高校大檔案管理模式探究

趙愛玲　秦飛　劉京鳳

摘 要：高校大檔案管理模式將成為高校檔案管理體制改革的一個主要內(nèi)容和發(fā)展趨勢。文章通過對北京實行大檔案管理模式高校檔案部門的現(xiàn)狀研究，提出了建立大檔案管理模式的思路，即樹立大檔案觀念；建立適合高校大檔案管理模式的領導體制和管理體制；確保檔案工作納入學校的總體規(guī)劃；合理設置機構和采取科學有效的管理方式；強化管理職能與完善服務職能。

關鍵詞：高等學校；大檔案；管理模式

高校大檔案管理，是指將高校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，集中統(tǒng)一地由高校檔案機構保管的一種管理模式。高校實行大檔案管理模式的意義在于，可以確保統(tǒng)一制度、統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一管理，維護檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的價值和作用，有利于檔案信息化建設、開展校史研究和教育、理順和完善高校內(nèi)部管理環(huán)節(jié)，加快現(xiàn)代大學制度建設的步伐。

高?！按髾n案”理念的正式提出，是在《高等學校檔案管理辦法》27號令（以下簡稱《辦法》）頒布后。2008年8月教育部辦公廳主任牟陽春，以“學習貫徹《高等學校檔案管理辦法》促進高等學校檔案工作科學發(fā)展”為題，對《辦法》進行了解讀。在解讀《辦法》的特色及現(xiàn)實意義時強調(diào)了高校檔案資源建設的“大檔案”理念?！掇k法》將學生檔案納入歸檔范圍，而且單獨設類，彰顯了以人為本和重視民生檔案的理念?！掇k法》強調(diào)高校檔案機構要重視和加強“對于與學校有關的各種檔案史料的征集”，突破了傳統(tǒng)歸檔理論的限制。高等學校“歸檔的檔案材料包括紙質、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式”，這對于高校檔案信息資源的全面和完整，對于加大高校檔案信息化建設的力度，方便學校和社會利用檔案信息資源，具有重要的現(xiàn)實意義。[1]

1 北京普高院校檔案管理模式現(xiàn)狀

依據(jù)教育部2012年4月發(fā)布的北京普通本科院校名單，筆者對57所北京普通本科高校進行了調(diào)研，通過走訪考察、電話咨詢和網(wǎng)站查詢等方式，了解到有8所高校實行了大檔案管理模式，并對這8所學校檔案管理體制、機構設置、管理方式以及存在的問題進行了研究，基本情況見表1。

表1 北京57所普高院校檔案機構基本情況

1.1 領導體制。通過調(diào)研，8所高校的檔案機構領導體制大致分為以下三種：第一種是校長領導下的獨立（正、副處級）單位，如清華大學檔案館、北京航空航天大學檔案館；第二種是掛靠黨政（校辦）下的（正、副處級）單位，如中國農(nóng)業(yè)大學檔案館、北京科技大學檔案館；第三種是檔案工作委員會下的執(zhí)行機構和職能部門（正、副處級）單位，如中國人民大學檔案館。

1.2 管理體制。8所實行了大檔案管理模式的高校，其管理體制均按照《辦法》規(guī)定，校長主管學校檔案工作，分管檔案工作的校領導協(xié)助校長工作。館內(nèi)均設有館長和副館長1名～2名。工作人員在10名～20名。學校各部門均設有檔案管理員負責本部門的檔案工作，部門領導為本部門的檔案工作負責人。

1.3 機構設置和管理方式。通過對8所實行大檔案管理模式學校的調(diào)研發(fā)現(xiàn)，各高校的機構設置不同，管理方式也不同。主要有三種情況：一種是按專業(yè)設置的“條”管理方式，即在館內(nèi)設置文書檔案室（科）、科技檔案室（科）、人事檔案室（科）等，各科室從指導—接收—整理—裝訂—排架入庫—統(tǒng)計—鑒定—保管—提供利用，實行“一條龍”服務，另設技術（或信息）室、編研室。另一種是按職能設置的“塊”管理方式，即在館內(nèi)設置保管利用室（科）、接收指導室（科）、信息化建設室（科）、編研室（科）等，檔案工作人員按自身的職責工作。還有一種是在館內(nèi)設置綜合檔案室和人事檔案室（或學生檔案室）。綜合檔案室負責十大類的綜合檔案，室內(nèi)設各專業(yè)崗；人事檔案室負責教工干部檔案和學生檔案。

