依托高校教學(xué)管理現(xiàn)代化進(jìn)行教學(xué)檔案數(shù)字化

龔必珍

由現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和高校校園網(wǎng)的快速發(fā)展與普及，校園網(wǎng)絡(luò)化、資源數(shù)字化、管理科學(xué)化，即教學(xué)管理現(xiàn)代化已在高等學(xué)校教學(xué)管理中得到實(shí)現(xiàn)，并逐步的完善和改進(jìn)。那么教學(xué)檔案也逐漸要求數(shù)字化，重新構(gòu)建教學(xué)檔案數(shù)字化管理理念。

一、教學(xué)管理現(xiàn)代化

教學(xué)管理現(xiàn)代化是通過使用網(wǎng)絡(luò)教學(xué)管理平臺(tái)來實(shí)現(xiàn)的。如我校使用的是window2000 server系統(tǒng)為服務(wù)平臺(tái)，以SQL Server為后臺(tái)數(shù)據(jù)庫，采用（Browse/Server）新型的軟件架構(gòu)，來構(gòu)成教學(xué)系統(tǒng)管理平臺(tái)。通過使用教學(xué)管理平臺(tái)，高校的傳統(tǒng)教學(xué)管理模式向網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化教學(xué)管理模式轉(zhuǎn)變。以教與學(xué)為核心，教師、學(xué)生、教學(xué)管理工作人員通過這個(gè)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)真正的資源共享。

高校教學(xué)管理系統(tǒng)是由各個(gè)資源模塊和管理模塊所構(gòu)成。主要有教學(xué)資源模塊，教師或教學(xué)管理工作者可以方便及時(shí)地查看和利用教學(xué)資源，如專業(yè)信息、分校信息、教室信息、課程信息、教師信息、班級(jí)信息等，更好地發(fā)布通知，管理、組織教學(xué)。學(xué)籍成績管理模塊，詳細(xì)地記錄在校期間或部分畢業(yè)學(xué)生基本信息、注冊(cè)信息、異動(dòng)信息、課程成績、畢業(yè)信息等。開課管理和教學(xué)計(jì)劃模塊，是整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)的基本依據(jù)，計(jì)劃審定、計(jì)劃審核、生成任務(wù)書、教學(xué)安排表、開課通知單等。教材管理模塊，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的教材選用、教材計(jì)劃管理等。選課和排課模塊，學(xué)生可以人性化、靈活性地進(jìn)行課程選修，根據(jù)教學(xué)資源合理地進(jìn)行教師上課安排等?？紕?wù)管理模塊，以開課數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，利用教學(xué)資源，完成課程、班級(jí)、地點(diǎn)、監(jiān)考教師的安排等。以上不同模塊的有機(jī)結(jié)合和運(yùn)行，構(gòu)成了現(xiàn)代化的教學(xué)管理模式。

教學(xué)管理系統(tǒng)中的各種數(shù)據(jù)和信息都是教學(xué)檔案最基本的數(shù)據(jù)、信息和資料。由此可見現(xiàn)代化教學(xué)管理中各類電子文件和數(shù)據(jù)有著與教學(xué)檔案不可分割的關(guān)系，教學(xué)管理現(xiàn)代化帶動(dòng)著教學(xué)檔案數(shù)化的發(fā)展，教學(xué)檔案就要以新的思維和理念來管理，構(gòu)建新的檔案管理觀。

二、教學(xué)檔案的數(shù)字化

（一）教學(xué)檔案數(shù)字化的環(huán)境

教學(xué)檔案是檔案的一個(gè)分支，他歸屬于檔案但他又有別于其他類別的檔案。教學(xué)檔案是反映學(xué)校職能活動(dòng)的真實(shí)記錄，是評(píng)估一個(gè)學(xué)校的教學(xué)成果和教學(xué)水平的歷史憑證。現(xiàn)代化教學(xué)管理為我們教學(xué)檔案的數(shù)字化提供了一個(gè)很好的軟件平臺(tái)和管理平臺(tái)。教務(wù)管理系統(tǒng)參照了國家對(duì)檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行設(shè)計(jì)，對(duì)教學(xué)流程中產(chǎn)生的各種文檔進(jìn)行歸檔管理，對(duì)內(nèi)部和各種資料檔案進(jìn)行管理，提供各種方便的查詢功能，并對(duì)檔案借閱進(jìn)行嚴(yán)格審核。

