淺談企業(yè)文秘與檔案工作的一體化管理

摘要：公文是檔案工作和文秘工作的銜接與聯(lián)系，公文是檔案資料的來源也是文秘工作的必要產(chǎn)品。由于種種原因，在我們的工作當(dāng)中，由于對檔案和文秘工作的分開管理，從而導(dǎo)致了兩者的距離。但是隨著現(xiàn)代化檔案管理和自動化辦公的不斷更新，對企業(yè)的檔案管理工作和文秘工作提出了更為全面的更為新穎的要求。對現(xiàn)行的工作程序和工作方式的變革是文件著錄、登記以達到對檔案管理的要求，這些問題是從事檔案管理和文秘工作者面臨的新的挑戰(zhàn)和新的問題。

關(guān)鍵詞：規(guī)范公文；文秘工作；文書檔案；檔案管理

一、檔案管理的含義

檔案管理工作，是專門管理單位各個部門產(chǎn)生和形成的歷史文件的一個專業(yè)，在意義上講是管理工作，但是檔案管理工作不是孤立存在的，他在各項工作中有不可取代的地位，也是各項工作中的不能缺少的重要組成部分。檔案管理工作有一個突出的特點就是為社會實踐提供檔案信息，這是它區(qū)別于別的工作的最本質(zhì)的特點。檔案管理與文書管理之間有著剪不斷的聯(lián)系，質(zhì)量好的并且格式規(guī)范的初期形成的公文是檔案的雛形，但是不能稱之為檔案，這時候的文書是具備現(xiàn)行效用的，但不是現(xiàn)代意義上的檔案，檔案一般是指完成了，一般的文書的處理工作的規(guī)范性公文。

二、檔案管理和文秘工作的聯(lián)系

檔案管理工作和文秘工作有密切聯(lián)系。公文是文書檔案工作和文秘工作的主體。文檔資料的來源大多是文書檔案，文書工作的主要服務(wù)對象是公文， 這里要闡明的是文書檔案的前身就是公文。影響文書檔案的好壞的因素是公文的質(zhì)量問題，只有規(guī)范的處理公文才能高質(zhì)量、比較好的文書檔案管理。他們之間既相互影響又有著密切的聯(lián)系，另外他們之間還有這相互的獨立性。文書檔案管理和文秘工作關(guān)系的科學(xué)應(yīng)用和具體表現(xiàn)就表現(xiàn)在“文檔一體化”這種方法就是從文書檔案和文秘工作的總體考慮，，在公文生成→制發(fā)→歸檔管理的全部過程中，運用計算機技術(shù)來完成文書檔案和文秘工作的信息方面的共享和格式方面的統(tǒng)一于規(guī)范。

三、檔案管理工作和文秘工作只見存在的常見問題

1.由于所標(biāo)識的附件文字資料比較混亂，比如有的單位的公文沒有在規(guī)定的位置備注公文附件，沒有在對附件進行具體的標(biāo)注，沒有具體的文字解釋，這種原因可能導(dǎo)致公文非常的混亂。

2.由于書寫公文的人員，知識水平或者特殊情況對公文的主語和主題的標(biāo)寫不是非常正確，這樣一來就很難在計算機中進行查找了。

3.由于書寫公文的人員在細節(jié)方面沒有非常注意，導(dǎo)致了書寫文體使用不是非常的恰到好處，一般情況下出現(xiàn)最多的錯誤就是報告和請示分的不是很具體。通常會出現(xiàn)一片文章中出現(xiàn)多個請示事件，就會出現(xiàn)編造的文種和紅頭文件使用的不規(guī)范的情況。

4.在某些單位可能由于對數(shù)字使用的不是很規(guī)范，導(dǎo)致了公文的不規(guī)范，這種情況嚴重的影響了公文轉(zhuǎn)變成檔案的歸檔和立卷。

5.除上述情況以外還有的就是，由于印制問題導(dǎo)致的公文不規(guī)范，比如說紙張的不注意，或大或小，這樣一來就給以后的檔案裝訂與管理增加很大的麻煩。

四、怎樣解決檔案管理工作和文秘工作中出現(xiàn)的常見問題

1.檔案管理工作者要有高度的責(zé)任感，認真的對待自己的工作，做為一名檔案管理工作者要有比較好的比較高的對待職業(yè)的靈性于悟性，要隨時隨地的把檔案放在自己的大腦里使自己牢牢地記住檔案的內(nèi)容，除此之外檔案工作者還要有對歷史負責(zé)的高度使命感，從而使檔案管理工作做到平?；Ｋ宰鰹闄n案工作管理者必須要按照有關(guān)的規(guī)定來要求自己，以此來更為規(guī)范的處理好每一個文件，對每一個文件負責(zé)的態(tài)度，來認真對待工作。

2.進行管理檔案工作文秘人員必須從點滴做起，從小事做起。要認真的對待工作，對于上級領(lǐng)導(dǎo)發(fā)來的文書首先要做好登記記錄，其次要看看發(fā)來的文件是否有保存的意義和價值，如果其中的文字記錄隨著時間的推移對還有價值那么就要保留，如果失去價值，可以選擇淘汰，不予保留。這樣做的目的就是方便檔案的管理和方便以后的查閱。

3.從事檔案管理工作必須要注意細小的環(huán)節(jié)，對于自己單位的文件，在領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，必須把整合這個文件用到的所有資料進行整理歸納，按照一定的使用順序，初稿、改稿、定稿、簽發(fā)文、正式文件，來進行整合歸納，做好檔案入庫前的初步工作。

4.從事檔案管理工作的文秘人員，對于檔案要有高度的認識，只有注意對公文的規(guī)范化的管理，才能實現(xiàn)從公文到檔案的比較成功的轉(zhuǎn)變與轉(zhuǎn)化。在工作的同時要加強對檔案的管理，避免重復(fù)的立卷，這樣一來就能更加合理化、科學(xué)化的完成文書工作流程。

5.不斷地提高文秘工作者的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平，由于工作的特殊性要求了檔案工作者和文秘工作者要有比較強的技術(shù)水平和專業(yè)水平，因此文秘工作者就要重視學(xué)習(xí)檔案管理知識，增強自己對檔案的管理意識，不斷提高自己的專業(yè)水平知識。

雖然隨著現(xiàn)代化檔案管理和自動化辦公的不斷更新，對企業(yè)的檔案管理工作和文秘工作提出了更為全面的更為新穎的要求。從事檔案管理工作的文秘人員、文秘工作者，不斷地提高自己的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平，進行管理檔案工作文秘人員必須從點滴做起，從小事做起。認真的對待工作，按照有關(guān)的規(guī)定來要求自己，以此來更為規(guī)范的處理好每一個文件，對每一個文件負責(zé)的態(tài)度，來認真對待工作。這樣就能避免了在檔案管理過程中出現(xiàn)的問題了。

參考文獻：

[1]張衛(wèi)華.如何有效的銜接文秘工作與檔案管理[J].民營科技，2009（12）.

[2]梁潔宣，施建輝.文秘工作的定性、定位與文秘人員的思維[J].鄭州牧業(yè)工程高等?？茖W(xué)校學(xué)報，2009（9）.

[3]蘇 云.淺談文秘工作與檔案管理的有效結(jié)合[J].甘肅冶金，2011（22）.

（作者單位：南昌職業(yè)學(xué)院）