高校教務(wù)管理信息化研究

摘要：近年來(lái)，教務(wù)管理工作呈現(xiàn)出管理對(duì)象多樣化、管理內(nèi)容復(fù)雜化、管理信息多元化及管理范圍全面化等特點(diǎn)。管理者如何統(tǒng)籌安排教學(xué)資源，平衡院部處之間各種關(guān)系，保證教學(xué)工作順利進(jìn)行，已經(jīng)成為擺在管理者面前的首要問(wèn)題。為此，筆者結(jié)合自己工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)高校教務(wù)管理信息化提出了自己的見(jiàn)解。

關(guān)鍵詞：高校；教務(wù)管理；信息化；研究

一、教務(wù)管理信息化的重要性

隨著我國(guó)高等教育辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大和教育教學(xué)體制改革不斷深化，這對(duì)教務(wù)管理工作提出了新的要求。運(yùn)用現(xiàn)代化管理技術(shù)和手段，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，實(shí)現(xiàn)教務(wù)管理信息化、科學(xué)化已經(jīng)迫在眉睫。

（一） 高校自身發(fā)展的需要

教育部在二OO五年出臺(tái)了 《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)高等學(xué)校本科教學(xué)工作的若干意見(jiàn)》 中明確提出要“大力加強(qiáng)教學(xué)工作，切實(shí)提高教學(xué)質(zhì)量”。教學(xué)質(zhì)量的好壞直接關(guān)系到學(xué)校未來(lái)的發(fā)展，教學(xué)質(zhì)量管理也是高校管理中的重中之重。隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，在專業(yè)設(shè)置、班級(jí)人數(shù)等方面都發(fā)生了很大的變化，并引發(fā)的問(wèn)題也是層出不窮。[1]要保證高校管理的高效化、科學(xué)化，僅僅依靠有限管理工作人員去完成已經(jīng)不現(xiàn)實(shí)。因此，建立起一套高效、完善的教務(wù)管理信息系統(tǒng)迫在眉睫。

（二） 深化教育教學(xué)改革的需要

目前我國(guó)大部分高校都已經(jīng)實(shí)行了學(xué)分制，學(xué)分制的推行有助于調(diào)動(dòng)學(xué)生學(xué)習(xí)積極性，有利于建立競(jìng)爭(zhēng)和激勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)和發(fā)揮教與學(xué)雙方的積極性。但是高校學(xué)分制的推行在給學(xué)校帶來(lái)生機(jī)和活力的同時(shí)，也出現(xiàn)了諸多問(wèn)題。比如學(xué)生自由選課使得教學(xué)工作已經(jīng)不再是以原來(lái)班級(jí)為單位，成績(jī)管理轉(zhuǎn)變以單個(gè)學(xué)生為對(duì)象。這就要求教務(wù)管理建立與之配套的現(xiàn)代化管理手段，為教務(wù)信息的集中管理、分散操作提供一個(gè)方便快捷的信息操作平臺(tái)。

（三） 規(guī)范化管理的需要

教務(wù)管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)量大，包括教師、學(xué)生、課程、教學(xué)資源等信息，涉及的職能部門(mén)較多。建立教務(wù)管理信息系統(tǒng)有利于保證各系部、各部門(mén)資源共享。通過(guò)教務(wù)管理系統(tǒng)可以做到將信息和通知及時(shí)、準(zhǔn)確的傳到到每一位教師。高校工作人員在任何地方，只要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)都可以查閱近期的通知文件，這樣使得教務(wù)管理工作變得更加快捷、方便、準(zhǔn)確和高效，進(jìn)一步促進(jìn)了教學(xué)管理的科學(xué)化、規(guī)范化，達(dá)到了提高教務(wù)管理水平的目的。

二、教務(wù)管理信息化存在的問(wèn)題

目前許多高校教務(wù)管理部門(mén)通過(guò)教務(wù)信息系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行教務(wù)管理，為教務(wù)學(xué)生、管理人員、數(shù)據(jù)、教師查閱信息、減輕工作負(fù)擔(dān)起到了積極的作用，但是教務(wù)信息系統(tǒng)在具體使用過(guò)程中，依然出現(xiàn)諸多問(wèn)題，具體而言，主要有以下幾個(gè)方面：

（一）管理軟件設(shè)計(jì)問(wèn)題

教務(wù)管理系統(tǒng)的規(guī)劃與設(shè)計(jì)應(yīng)以教務(wù)管理的工作重心為出發(fā)點(diǎn)，力求“方便用戶，服務(wù)于用戶”，但是由于系統(tǒng)設(shè)計(jì)者并不是教務(wù)管理工作人員，因此他們對(duì)教務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)常常是與教務(wù)管理工作的意圖不能完全一致；而且設(shè)計(jì)人員多是從系統(tǒng)當(dāng)前的實(shí)用性出發(fā)，沒(méi)有充分考慮到高等教育改革以及發(fā)展趨勢(shì)的需要，這使得系統(tǒng)的設(shè)計(jì)存在很大的局限性，從而導(dǎo)致了教務(wù)管理工作的不規(guī)范性和不連續(xù)性。