2 影響高校實行大檔案管理的因素

2.1 領導體制和管理體制。高校檔案領導體制分三種類型，即獨立型、隸屬型和綜合型。[2]獨立型是指檔案管理獨立運行的體制。通過建立獨立運行的綜合性檔案機構，實行學校檔案集中統(tǒng)一管理的模式。調(diào)研中，8所實行大檔案管理的學?；緦儆讵毩⑿?，這些學校辦學歷史長、規(guī)模大、層次高，實行大檔案管理是檔案工作發(fā)展到一定程度的產(chǎn)物。獨立型參與學校管理的程度相對較高。隸屬型是將檔案與文秘或行政管理融合的運行體制，檔案工作大多是隸屬于黨（校）辦公室。由于檔案工作的專業(yè)化很強，使得在該種體制下，黨（校）辦領導對檔案工作的管理較弱，限制了檔案工作的發(fā)展。個別高校，檔案工作沒有建制，僅僅在黨（校）辦公室下設一個檔案崗且兼任多職，無法有效發(fā)揮檔案的管理與服務職責。調(diào)研中有25所高校屬于隸屬型，其中相當一部分學校無論從辦學歷史、規(guī)模、層次上都不遜于8所實行大檔案管理的學校。之所以沒有建成獨立型，主要原因是沒有樹立大檔案管理觀念。隸屬型參與學校管理的程度相對較弱。綜合型是把檔案納入圖書、資料管理，以期實現(xiàn)檔案、圖書、資料管理一體化的目的。國外高校大多實行該種體制。調(diào)研中有2所高校屬于綜合型。筆者認為，國外高校檔案工作是在一套嚴密性、完整性、標準性極高的辦學體系中運行的，各環(huán)節(jié)暢通，管理性工作量較少，同時信息化、數(shù)字化程度高，開放性強，利用者可以自行進行查詢已開放檔案，檔案人員的服務重點是信息資源的開發(fā)。檔案工作性質與圖書館性質基本相同，合并管理具有相互促進的作用。而我國高校內(nèi)部運行體系紊亂，各自為政，缺乏溝通，信息化、數(shù)字化程度不高，除了建立檔案館的高校，大多數(shù)檔案室都是學校的內(nèi)部機構，不對外開放。即使設檔案館的高校開放性也不強，檔案工作者兼有管理和服務雙重職責，工作內(nèi)容龐雜，強度大，沒有更多的時間對檔案信息資源進行開發(fā)，造成檔案信息資源不能得到充分的利用。將檔案與圖書、資料合并管理只是一種形式，沒有任何相互促進的作用與聯(lián)系。故我國高校檔案工作不適應綜合型的體制，綜合型往往限制了檔案工作的發(fā)展。

2.2 機構設置。大檔案管理就是學校全部檔案的集中統(tǒng)一管理。27號令頒布后，各高校討論較多的就是學生檔案、教工干部檔案納入高校檔案館是否合理的問題。筆者認為，《辦法》之所以沒有提出高校檔案機構是“永久”保存和提供利用學校檔案的專門機構，正是由于新加入的學生類檔案屬于臨時性檔案，檔隨人走，不屬于學校永久保管的范疇；教工干部檔案雖然也具有流動性，但相對穩(wěn)定，并未列入《辦法》的規(guī)定范圍。據(jù)調(diào)研，《辦法》頒布后，部分高校積極行動起來，在檔案館下設立人事檔案室，將教工干部檔案與學生檔案一并按照《干部檔案工作條例》進行管理，實現(xiàn)了真正意義上的大檔案管理，而更多的學校則持觀望的態(tài)度。

3 實現(xiàn)高校大檔案管理模式的思路

3.1 樹立“大檔案”觀念。觀念是人們在實踐當中形成的各種認識的集合體，人們會根據(jù)自身形成的觀念進行各種活動。觀念具有主觀性、實踐性、歷史性、發(fā)展性等特點，形成正確的觀念有利于做正確的事情。2010年12月14日，國家檔案局局長楊冬權在全國檔案局長館長會議上的講話中明確提出，“十二五”期間要重點做好的第一件主要工作就是樹立“大檔案”的觀念。[3]作為國家檔案工作的組成部分，高校檔案工作也應將樹立大檔案觀念作為“十二五”期間的重點工作。

