探討紙質(zhì)檔案管理與電子檔案的融合的方法

摘要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展與信息化時(shí)代的到來，人們對(duì)檔案信息資源的的需求已逐漸地由傳統(tǒng)的單一、零散型方式向信息的多元化、多層次轉(zhuǎn)變。這就使得我們的檔案工作出現(xiàn)了“靜態(tài)”現(xiàn)象，老處于一個(gè)被動(dòng)的局勢(shì)，大大影響了檔案信息資源的利用效率，使其使用價(jià)值得不到充分的實(shí)現(xiàn)。鑒于此，為了使我們檔案信息能夠充分發(fā)揮，滿足我們的需要。我們?cè)谛聲r(shí)期檔案管理工作中應(yīng)加快紙質(zhì)檔案管理與電子檔案的融合，本文就是以此為主線而寫的。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；管理；融合

一、紙質(zhì)檔案與電子檔案簡(jiǎn)介及特征：

紙質(zhì)檔案是人們?yōu)榱思o(jì)念并保存一些有意義的事物而產(chǎn)生并加以利用的，也是我們最為熟悉的一種資料保存方式。電子檔案則源于具有保存價(jià)值并已歸檔的電子文件，依賴計(jì)算機(jī)的軟硬件及數(shù)據(jù)庫(kù)等，并存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤上，時(shí)刻記錄著人們的真實(shí)活動(dòng)。

紙質(zhì)檔案和電子檔案都具有各自的特征。紙質(zhì)檔案主要具有保存時(shí)間長(zhǎng)、易識(shí)別、存儲(chǔ)形式直觀等優(yōu)點(diǎn)，是電子檔案所不能具備和替代的，但同時(shí)又有許多弊端。與紙質(zhì)檔案不同的是，電子檔案擺脫源文件的束縛，可以自由轉(zhuǎn)換和識(shí)別各種信息介質(zhì)，具有信息存儲(chǔ)的高容納性、載體的多樣性及信息資源的共享性等。

二、紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的共性與個(gè)性：

電子檔案出現(xiàn)在紙質(zhì)檔案之后，雖然是兩個(gè)不同的概念，但仍同屬于一個(gè)領(lǐng)域，在管理模式上也存在許多相似點(diǎn)值得我們探究和總結(jié)，同時(shí)，因?yàn)槠涮卣鞑煌?，紙質(zhì)檔案依賴紙張而存在，電子檔案則必須通過磁帶或光盤等載體才能實(shí)現(xiàn)整個(gè)管理過程，因此二者也存在一定的差異性。

（1）紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的共性：

第一，管理過程中都存在信息載體的壽命問題：紙質(zhì)檔案靠紙張這個(gè)載體來延續(xù)其保存價(jià)值，而紙張壽命主要取決于紙張纖維的性質(zhì)和所處環(huán)境的條件，只要紙張纖維在所處的環(huán)境中避免氧化和水解反應(yīng)，紙質(zhì)檔案的壽命就會(huì)得以延長(zhǎng)。電子檔案也不例外，電子檔案的載體材料和支持體是磁性物質(zhì)和聚酯底基，這兩種化學(xué)材料易產(chǎn)生強(qiáng)大靜電，如若管理不善，將會(huì)導(dǎo)致磨損、卷曲等不良現(xiàn)象發(fā)生，直接影響信息的再讀取能力和保存價(jià)值，對(duì)電子檔案的壽命也會(huì)大幅度縮短，因此在檔案管理保存方面容不得我們忽視和大意。

第二，在管理上可以相互轉(zhuǎn)化：這是二者最為典型的共性和交融點(diǎn)。為實(shí)現(xiàn)更便捷的保存但又能最大程度的反應(yīng)歷史的真實(shí)面貌，紙質(zhì)檔案和電子檔案實(shí)現(xiàn)了相互轉(zhuǎn)化：一是將計(jì)算機(jī)中的部分電子文件轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件，使之在實(shí)際應(yīng)用中更具說服力，也間接反映了檔案管理人員務(wù)實(shí)的職業(yè)道德精神；二是為現(xiàn)有的一些紙質(zhì)檔案制作電子文件和數(shù)字化副本，其主要出發(fā)點(diǎn)是便于改善和保護(hù)信息存儲(chǔ)，滿足異地查閱和實(shí)現(xiàn)資源共享。