（二）基礎(chǔ)信息的準(zhǔn)確性有待提高

教務(wù)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)有它內(nèi)置的規(guī)則和要求，其數(shù)據(jù)庫(kù)的關(guān)聯(lián)性要求比較緊密，對(duì)信息采集的標(biāo)準(zhǔn)和代碼要求統(tǒng)一，提供基礎(chǔ)信息必須規(guī)范、準(zhǔn)確，而在實(shí)際操作過(guò)程中影響數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的因素很多。首先，由于教學(xué)計(jì)劃的調(diào)整，課程設(shè)置變動(dòng)比較快，而系統(tǒng)中相應(yīng)的基礎(chǔ)信息未能及時(shí)更新；[2]其次，對(duì)歷史數(shù)據(jù)的歸類(lèi)、整理和保存工作做得不夠，很多系統(tǒng)只能處理當(dāng)年的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，調(diào)用歷史數(shù)據(jù)則比較困難；再次，由于工作人員長(zhǎng)期習(xí)慣了以紙介質(zhì)作為信息記錄的載體，即使本部門(mén)有較為完善的信息管理系統(tǒng)，在信息發(fā)生變化的時(shí)候也只習(xí)慣對(duì)紙介質(zhì)的信息記錄作修改，沒(méi)有及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)里的信息內(nèi)容進(jìn)行修改，隨著類(lèi)似情況多次發(fā)生，信息系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)信息就喪失了準(zhǔn)確性，從而導(dǎo)致工作人員感到信息系統(tǒng)不好用、不可靠而棄之不用，造成惡循環(huán)。這就給數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析帶來(lái)很大難度。

（三）人才素質(zhì)、人才資源問(wèn)題

教務(wù)管理信息化管理依靠先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，而要實(shí)現(xiàn)高效的管理就必須有高素質(zhì)的人才做保證。我國(guó)高等學(xué)校的教務(wù)信息管理需要復(fù)合型人才，它不僅要求管理者具有較高的管理能力，而且對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)也有很好的功底。在當(dāng)前的條件下，只有提高全體教育工作者的信息化知識(shí)水平，才能有效地在數(shù)量上和結(jié)構(gòu)上解決信息化所面臨的人才問(wèn)題。在教務(wù)管理信息化的過(guò)程中，不論設(shè)備和技術(shù)如何先進(jìn)，最終決定成效的關(guān)鍵在于教務(wù)管理者的素質(zhì)。當(dāng)前很多高校對(duì)教務(wù)管理崗位的認(rèn)識(shí)還不夠，簡(jiǎn)單的認(rèn)為教務(wù)管理是日?，嵤碌暮?jiǎn)單處理，對(duì)技術(shù)要求不高，這種錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)就導(dǎo)致了在人才儲(chǔ)備上的不足。

（四）教務(wù)管理的配套設(shè)施急需更新

我國(guó)許多高校都有合并和被合并的歷史，多校區(qū)辦學(xué)現(xiàn)象非常普遍，這就給高校教務(wù)管理提出了新難題。如果還是向以往一樣，以“人海戰(zhàn)術(shù)”來(lái)實(shí)現(xiàn)管理已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前的教務(wù)管理。我們只有通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)多校區(qū)的管理，網(wǎng)絡(luò)就像一張巨大的網(wǎng)，將多個(gè)校區(qū)組合在一起。但是在實(shí)際生活中，許多高校不重視教務(wù)管理硬件設(shè)施的建設(shè)，大多將已經(jīng)淘汰的計(jì)算機(jī)用來(lái)教務(wù)管理，這就必然導(dǎo)致了計(jì)算機(jī)硬件落后，影響了教務(wù)工作的質(zhì)量和效率。

三、高校教務(wù)管理信息化改革對(duì)應(yīng)措施

通過(guò)近幾年的努力，高校在實(shí)現(xiàn)教務(wù)管理規(guī)范化、科學(xué)化方面有了一定的提高，但是與我們期望的真正的教務(wù)管理信息化而言，我國(guó)教務(wù)管理信息化管理還有很多地方需要我們?nèi)ネ晟?。具體而言，主要有以下幾個(gè)方面：

