新背景下高校檔案規(guī)范整理思考

周美蘭

摘 要：隨著機(jī)關(guān)檔案文件級(jí)管理的推行、保管期限劃分的改變，高校檔案規(guī)范整理也需尋求新的發(fā)展和變革。針對(duì)保管期限對(duì)檔案有序管理的重要作用及卷、件整理各自的優(yōu)點(diǎn)，高校檔案規(guī)范整理的關(guān)鍵是：重新界定高校檔案保管期限，保管期限寫(xiě)進(jìn)高校檔案檔號(hào)，實(shí)行“卷”、“件”結(jié)合整理模式。

關(guān)鍵詞：高校檔案；規(guī)范整理；保管期限；按件整理；按卷整理

2000年12月6日國(guó)家檔案局頒布《歸檔文件整理規(guī)則》（以下簡(jiǎn)稱“《規(guī)則》”），2006年12月18日國(guó)家檔案局又頒布《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱“《規(guī)定》”）。在機(jī)關(guān)單位檔案全面推行文件級(jí)管理并重新劃定保管期限，檔案整理工作實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展，達(dá)到“簡(jiǎn)化整理，深化檢索”的目的。長(zhǎng)期以來(lái)，高校都是按照國(guó)家教委1993年11月16日頒布的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》（以下簡(jiǎn)稱“《實(shí)體分類(lèi)法》”）、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》（以下簡(jiǎn)稱“《規(guī)范》”）進(jìn)行分類(lèi)、整理、立卷。據(jù)了解，《規(guī)則》和《規(guī)定》目前在高校并沒(méi)有得到廣泛推行，這除了高校檔案工作人員因循守舊的因素外，還有高校檔案類(lèi)別構(gòu)成復(fù)雜這一重要原因，不少高校在保管期限劃分、按卷或按件整理等方面都存在一定的困惑和躊躇。那么，在這樣的背景下，高校檔案當(dāng)如何規(guī)范整理以求發(fā)展？筆者結(jié)合多年高校檔案整理的工作實(shí)踐，撰此文探討高校檔案規(guī)范整理的關(guān)鍵，與同行商榷。

1 重新界定高校檔案保管期限

比較起來(lái)，《規(guī)定》與《規(guī)范》中保管期限劃分差異很大。筆者認(rèn)為，高?？蓞⒄?qǐng)?zhí)行《規(guī)定》。高校文書(shū)檔案中的黨群類(lèi)、行政類(lèi)、外事類(lèi)等的歸檔范圍和檔案保管期限可按《規(guī)定》執(zhí)行；科技檔案、專(zhuān)門(mén)檔案中的教學(xué)類(lèi)、科研類(lèi)、產(chǎn)品類(lèi)、基建類(lèi)、儀器設(shè)備類(lèi)、出版類(lèi)、財(cái)會(huì)類(lèi)等的歸檔范圍和檔案保管期限則要根據(jù)高校的工作實(shí)際進(jìn)行修訂后才能執(zhí)行。

正因?yàn)椤兑?guī)定》高校只能部分參照，要執(zhí)行還需進(jìn)行修訂，所以，目前高校檔案保管期限的劃分和界定出現(xiàn)了混沌的局面：有的高校已經(jīng)實(shí)施《規(guī)定》中新的劃分方法，但因僅一館工作人員全面考慮問(wèn)題有一定局限性，對(duì)保管期限的劃分和界定有欠科學(xué)；有的高校則因感覺(jué)重新劃分和界定保管期限復(fù)雜、麻煩，干脆因循守舊，還是按照《規(guī)范》中原有的劃分方法。而《規(guī)范》經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐證明，其存在檔案保管期限的劃分明顯偏長(zhǎng)或偏短的問(wèn)題。比如，財(cái)會(huì)檔案中將“上級(jí)有關(guān)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的文件材料”保管期限定為“永久”，時(shí)間明顯過(guò)長(zhǎng)；教學(xué)檔案中的“新生錄取名單”保管期限定為“長(zhǎng)期”，而根據(jù)它的實(shí)際利用價(jià)值則應(yīng)定為“永久”比較合理、科學(xué)；[1]另外，在科研綜合檔案中“學(xué)會(huì)工作（學(xué)術(shù)活動(dòng)）材料”保管期限定為“短期”，而在行政綜合檔案中“院、系、所、中心開(kāi)展各種學(xué)術(shù)活動(dòng)的文件”定為“長(zhǎng)期”，這不但存在同一檔案材料保管期限劃分的矛盾，還有同一檔案材料歸入多個(gè)類(lèi)別的問(wèn)題。

