淺談檔案管理的數(shù)字化趨勢

【摘 要】隨著科技技術(shù)的日新月異，一個偉大的“數(shù)字時代”已經(jīng)來臨。伴隨著傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)和滿足人事檔案日常應(yīng)用和管理的信息化、數(shù)字化的要求，為了提升工作效率以及人事檔案的管理水平、增強人力資源信息傳遞的時效性，各檔案管理以及用人單位越來越重視對人才檔案管理工作的信息化、數(shù)字化進程。人事檔案運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行日常管理以及提升數(shù)字化應(yīng)用水平和質(zhì)量已成為了大勢所趨。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理 信息化 數(shù)字化

傳統(tǒng)的檔案信息存儲通常是以紙質(zhì)文檔進行分類、存儲，再經(jīng)過人工進行檢索和進行維護。且進行檔案備份需要大量的人力和物力，人工處理的過程中還需進行必要的糾錯。檔案信息化通過對傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔進行掃描再錄入到計算機存儲系統(tǒng)中，使得人事檔案管理更容易進行實時的同步備份，使得人事檔案管理的存儲空間更小，維護更加快捷、方便和安全[1]。

一、當前我國人事檔案管理的主要問題分析

管理制度的發(fā)展滯后致使棄檔、死檔等現(xiàn)象已成為檔案管理中普遍的一個難題。從長遠的角度來看，我國人事制度的改革以及社會的發(fā)展隨著人才流動壁壘的減少。我國人事檔案實施社會化管理成為最終的必然方向。當前我國人事檔案管理中的“人檔分離”[2]、“死檔棄檔、現(xiàn)象較為嚴重。甚至出現(xiàn)一些“自持檔案”的現(xiàn)象。隨著社會的發(fā)展，人事檔案本身的嚴肅性、準確性以及唯一性，逐漸已經(jīng)被很多人視同為“雞肋”。

（一）“人檔分離”。由于傳統(tǒng)的人事檔案管理模式弊端叢生。隨著人才流動的特征，“人檔分離”現(xiàn)象屢見不鮮。很多人事檔案，已經(jīng)無法真實的反映出當事人的狀態(tài)，久而久之，人事檔案就會隨著其分離的狀態(tài)從根本上達不到其應(yīng)承擔的固有使命，從一定程度而言。這樣的人事檔案已經(jīng)喪失了其應(yīng)有的“檔案”的價值。人事檔案應(yīng)能夠首先反映出當事人客觀真實的歷史記錄，而當前我國的“人檔分離”狀態(tài)本身也成為了我國當前人事檔案中的一種真實狀況的描述和反映。

（二）“棄檔死檔”。在我國各類人力資源以及社會保障單位網(wǎng)絡(luò)上，已經(jīng)長期開始定期公示 “長期失去聯(lián)系超過5年的流動人員的人事檔案名單”。每年我國在各類社會保障網(wǎng)及人力資源網(wǎng)站將很多這樣失去聯(lián)系超過5年且被公示又無人認領(lǐng)的檔案最后都被入庫封存，成為“死檔”。當前我國面臨的該類棄檔現(xiàn)象已經(jīng)成為全國各地人才檔案管理部門的普遍遭遇。2002年我國人事部全國人才流動中心就做過一項不完全統(tǒng)計，當年在全國范圍內(nèi)就至少有超過60萬的“棄檔族”[3]。我國至上世紀九十年代開始，隨著新的用工制度建立，加劇了我國人員流動性，企業(yè)職工檔案管理也逐漸開始與企業(yè)分離，很多曾經(jīng)的“單位公職人員”隨著檔案管理逐漸與原單位的分離。逐漸顯現(xiàn)出其向“社會人”角色的一種轉(zhuǎn)變。加之，我國自九七年開始在全國逐步建立統(tǒng)一的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險等制度，辦理退休以及養(yǎng)老保險也逐漸開始與人事檔案脫鉤。