（2）紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的個(gè)性：

第一，在分類、編目和歸檔等管理方式上的不同：紙質(zhì)檔案從收集到分類和組卷，要經(jīng)過對(duì)文件進(jìn)行分類；對(duì)已立卷歸檔的案卷進(jìn)行排列、編號(hào)和整理，使其用編制案卷目錄的方式固定下來等一系列的步驟。但電子檔案無需分類和編目，因?yàn)樗梢越柚?jì)算機(jī)系統(tǒng)的超大功能，自動(dòng)組建數(shù)據(jù)庫(kù)，從任何角度任何時(shí)間進(jìn)行組合和檢索，并呈現(xiàn)一種有序狀態(tài)。同時(shí)，電子檔案的歸檔時(shí)間也與紙質(zhì)檔案也不同，它可以在文件辦理結(jié)案后任何時(shí)間歸檔或在某一周期內(nèi)統(tǒng)一進(jìn)行歸檔，工作人員接受登記并給出檔案分類號(hào)，設(shè)定檔案分類級(jí)別等，這樣即可避免漏檔，又可減少不必要的麻煩。

第二，在鑒定和利用方法上的不同：一般紙質(zhì)檔案的鑒定時(shí)間較長(zhǎng)，要經(jīng)過資格審核、確定生存期和價(jià)值復(fù)審三個(gè)階段，逐頁(yè)逐份的進(jìn)行價(jià)值鑒定。但電子檔案不同，它的鑒定時(shí)間較短，主要發(fā)生在電子文件形成之前，這是由于電子文件具有易修改和易消失性造成的。在利用方法上，紙質(zhì)檔案一般是通過閱覽服務(wù)、展覽陳列等途徑來實(shí)現(xiàn)其利用價(jià)值，但電子檔案可以不受時(shí)間及空間的限制，讀者可以隨時(shí)隨地進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的檔案系統(tǒng)，并且還可以復(fù)制并利用到其他方面。

三、新時(shí)期下紙質(zhì)檔案管理與電子檔案融合的發(fā)展策略

（1）更新觀念，提高職業(yè)素質(zhì)。

長(zhǎng)期以來，檔案人員一直從事著以紙質(zhì)為存儲(chǔ)介質(zhì)的檔案管理工作，習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理方法和管理模式，面對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)而形成的新型載體檔案，應(yīng)有充分的思想準(zhǔn)備，更新傳統(tǒng)的管理觀念，樹立檔案現(xiàn)代化的管理意識(shí)，把電子檔案作為檔案中不可缺少的組成部分，進(jìn)行科學(xué)的管理。同時(shí)，面對(duì)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對(duì)檔案工作的滲透與沖擊，提高職業(yè)素質(zhì)，調(diào)整專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)也是檔案工作者需要正視的一個(gè)重要課題。現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，新型檔案載體隨之產(chǎn)生，這必然引起傳統(tǒng)的檔案管理模式，工作重心，服務(wù)手段等方面的變化，對(duì)檔案專業(yè)人員的素質(zhì)提出了更高的要求，除了具有較高的政治素質(zhì)外，同時(shí)對(duì)他們的專業(yè)素質(zhì)和知識(shí)素質(zhì)提出了相應(yīng)的要求，在以往的檔案專業(yè)人員要具有廣博扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)和文史知識(shí)外，還要具有計(jì)算機(jī)知識(shí)和外語知識(shí)。對(duì)于計(jì)算機(jī)知識(shí)已不局限于計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)的掌握，更應(yīng)該了解計(jì)算機(jī)信息管理和開發(fā)利用知識(shí)，并要熟悉掌握計(jì)算機(jī)在檔案各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的應(yīng)用。