因此，基于科學(xué)建立檔號(hào)、規(guī)范排架、有效使用檔案庫(kù)房及簡(jiǎn)化檔案鑒定、銷(xiāo)毀工作等方面的考慮，高校檔案保管期限的科學(xué)劃分與正確界定顯得尤為重要。

2 保管期限寫(xiě)進(jìn)高校檔案檔號(hào)

《規(guī)范》明確了檔號(hào)“是存取檔案的代號(hào)，排架的依據(jù)，必須反映高等學(xué)校檔案的分類(lèi)體系和物理位置”，且“同一檔案部門(mén)內(nèi)的檔案不得重號(hào)；方便插卷，使其有充分?jǐn)U展的余地；不能隨意變動(dòng)；能適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的需要，發(fā)揮排架、檢索的雙向功能”。[2]而《規(guī)范》中的檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：“年度號(hào)+分類(lèi)號(hào)+案卷號(hào)”，忽略了保管期限。可高校檔案分類(lèi)中最下位類(lèi)卻包含有永久、長(zhǎng)期、短期三個(gè)保管期限，因?yàn)闄n號(hào)結(jié)構(gòu)中沒(méi)有保管期限，若要將同一類(lèi)目下不同保管期限的檔案案卷斷開(kāi)流水號(hào)，即會(huì)出現(xiàn)重號(hào)問(wèn)題。所以，當(dāng)檔號(hào)結(jié)構(gòu)中沒(méi)有保管期限時(shí)，同一類(lèi)目下不同保管期限的檔案案卷根本無(wú)法斷開(kāi)流水號(hào)，因此，很多高校在檔案整理的具體操作中就把三個(gè)不同保管期限的案卷編為一個(gè)順序號(hào)。這種跨保管期限的大流水號(hào)的編制方法，在實(shí)踐操作中表現(xiàn)出非常大的缺陷，不便于插卷，若不管保管期限，直接把插卷的案卷排在后面，就會(huì)造成不同保管期限的檔案案卷號(hào)的交錯(cuò)，排架混亂，并且在銷(xiāo)毀過(guò)期檔案時(shí)會(huì)造成很大的麻煩，會(huì)出現(xiàn)缺號(hào)、空檔問(wèn)題。因此，高校檔案檔號(hào)的構(gòu)成，應(yīng)當(dāng)考慮寫(xiě)進(jìn)保管期限，即檔號(hào)結(jié)構(gòu)應(yīng)為：“年度號(hào)+分類(lèi)號(hào)+保管期限+案卷號(hào)”（按件整理的再+件號(hào)），這樣就可解決按保管期限斷開(kāi)流水號(hào)的問(wèn)題，也可保證檔號(hào)編制的唯一性、合理性及穩(wěn)定性。

3 高校檔案實(shí)行“卷”、“件”結(jié)合整理模式

筆者認(rèn)為，《規(guī)則》推行的“文件級(jí)管理”確有簡(jiǎn)化整理程序、提高工作效率的優(yōu)勢(shì)，而《規(guī)范》中傳統(tǒng)的按卷整理也有其明顯的優(yōu)點(diǎn)，完全拋棄按卷整理的觀點(diǎn)和做法是不科學(xué)的。因此，根據(jù)高校檔案構(gòu)成復(fù)雜的實(shí)際，應(yīng)該實(shí)行“卷”、“件”結(jié)合的整理模式，充分發(fā)揮“卷”和“件”整理的優(yōu)勢(shì)來(lái)實(shí)現(xiàn)高校檔案整理的合理性、科學(xué)性、系統(tǒng)性及可操作性。高校實(shí)行“卷”、“件”結(jié)合整理模式的關(guān)鍵措施：

3.1 樹(shù)立“卷”、“盒”相通用的概念，編制好盒（卷）號(hào)。檔案即便是按件整理的“件”也都是需要裝盒的，我們?cè)诟拍钌暇涂梢杂谩昂小贝姘础熬怼闭碇械摹熬怼?。那么，同年度同?lèi)別同保管期限的文件材料根據(jù)實(shí)際情況可選擇按件整理組成“盒”或按卷整理組成“卷”，“卷”、“盒”相通用。即同年度同分類(lèi)號(hào)同保管期限的所有“盒”與“卷”應(yīng)當(dāng)編制同一個(gè)流水號(hào)。例如，我校使用的“南大之星”檔案管理系統(tǒng)中“盒號(hào)/卷號(hào)”也是相通用的，采用卷、件結(jié)合整理的檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)中與之前完全按卷整理的信息，是統(tǒng)一規(guī)范有序排列的，并不會(huì)發(fā)生混亂。

