石油工程技術(shù)企業(yè)技術(shù)檔案管理淺析

以編制石油工程技術(shù)企業(yè)技術(shù)檔案管理對于企業(yè)發(fā)展具有重要意義，該文主要是探討研究如何加強(qiáng)檔案管理，更好地發(fā)揮檔案作用，從而服務(wù)企業(yè)中心工作。

檔案管理是企業(yè)管理不可分割的重要組成部分。在石油工程技術(shù)企業(yè)在建設(shè)綜合性國際能源公司進(jìn)程中，如何促進(jìn)檔案管理水平全面提升，實現(xiàn)檔案工作由“事務(wù)型”向“參謀型”，由“傳統(tǒng)型”向“開拓型”、由“被動型”向“主動型”的“三個轉(zhuǎn)變”，是檔案工作者義不容辭的職責(zé)。

作為石油工程技術(shù)企業(yè)的檔案工作者，首先應(yīng)該增強(qiáng)檔案為企業(yè)中心工作服務(wù)的意識，緊緊圍繞企業(yè)的需要，各部門的需要和職工的需要，主動開發(fā)檔案信息資源，并對檔案信息資源進(jìn)行綜合加工、深度開發(fā)，為企業(yè)的科學(xué)發(fā)展提供經(jīng)過提煉、深層次高質(zhì)量的檔案產(chǎn)品，創(chuàng)造檔案信息服務(wù)的新形勢，開拓檔案信息服務(wù)的新領(lǐng)域，實現(xiàn)檔案信息服務(wù)的新目標(biāo)，歸根結(jié)底一句話，就是要把技術(shù)檔案管理放在首要的位置上，并以此服務(wù)企業(yè)的中心工作。

一、技術(shù)檔案管理是企業(yè)檔案管理的主要業(yè)務(wù)

企業(yè)檔案的內(nèi)容性質(zhì)可以分為行政檔案、人事檔案、技術(shù)檔案等等。在以往很長的一個歷史階段，企業(yè)檔案管理往往被認(rèn)為只是單純的人事檔案管理，由此被遮上了一層一般人不便問津的神秘色彩，而所謂的技術(shù)檔案僅僅當(dāng)成了資料管理。改革開放以來，特別是進(jìn)入市場經(jīng)濟(jì)以來，由于人力資源實行了廣泛流動，企業(yè)員工基本上擺脫了人事檔案的束縛，技術(shù)檔案越發(fā)受到企業(yè)的高度重視，并成為企業(yè)檔案管理的主要業(yè)務(wù)。

一般而言，技術(shù)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的，有具體事務(wù)的技術(shù)文件、圖紙、圖表、照片和原始記錄等等。詳細(xì)內(nèi)容包括任務(wù)書、協(xié)議書、技術(shù)指標(biāo)、審批文件、研究計劃、方案大綱、技術(shù)措施、調(diào)查材料、設(shè)計資料、試驗和工藝記錄等等。技術(shù)檔案一般為內(nèi)部使用，不公開出版發(fā)行，有些有密級限制，因此在參考文獻(xiàn)和檢索工具中極少被引用。

創(chuàng)造最佳的經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)企業(yè)科學(xué)穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展，是市場經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)的中心工作，也就是我們常說的“經(jīng)濟(jì)工作是企業(yè)的中心工作”。技術(shù)檔案盡管不是企業(yè)的核心經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，但是它對于企業(yè)的核心經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)卻有著不可或缺的促進(jìn)作用，特別是在市場經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境中，管好用好檔案，對資源開發(fā)的作用尤為明顯。企業(yè)的檔案管理工作要想更好地服務(wù)于企業(yè)的中心工作，就得把技術(shù)檔案管理擺在首要的位置上。