（一）建立教務(wù)管理信息化標(biāo)準(zhǔn)體系

隨著教育信息化建設(shè)的全面展開(kāi)，各級(jí)教育管理部門(mén)、學(xué)校開(kāi)始逐步進(jìn)行教育信息系統(tǒng)建設(shè)、使用一些教育類(lèi)管理軟件，為保證教育管理的科學(xué)高效起到了一定的作用。目前我國(guó)對(duì)教務(wù)管理系統(tǒng)還沒(méi)有一個(gè)完善的標(biāo)注，不同學(xué)校也都是結(jié)合自己經(jīng)濟(jì)實(shí)力、電腦硬件等因素，將教務(wù)管理系統(tǒng)承包給程序設(shè)計(jì)公司，最后導(dǎo)致學(xué)校的數(shù)據(jù)格式五花八門(mén)，學(xué)校的數(shù)據(jù)不能和當(dāng)?shù)亟逃鞴懿块T(mén)的數(shù)據(jù)兼容，學(xué)校和地方教育行政部門(mén)難以上報(bào)或無(wú)法完整上報(bào)教育部、省教育廳要求的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)報(bào)表，各級(jí)教育行政部門(mén)難以對(duì)下級(jí)部門(mén)或?qū)W校實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)采集統(tǒng)計(jì)，各類(lèi)信息各自為政，形成一個(gè)個(gè)“信息孤島”，[3]難以實(shí)現(xiàn)教育管理信息交流與共享，達(dá)到輔助各級(jí)教育管理部門(mén)科學(xué)決策的目標(biāo)。

（二）采取措施確?；A(chǔ)信息的準(zhǔn)確性

教務(wù)管理中保證信息的準(zhǔn)確性是十分重要的，包括提供信息、上報(bào)數(shù)據(jù)、解釋政策都力求萬(wàn)無(wú)一失。提高工作準(zhǔn)確性必須從所提供的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性抓起，為此我們提出“提高三個(gè)準(zhǔn)確性”（課表的準(zhǔn)確性、成績(jī)的準(zhǔn)確性、學(xué)籍的準(zhǔn)確性）的工作要求，加強(qiáng)對(duì)學(xué)生所在院系教學(xué)計(jì)劃進(jìn)程和開(kāi)課院系任務(wù)落實(shí)準(zhǔn)確性的檢查；強(qiáng)化對(duì)各院系教務(wù)助理成績(jī)管理的指導(dǎo)和監(jiān)控，對(duì)學(xué)生反映成績(jī)不到位的投訴高度重視并予以解決；同時(shí)也設(shè)法把學(xué)籍異動(dòng)處理工作做得更加細(xì)致。這些要點(diǎn)每學(xué)期都緊抓不放，力求有新的突破。當(dāng)然，工作的準(zhǔn)確性是建立在高度的責(zé)任心基礎(chǔ)上，建立在對(duì)學(xué)生、對(duì)老師、對(duì)學(xué)校的主人翁精神上，建立在依法管理的意識(shí)上。

（三）提高教務(wù)管理人員的整體素質(zhì)

由于歷史和我國(guó)特殊國(guó)情，一直以來(lái)高校教務(wù)管理人員的素質(zhì)一直都未得到應(yīng)有的重視。隨著大學(xué)教育的逐步普及，上大學(xué)的比例也逐年提高，我國(guó)高等教育事業(yè)發(fā)展非常迅猛，因此強(qiáng)化教務(wù)管理人員素質(zhì)已經(jīng)迫在眉睫。高等學(xué)校的教務(wù)管理工作必須逐步走向科學(xué)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化。高校教務(wù)管理人員不僅需要有良好的思想品德素質(zhì)，更應(yīng)該熟練掌握必要的專業(yè)基本知識(shí)和現(xiàn)代教育理念，還應(yīng)該掌握現(xiàn)代教育管理的方法和手段，自覺(jué)提高自身的整體素質(zhì)。

（四）加大投入，更新教務(wù)管理的硬件配套設(shè)施

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息資源共享渠道變得越來(lái)越暢通。而我國(guó)諸多高校落后的教務(wù)管理硬件設(shè)備，而導(dǎo)致的信息共享程度低下、管理效率低下等問(wèn)題。已經(jīng)嚴(yán)重束縛了管理工作的順利進(jìn)行。因此我們必須加大對(duì)教務(wù)管理的資金投入，更換一批設(shè)備優(yōu)良的計(jì)算機(jī)，配備優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)一步開(kāi)發(fā)人性化化的教務(wù)管理系統(tǒng)，進(jìn)一步促進(jìn)高校教務(wù)信息化管理上新的臺(tái)階。

四、結(jié)論

抓住教學(xué)管理信息化發(fā)展的契機(jī)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，形成系統(tǒng)的教學(xué)流程管理體系，使教學(xué)管理真正實(shí)現(xiàn)流程化，不僅是可能的，而且是必須的。我國(guó)高校必須在軟件設(shè)計(jì)、人員素質(zhì)、硬件設(shè)備、信息采集等方面苦下功夫，不斷進(jìn)行完善，以適應(yīng)未來(lái)我國(guó)高等學(xué)校教務(wù)管理信息化要求。

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（作者簡(jiǎn)介：桂 瑾（1970-），廣東輕工職業(yè)技術(shù)學(xué)院，教務(wù)員。）