3.2 規(guī)范檔號(hào)結(jié)構(gòu)。結(jié)合《規(guī)范》和《規(guī)則》，高校檔案實(shí)行“卷、件結(jié)合”整理模式，卷、盒相通用，若要做到檔號(hào)不重復(fù)，檔案在庫(kù)房中的物理位置和在檔案管理系統(tǒng)中的序列都是有序的、唯一的、固定的，那么，檔號(hào)構(gòu)成即應(yīng)為：“全宗號(hào)+年度號(hào)+分類(lèi)號(hào)+保管期限+案卷號(hào)（按卷整理的）”或“全宗號(hào)+年度號(hào)+分類(lèi)號(hào)+保管期限+盒號(hào)+件號(hào)（按件整理的，也即件號(hào)章結(jié)構(gòu)）”。同年度同分類(lèi)號(hào)同保管期限的歸檔材料可根據(jù)實(shí)際情況來(lái)選擇按件整理或按卷整理。按件整理的文件材料，也可依據(jù)同一事由或主題進(jìn)行文件歸類(lèi)組盒。在組盒后，不需要像組卷那樣，要整卷裝訂成冊(cè)，也不需要書(shū)寫(xiě)案卷題名，只要把盒內(nèi)每個(gè)“件”各自訂好，蓋上件號(hào)章，再填寫(xiě)好件號(hào)章，就可裝盒，并在盒內(nèi)放進(jìn)打印好的盒內(nèi)文件目錄，蓋件號(hào)章，以確定其固定的物理位置；按卷整理的，可以1卷即1件，也可以1卷包含幾件，且按卷整理的文件，不需蓋件號(hào)章，打印案卷封面，裝訂成冊(cè)，通過(guò)案卷封面上的檔號(hào)即可確定其物理位置?？紤]檔號(hào)書(shū)寫(xiě)方便、整齊以及檔案信息在檔案管理系統(tǒng)中的有序排列，保管期限“永久”、“長(zhǎng)期”、“短期”可分別用字母“A”、“B”、“C”做代碼。實(shí)施《規(guī)定》之前和之后的保管期限都可以通用“永久”、“長(zhǎng)期”、“短期”，只需在立卷說(shuō)明里注明：實(shí)施《規(guī)定》之前的保管期限為：永久、長(zhǎng)期（16年～50年）、短期（15年）；實(shí)施《規(guī)定》之后的保管期限為：永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）。

3.3 明確文件件號(hào)按盒（卷）編制。即同年度同類(lèi)別同保管期限不同盒（卷）的文件件號(hào)不編制大流水號(hào)，而要按盒（卷）編制，一盒（卷）一個(gè)流水號(hào)。機(jī)關(guān)單位在實(shí)施《規(guī)則》按件整理檔案時(shí)，通常是將同年度同類(lèi)別同保管期限不同盒的文件件號(hào)編成一個(gè)大流水號(hào)，這樣編制件號(hào)不適于高校檔案卷、件結(jié)合整理模式。因?yàn)楦咝n案中存在同年度同類(lèi)別同保管期限的檔案既有按件整理的又有按卷整理的，若不同盒（卷）的文件件號(hào)編制大流水號(hào)，則按卷整理的檔案編制卷號(hào)、按件整理的檔案編制件號(hào)時(shí)都會(huì)存在困擾，而且，在檔案盒脊欄目填寫(xiě)也會(huì)出現(xiàn)難以統(tǒng)一的混亂情況。所以，若將同年度同類(lèi)別同保管期限不同盒的文件件號(hào)按盒編制小流水號(hào)，則如同按卷整理時(shí)按卷編制文件件號(hào)一樣，如，“2011-XZ12.A（永久）-1.0001～0028”；“2011- Z12.A（永久）-2”；“2011- XZ12.A（永久）-3.0001～0040”；那么，按件整理的檔案的盒號(hào)編制、件號(hào)編制與按卷整理的檔案的卷號(hào)編制、檔號(hào)編寫(xiě)不會(huì)互相影響，在檔案整理、檔案管理系統(tǒng)的信息錄入及管理、檔案排架、檔案查詢利用等整個(gè)管理過(guò)程中也就不會(huì)有混亂和困擾。

