淺議電子文件檔案管理

【摘 要】隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展，電子檔案的保管尤其重要。本文主要論述電子文件檔案的特點(diǎn)，分析電子文件檔案管理中存在的一些問(wèn)題，并提出相應(yīng)的解決辦法

【關(guān)鍵詞】電子文件檔案 管理 存在問(wèn)題

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展，人類(lèi)社會(huì)進(jìn)入信息時(shí)代，黨政機(jī)關(guān)部門(mén)、企事業(yè)單位等對(duì)信息的利用和依賴逐步加強(qiáng)，辦公自動(dòng)化的進(jìn)一步擴(kuò)展，很多檔案文件材料都開(kāi)始以電子形式儲(chǔ)存。電子檔案，是指通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤(pán)等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)。電子檔案雖然與紙質(zhì)檔案一樣都遵循收集、整理、鑒定、保管與利用等檔案管理的基本原則，但電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有很多的不同點(diǎn)。傳統(tǒng)的檔案主要按照紙質(zhì)檔案歸檔立卷的方法進(jìn)行整理，這就使得檔案整理工作比較繁雜。而且紙質(zhì)檔案隨著利用次數(shù)的增加，紙張也會(huì)逐漸被好酸，出現(xiàn)字跡老化的現(xiàn)象。而電子檔案管理相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理來(lái)說(shuō)有很多優(yōu)勢(shì)，如利用方式多樣性，利用者可以結(jié)合自身需求，對(duì)檔案進(jìn)行信息處理分析，提高了利用率，這樣也可以減少原件使用次數(shù)，保護(hù)原件，另外還有信息存儲(chǔ)的海量和高密度性等特點(diǎn)。

面對(duì)大量的電子文件，檔案工作者要怎樣才能做好電子文件的檔案管理呢，我們從以下幾個(gè)方面著手：

（一）建立統(tǒng)一的電子文件檔案量檔基本結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，在電子文件大量產(chǎn)生的今天，檔案部門(mén)進(jìn)行電子文件接收歸檔的首要任務(wù)是對(duì)所需歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性，真實(shí)性鑒定，而“保護(hù)體系”的實(shí)現(xiàn)正是為解決該問(wèn)題而提出的一個(gè)重要途徑與方法，制定科學(xué)，合理及符合我國(guó)實(shí)際情況的統(tǒng)一的歸檔電子文件及電子檔案的基本結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，是全面實(shí)施電子文件歸檔及電子檔案管理的基礎(chǔ)。

（二）檔案管理工作提前介入電子文件檔案系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，對(duì)于電子文件與電子檔案管理系統(tǒng)而言，它和所有檔案輔助管理軟件有著根本的區(qū)別。它承擔(dān)了電子文件與電子檔案從接收，鑒定，保管，利用等全部工作，不僅要具有電子檔案的管理系統(tǒng)中的許多后控制手段提到了最前端，盡可能把文件各個(gè)階段的管理要求放在設(shè)計(jì)階段予以考慮，以功能合理的電子文件，電子檔案管理系統(tǒng)作為管好電子文件的先決條件。

（三）著力技術(shù)創(chuàng)新，提高服務(wù)效率依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立高效、方便、快捷的檔案信息系統(tǒng)，更好地服務(wù)于單位的發(fā)展成為不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)。

1.要樹(shù)立現(xiàn)代的檔案管理理念，確立檔案管理網(wǎng)絡(luò)化是信息化建設(shè)重要組

成部分的主流意識(shí)，轉(zhuǎn)變手工方式可靠的傳統(tǒng)觀念。

2.要把電子文檔管理系統(tǒng)的研發(fā)融入網(wǎng)絡(luò)大系統(tǒng)，把檔案管理的計(jì)算機(jī)化納入單位信息化建設(shè)的總體方案，使檔案從收集、整理到檢索、利用與單位物流、資金流、信息流的形成部門(mén)資源共享、網(wǎng)上流轉(zhuǎn)。

（四）檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高?？萍嫉陌l(fā)展，對(duì)檔案管理人員的要求也逐漸提高。為了實(shí)現(xiàn)檔案保管的電子化，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，能夠熟練操作計(jì)算機(jī)，具有較強(qiáng)的分析能力、創(chuàng)新能力，開(kāi)發(fā)出好的編研成果、檢索工具，提高檔案的查檔效率，更好的滿足群眾日益對(duì)檔案的需要。另外，也可以改變現(xiàn)在雖然引進(jìn)了先進(jìn)的設(shè)備，但不會(huì)操作，造成資源浪費(fèi)的現(xiàn)象。