隨著我國各地人才服務(wù)機構(gòu)的托管檔案的增多，每年和檔案主人長期失去聯(lián)系的“死檔”數(shù)量不斷增加。交費率低且持續(xù)不繳費致使成為的“死檔”令人才中介機構(gòu)頭痛不已，因為誰都不敢隨便銷毀或者故意丟棄這些人事檔案，就算這些當事人不來辦理相關(guān)手續(xù)，其檔案也不能隨意丟棄。各地的檔案部門將人事檔案視為“棄檔” 封存起來。而在封存期內(nèi)，由于無任何當造成很大的影響。在當前我國現(xiàn)行的人事管理制度下，這些原本已經(jīng)喪失“價值”的人事檔案，其余威仍在，由于我國特殊的人事制度背景下，特別是在國企、事業(yè)單位以及想進入國企或事業(yè)單位的人員而言，人事檔案將成為其入職前的必不可少的基礎(chǔ)資料之一。

二、我國人事檔案發(fā)展的方向和趨勢展望

（一）我國人事檔案管理的信息化方向。由于現(xiàn)有人事檔案中的很多當事人的個人經(jīng)歷的記錄方式仍是紙張的保存，其檔案案卷具有唯一性，一旦遺失和損毀都將難以彌補，另外進行查詢和流轉(zhuǎn)效率低下已成為共識的普遍問題。隨著我國檔案事業(yè)的發(fā)展，我國政府職能的相關(guān)機構(gòu)幾乎在每年的統(tǒng)籌和總結(jié)大會中都會提及人事檔案的信息化管理和數(shù)字化進程，然而我國在人事檔案利用和服務(wù)方面的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化方面盡管已經(jīng)取得一些較為明顯的進展。但要在全國范圍內(nèi)盡快形成統(tǒng)一的信息化、數(shù)字化人事檔案管理體系絕非易事，盡管由于我國人事檔案管理的硬件設(shè)備、檔案人員管理的問題以及人事檔案信息化軟件發(fā)展的制約不足，但我國人事檔案管理實施的信息化、數(shù)字化進程已初現(xiàn)成效，并在全國各地逐步開展各類“社會人才人事檔案電子化服務(wù)”項目，這些項目將分類整理的紙質(zhì)檔案進行電子掃描等信息化處理，形成與實物檔案內(nèi)容相對應(yīng)和一致的“人事電子檔案”。檔案管理人員可以輕易通過進入到“數(shù)字檔案庫”中查詢當事人的檔案，并顯著提升了日常的辦公效率，如可以及時為當事人或查詢單位開設(shè)證明。

（二）我國人事檔案進行電子化、信息化以及數(shù)字化成為必然方向。隨著我國全國開展得一輪信息化檔案工作使得我國很多地區(qū)人事檔案已經(jīng)實現(xiàn)了電子化，但與檔案研究領(lǐng)域的學(xué)者們的設(shè)想仍有一段顯著地差距，隨著我國人才流動的特征，當前很多單位和企業(yè)的人才其實際上過去的歷史行為以及個人信用記錄很難真正被現(xiàn)單位了解，而構(gòu)建起一個“數(shù)字化”的人事檔案將有助與每一個用人單位都能夠及時客觀的了解到當事人的公共行為以及誠信記錄?！皵?shù)字化”管理也已經(jīng)成為了我國人事檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的必然要求。

三、總結(jié)

人事檔案管理數(shù)字化的好處使得用戶進行檔案檢索更加快捷和方便，在當今信息化網(wǎng)絡(luò)時代，如何利用互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)高效的人事檔案目錄公布、開放，同時讓用戶可以借助互聯(lián)網(wǎng)進行交互應(yīng)用已成為檔案管理人員所關(guān)心的最核心的問題。而傳統(tǒng)人事檔案運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行日常管理以及提升數(shù)字化應(yīng)用水平和質(zhì)量已成為了大勢所趨。

參考文獻：

[1]王露露.淺議干部人事檔案數(shù)字化工作[J].才智，2012，（21）：350.

[2]俞平.試論高校人事檔案的數(shù)字化[J].科技信息，2013，（23）：254.

[3]侯靜.人事檔案數(shù)字化加工流程及標準規(guī)范化探索[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，（19）：83.