對學生學籍檔案管理工作改革的思考

摘要：本文針對傳統(tǒng)學生學籍檔案管理工作中存在的問題，對學生學籍檔案管理工作的改革方向和重點作幾點思考。

關鍵詞：學生學籍檔案；管理工作改革

在我國教育體系下，學籍檔案是高校學生在校期間學習和生活的原始記載，隨著高等教育的發(fā)展，數(shù)字化學籍檔案管理技術的應用，高校學籍檔案管理工作也面臨著改革，傳統(tǒng)的學籍檔案管理工作方式已難以適應新形勢發(fā)展和工作的需要。由紙質學籍檔案轉變?yōu)殡娮訉W籍檔案管理，運用現(xiàn)代技術使數(shù)字化學籍檔案管理工作的目標得以實現(xiàn)。由于目前學籍檔案管理工作中存在許多不足的地方，在新形勢下，如何更好的對學籍檔案管理工作進行有效的改革，是學籍檔案管理工作人員值得研究的一個新課題。

一、學生學籍檔案管理工作存在的問題

學生學籍檔案是學校教學檔案的重要組成部分，也是學生管理工作中重要的內容之一。一直以來，學生學籍檔案都是通過傳統(tǒng)的手工填寫紙質文件的形式，進行檔案錄入和管理，這種方法使學籍檔案管理工作量增大，容易出錯，工作效率低，且給檔案查詢、統(tǒng)計帶來一定的困難。隨著數(shù)字化技術的應用，我國高校學籍檔案已進入了數(shù)字化的管理。學籍檔案數(shù)字化管理不但能減輕工作量，提高工作效率，而且可以更加方便、快捷的運用大量的檔案信息，同時也符合國家學歷管理的要求，還可以有效的遏制社會上不法分子制造假學歷，杜絕和打擊假證書的泛濫。但受傳統(tǒng)學籍檔案管理工作方法等因素影響，我國高校學籍檔案數(shù)字化管理在發(fā)展中仍存在很多不足的地方，因此，學校應以科學的方法和現(xiàn)代數(shù)字化管理理論來提高整個學生學籍檔案管理水平，促進學生學籍檔案工作的改革和完善。

二、學生學籍檔案管理工作的改革方向和重點

（一）數(shù)字化進程的加快，使學生學籍檔案管理目標得以實現(xiàn)

當前，根據(jù)學籍檔案管理存在的問題，不少高校都加快數(shù)字化學籍檔案管理改革的步伐。各高校在自主研發(fā)學籍管理系統(tǒng)或購買軟件公司比較成熟的學籍管理系統(tǒng)時，都考慮了學籍檔案信息化管理的問題。但由于各個學校的辦學規(guī)模、培養(yǎng)層次、地域的不同，造成了管理軟件應用的程度以及收集到的學生學籍信息也存在一定差異，在這種情況下，各高校應加快數(shù)字化建設的進程，以統(tǒng)一規(guī)范的管理系統(tǒng)使學生學籍檔案收集和歸檔的信息更加規(guī)范和完整，學籍檔案信息化管理的目標得以實現(xiàn)。

（二）對學生學籍檔案管理組織架構改革引起重視，實現(xiàn)管理目標

當前，針對數(shù)字化學生學籍檔案管理需求，學生學籍檔案管理應加快組織架構改革的步伐。在數(shù)字化檔案管理特點的基礎上，學校要結合學生生源的實際情況、檔案管理的情況進行相應的分析，探討學生學籍檔案管理數(shù)字化的需求，通過完善的分析和測評，確定學籍檔案管理的要求，以此優(yōu)化人員配備和組織架構的建設，使管理架構的優(yōu)化得以實現(xiàn)，學生學籍檔案數(shù)字化管理工作可以有效地開展，逐步實現(xiàn)管理目標。

（三）通過數(shù)字化管理學生學籍檔案，改革和完善管理體系

數(shù)字化檔案管理方法與傳統(tǒng)紙質文件檔案管理有很多不同的地方，所以，它們在管理體系和管理內容上也存在一定的差異和不同。在數(shù)字化學生學籍檔案管理需求的基礎上不斷改革和完善管理體系，結合學生學籍檔案管理的特點，將傳統(tǒng)管理制度中存在不適應現(xiàn)時代要求的內容進行相應的改革和調整，制定符合數(shù)字化管理的管理制度，完善管理體系，以便加快數(shù)字化檔案管理的進度，使學籍檔案數(shù)字化管理更具有科學性和合理性。

（四）根據(jù)學籍檔案管理需求強化檔案管理人員素質

學校領導對學生學籍檔案管理工作應進一步加強重視力度，且針對教職工檔案管理意識也要給予全面的強化，有計劃的加強對學籍檔案人員素質的培訓。（1）針對學籍檔案建設及檔案管理工作的需要，將檔案管理工作人員落實到位，并對管理隊伍進行必要的業(yè)務學習和培訓，讓他們熟悉檔案工作的特點和工作性質。（2）要求學籍檔案管理人員要相對穩(wěn)定，以免在工作中出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象，保證學生學籍檔案收集及時、完整，并按時整理入庫，保障檔案的質量。（3）檔案管理中所需投入的經費和相關設備，需要加大投入力度，建設有效的內部檔案信息網(wǎng)絡，強化信息備份工作，加強管理人員的數(shù)字化管理水平。（4）提高學籍檔案管理人員的服務意識，使他們全心全意的為上級部門、學校其他部門、用人單位和校友提供便利的檔案服務。全面促進學籍檔案工作目標的實現(xiàn)。

（五）加強高校學生畢業(yè)后的轉檔管理，保障學籍檔案材料的安全

學生經過學習畢業(yè)之后需要做好轉檔工作，然而由于轉檔工作的時間較為集中，周期短、工作量大，且涉及的參與人員眾多，導致學籍檔案出錯、遺失的概率特別高。因此，為了能夠全面有效的保障學生學籍檔案管理的質量，我們需要設置合理的轉檔方式和轉檔環(huán)節(jié)，并在轉檔過程中積極開發(fā)利用數(shù)字化檔案管理方法，進而有效的開展畢業(yè)生學籍檔案轉移工作，保障學生檔案材料安全及時地轉出保存。

總而言之，學生學籍檔案管理關系到學生檔案安全和學校教學活動中學生學籍檔案信息的利用，是學校管理中一項政策性和業(yè)務性很強的工作，我們應通過數(shù)字化管理的方式，從管理體系改革入手，以改革管理方式、強化管理質量、提高管理人員素質來實現(xiàn)管理目標，全面提高學籍檔案管理水平，以適應教育改革發(fā)展的需要。

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（作者單位：廣東醫(yī)學院）