3.4 解決二級(jí)類(lèi)目下按保管期限分別編制盒（卷）號(hào)、件號(hào)存在的問(wèn)題。問(wèn)題一：二級(jí)類(lèi)目下歸檔文件特少時(shí)，歸檔文件如何裝盒？[2]高校檔案按十一大類(lèi)進(jìn)行分類(lèi)整理，當(dāng)分到二級(jí)類(lèi)目下歸檔文件比較多的，按保管期限分編盒（卷）號(hào)、件號(hào)，分別進(jìn)行裝盒，自然是不會(huì)有問(wèn)題。但是，若當(dāng)分到某二級(jí)類(lèi)目下，歸檔文件特少的時(shí)候，用一個(gè)檔案盒就可以裝完，那其裝盒問(wèn)題，就值得思考了。[3]按筆者的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)可如此解決，對(duì)其檔號(hào)、件號(hào)的編制仍按其保管期限來(lái)編制，以規(guī)范錄入的檔案信息，保證檔案管理系統(tǒng)里的信息規(guī)范有序。但是在裝盒時(shí)，可按永久、長(zhǎng)期、短期的順序全部裝入一個(gè)盒內(nèi)，并按盒內(nèi)順序打印出盒內(nèi)目錄，放進(jìn)檔案盒內(nèi)。在填寫(xiě)其檔案盒脊欄目時(shí)，在保管期限欄目填入“永久—短期”，即填入盒內(nèi)文件所有的保管期限，盒（卷）號(hào)欄目可填入“1”，也可空著，一看就明白本年度此類(lèi)目下所有保管期的文件都在這一盒內(nèi)。這樣做，既不會(huì)影響到檔案管理系統(tǒng)中信息的規(guī)范有序，也不會(huì)浪費(fèi)存貯空間，又不會(huì)增加工作量，而在架上查找檔案時(shí)更不會(huì)存在任何困難。因其在檔案管理系統(tǒng)中的保管期限信息是完全準(zhǔn)確的，在進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)和銷(xiāo)毀時(shí)，統(tǒng)計(jì)的結(jié)果也不會(huì)有任何差錯(cuò)，而且因?yàn)檎麄€(gè)類(lèi)目下僅此一盒，在進(jìn)行過(guò)期檔案的鑒定、銷(xiāo)毀時(shí)也不會(huì)存在麻煩。

問(wèn)題二：二級(jí)類(lèi)目下按保管期限分別編制盒（卷）號(hào)、件號(hào)，會(huì)將同一問(wèn)題的文件裝入不同的盒內(nèi)，是否會(huì)影響其成套性及利用效率？同一問(wèn)題的文件材料按不同保管期限分別裝盒，并不會(huì)影響其提供利用的效率，也不會(huì)破壞其成套性，因?yàn)橥粏?wèn)題的文件材料按保管期限雖然分別裝在不同的盒內(nèi)，但其排列仍在同一類(lèi)目中，查找起來(lái)仍是十分快捷的，特別是用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索的時(shí)代，定位查找更是不成問(wèn)題的?？扇绻话幢９芷谙薹謩e編制盒號(hào)、件號(hào)，則檔案管理的規(guī)范有序就會(huì)受到影響，以后的檔案鑒定、銷(xiāo)毀工作就會(huì)復(fù)雜、麻煩。

綜上所述，高校亟待國(guó)家檔案局和教育部針對(duì)《規(guī)范》中的問(wèn)題，根據(jù)高校檔案工作的實(shí)際，結(jié)合《規(guī)定》、《規(guī)則》的科學(xué)性、合理性，積極修訂、完善《規(guī)范》，制定出新的更為科學(xué)的高校檔案工作規(guī)范，以改變目前高校檔案整理工作的混沌局面，減少各高校因走誤區(qū)而浪費(fèi)的人力、物力和財(cái)力，保證高校整理檔案工作科學(xué)、規(guī)范發(fā)展。

﹡本文系廣東省檔案局檔案科技項(xiàng)目[YDK-61-2013]、湛江市科技局科技攻關(guān)項(xiàng)目[2010C3110011]、湛江師范學(xué)院人文社科項(xiàng)目[QW1219]。

參考文獻(xiàn)：

[1]黃東霞.《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》修訂的必要性[J].中國(guó)檔案，2007.（8）：30～31.

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[3]孫學(xué)政.高校檔案卷、件結(jié)合整理探討[J].蘭臺(tái)世界，2009（9）中旬：49～50.

（作者單位：廣東湛江師范學(xué)院 來(lái)稿日期：2013-10-13）