（2）改進(jìn)、創(chuàng)立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與制度

新型檔案載體的應(yīng)用與計(jì)算機(jī)的智能化管理，必然要求其所處理的信息規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息系統(tǒng)的質(zhì)量取決于數(shù)據(jù)的質(zhì)量，要求設(shè)立數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，如已頒布的《檔案著錄規(guī)則》（GB379215- 85）、《文獻(xiàn)主題標(biāo)引規(guī)則》（GB3260- 83）等，新型載體檔案廣泛應(yīng)用后，建立改善管理業(yè)務(wù)方面的標(biāo)準(zhǔn)已是刻不容緩，如統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，著錄標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)引規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)等；計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)，新型檔案信息載體存貯格式與轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備、多媒體設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)等，都有待進(jìn)一步改進(jìn)與完善。創(chuàng)立適合于新型載體檔案的管理制度、法規(guī)已提到議事日程，如制定新型載體檔案的管理制度，包括電子文件的歸檔、整理、鑒定、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)；由于電子檔案自身的某些缺陷，電子檔案的真實(shí)性和其法律地位，也需要建立相應(yīng)的法規(guī)來維護(hù)與確定。

（3）創(chuàng)新檔案管理體系

吸收與創(chuàng)新，探索和建立電子檔案管理體系。以紙張為載體的紙質(zhì)檔案，其管理方法與模式，是經(jīng)過長(zhǎng)期實(shí)踐證明了切實(shí)可行的。電子檔案的形成與發(fā)展，給檔案管理工作帶來深刻的影響，在管理內(nèi)容與方式上都會(huì)發(fā)生重大變化。

① 在管理方式上，許多管理環(huán)節(jié)可以借助計(jì)算機(jī)管理信息可在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，如電子文件的歸檔，可以通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行機(jī)對(duì)機(jī)的拷貝來完成，不必對(duì)文件載體進(jìn)行轉(zhuǎn)移，檔案的整理、鑒定、提供利用等工作也可以通過計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)。其次，在管理內(nèi)容上，電子檔案收集要根據(jù)其形成規(guī)律，應(yīng)全面進(jìn)行階段的、系統(tǒng)的、權(quán)威的電子文件組合，保證電子檔案的完整性。

②電子計(jì)算機(jī)的軟硬件環(huán)境，表達(dá)電子文件內(nèi)容的基本格式及有關(guān)元數(shù)據(jù)等必須列入收集范圍；電子檔案的整理不再是紙質(zhì)檔案的組卷，而是通過對(duì)電子檔案的著錄和組盤來完成電子檔案的整理；電子檔案的鑒定工作有所側(cè)重，由于電子檔案的易更改性，使檔案的篡改、偽造變得很容易且不留痕跡，所以鑒定檔案的真?zhèn)问请娮訖n案鑒定工作的重點(diǎn)，并存在相當(dāng)大的難度；電子檔案保管，與紙質(zhì)檔案相同的是都以檔案信息的存儲(chǔ)介質(zhì)為對(duì)象進(jìn)行保護(hù)管理，只不過是存儲(chǔ)介質(zhì)不同而已。由于兩者存儲(chǔ)介質(zhì)不同，檔案保護(hù)的標(biāo)準(zhǔn)、條件也不相同，所提供的保護(hù)設(shè)備、防護(hù)設(shè)施也有差別；電子檔案的提供利用同紙質(zhì)檔案相比，具有更快捷、更方便的特點(diǎn)，但需要以必要的先決條件和相應(yīng)的措施為前提，電子檔案的提供利用必須有相適應(yīng)的電子轉(zhuǎn)換設(shè)備，所以提供利用工作的重點(diǎn)應(yīng)進(jìn)行電子檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備和識(shí)別文件的建立等工作，以保證其在利用中得以準(zhǔn)確恢復(fù)并易懂。再次，在管理程序上，紙質(zhì)檔案的管理程序基本上構(gòu)成了一個(gè)流程性的工作過程，而電子檔案的管理程序并不明顯，由于許多環(huán)節(jié)在機(jī)上操作，所以在具體環(huán)節(jié)銜接上并不緊密，有些管理程序有可能同時(shí)進(jìn)行，相互交叉，這些并不影響電子檔案整體管理。

結(jié)束語：綜上所述，做好紙質(zhì)檔案和電子檔案管理工作，不僅可以達(dá)到檔案信息最大限度的利用，同時(shí)又能使這些資源得到最安全和最有效的保護(hù)。就目前發(fā)展的趨勢(shì)來看，紙質(zhì)檔案和電子檔案的共存時(shí)代已經(jīng)來臨，隨著檔案管理工作的逐漸深入，將會(huì)有更多的技術(shù)和方法產(chǎn)生，同時(shí)對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案的共同期管理探究也將會(huì)成為一個(gè)熱點(diǎn)話題。

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