3.2 建立適合高校大檔案管理模式的領導體制和管理體制。對于符合《辦法》設立檔案館條件的學校，應設置獨立建制的檔案館，實行大檔案管理，并成立檔案工作委員會。檔案工作委員會是由校領導和職能部門主管檔案工作的領導以及檔案機構負責人組成，檔案機構作為委員會的執(zhí)行機構和職能機構；各歸檔部門設立檔案管理員負責本部門的檔案工作；部門主管檔案工作的領導對本部門的檔案工作進行監(jiān)督和檢查，學校上下形成一個大的檔案工作網(wǎng)絡，保證各環(huán)節(jié)緊密配合，確保學校工作的順利進行，實現(xiàn)檔案信息資源的整合。由于檔案館的服務職能較強，管理職能相對較弱，檔案工作委員會正可強化檔案館的管理職能，確保學校檔案事業(yè)的發(fā)展。

對于辦學歷史短、規(guī)模較小、檔案數(shù)量少的高校，更應從長遠考慮，樹立大檔案觀念，建議將檔案機構設置為學校的直屬機構，在校領導的直接領導下，加快檔案工作建設與發(fā)展的步伐，為學校的中心工作和長遠發(fā)展服務。

3.3 確保檔案工作納入學校的總體規(guī)劃。學校檔案是隨著學校的發(fā)展而建立起來的，檔案工作是學校的基礎性工作。只有將檔案工作納入學校的總體發(fā)展規(guī)劃中，加強人、財、物等資源的配置，實行大檔案管理，才能滿足學校長遠目標的需要。因此，應制定學校檔案工作五年規(guī)劃，作為學校五年規(guī)劃的分規(guī)劃，學校檔案工作委員會應對規(guī)劃的執(zhí)行情況進行中期檢查，以保證學?？偰繕说膶崿F(xiàn)。

3.4 合理設置機構和采取科學有效的管理方式。好的管理模式應具有極強的適應性，因此，研究高校大檔案管理模式，除了研究它的體制、機構設置、職責權限外，還需加強檔案部門內(nèi)部管理方式的研究，以減少由于體制等原因給檔案工作帶來的影響。

按照專業(yè)設置機構的“條”管理方式，適合于檔案數(shù)量相對較少的高校，優(yōu)勢是由于只負責一類檔案，檔案人員對該類檔案業(yè)務熟練，程序清楚。缺點是一旦該崗檔案人員離崗，其他人不能立即適應該類管理。按照職能設置機構的“塊”管理方式，適合于檔案數(shù)量較大的學校，其優(yōu)勢是科室內(nèi)人員對本科室的工作均熟悉，一旦該崗檔案人員離崗，不會受到很大的影響。但隨著檔案數(shù)量的增加，應相應改變管理方式以適應發(fā)展的需要。至于在檔案機構內(nèi)設人事檔案室的管理方式，其優(yōu)點在于：檔案部門屬于專業(yè)技術崗，人員穩(wěn)定，業(yè)務能力強，并具有良好的保管條件，同時檔案部門具有檔案編研的職責，有利于人事檔案的編研、開發(fā)與利用，更能體現(xiàn)以人為本的檔案工作思想。缺點是：人事檔案納入高校檔案部門管理后，工作量成倍增加，部分學校人員編制沒有隨之增加，或增加得很少，造成檔案機構超負荷運轉，苦不堪言。筆者認為，若將人事檔案移交檔案機構，必須相應增加專業(yè)人員。

3.5 強化管理職能與完善服務職能

3.5.1 強化管理職能。建立健全檔案管理制度，保證全校檔案工作的正常進行；加強對全校檔案管理員的業(yè)務培訓和收集工作的前端控制，確保檔案實體的安全與完整；利用檔案開辦展覽，舉辦檔案法律、業(yè)務知識競賽，與院系、團委等有關部門加強聯(lián)系，使檔案部門成為學生的實習基地和了解學校歷史的愛國、愛校教育基地。不斷提高全校師生員工的檔案意識，使檔案工作真正深入到每一名教職工、學生的頭腦，真正形成一項全校性、全員性的工作。

3.5.2 完善服務職能。在保管好、用好檔案的同時，利用信息技術，加強對檔案資源的整合以及二次開發(fā)利用，確保檔案信息安全和實體安全并有效提供利用；利用方便、快捷的信息技術，將檔案的提供利用服務上升到為編研服務，為教學、管理、科研以及校園文化、校史文化建設服務。

﹡本文系“中華女子學院2011年校級課題”（項目編號：KG11-03013）

參考文獻：

[1]牟陽春.學習貫徹《高等學校檔案管理辦法》促進高等學校檔案工作科學發(fā)展[N].中國教育報，2008-9-26（2）.

[2]韓秋黎.學校檔案管理理論與實務[M].上海：上海交通大學出版社，2010.

[3]楊冬權.在全國檔案局長館長會議上的講話[N].中國檔案報，2010-12-24（2096）（1）.

（作者單位：中華女子學院學校 來稿日期：2013-10-17）