（五）電子文件檔案管理流程的控制。首先，文件形成單位必須做好電子文件的收集積累工作。

對(duì)具有永久保存價(jià)值的可輸出打印型電子文件，電子文件形成單位必須將其制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時(shí)，要使得他們?cè)趦?nèi)容、格式、相關(guān)說(shuō)明及描述上保持一致，且二者之間必須建立關(guān)聯(lián)。

電子文件形成單位和電子檔案保管單位應(yīng)采取措施，保證建設(shè)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性和安全性，應(yīng)定期備份建設(shè)電子文件，并應(yīng)存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上。

電子檔案的保管單位應(yīng)配備必要的計(jì)算機(jī)及軟、硬件系統(tǒng)·實(shí)現(xiàn)建設(shè)電子檔案的在線管理與集成管理。并將電子檔案的轉(zhuǎn)存和遷移結(jié)合起來(lái)，定期將在線建設(shè)電子檔案按要求轉(zhuǎn)存為一套脫機(jī)保管的建設(shè)電子檔案，以保障建設(shè)電子檔案的安全保存。另外，要保證有效存儲(chǔ)。

對(duì)電子檔案（載體）應(yīng)在符合保管條件的環(huán)境中存放，一式三套，一套封存保管，一套異地保存，一套提供利用。

對(duì)電子檔案的保管，也應(yīng)符合電子檔案保存的各項(xiàng)條件；電子檔案保管單位應(yīng)每年對(duì)電子檔案讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性.如不兼容，必須進(jìn)行載體轉(zhuǎn)換；對(duì)所保存的電子檔案載體，必須進(jìn)行定期檢測(cè)及抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施；應(yīng)根據(jù)載體的壽命，定期對(duì)磁性載體、光盤(pán)載體等載體的建設(shè)電子檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)存。轉(zhuǎn)存時(shí)必須進(jìn)行登記。

最后，確保安全性

建設(shè)電子檔案保管單位應(yīng)編制各種檢索工具，提供在線利用和信息服務(wù)。利用時(shí)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法規(guī)和規(guī)定。凡利用互聯(lián)網(wǎng)發(fā)布或在線利用建設(shè)電子檔案時(shí)，應(yīng)報(bào)請(qǐng)有關(guān)部門(mén)審核批準(zhǔn)。對(duì)具有保密要求的建設(shè)電子檔案采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時(shí)，必須按照國(guó)家、地方及部門(mén)有關(guān)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)保密安全管理的規(guī)定，采取必要的安全保密措施，報(bào)經(jīng)國(guó)家或地方保密管理部門(mén)審批，確保國(guó)家利益和國(guó)家安全。利用時(shí)應(yīng)采取在線利用或使用拷貝件，電子檔案的封存載體不得外借脫機(jī)建設(shè)電子檔案（載體）不得外借，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何單位或人員不得擅自復(fù)制、拷貝、修改、轉(zhuǎn)送他人。

（六）強(qiáng)化電子文檔工作的領(lǐng)導(dǎo)。加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔的管理，將電子文件的形成、收集、積累、整理和歸檔納入文件管理工作程序，明確責(zé)任崗位，指定專(zhuān)人管理。由他們具體負(fù)責(zé)本單位電子文件檔案的審核和報(bào)送，做好本單位電子文件檔案的管理、維護(hù)等日常工作。管理電子文件形成單位的檔案部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)本單位建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件的收集、整理和歸檔.并定期向當(dāng)?shù)爻墙n案館（室）移交建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案。

所以，要對(duì)電子檔案管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)，并提高檔案工作隊(duì)伍素質(zhì)，建立數(shù)字化電子檔案提供人力物力的支持。做好各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]美國(guó)聯(lián)邦文件管理術(shù)語(yǔ)手冊(cè).1993.

[2]電子文件歸檔與管理規(guī)范.GB/T18894-2002.

作者簡(jiǎn)介：常樂(lè)，助理館員.江丹，女，河北衡水，碩士，助理工程師，過(guò)程控制、檔案