二、檔案管理課題的提出和運(yùn)用的技術(shù)手段

近年來，在石油工程技術(shù)企業(yè)技術(shù)檔案管理中占據(jù)頭等地位，受到國家相關(guān)部門和石油施工企業(yè)的高度重視?！秶抑卮蠼ㄔO(shè)項目檔案驗收辦法》、石油施工企業(yè)達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核辦法、石油施工企業(yè)優(yōu)質(zhì)工程評選辦法，都將檔案工作列為工程驗收和評比的重要內(nèi)容。同時，項目施工、生產(chǎn)運(yùn)行以及依法維權(quán)等工作中對工程項目檔案的需要也日益提高。實現(xiàn)工程項目檔案的規(guī)劃化、標(biāo)準(zhǔn)化管理是保證在項目文件的齊全、完整和及時歸檔，提高建設(shè)項目檔案管理水平，最大限度地滿足各方面需求的重要途徑，歸根結(jié)底還是要實現(xiàn)為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展這一中心工作服務(wù)的根本目的。

編制技術(shù)檔案中包括管理檔案導(dǎo)則，對該導(dǎo)則采取以下三種技術(shù)手段。

1.豐富完善工程項目檔案文件的歸檔范圍

一是以企業(yè)檔案分類表為綱?！镀髽I(yè)檔案分類表》按工程建設(shè)的不同階段，設(shè)列了應(yīng)歸檔文件的類別名稱和部分文件名稱，該文原載于中國社會科學(xué)院文獻(xiàn)信息中心主辦的《環(huán)球市場信息導(dǎo)報》雜志http：//www.ems86.com總第526期2013年第43期-----轉(zhuǎn)載須注名來源雖然不完整、不詳細(xì)、不全面，但結(jié)構(gòu)上還是較為合理的。收集工程項目文件的歸檔范圍和內(nèi)容時，以分類表為大綱，充實相關(guān)內(nèi)容，有利于編制工作的有序開展，同時避免大的漏洞。

二是編制技術(shù)檔案中的管理檔案時，必須充分利用已有的成果，補(bǔ)充技術(shù)檔案特有的文件材料，同時，剔除項目中不可能產(chǎn)生的文件類型，使其既具有豐富性、完整性，又具有簡便性、實用性。

三是注重全面收集工程建設(shè)管理、施工管理、監(jiān)理、質(zhì)量監(jiān)督、驗評等各項活動中形成的各類文件材料，確定工程項目文件的歸檔范圍，豐富歸檔內(nèi)容。同時在編制過程中吸收檔案業(yè)務(wù)骨干、工程管理人員、施工技術(shù)人員、監(jiān)理人員、兼職資料員參加，發(fā)揮其了解各類管理范圍和標(biāo)準(zhǔn)，了解建設(shè)過程及需求的優(yōu)勢，使歸檔范圍的制定更加符合項目的實際情況。

2.明確類目設(shè)置

石油工業(yè)企業(yè)檔案分類表制定于1991年，由于歷史的局限有些類目設(shè)置不科學(xué)，很多文件無法判斷其類屬；加上隨著石油技術(shù)服務(wù)行業(yè)的發(fā)展，形成很多新類型的文件，其無法歸入原來的類目中，在整理建設(shè)工程項目文件時給建設(shè)、施工、監(jiān)理等單位兼職檔案員造成很多困擾，影響了工作效率。為解決這些問題，可以在研究石油技術(shù)服務(wù)行業(yè)檔案分類表的類目設(shè)置情況的基礎(chǔ)上，掌握類目設(shè)置的思想、原則、方法，根據(jù)其按工程的建設(shè)階段為主線，結(jié)合文種進(jìn)行類目設(shè)置的情況，在不違背分類方案基本原則和分類體系的基礎(chǔ)上，依照檔案分類學(xué)的原理，調(diào)整不合理的類目設(shè)置，增加個別類目，明確新增文件類型的歸類方法，使新的類目設(shè)置結(jié)構(gòu)更加科學(xué)合理、內(nèi)容更加完善。 轉(zhuǎn)