（二）數(shù)字化教學(xué)檔案的特征

（1）形式的虛擬化、電子化 傳統(tǒng)的教學(xué)檔案都是以紙質(zhì)為介質(zhì)來進(jìn)行檔案的存檔。在網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的環(huán)境下，檔案的信息、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)都是以電子化、虛擬實(shí)在的形式存于人們可以感觸不同的物理空間中。文檔以虛擬化的形式存在和運(yùn)轉(zhuǎn)流程中，呈現(xiàn)出有如樹狀的集散性特征。

（2）檔案信息化管理 教學(xué)管理現(xiàn)代化為教學(xué)檔案提供了數(shù)字化的軟件環(huán)境和平臺(tái)，大大促進(jìn)了檔案管理工作。一次性輸入，多樣化輸出，多角度檢索與查詢，使基于網(wǎng)絡(luò)的檔案可以從內(nèi)部子系統(tǒng)中直接采集大量數(shù)據(jù)，并可通過公共接口，外部有關(guān)系統(tǒng)相鏈接，學(xué)生可以用來查找資料、成績、選課、查課表、評(píng)教等，各教學(xué)單位可以發(fā)布通知，教師可以布置作業(yè)、實(shí)施測(cè)驗(yàn)、在線答疑等等。

（3）信息利用空間的多元化 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)，一方面以網(wǎng)絡(luò)化方式，把分散于不同教學(xué)單位內(nèi)的數(shù)字化檔案信息加以相連接，及時(shí)為教學(xué)提供必不可少的依據(jù)。另一方面，通過交流式人機(jī)互動(dòng)對(duì)話，報(bào)道性快速瀏覽和搜索，分布式齊頭并用，每位教師和教務(wù)人員可以互不干擾，在各自終端上同時(shí)查找并利用同一份教學(xué)檔案，最大限度地實(shí)現(xiàn)資源共享，及時(shí)地為教學(xué)管理提供更遠(yuǎn)更準(zhǔn)確的教學(xué)數(shù)據(jù)依據(jù)。

（三）數(shù)字化教學(xué)檔案的作用

教學(xué)檔案是教學(xué)活動(dòng)中形成的，是整個(gè)教與學(xué)歷史的真實(shí)記錄，是文字材料、聲像、計(jì)算機(jī)軟件等不同載體的文件材料的總和，是教學(xué)活動(dòng)的客觀反映的總結(jié)。是衡量教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志，是促進(jìn)學(xué)校交流、提供信息資源的保障。是查證、研究和處理日常問題的憑證，也是學(xué)校評(píng)估的重要內(nèi)容這一。教學(xué)檔案數(shù)字化后，加速了檔案的查詢過程，通過高速的寬帶通過網(wǎng)絡(luò)設(shè)施相連接和教學(xué)管理平臺(tái)的提供，就實(shí)現(xiàn)了真正的資源共享，可以適當(dāng)?shù)臏p少個(gè)別類別紙質(zhì)檔案的保存，節(jié)約了紙質(zhì)空間，提高了工作的效率。其次，數(shù)字化檔案和傳統(tǒng)檔案相結(jié)合，以防范失真、失密、失控、流失、分散、不可讀等風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，確保教學(xué)檔案信息的真實(shí)性、完整性和長期可讀性。

在網(wǎng)絡(luò)化、信息化的背景下，教學(xué)信息化和教學(xué)檔案數(shù)字化有著不可分割的關(guān)系，教學(xué)管理信息化為教學(xué)檔案數(shù)字化提供軟件條件環(huán)境和管理平臺(tái)，反之教學(xué)檔案數(shù)字化為教學(xué)管理信息化提供了更及時(shí)更準(zhǔn)確的必不可的教學(xué)數(shù)據(jù)依據(jù)，兩者的關(guān)系在某種意義上存在著不確定性和互換性。在新的管理模式下，我們要以新的思維方式、工作方式促進(jìn)高校教學(xué)管理工作。