檔案信息的基礎(chǔ)，檔案資料越齊全、完整，可供利用的檔案信息就越豐富。

2.1 建立健全檔案的收集、整理和歸檔制度。要制定檔案的收集、整理和歸檔制度，落實(shí)各部門(mén)專(zhuān)（兼）職檔案管理職責(zé)。加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)（兼）職檔案管理人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，不定期到各基層單位摸底調(diào)查，弄清各基層單位的工作性質(zhì)和工作重點(diǎn)，產(chǎn)生文件材料的門(mén)類(lèi)及應(yīng)歸檔文件材料范圍，確保歸檔文件材料的齊全完整。

2.2 注重檔案信息收集的特點(diǎn)。企業(yè)檔案部門(mén)在做好正常的文書(shū)、財(cái)務(wù)、科技、實(shí)物檔案歸檔的同時(shí)，要根據(jù)當(dāng)前企業(yè)狀況和發(fā)展趨勢(shì)，認(rèn)真分析研究、科學(xué)規(guī)范歸檔范圍，及時(shí)調(diào)整和擴(kuò)展本企業(yè)檔案資料的接收范圍，確保具有保存價(jià)值的應(yīng)歸檔的文件材料收集齊全。

3 加強(qiáng)檔案編研，滿(mǎn)足企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展

檔案編研工作是檔案信息的深層次開(kāi)發(fā)。企業(yè)檔案部門(mén)要積極開(kāi)展檔案信息的編研，向企業(yè)提供全面、便捷的檔案利用服務(wù)。

3.1 圍繞企業(yè)的中心工作開(kāi)展檔案編研。檔案編研材料的選題應(yīng)圍繞和反映企業(yè)的中心工作和主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，脫離業(yè)務(wù)工作的選題，就談不上編研成果的針對(duì)性和實(shí)用性。在安排檔案編研工作時(shí)，要與企業(yè)中心工作相適應(yīng)、相協(xié)調(diào)，了解檔案利用需求的趨向，有針對(duì)性地開(kāi)展檔案編研工作。

3.2 處理好保密和利用的關(guān)系，提高編研材料的利用價(jià)值。既要編研、利用好檔案信息資源，又要注意保守企業(yè)的商業(yè)秘密，不能因?yàn)楸Ｃ軐n案封存不能利用，也不能因?yàn)槔脵n案信息而出現(xiàn)失密、泄密的現(xiàn)象。

4 建立完備的檔案檢索體系

建立完備的檔案檢索體系。建立以計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)為主，以其他檢索工具為輔的檔案檢索體系，讓利用者能夠方便、快捷地獲取到所需要的檔案信息。

5 加快檔案數(shù)字化建設(shè)

在做好紙質(zhì)檔案和電子檔案歸檔的同時(shí)，有計(jì)劃地開(kāi)展館藏檔案的數(shù)字化加工，不斷提高檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的存儲(chǔ)量，向利用者提供方便、快捷的檔案利用服務(wù)。

（作者單位：河南石油勘探局檔案館 來(lái)稿日期：2013-10-16）