3.確定整理方式

按照尊重文件形成的規(guī)律，保持文件內(nèi)在聯(lián)系，保證歸檔文件完整、系統(tǒng)的原則，設(shè)計工程項目文件的整理方式，達(dá)到便于操作、便于查找利用。如工程項目質(zhì)量驗評文件，按照工程項目質(zhì)變過驗評標(biāo)的結(jié)構(gòu)設(shè)置單位工程、分部工程、分項工程、檢驗批的結(jié)構(gòu)層次，設(shè)立各層次應(yīng)歸檔文件名稱，在整理案卷時，按照檢驗批文件、分項工程文件、分部工程文件、單位工程文件的順序依次排列，實現(xiàn)結(jié)構(gòu)層次清晰、排列有序、不漏文件。同時，尊重文件材料的形成規(guī)律，保持層次文件之間的有機(jī)聯(lián)系，保證歸檔文件的完整、系統(tǒng)，從而使操作便利，也有利于歸檔文件分類檢索和查找。

三、石油企業(yè)技術(shù)檔案管理的突破及其實施效果

1.工程項目文件的歸檔范圍

國家檔案管理部門出臺的相關(guān)規(guī)范是面對全國各行各業(yè)的各類工程檔案的，具有普遍的指導(dǎo)意義。但是，所列文件歸檔范圍不能滿足石油技術(shù)服務(wù)行業(yè)工程項目特別是的實際需要。所以我們應(yīng)該編制從立項審批、前期準(zhǔn)備、施工建設(shè)、竣工投產(chǎn)到驗收檢查各階段產(chǎn)生的各類應(yīng)歸檔文件內(nèi)容和項目文件歸檔范圍，從而解決建設(shè)項目產(chǎn)生哪些文件，哪些文件需要歸檔的問題，為項目文件的齊全、完整和系統(tǒng)提供保障。

2.工程項目文件的分類方法

編制項目檔案管理導(dǎo)則，明確所有應(yīng)歸檔文件的分類號，解決《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類表》中因類目設(shè)置不規(guī)范造成的分類不統(tǒng)一、不明確的不足，提高項目文件整理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平。

3.工程項目文件的整理方法

編制項目檔案管理導(dǎo)則，按照分類號、文件順序號的結(jié)構(gòu)，詳細(xì)排列所有項目文件，為整理項目文件提供依據(jù)，為項目文件的齊全、完整提供保障，使項目檔案的分類編目更加科學(xué)合理，有利于日后的檢索查找，從而提高建設(shè)、施工、監(jiān)理等單位整理項目檔案的效率。

項目檔案管理導(dǎo)則的實施，受到各單位專職檔案員、施工管理人員、監(jiān)理人員、兼職檔案員的歡迎。導(dǎo)則實施后，項目文件的收集更加齊全、完整，整理更加規(guī)范，歸檔更加及時，查找更加方便快捷，為檔案專項驗收、達(dá)標(biāo)投產(chǎn)驗收和創(chuàng)優(yōu)檢查的順利通過提供了方便條件，為日后的查找利用奠定堅實的基礎(chǔ)。

四、石油工程技術(shù)企業(yè)技術(shù)檔案管理的應(yīng)用范圍及其效益

石油工程項目檔案管理導(dǎo)則適用于項目法人單位、建設(shè)管理單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位、設(shè)備制造單位、試驗單位等。 它為企業(yè)帶來了直接、間接經(jīng)濟(jì)效益和社會效益：

提高了勞動生產(chǎn)率。項目檔案管理導(dǎo)則的實施，提高了項目文件歸檔的工作效率，以往，一個工程項目完成收集整理工作大約需要12人30個工作日，而現(xiàn)在用15個工作日即可完成，勞動生產(chǎn)率提高100%。

豐富、完整的檔案資料是日后其他工程建設(shè)和生產(chǎn)運(yùn)行、維護(hù)的重要依據(jù)和參考。

是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的重要保證。隨著法制建設(shè)的不斷完善、社會各方面的法律意識不斷增強(qiáng)，企業(yè)面臨的法律風(fēng)險也越來越多。豐富完整的檔案資料可以維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。比如，土地征用手續(xù)等文件可以在日后解決相關(guān)糾紛中起到?jīng)Q定性作用。再如，工程建設(shè)的立項審批及規(guī)劃、環(huán)保、土地、消防許可等前期依據(jù)性文件，可以使企業(yè)規(guī)避法律風(fēng)險及行政處罰風(fēng)險。

（作者單位：中國石油長城鉆探工程有限公司鉆井二公司）